行政辦公物品采購管理操作說明1.總則1.1目的規(guī)范公司行政辦公物品采購行為，確保采購流程合規(guī)、成本可控、效率提升，保障辦公需求及時滿足，防范采購風(fēng)險。1.2適用范圍適用于公司各部門日常辦公物品（含文具、耗材、設(shè)備配件、辦公家具等）的采購管理，特殊物品（如IT設(shè)備、大型家具）可參照本說明制定專項流程。1.3基本原則按需采購：以實際辦公需求為導(dǎo)向，避免超量采購或閑置浪費；成本控制：優(yōu)先選擇高性價比供應(yīng)商，嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算審批；公開透明：供應(yīng)商選擇、采購流程應(yīng)符合公司內(nèi)控要求，杜絕暗箱操作；責(zé)任明確：明確需求提報、審核、執(zhí)行、驗收等環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，確保流程可追溯。2.采購流程管理2.1需求提報2.1.1提報主體各部門指定專人（一般為部門行政助理）負(fù)責(zé)本部門辦公物品需求匯總與提報。2.1.2提報要求定期提報：各部門每月末提交下月采購需求，填寫《辦公物品采購申請表》（見附件1），內(nèi)容包括：物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預(yù)算金額、申請人、部門負(fù)責(zé)人簽字；緊急提報：因突發(fā)情況需臨時采購的，需在申請表中注明“緊急”，并說明原因（如會議籌備、設(shè)備故障搶修）。2.1.3注意事項需求應(yīng)明確、具體（如“A4復(fù)印紙（70g）”而非“復(fù)印紙”），避免模糊描述導(dǎo)致采購偏差；優(yōu)先使用庫存物品，減少重復(fù)采購（提報前需確認(rèn)庫存狀態(tài)，可通過行政部共享文檔查詢）。2.2需求審核2.2.1審核流程需求提報后，依次通過以下環(huán)節(jié)審核：1.部門負(fù)責(zé)人審核：確認(rèn)需求的必要性（是否與工作直接相關(guān)）、數(shù)量合理性（是否符合月度使用量）；2.行政部審核：核對庫存（是否有可用庫存）、預(yù)算合規(guī)性（是否在部門月度預(yù)算內(nèi)）；3.財務(wù)部審核：確認(rèn)預(yù)算額度（是否符合公司整體預(yù)算規(guī)劃）、費用類型（是否屬于辦公費科目）。2.2.2審核時限常規(guī)需求：3個工作日內(nèi)完成審核；緊急需求：1個工作日內(nèi)完成審核（需同步溝通確認(rèn)）。2.2.3審核結(jié)果通過：進(jìn)入供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)；不通過：返回提報部門修改（如調(diào)整數(shù)量、補充用途說明），重新提交審核。2.3供應(yīng)商選擇2.3.1供應(yīng)商類型合格供應(yīng)商：已納入公司《合格供應(yīng)商名錄》的供應(yīng)商（需滿足準(zhǔn)入條件，詳見3.1）；臨時供應(yīng)商：因特殊需求（如合格供應(yīng)商無貨）臨時選用的供應(yīng)商，需事后補充準(zhǔn)入審核。2.3.2選擇方式采購金額選擇方式要求低于X元詢價采購向3家及以上合格供應(yīng)商詢價，選擇報價最低且符合質(zhì)量要求的供應(yīng)商X-Y元競爭性談判邀請2-3家供應(yīng)商參與談判，綜合考慮價格、質(zhì)量、交貨期等因素確定高于Y元公開招標(biāo)通過公司官網(wǎng)或第三方平臺發(fā)布招標(biāo)公告，按評標(biāo)規(guī)則確定中標(biāo)供應(yīng)商特殊情況單一來源采購僅當(dāng)供應(yīng)商唯一（如專利產(chǎn)品）或緊急情況（如搶險救災(zāi)）時使用，需總經(jīng)理審批2.3.3注意事項嚴(yán)禁指定供應(yīng)商（特殊情況除外）；供應(yīng)商選擇結(jié)果需在行政部備案，說明選擇理由。