會(huì)議協(xié)調(diào)管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會(huì)議協(xié)調(diào)管理工作，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議決策的有效執(zhí)行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議的協(xié)調(diào)管理，包括但不限于公司級會(huì)議、部門會(huì)議、項(xiàng)目會(huì)議等。（三）基本原則1.高效原則：確保會(huì)議能夠快速、有效地達(dá)成預(yù)期目標(biāo)，避免冗長、無效的討論。2.規(guī)范原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行會(huì)議組織與協(xié)調(diào)，保證會(huì)議的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。3.溝通原則：加強(qiáng)會(huì)議各方的溝通與交流，充分聽取各方意見，促進(jìn)信息共享。4.責(zé)任原則：明確會(huì)議相關(guān)人員的職責(zé)，確保會(huì)議各項(xiàng)任務(wù)得到落實(shí)。二、會(huì)議分類與組織（一）公司級會(huì)議1.定義：由公司高層領(lǐng)導(dǎo)主持，涉及公司整體戰(zhàn)略、重大決策、重要工作部署等方面的會(huì)議。2.組織部門：總經(jīng)理辦公室3.參會(huì)人員：公司高層領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人等4.會(huì)議頻率：根據(jù)公司實(shí)際情況定期或不定期召開（二）部門會(huì)議1.定義：由各部門負(fù)責(zé)人主持，圍繞部門工作目標(biāo)、計(jì)劃、執(zhí)行情況等進(jìn)行討論和決策的會(huì)議。2.組織部門：各部門3.參會(huì)人員：部門全體成員4.會(huì)議頻率：每周至少召開一次（三）項(xiàng)目會(huì)議1.定義：針對公司具體項(xiàng)目進(jìn)行進(jìn)度匯報(bào)、問題討論、解決方案制定等的會(huì)議。2.組織部門：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人所在部門3.參會(huì)人員：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等4.會(huì)議頻率：根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度和實(shí)際需要適時(shí)召開三、會(huì)議籌備（一）會(huì)議發(fā)起1.會(huì)議發(fā)起部門或個(gè)人應(yīng)提前填寫《會(huì)議申請表》，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程等內(nèi)容。2.《會(huì)議申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至總經(jīng)理辦公室（公司級會(huì)議）或相關(guān)協(xié)調(diào)部門（部門會(huì)議、項(xiàng)目會(huì)議）。（二）會(huì)議通知1.協(xié)調(diào)部門根據(jù)會(huì)議申請表，及時(shí)發(fā)出會(huì)議通知。會(huì)議通知應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、注意事項(xiàng)等內(nèi)容。2.會(huì)議通知應(yīng)提前送達(dá)參會(huì)人員，確保其有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備。對于重要會(huì)議，應(yīng)采用多種通知方式，如郵件、短信、即時(shí)通訊工具等，以確保通知的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。（三）會(huì)議資料準(zhǔn)備1.根據(jù)會(huì)議議程，會(huì)議發(fā)起部門或協(xié)調(diào)部門應(yīng)提前準(zhǔn)備相關(guān)會(huì)議資料，如匯報(bào)材料、議題文件、數(shù)據(jù)報(bào)表等。2.會(huì)議資料應(yīng)確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整，邏輯清晰，能夠支持會(huì)議討論和決策。資料應(yīng)提前分發(fā)給參會(huì)人員，以便其提前熟悉會(huì)議內(nèi)容。（四）會(huì)議場地安排1.根據(jù)會(huì)議規(guī)模和需求，合理安排會(huì)議場地。會(huì)議場地應(yīng)具備良好的環(huán)境條件，如通風(fēng)、采光、溫度適宜等，以確保參會(huì)人員的舒適度。2.提前檢查會(huì)議場地的設(shè)備設(shè)施，如投影儀、音響、麥克風(fēng)、桌椅等，確保其正常運(yùn)行。如有需要，應(yīng)提前安排技術(shù)人員進(jìn)行調(diào)試和維護(hù)。四、會(huì)議協(xié)調(diào)（一）會(huì)議主持1.會(huì)議主持應(yīng)具備良好的溝通能力、組織能力和決策能力，能夠有效地引導(dǎo)會(huì)議討論，確保會(huì)議按照預(yù)定議程進(jìn)行。