出差物資管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司出差物資的管理，規(guī)范出差物資的申請、審批、領(lǐng)用、使用、歸還等流程，確保出差工作的順利進(jìn)行，提高物資使用效率，降低公司成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工因公務(wù)出差期間所需物資的管理。（三）基本原則1.按需申請?jiān)瓌t：員工應(yīng)根據(jù)出差任務(wù)的實(shí)際需求，合理申請出差物資，避免浪費(fèi)。2.審批規(guī)范原則：嚴(yán)格執(zhí)行出差物資的審批流程，確保申請的合理性和必要性。3.集中管理原則：公司對出差物資實(shí)行集中管理，統(tǒng)一調(diào)配，提高物資使用效率。4.責(zé)任明確原則：明確出差物資使用過程中各環(huán)節(jié)的責(zé)任，確保物資的安全和完整。二、出差物資分類及標(biāo)準(zhǔn)（一）辦公用品1.筆記本電腦：根據(jù)工作需要，為出差員工配備筆記本電腦，用于處理工作文件、數(shù)據(jù)傳輸?shù)取?.平板電腦：可根據(jù)業(yè)務(wù)需求，為部分員工配備平板電腦，方便移動辦公。3.辦公文具：包括筆記本、筆、文件夾、便簽紙等，根據(jù)出差天數(shù)和工作任務(wù)適量配備。（二）通訊設(shè)備1.手機(jī)：為出差員工配備工作手機(jī)，確保通訊暢通。2.移動電源：根據(jù)出差時(shí)長和手機(jī)使用頻率，配備適量的移動電源，保證手機(jī)電量充足。（三）住宿用品1.床上用品：包括床單、被套、枕套等，根據(jù)住宿標(biāo)準(zhǔn)提供。2.洗漱用品：牙膏、牙刷、毛巾、沐浴露、洗發(fā)水等，按個(gè)人使用習(xí)慣配備。（四）交通用品1.交通工具：根據(jù)出差行程和工作需要，安排合適的交通工具，如飛機(jī)、火車、汽車等。2.交通卡：為經(jīng)常出差的員工辦理交通卡，方便出行。（五）其他物資1.文件資料：根據(jù)出差任務(wù)，準(zhǔn)備相關(guān)的文件資料、合同協(xié)議等。2.禮品：根據(jù)業(yè)務(wù)需要，準(zhǔn)備適量的禮品，用于商務(wù)往來。（六）物資配備標(biāo)準(zhǔn)1.辦公用品配備標(biāo)準(zhǔn)筆記本電腦：根據(jù)員工崗位和工作需求，配置不同性能的筆記本電腦。平板電腦：根據(jù)業(yè)務(wù)需求，按需配備。辦公文具：出差天數(shù)在3天以內(nèi)的，配備基本的辦公文具；出差天數(shù)超過3天的，根據(jù)實(shí)際情況適量增加。2.通訊設(shè)備配備標(biāo)準(zhǔn)手機(jī)：為員工配備工作手機(jī)，根據(jù)崗位需求選擇合適的型號和套餐。移動電源：根據(jù)出差時(shí)長和手機(jī)使用頻率，配備12個(gè)移動電源。3.住宿用品配備標(biāo)準(zhǔn)床上用品：按照酒店星級標(biāo)準(zhǔn)提供相應(yīng)的床上用品。洗漱用品：提供一次性洗漱用品，或根據(jù)員工個(gè)人需求提供可重復(fù)使用的洗漱用品。4.交通用品配備標(biāo)準(zhǔn)交通工具：根據(jù)出差行程和工作需要，選擇合適的交通工具，并按照公司相關(guān)規(guī)定報(bào)銷費(fèi)用。交通卡：根據(jù)員工出差地點(diǎn)和出行頻率，辦理相應(yīng)的交通卡。5.其他物資配備標(biāo)準(zhǔn)文件資料：根據(jù)出差任務(wù)，準(zhǔn)備充分的文件資料，并確保文件的安全性和保密性。禮品：根據(jù)業(yè)務(wù)需要，準(zhǔn)備適量的禮品，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理和使用。三、出差物資申請與審批（一）申請流程1.員工出差前，應(yīng)填寫《出差物資申請表》，詳細(xì)列出所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.將《出差物資申請表》提交給所在部門負(fù)責(zé)人審批。3.部門負(fù)責(zé)人根據(jù)出差任務(wù)的實(shí)際需求，對申請表進(jìn)行審核，并簽署意見。（二）審批權(quán)限1.一般員工的出差物資申請，由部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門經(jīng)理的出差物資申請，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.副總經(jīng)理及以上領(lǐng)導(dǎo)的出差物資申請，由總經(jīng)理審批。（三）特殊情況處理1.如遇緊急出差任務(wù)，無法提前填寫申請表的，員工應(yīng)在出差前電話向部門負(fù)責(zé)人說明情況，并在出差回來后及時(shí)補(bǔ)辦申請手續(xù)。2.對于超出標(biāo)準(zhǔn)的出差物資申請，應(yīng)詳細(xì)說明原因，并報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)特批。