倉儲公司印章管理辦法

一、總則本公司印章是公司經(jīng)營管理活動中行使職權(quán)的重要憑證和工具，為加強公司印章管理，規(guī)范印章的刻制、使用和保管，確保印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。本辦法所指印章包括公司公章、法人章、合同專用章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章以及各部門專用章等各類具有法律效力的印章。公司印章管理遵循“統(tǒng)一管理、分級負責、嚴格審批、規(guī)范使用”的原則，確保印章使用符合公司利益和法律法規(guī)要求。二、適用范圍本辦法適用于倉儲公司全體員工及涉及公司印章使用的相關(guān)客戶和合作伙伴。三、組織架構(gòu)與職責分工公司設(shè)立印章管理領(lǐng)導小組，由公司總經(jīng)理擔任組長，副總經(jīng)理擔任副組長，各部門負責人為成員。領(lǐng)導小組負責統(tǒng)籌規(guī)劃公司印章管理工作，審議重大印章管理事項。行政部門作為公司印章管理的歸口部門，負責公司各類印章的刻制、頒發(fā)、回收、銷毀等管理工作，制定和完善印章管理制度，監(jiān)督檢查印章使用情況。各部門負責本部門專用印章的日常保管和使用，指定專人負責印章管理工作，并接受行政部門的監(jiān)督和指導。四、管理內(nèi)容與流程（一）印章刻制因公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要刻制新印章，由需求部門提出書面申請，詳細說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，經(jīng)部門負責人簽字確認后，報行政部門審核。行政部門審核通過后，報公司總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理審批同意后，行政部門持相關(guān)文件到公安機關(guān)指定的刻章單位刻制印章。新印章刻制完成后，行政部門負責對印章進行驗收，核對印章的名稱、規(guī)格、樣式等是否符合要求。驗收合格后，進行印章備案登記，注明印章名稱、編號、刻制日期、啟用日期等信息，并發(fā)放給相關(guān)部門使用。（二）印章保管公司各類印章應(yīng)指定專人負責保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責任心，確保印章安全。公司公章、法人章由行政部門負責人或其指定人員保管；合同專用章由業(yè)務(wù)部門指定專人保管；財務(wù)專用章、發(fā)票專用章由財務(wù)部門指定專人保管；各部門專用章由各部門指定專人保管。印章保管人員應(yīng)將印章存放在專門的保險柜或文件柜中，確保印章存放安全。同時，應(yīng)建立印章保管記錄，詳細記錄印章的使用情況，包括使用時間、使用人、使用事由、批準人等信息。（三）印章使用公司印章使用應(yīng)嚴格履行審批手續(xù)，未經(jīng)審批不得擅自使用印章。一般事項使用印章，由使用人填寫《印章使用申請表》，詳細說明使用印章的事由、文件名稱、份數(shù)等信息，經(jīng)部門負責人審核簽字后，報印章保管人員登記使用。重要事項使用印章，如涉及公司重大決策、合同簽訂、對外擔保等，由使用人填寫《印章使用申請表》，經(jīng)部門負責人審核簽字后，報公司總經(jīng)理或授權(quán)副總經(jīng)理審批。審批通過后，印章保管人員方可登記使用印章。印章保管人員應(yīng)嚴格按照審批意見使用印章，確保印章使用的準確性和規(guī)范性。同時，應(yīng)在相關(guān)文件上加蓋清晰、完整的印章，并在《印章使用登記表》上進行詳細記錄。（四）印章停用與銷毀因公司名稱變更、機構(gòu)撤銷、印章?lián)p壞等原因需要停用印章，由行政部門發(fā)布印章停用通知，并收回停用印章。收回的停用印章應(yīng)進行妥善保管，保存一定期限后，經(jīng)公司總經(jīng)理批準，由行政部門會同審計部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員進行銷毀處理。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等信息，并留存相關(guān)影像資料。五、權(quán)利與義務(wù)（一）員工權(quán)利員工有權(quán)對公司印章管理工作提出意見和建議，以促進印章管理工作的不斷完善。員工在符合公司規(guī)定的情況下，有權(quán)按照流程申請使用印章，以完成工作職責。（二）員工義務(wù)員工應(yīng)嚴格遵守本辦法的規(guī)定，不得擅自刻制、使用、保管公司印章。員工在使用印章過程中，應(yīng)如實填寫《印章使用申請表》，不得虛報、瞞報使用印章的事由和文件信息。員工不得將公司印章轉(zhuǎn)借他人使用，不得擅自攜帶公司印章外出。如因工作需要外出使用印章，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）客戶及合作伙伴權(quán)利客戶及合作伙伴有權(quán)要求公司按照規(guī)定使用印章，確保合同等文件的有效性和合法性。（四）客戶及合作伙伴義務(wù)客戶及合作伙伴應(yīng)配合公司印章管理工作，提供真實、準確的相關(guān)文件和信息。在涉及公司印章使用的事項中，應(yīng)遵守公司的相關(guān)規(guī)定和流程。六、監(jiān)督與考核機制行政部門定期對公司印章管理情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括印章保管情況、使用記錄、審批手續(xù)等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。審計部門定期對公司印章使用情況進行審計，審查印章使用是否符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求，是否存在違規(guī)使用印章的行為。對審計中發(fā)現(xiàn)的問題，按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。公司將印章管理工作納入績效考核體系，對印章管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵；對違反本辦法規(guī)定，導致