2.會(huì)議主持應(yīng)提前熟悉會(huì)議資料和議程，明確會(huì)議目標(biāo)和重點(diǎn)，合理控制會(huì)議時(shí)間和節(jié)奏。（二）會(huì)議記錄1.會(huì)議應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)記錄，會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整地記錄會(huì)議討論內(nèi)容、決策結(jié)果、任務(wù)安排等信息。2.會(huì)議記錄應(yīng)采用規(guī)范的格式和語言，確保記錄內(nèi)容清晰、易懂。記錄完成后，應(yīng)及時(shí)整理并形成會(huì)議紀(jì)要。（三）會(huì)議討論與決策1.會(huì)議討論應(yīng)充分發(fā)揚(yáng)民主，鼓勵(lì)參會(huì)人員積極發(fā)表意見和建議。對于重要問題，應(yīng)進(jìn)行充分的討論和論證，確保決策的科學(xué)性和合理性。2.會(huì)議決策應(yīng)明確、具體，責(zé)任到人。對于會(huì)議確定的任務(wù)和事項(xiàng)，應(yīng)明確完成時(shí)間、責(zé)任人及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，確保決策得到有效執(zhí)行。（四）會(huì)議協(xié)調(diào)與溝通1.在會(huì)議過程中，協(xié)調(diào)人員應(yīng)密切關(guān)注會(huì)議進(jìn)展情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決會(huì)議中出現(xiàn)的問題和矛盾。2.加強(qiáng)與參會(huì)人員的溝通與交流，確保各方對會(huì)議內(nèi)容和決策理解一致。對于存在分歧的問題，應(yīng)積極協(xié)調(diào)各方進(jìn)行協(xié)商，尋求共識(shí)。五、會(huì)議紀(jì)要與跟進(jìn)（一）會(huì)議紀(jì)要1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人員應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議基本信息、會(huì)議主要內(nèi)容、決策結(jié)果、任務(wù)安排等內(nèi)容。2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)經(jīng)會(huì)議主持審核后，發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為會(huì)議決策和工作執(zhí)行的重要依據(jù)。（二）任務(wù)跟進(jìn)1.各部門和個(gè)人應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要中確定的任務(wù)和事項(xiàng)，認(rèn)真組織實(shí)施，并按時(shí)完成。2.任務(wù)責(zé)任人應(yīng)定期向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門匯報(bào)任務(wù)進(jìn)展情況，及時(shí)反饋任務(wù)執(zhí)行過程中遇到的問題和困難。3.對于未按時(shí)完成的任務(wù)，應(yīng)進(jìn)行原因分析，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行督促和整改。（三）會(huì)議效果評估1.定期對會(huì)議效果進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括會(huì)議目標(biāo)達(dá)成情況、參會(huì)人員滿意度、會(huì)議效率等方面。2.根據(jù)會(huì)議效果評估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷改進(jìn)會(huì)議組織與協(xié)調(diào)工作，提高會(huì)議質(zhì)量和效率。六、會(huì)議紀(jì)律與要求（一）參會(huì)人員紀(jì)律1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退或無故缺席。如有特殊情況不能參加會(huì)議，應(yīng)提前向會(huì)議主持請假。2.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真聽取會(huì)議內(nèi)容，積極參與討論，不得在會(huì)議期間交頭接耳、玩手機(jī)、打瞌睡等。3.參會(huì)人員應(yīng)尊重他人發(fā)言，不得打斷或惡意攻擊他人。對于不同意見，應(yīng)通過合理的方式進(jìn)行表達(dá)和溝通。（二）會(huì)議保密要求1.對于會(huì)議討論的涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等內(nèi)容，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.會(huì)議資料和文件應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或外傳。會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行歸檔或銷毀。七、附則（一）解釋權(quán)本辦法由總經(jīng)