四、出差物資領(lǐng)用與發(fā)放（一）領(lǐng)用流程1.員工持經(jīng)審批后的《出差物資申請表》到公司物資管理部門領(lǐng)取出差物資。2.物資管理部門根據(jù)申請表上的物資清單，對所需物資進(jìn)行核對和發(fā)放，并填寫《出差物資領(lǐng)用登記表》。3.員工在領(lǐng)取物資時(shí)，應(yīng)仔細(xì)檢查物資的數(shù)量、質(zhì)量等情況，如有問題及時(shí)向物資管理部門反饋。（二）發(fā)放方式1.對于常用的出差物資，如辦公用品、通訊設(shè)備等，物資管理部門應(yīng)建立庫存管理制度，根據(jù)員工需求及時(shí)發(fā)放。2.對于一些特殊的出差物資，如禮品等，物資管理部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提前準(zhǔn)備好，并在員工申請后及時(shí)發(fā)放。（三）借用與歸還1.如員工因工作需要借用公司其他部門的物資，應(yīng)填寫《物資借用申請表》，經(jīng)出借部門負(fù)責(zé)人和物資管理部門同意后，方可借用。2.借用物資應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，如有損壞或丟失，應(yīng)照價(jià)賠償。五、出差物資使用與管理（一）使用要求1.員工應(yīng)妥善保管出差物資，確保物資的安全和完整。2.在出差期間，應(yīng)合理使用出差物資，不得擅自轉(zhuǎn)借、挪用或浪費(fèi)。3.對于貴重的出差物資，如筆記本電腦、手機(jī)等，應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用，并做好防盜、防潮、防火等措施。（二）維護(hù)與保養(yǎng)1.物資管理部門應(yīng)定期對出差物資進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保物資的正常使用。2.員工在使用過程中發(fā)現(xiàn)物資出現(xiàn)故障或損壞，應(yīng)及時(shí)向物資管理部門報(bào)告，并配合進(jìn)行維修或更換。（三）盤點(diǎn)與清查1.物資管理部門應(yīng)定期對出差物資進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，確保物資的數(shù)量和質(zhì)量與賬目相符。2.對于盤盈、盤虧的出差物資，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。六、出差物資報(bào)銷與結(jié)算（一）報(bào)銷流程1.員工出差結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)整理出差期間的物資使用情況，并填寫《出差物資報(bào)銷單》。2.將《出差物資報(bào)銷單》連同相關(guān)發(fā)票、憑證等一并提交給所在部門負(fù)責(zé)人審核。3.部門負(fù)責(zé)人對報(bào)銷單進(jìn)行審核，并簽署意見后，提交給財(cái)務(wù)部門報(bào)銷。（二）報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)1.辦公用品、通訊設(shè)備等出差物資的報(bào)銷，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。2.住宿用品、交通用品等出差物資的報(bào)銷，應(yīng)按照公司差旅費(fèi)管理辦法的規(guī)定執(zhí)行。（三）結(jié)算方式1.對于已發(fā)放的出差物資，如辦公用品、通訊設(shè)備等，在報(bào)銷時(shí)應(yīng)扣除相應(yīng)的費(fèi)用。2.對于借用的出差物資，如在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還且無損壞的，不進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算；如有損壞或丟失的，應(yīng)照價(jià)賠償。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對出差物資的管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查物資的申請、審批、領(lǐng)用、使用、歸還等流程是否規(guī)范，物資的使用是否合理，報(bào)銷是否符合規(guī)定等。（二）日常檢查物資管理部門應(yīng)加強(qiáng)對出差物資的日常檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。對于違反本辦法規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（三）投訴與舉報(bào)公司鼓勵(lì)員工對出差物資管理過程中的違規(guī)行