批發(fā)公司合同管理流程規(guī)章

一、總則1.目的：為加強(qiáng)公司批發(fā)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更與解除等流程，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，保障公司業(yè)務(wù)的順利開展，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本規(guī)章。2.依據(jù)：本規(guī)章依據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)，以及公司的企業(yè)文化和管理理念制定。3.企業(yè)文化融入：秉持公司“誠信、共贏、創(chuàng)新、高效”的企業(yè)文化，在合同管理過程中，強(qiáng)調(diào)誠信履約，追求與客戶的共贏局面，鼓勵(lì)創(chuàng)新管理方式，提高合同管理效率。二、適用范圍1.員工范圍：本規(guī)章適用于公司全體員工，包括但不限于業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、行政部門等涉及合同管理工作的人員。2.客戶范圍：與公司簽訂批發(fā)合同的各類客戶，在合同管理過程中涉及與公司交互的環(huán)節(jié)，同樣遵循本規(guī)章相關(guān)規(guī)定。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.業(yè)務(wù)部門-職責(zé)：負(fù)責(zé)市場開拓，尋找潛在客戶，發(fā)起合同洽談；收集、整理客戶資料，對客戶進(jìn)行初步信用評估；起草合同初稿，確保合同條款符合業(yè)務(wù)實(shí)際需求；跟進(jìn)合同履行情況，及時(shí)反饋合同執(zhí)行過程中的問題。-扁平化管理體現(xiàn)：業(yè)務(wù)部門內(nèi)部實(shí)行項(xiàng)目小組制，小組負(fù)責(zé)人直接向部門經(jīng)理匯報(bào)，減少層級溝通成本，提高決策效率。小組可根據(jù)業(yè)務(wù)項(xiàng)目靈活組建，成員之間相互協(xié)作，共同完成合同相關(guān)工作。2.法務(wù)部門-職責(zé)：審核合同條款，確保合同的合法性、完整性和有效性；對合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，提出風(fēng)險(xiǎn)防范建議；參與重大合同的談判，提供法律支持；處理合同糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益。-扁平化管理體現(xiàn)：法務(wù)部門與其他部門保持直接溝通，在合同審核等環(huán)節(jié)，可直接與業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員對接，快速反饋審核意見，避免信息傳遞失真和延誤。3.財(cái)務(wù)部門-職責(zé)：負(fù)責(zé)審核合同中的財(cái)務(wù)條款，如付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等；對合同執(zhí)行過程中的財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)預(yù)警財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；參與合同的成本核算和效益分析。-扁平化管理體現(xiàn)：財(cái)務(wù)部門建立與業(yè)務(wù)部門的定期溝通機(jī)制，直接獲取合同執(zhí)行中的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，以便及時(shí)進(jìn)行財(cái)務(wù)分析和監(jiān)控。4.行政部門-職責(zé)：負(fù)責(zé)合同的歸檔、保管和查閱管理；建立合同臺賬，記錄合同基本信息和執(zhí)行情況；協(xié)助其他部門進(jìn)行合同相關(guān)文件的傳遞和協(xié)調(diào)工作。-扁平化管理體現(xiàn)：行政部門通過信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)合同檔案的集中管理，各部門可根據(jù)權(quán)限在線查閱合同資料，減少紙質(zhì)文件傳遞，提高工作效率。四、管理內(nèi)容與流程1.合同簽訂前-客戶開發(fā)與信用評估-業(yè)務(wù)部門通過多種渠道開發(fā)客戶，在與客戶初步接觸后，收集客戶營業(yè)執(zhí)照、財(cái)務(wù)報(bào)表、信用記錄等資料。-運(yùn)用公司內(nèi)部信用評估模型，對客戶信用狀況進(jìn)行評估，評估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、一般、較差四個(gè)等級。對于信用等級較差的客戶，原則上不與其簽訂合同。-合同洽談-業(yè)務(wù)部門與客戶就合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、付款方式等主要條款進(jìn)行洽談。-在洽談過程中，充分了解客戶需求和關(guān)注點(diǎn)，同時(shí)向客戶介紹公司的產(chǎn)品或服務(wù)優(yōu)勢、企業(yè)文化等，展現(xiàn)公司的良好形象。-合同起草-業(yè)務(wù)部門根據(jù)洽談結(jié)果起草合同初稿，合同條款應(yīng)明確、具體，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。-合同初稿應(yīng)包含雙方當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等基本條款。-合同審核-業(yè)務(wù)部門將合同初稿提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審核，法務(wù)部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并出具書面審核意見。-財(cái)務(wù)部門對合同中的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，重點(diǎn)關(guān)注付款方式、結(jié)算周期等是否符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。-涉及技術(shù)條款的合同，需由技術(shù)部門進(jìn)行技術(shù)可行性審核。-各部門審核通過后，合同初稿提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)實(shí)際進(jìn)行最終審批。2.合同簽訂-合同蓋章：經(jīng)審批通過的合同，由行政部門負(fù)責(zé)加蓋公司合同專用章。蓋章前，行政部門應(yīng)核對合同內(nèi)容與審批意見是否一致。-簽訂方式：合同可采用現(xiàn)場簽訂、郵寄簽訂等方式?