印刷合同管理辦法一、總則（一）目的為加強公司印刷合同管理，規(guī)范印刷合同簽訂、履行、變更、解除等行為，維護公司合法權(quán)益，防范經(jīng)營風險，根據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與印刷供應商簽訂的各類印刷合同，包括但不限于宣傳資料印刷、產(chǎn)品說明書印刷、包裝印刷等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則印刷合同的簽訂、履行、變更、解除等活動必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保合同合法有效。2.平等自愿原則合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂印刷合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則合同條款應體現(xiàn)公平公正，保障雙方的合法權(quán)益，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。4.誠實守信原則合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務，不得擅自變更或解除合同。二、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.需求部門提出印刷需求，填寫《印刷需求申請表》，詳細說明印刷品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等內(nèi)容。2.需求部門負責人對申請表進行審核，確保需求合理、明確，并簽字確認。3.采購部門根據(jù)需求部門提供的信息，進行供應商篩選和詢價。選擇具有良好信譽、生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證的供應商，并獲取至少三家供應商的報價單。4.采購部門對供應商的報價進行比較和分析，選擇最優(yōu)供應商，并與其進行商務談判。談判內(nèi)容包括價格、付款方式、交貨時間、質(zhì)量標準、售后服務等條款。5.談判達成一致后，采購部門起草印刷合同文本。合同文本應明確雙方的權(quán)利和義務，條款應具體、清晰、準確，避免模糊不清或歧義性表述。6.印刷合同文本經(jīng)采購部門負責人審核后，提交法務部門進行合法性審查。法務部門應對合同條款的合法性、合規(guī)性進行審查，提出修改意見和建議。7.根據(jù)法務部門的審查意見，采購部門對合同文本進行修改和完善。修改后的合同文本再次提交采購部門負責人審核，審核通過后，提交公司主管領(lǐng)導審批。8.公司主管領(lǐng)導審批通過后，采購部門與供應商簽訂印刷合同。合同簽訂應采用書面形式，由雙方加蓋公章或合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字。（二）合同條款要求1.當事人信息合同應明確雙方當事人的名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息，確保雙方身份明確，便于溝通和聯(lián)系。2.印刷品信息詳細描述印刷品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、顏色標準等內(nèi)容，確保雙方對印刷品的要求達成一致。3.價格條款明確印刷品的單價、總價、付款方式、付款時間等內(nèi)容。付款方式應合理、明確，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義性表述。4.交貨條款約定交貨時間、交貨地點、運輸方式等內(nèi)容。交貨時間應明確具體，運輸方式應根據(jù)實際情況選擇合適的方式，并明確運輸費用的承擔方。5.質(zhì)量條款明確印刷品的質(zhì)量標準，包括紙張質(zhì)量、印刷清晰度、色彩還原度、裝訂質(zhì)量等方面的要求。同時，應約定質(zhì)量驗收的方式、時間和標準，以及質(zhì)量問題的處理方式。6.知識產(chǎn)權(quán)條款明確印刷品的知識產(chǎn)權(quán)歸屬，確保公司對印刷品享有合法的知識產(chǎn)權(quán)。同時，應約定供應商不得侵犯第三方的知識產(chǎn)權(quán)，否則應承擔相應的法律責任。7.保密條款對于在合同履行過程中知悉的對方商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等信息，雙方應承擔保密義務。保密條款應明確保密的范圍、期限和違約責任。8.違約責任條款明確雙方在合同履行過程中如出現(xiàn)違約行為應承擔的違約責任，包括違約金的數(shù)額、賠償方式等內(nèi)容。違約責任條款應具有可操作性，能夠有效約束雙方的行為。9.爭議解決條款約定雙方在合同履行過程中如發(fā)生爭議的解決方式，如協(xié)商解決、仲裁或訴訟等。爭議解決條款應明確具體的仲裁機構(gòu)或法院，確保爭議能夠得到及時、有效的解決。三、合同履行管理（一）供應商管理1.建立供應商檔案采購部門應對與公司簽訂印刷合同的供應商建立檔案，記錄供應商的基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績情況、合作歷史等內(nèi)容。供應商檔案應定期更新，確保信息的準確性和完整性。2.供應商評估采購部門應定期對供應商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對于表現(xiàn)不佳的供應商進行警告或淘汰。