合同化管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織的合同化管理，規(guī)范合同的簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織與自然人、法人及其他組織之間簽訂的各類(lèi)合同，包括但不限于買(mǎi)賣(mài)合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行等活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。2.平等自愿原則合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。3.公平公正原則合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方的合法權(quán)益，不得顯失公平。4.誠(chéng)實(shí)守信原則合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得欺詐、脅迫或惡意串通。（四）職責(zé)分工1.法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同的合法性審查，提供法律意見(jiàn)和建議，處理合同糾紛等法律事務(wù)。2.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同的談判、起草、履行等具體業(yè)務(wù)工作，對(duì)合同的真實(shí)性、可行性負(fù)責(zé)。3.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核合同的財(cái)務(wù)條款，監(jiān)督合同款項(xiàng)的收付，提供財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。4.審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)合同的簽訂、履行等情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，提出審計(jì)意見(jiàn)和建議。二、合同的簽訂（一）合同相對(duì)方的選擇1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在簽訂合同前對(duì)合同相對(duì)方的主體資格、經(jīng)營(yíng)狀況、信用情況等進(jìn)行調(diào)查了解。2.對(duì)于重大合同或風(fēng)險(xiǎn)較高的合同，應(yīng)要求合同相對(duì)方提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、法定代表人身份證明等相關(guān)資料，并進(jìn)行核實(shí)。3.禁止與無(wú)合法經(jīng)營(yíng)資格、信用狀況不佳或存在重大違法違規(guī)記錄的單位或個(gè)人簽訂合同。（二）合同文本的起草與審核1.合同文本一般由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)起草，涉及法律專(zhuān)業(yè)條款的可由法務(wù)部門(mén)協(xié)助起草。2.合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任等主要條款。3.合同起草完成后，應(yīng)提交法務(wù)部門(mén)進(jìn)行合法性審查，法務(wù)部門(mén)應(yīng)重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)。4.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)對(duì)合同的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，確保合同款項(xiàng)的收付符合財(cái)務(wù)制度和公司利益。5.審計(jì)部門(mén)可對(duì)重大合同進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，提出審計(jì)意見(jiàn)和建議。（三）合同的簽訂1.合同經(jīng)審核通過(guò)后，由法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司/組織公章或合同專(zhuān)用章。2.合同簽訂應(yīng)采用書(shū)面形式，一式多份，雙方各執(zhí)一份，必要時(shí)可留存?zhèn)浞荨?.簽訂合同過(guò)程中，應(yīng)注意合同條款的完整性和準(zhǔn)確性，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或容易引發(fā)糾紛的條款。三、合同的履行（一）履行通知合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門(mén)，并明確各部門(mén)在合同履行中的職責(zé)。業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照合同約定的時(shí)間和方式向合同相對(duì)方發(fā)送履行通知，告知對(duì)方合同的履行要求和注意事項(xiàng)。（二）履行義務(wù)1.合同雙方應(yīng)按照合同約定全面履行各自的義務(wù)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施解決。2.在合同履行過(guò)程中，如需變更合同條款，應(yīng)按照合同簽訂的程序進(jìn)行協(xié)商、審核和簽訂補(bǔ)充協(xié)議。3.如遇不可抗力或其他不可預(yù)見(jiàn)、不可避免的因素導(dǎo)致合同無(wú)法履行或部分無(wú)法履行，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方，并采取合理措施減少損失。同時(shí)，應(yīng)按照法律法規(guī)規(guī)定和合同約定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）合同款項(xiàng)的收付1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同約定和業(yè)務(wù)部門(mén)的付款申請(qǐng)，審核付款條件是否成就，確保付款的準(zhǔn)確性和安全性。2.對(duì)于合同款項(xiàng)的收取，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)，確?？铐?xiàng)按時(shí)足額到賬。如遇逾期未付款項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)采取催款措施，并向法務(wù)部門(mén)報(bào)告。3.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立合同款項(xiàng)收付臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同款項(xiàng)的收付情況，定期與業(yè)務(wù)部門(mén)核對(duì)賬目。四、合同的變更與解除（一）變更1.合同履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面補(bǔ)充協(xié)議。2.變更合同應(yīng)按照合同簽訂的程序進(jìn)行審核，確保變更后的合同條款符合法律法規(guī)規(guī)定和公司利益。（二）解除1.合同雙方協(xié)商一致，可以解除合同。解除合同應(yīng)簽訂書(shū)面協(xié)議，并明確解除的原因、時(shí)間、雙方的權(quán)利義務(wù)等。2.如因一方違約或不可抗力等原因?qū)е潞贤瑹o(wú)法繼續(xù)履行，另一方有權(quán)解除合同。解除合同應(yīng)按照法律法規(guī)規(guī)定和合同約定辦理相關(guān)手續(xù)，并追究違約方的違約責(zé)任。五、合同的終止（一）終止情形1.合同履行完畢，雙方的權(quán)利義務(wù)終止。2.合同解除，雙方的權(quán)利義務(wù)終止。3.合同因不可抗力、法律法規(guī)規(guī)定或合同約定的其他原因無(wú)法履行而終止。（二）終止手續(xù)合同終止后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)，如清理合同款項(xiàng)、交接合同資料等。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)核對(duì)合同款項(xiàng)的收付情況，確保賬目清晰。法務(wù)部門(mén)應(yīng)對(duì)合同終止的合法性進(jìn)行審查，如有必要，應(yīng)協(xié)助處理相關(guān)法律事務(wù)。六、合同糾紛的處理（一）糾紛預(yù)防1.加強(qiáng)合同管理，提高合同簽訂和履行的質(zhì)量，避免因合同條款不明確、履行不當(dāng)?shù)仍蛞l(fā)糾紛。2.定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的糾紛隱患，并采取措施加以解決。（二）糾紛處理程序1.合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，分析糾紛原因，并與合同相對(duì)方進(jìn)行溝通協(xié)商，爭(zhēng)取通過(guò)友好協(xié)商解決糾紛。2.如協(xié)商不成，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向法務(wù)部門(mén)報(bào)告，法務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)具體情況制定糾紛處理方案，必要時(shí)可聘請(qǐng)律師代理訴訟或仲裁。3.在糾紛處理過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)規(guī)定和公司的相關(guān)制度，維護(hù)公司的合法權(quán)益。七、合同的歸檔與保管（一）歸檔范圍公司/組織簽訂的各類(lèi)合同及其相關(guān)資料，包括合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、履行記錄、糾紛處理文件等。（二）歸檔要求1.合同歸檔應(yīng)按照合同類(lèi)別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類(lèi)整理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.合同檔案應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。3.合同檔案應(yīng)明確保管期限，一般為合同履行完畢后[X]年。保管期限屆滿(mǎn)后，經(jīng)審批可進(jìn)行銷(xiāo)毀。（三）保管職責(zé)1.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)合同檔案的統(tǒng)一保管，建立合同檔案管理制度，確保檔案的安全和完整。2.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同相關(guān)資料移交檔案管理部門(mén)，并配合檔案管理部門(mén)做好合同檔案的整理和歸檔工作。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.法務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等應(yīng)定期對(duì)合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。2.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)配合監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立合同管理考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)合同管理工作進(jìn)行量化考核?？己酥笜?biāo)包括合同簽訂的規(guī)范性、履行的及時(shí)性、糾紛發(fā)生率等。2.對(duì)合同