，F(xiàn)場簽訂時(shí)，雙方當(dāng)事人應(yīng)在合同上簽字并蓋章；郵寄簽訂時(shí)，應(yīng)確保合同在規(guī)定時(shí)間內(nèi)送達(dá)對方，并及時(shí)跟進(jìn)對方簽字蓋章情況。-合同備份：合同簽訂后，行政部門應(yīng)將合同原件進(jìn)行歸檔保存，并將合同副本分發(fā)給業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門，以便各部門按照職責(zé)履行合同管理工作。3.合同履行-業(yè)務(wù)部門執(zhí)行：業(yè)務(wù)部門按照合同約定組織生產(chǎn)、采購、發(fā)貨等工作，確保合同的順利履行。定期向客戶反饋合同執(zhí)行進(jìn)度，及時(shí)處理客戶提出的問題和要求。-財(cái)務(wù)部門監(jiān)控：財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定的付款方式和結(jié)算周期，及時(shí)催收貨款，確保公司資金的及時(shí)回籠。對合同執(zhí)行過程中的費(fèi)用支出進(jìn)行監(jiān)控，嚴(yán)格控制成本。-法務(wù)部門監(jiān)督：法務(wù)部門監(jiān)督合同履行情況，對可能出現(xiàn)的違約行為及時(shí)提出預(yù)警，并協(xié)助業(yè)務(wù)部門采取措施防范風(fēng)險(xiǎn)。-客戶溝通與反饋：業(yè)務(wù)部門保持與客戶的密切溝通，收集客戶對合同履行情況的意見和建議，及時(shí)反饋給相關(guān)部門進(jìn)行改進(jìn)。對于客戶提出的合理訴求，應(yīng)積極響應(yīng)并妥善處理，體現(xiàn)公司的人文關(guān)懷。4.合同變更與解除-變更申請：合同履行過程中，如因市場變化、客戶需求調(diào)整等原因需要變更合同條款，由業(yè)務(wù)部門提出變更申請，說明變更原因、變更內(nèi)容等。-變更審核與審批：變更申請經(jīng)法務(wù)、財(cái)務(wù)等部門審核后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大合同變更需經(jīng)公司管理層集體決策。-變更協(xié)議簽訂：變更申請獲批后，業(yè)務(wù)部門與客戶簽訂合同變更協(xié)議，明確變更后的權(quán)利義務(wù)關(guān)系。-解除申請與審批：合同解除需由業(yè)務(wù)部門提出申請，說明解除原因。法務(wù)部門對解除合同的合法性和合理性進(jìn)行審核，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。-后續(xù)處理：合同變更或解除后，行政部門及時(shí)更新合同臺賬，相關(guān)部門做好善后工作，如財(cái)務(wù)結(jié)算、貨物處理等。5.合同終止-正常終止：合同履行完畢，雙方權(quán)利義務(wù)均已實(shí)現(xiàn)，合同自然終止。業(yè)務(wù)部門應(yīng)向行政部門提交合同履行完畢的證明材料，行政部門進(jìn)行歸檔。-非正常終止：因不可抗力、一方違約等原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行而終止的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知法務(wù)部門，由法務(wù)部門負(fù)責(zé)處理相關(guān)法律事務(wù)，維護(hù)公司合法權(quán)益。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：員工有權(quán)了解與合同管理相關(guān)的公司政策和制度；有權(quán)要求公司提供必要的培訓(xùn)和支持，以提高合同管理能力；在合同管理工作中，有權(quán)對不合理的要求提出異議。-義務(wù)：遵守國家法律法規(guī)和公司合同管理規(guī)章；認(rèn)真履行合同管理職責(zé)，確保合同的順利簽訂、履行和管理；保守合同涉及的商業(yè)秘密和公司機(jī)密。2.客戶權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：有權(quán)要求公司按照合同約定提供合格的產(chǎn)品或服務(wù)；有權(quán)對合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督和提出合理建議；在公司違約時(shí)，有權(quán)要求公司承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。-義務(wù)：按照合同約定支付貨款或服務(wù)費(fèi)用；提供真實(shí)、準(zhǔn)確的資料和信息；協(xié)助公司履行合同，配合公司的合理要求。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-內(nèi)部審計(jì)：公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對合同管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)是否符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。-部門監(jiān)督：各部門之間相互監(jiān)督，如法務(wù)部門監(jiān)督業(yè)務(wù)部門合同執(zhí)行中的法律合規(guī)情況，財(cái)務(wù)部門監(jiān)督業(yè)務(wù)部門合同執(zhí)行中的財(cái)務(wù)合規(guī)情況等。-客戶反饋監(jiān)督：通過客戶滿意度調(diào)查等方式收集客戶對合同管理工作的反饋意見，對存在的問題及時(shí)進(jìn)行整改。2.考核機(jī)制-績效考核指標(biāo)設(shè)定：將合同管理工作納入員工績效考核體系，設(shè)定合同簽訂成功率、合同履行率、貨款回收率、客戶滿意度等考核指標(biāo)。-考核周期：按照月度、季度、年度進(jìn)行考核，對員工在合同管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行全面評價(jià)。-獎(jiǎng)懲措施：對于在合同管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如獎(jiǎng)金、晉升機(jī)會等；對于因工作失誤導(dǎo)致合同出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)或給公司造成損失的員工，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如警告、罰款、辭退等。七、附則1.解釋權(quán)：本規(guī)章由公司行政部門負(fù)責(zé)解釋，如有未盡事宜，由行政部門會同相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充和完善。2.生效日期：本規(guī)章自發(fā)布之日起生效實(shí)施，公司原有合同管理相關(guān)規(guī)定與本規(guī)章