3.供應商溝通與協(xié)調(diào)采購部門應與供應商保持密切溝通與協(xié)調(diào)，及時了解印刷合同的履行情況，解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。對于重大問題或緊急情況，應及時向上級領(lǐng)導匯報，并采取有效措施加以解決。（二）印刷過程監(jiān)控1.需求部門跟蹤需求部門應指定專人跟蹤印刷合同的履行情況，及時了解印刷品的制作進度，確保印刷品符合公司的要求。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與采購部門溝通，共同協(xié)商解決辦法。2.采購部門監(jiān)控采購部門應定期對印刷過程進行監(jiān)控，檢查供應商是否按照合同約定的質(zhì)量標準、交貨時間等要求進行生產(chǎn)。如發(fā)現(xiàn)供應商存在違約行為，應及時要求其整改，并按照合同約定追究其違約責任。3.質(zhì)量檢驗印刷品制作完成后，采購部門應組織相關(guān)人員對印刷品進行質(zhì)量檢驗。檢驗內(nèi)容包括紙張質(zhì)量、印刷清晰度、色彩還原度、裝訂質(zhì)量等方面。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應及時要求供應商返工或采取其他補救措施，確保印刷品質(zhì)量符合合同要求。（三）交貨與驗收1.交貨通知供應商應在印刷品制作完成后，提前通知采購部門安排交貨。采購部門應及時通知需求部門做好收貨準備。2.交貨驗收印刷品交貨時，需求部門應按照合同約定的質(zhì)量標準、數(shù)量等要求進行驗收。驗收合格后，需求部門應在《印刷品驗收單》上簽字確認。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或數(shù)量不符等情況，需求部門應及時與采購部門溝通，采購部門應與供應商協(xié)商解決辦法。3.付款結(jié)算采購部門應根據(jù)合同約定的付款方式和時間，及時辦理付款結(jié)算手續(xù)。付款前，采購部門應審核相關(guān)憑證，確保付款依據(jù)充分、合規(guī)。四、合同變更與解除管理（一）合同變更1.變更申請在印刷合同履行過程中，如因各種原因需要變更合同條款，合同一方應向?qū)Ψ教岢鰰孀兏暾垼f明變更的原因、內(nèi)容和要求。2.變更審批變更申請經(jīng)對方同意后，雙方應簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應明確變更的內(nèi)容、生效時間等條款，并由雙方加蓋公章或合同專用章，由法定代表人或授權(quán)代表簽字。變更協(xié)議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。3.變更通知合同變更后，雙方應及時通知相關(guān)部門和人員，確保各方了解變更后的合同內(nèi)容，避免因信息不暢導致工作失誤。（二）合同解除1.解除情形在印刷合同履行過程中，如出現(xiàn)以下情形之一，合同一方有權(quán)解除合同：（1）因不可抗力致使不能實現(xiàn)合同目的；（2）在履行期限屆滿前，當事人一方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務；（3）當事人一方遲延履行主要債務，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行；（4）當事人一方遲延履行債務或者有其他違約行為致使不能實現(xiàn)合同目的；（5）法律規(guī)定的其他情形。2.解除通知合同一方如需解除合同，應向?qū)Ψ桨l(fā)出書面解除通知，說明解除合同的原因和依據(jù)。解除通知應送達對方時生效。3.解除后的處理合同解除后，雙方應按照法律規(guī)定和合同約定辦理相關(guān)手續(xù)，如結(jié)算款項、返還財產(chǎn)、賠償損失等。五、合同檔案管理（一）檔案收集采購部門應負責收集印刷合同的相關(guān)資料，包括合同文本、《印刷需求申請表》、報價單、談判記錄、質(zhì)量檢驗報告、《印刷品驗收單》、付款憑證等。合同資料應確保真實、完整、有效。（二）檔案整理與歸檔采購部門應定期對收集到的合同資料進行整理和歸檔。按照合同類別、時間順序等進行分類整理，建立合同檔案目錄，便于查詢和管理。合同檔案應妥善保管，防止丟失、損壞或泄露。（三）檔案查閱與借閱1.查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱印刷合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。查閱時應在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、抽取、復制檔案資料。2.借閱因特殊原因需要借閱印刷合同檔案的，應填寫《合同檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應重新辦理審批手續(xù)。借閱人應妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案資料上涂寫、批注或損壞。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應定期對印刷合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進行審計監(jiān)督，檢查合同管理是否符合本辦法的規(guī)定，