2.4采購執(zhí)行2.4.1合同簽訂采購金額高于X元時，需簽訂書面采購合同（模板由行政部提供），明確標(biāo)的、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款；合同需經(jīng)行政部、財務(wù)部、法務(wù)部審核，總經(jīng)理簽字生效。2.4.2訂單下達(dá)通過郵件或系統(tǒng)向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，注明：訂單編號、物品明細(xì)、交貨時間（常規(guī)物品需在下單后3個工作日內(nèi)交貨，緊急物品需明確具體時間）、收貨地址（公司前臺或指定倉庫）；訂單需由行政部采購專員簽字確認(rèn)，抄送給需求部門及財務(wù)部。2.5驗收入庫2.5.1驗收主體行政部：負(fù)責(zé)數(shù)量核對、包裝檢查；使用部門：負(fù)責(zé)質(zhì)量驗收（如文具是否完好、耗材是否符合設(shè)備要求）；財務(wù)部（可選）：負(fù)責(zé)高價值物品（如辦公家具）的價格核對。2.5.2驗收流程1.到貨通知：供應(yīng)商交貨后，行政部需在1個工作日內(nèi)通知使用部門驗收；2.現(xiàn)場驗收：驗收人員需核對《采購訂單》與實物的一致性（名稱、規(guī)格、數(shù)量），檢查物品質(zhì)量（如無破損、無過期、功能正常）；3.填寫記錄：驗收合格后，填寫《辦公物品驗收單》（見附件2），注明驗收結(jié)果（合格/不合格）、問題描述（若有），驗收人員簽字確認(rèn)；4.入庫登記：行政部將合格物品錄入庫存系統(tǒng)，更新庫存臺賬。2.5.3不合格處理若物品不合格（如數(shù)量短缺、質(zhì)量問題），行政部需在2個工作日內(nèi)通知供應(yīng)商退換貨，并重做驗收；退換貨記錄需留存，作為供應(yīng)商評估依據(jù)（詳見3.2）。2.6付款報銷2.6.1報銷資料必選：《采購申請表》《驗收單》《發(fā)票》（增值稅專用發(fā)票優(yōu)先）；可選：《采購合同》（金額高于X元時）、《退換貨記錄》（若有）。2.6.2報銷流程1.申請人提交：需求部門專人將報銷資料提交行政部；2.行政部審核：核對資料完整性（是否符合采購流程）、驗收結(jié)果（是否合格）；3.財務(wù)部審核：核對發(fā)票真實性、金額準(zhǔn)確性、預(yù)算一致性；4.付款執(zhí)行：審核通過后，財務(wù)部在3個工作日內(nèi)通過銀行轉(zhuǎn)賬支付款項。2.6.3注意事項報銷需在驗收后5個工作日內(nèi)完成，逾期需說明原因；發(fā)票抬頭、內(nèi)容需與采購物品一致，不得虛開或變更項目。3.供應(yīng)商管理3.1供應(yīng)商準(zhǔn)入3.1.1準(zhǔn)入條件具備合法經(jīng)營資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證，三證合一者提供其一）；有固定經(jīng)營場所或穩(wěn)定供貨渠道；提供的物品符合國家質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如文具需通過ISO9001認(rèn)證）；同意遵守公司采購條款（如付款方式、退換貨政策）。3.1.2準(zhǔn)入流程1.申請：供應(yīng)商提交《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請表》（見附件3）及資質(zhì)證明材料；2.審核：行政部審核資質(zhì)（真實性、有效性），財務(wù)部審核財務(wù)狀況（如無不良信用記錄），法務(wù)部審核合同條款；3.備案：審核通過后，納入《合格供應(yīng)商名錄》，有效期1年。3.2供應(yīng)商評估3.2.1評估周期季度評估：對高頻合作供應(yīng)商（月采購額高于X元）進(jìn)行季度評分；年度評估：對所有合格供應(yīng)商進(jìn)行年度綜合評估。3.2.2評估指標(biāo)指標(biāo)評分標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品質(zhì)量合格次數(shù)/總次數(shù)×100%交貨及時性準(zhǔn)時交貨次數(shù)/總次數(shù)×100%服務(wù)態(tài)度響應(yīng)速度、退換貨配合度等（主觀評分，1-5分）價格競爭力與市場均價對比（低于均價得滿分，高于均價按比例扣分）3.2.3評估結(jié)果應(yīng)用優(yōu)秀（≥90分）：優(yōu)先合作，可考慮增加采購量；合格（70-89分）：維持合作，需提交改進(jìn)計劃；不合格（＜70分）：暫停合作，納入黑名單（1年內(nèi)不得重新準(zhǔn)入）。3.3供應(yīng)商退出主動退出：供應(yīng)商因自身原因（如停業(yè)、轉(zhuǎn)型）提出終止合作，需提前30天通知行政部；被動退出：因供應(yīng)商違反合同約定（如多次延遲交貨、提供假冒產(chǎn)品）或評估不合格，行政部可單方面終止合作，并告知原因。4.庫存與驗收管理4.1庫存管理庫存臺賬：行政部需建立《辦公物品庫存臺賬》，記錄物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間、出庫時間；安全庫存：設(shè)定常用物品的安全庫存（如A4紙庫存不低于10箱），當(dāng)庫存低于安全庫存時，自動觸發(fā)采購需求；盤點周期：每月末進(jìn)行庫存盤點，核對臺賬與實物，確保賬實一致，盤點結(jié)果需提交財務(wù)部審核。4.2驗收管理驗收標(biāo)準(zhǔn)：嚴(yán)格按照《采購訂單》及國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)（如文具的GB/T____標(biāo)準(zhǔn)）驗收；驗收記錄：《驗收單》需留存3年，作為采購追溯及供應(yīng)商評估的依據(jù)；異常處理：驗收中發(fā)現(xiàn)的問題（如破損、過期）需及時拍照留存，并通知供應(yīng)商整改。5.報銷與檔案管理5.1報銷管理報銷時限：驗收后5個工作日內(nèi)完成報銷，逾期需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；報銷規(guī)范：發(fā)票需真實、合法，不得涂改，抬頭需為公司全稱；特殊情況：緊急采購需提前借款的，需填寫《借款單》，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由財務(wù)部支付。5.2檔案管理檔案分類：采購檔案分為《采購申請表》《驗收單》《發(fā)票》《合同》《供應(yīng)商資料》五類；保存方式：電子檔案需存儲在公司共享盤（設(shè)置權(quán)限，僅行政部、財務(wù)部可訪問），紙質(zhì)檔案需存放在行政部檔案柜（標(biāo)注“采購檔案”）；保存期限：一般檔案保存3年，高價值物品（如辦公家具）檔案保存5年。6.監(jiān)督與改進(jìn)6.1監(jiān)督機制內(nèi)部審計：審計部每季度對采購流程進(jìn)行抽查，重點檢查：需求審核是否合規(guī)、供應(yīng)商選擇是否公開、驗收記錄是否完整；投訴渠道：員工可通過郵箱或匿名信箱舉報采購違規(guī)行為（如收受回扣、指定供應(yīng)商），行政部需在5個工作日內(nèi)調(diào)查處理，并反饋結(jié)果。6.2改進(jìn)機制流程優(yōu)化：行政部每半年收集各部門對采購流程的反饋（如效率、滿意度），針對問題（如審核時間過長）進(jìn)行流程優(yōu)化；培訓(xùn)提升：行政部每年組織1-2次采購培訓(xùn)，內(nèi)容包括流程規(guī)范、供應(yīng)商管理、風(fēng)險防范等，提高采購人員專業(yè)能力。7.附則7.1解釋權(quán)本說明由行政部負(fù)責(zé)解釋，未盡事宜可制定補充規(guī)定。7.2生效日期本說明自發(fā)布之日起生效，原《行政辦公物品采購管理辦法》同時廢止。附件清單1.《辦公物品采購申請表》2.《辦公物品驗收單》3.《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請表》修訂記錄版本修訂日期修訂內(nèi)容