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文檔簡介
備輔料管理辦法一、總則(一)目的為加強公司備輔料的管理,規(guī)范備輔料的采購、驗收、儲存、發(fā)放、使用及盤點等流程,確保備輔料質(zhì)量合格、數(shù)量準(zhǔn)確、供應(yīng)及時,滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營的需要,特制定本辦法。(二)適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有備輔料的管理活動,包括原材料、輔助材料、包裝材料等。(三)管理原則1.合法性原則:嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),確保備輔料管理活動合法合規(guī)。2.質(zhì)量第一原則:優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠的備輔料供應(yīng)商,加強質(zhì)量檢驗,保證投入生產(chǎn)的備輔料符合質(zhì)量要求。3.成本控制原則:在保證質(zhì)量的前提下,合理控制備輔料采購成本、儲存成本及使用成本,提高公司經(jīng)濟效益。4.科學(xué)管理原則:運用科學(xué)的管理方法和信息化手段,實現(xiàn)備輔料管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細化。二、職責(zé)分工(一)采購部門1.負責(zé)備輔料供應(yīng)商的開發(fā)、評估與選擇,建立合格供應(yīng)商名錄。2.根據(jù)生產(chǎn)需求和庫存情況,制定備輔料采購計劃,確保及時供應(yīng)。3.與供應(yīng)商簽訂采購合同,明確采購物資的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。4.跟蹤采購合同執(zhí)行情況,協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。(二)質(zhì)量部門1.制定備輔料檢驗標(biāo)準(zhǔn)和檢驗流程,負責(zé)對采購的備輔料進行質(zhì)量檢驗。2.對不合格備輔料進行判定,并監(jiān)督處理結(jié)果。3.定期對備輔料質(zhì)量狀況進行統(tǒng)計分析,提出改進建議。(三)倉庫管理部門1.負責(zé)備輔料的驗收入庫、儲存保管、發(fā)放及盤點等工作。2.按照規(guī)定的儲存條件和要求,妥善保管備輔料,確保物資安全。3.建立庫存臺賬,及時記錄備輔料的出入庫情況,做到賬物相符。4.定期對庫存?zhèn)漭o料進行清查盤點,編制盤點報告,發(fā)現(xiàn)問題及時上報處理。(四)生產(chǎn)部門1.根據(jù)生產(chǎn)計劃,合理安排備輔料的使用,提高物資利用率。2.負責(zé)備輔料的現(xiàn)場管理,監(jiān)督員工正確使用備輔料,避免浪費和損壞。3.及時反饋備輔料在使用過程中出現(xiàn)的質(zhì)量問題和需求變化情況。(五)財務(wù)部門1.負責(zé)備輔料采購資金的審核與支付。2.參與備輔料成本核算與控制,提供相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)和分析報告。三、采購管理(一)采購計劃1.生產(chǎn)部門應(yīng)于每月[具體日期]前,根據(jù)次月生產(chǎn)計劃,結(jié)合現(xiàn)有庫存情況,編制次月備輔料需求計劃,提交至采購部門。2.采購部門收到生產(chǎn)部門的需求計劃后,進行匯總分析,并結(jié)合庫存預(yù)警情況,制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計到貨時間等信息。3.采購計劃需經(jīng)采購部門負責(zé)人審核,報分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。如遇緊急采購情況,可由采購部門負責(zé)人先口頭請示分管領(lǐng)導(dǎo)同意后實施采購,事后及時補辦審批手續(xù)。(二)供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部門應(yīng)通過多種渠道收集備輔料供應(yīng)商信息,包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進行初步調(diào)查,了解其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、價格水平、售后服務(wù)等情況,填寫《供應(yīng)商調(diào)查表》。對于符合基本要求的供應(yīng)商,采購部門組織相關(guān)人員進行實地考察,考察內(nèi)容包括企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、質(zhì)量管理體系、人員狀況等??疾旖Y(jié)束后,形成《供應(yīng)商考察報告》。2.供應(yīng)商評估與選擇采購部門根據(jù)《供應(yīng)商調(diào)查表》和《供應(yīng)商考察報告》,對供應(yīng)商進行綜合評估,評估指標(biāo)包括質(zhì)量、價格、交貨期、服務(wù)等方面。采用打分法對供應(yīng)商進行量化評估,設(shè)定各項評估指標(biāo)的權(quán)重,計算供應(yīng)商綜合得分。得分在[具體分數(shù)]分及以上的供應(yīng)商可納入合格供應(yīng)商名錄。采購部門定期更新合格供應(yīng)商名錄,并將其發(fā)送至相關(guān)部門。3.供應(yīng)商管理采購部門與合格供應(yīng)商簽訂年度《采購框架協(xié)議》,明確雙方的權(quán)利和義務(wù),包括物資規(guī)格、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。采購部門定期對供應(yīng)商進行評價,評價內(nèi)容包括供貨質(zhì)量、交貨期、價格執(zhí)行情況、售后服務(wù)等方面。評價結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對于評價為優(yōu)秀的供應(yīng)商,在同等條件下可優(yōu)先采購;對于評價為不合格的供應(yīng)商,采購部門應(yīng)暫停與其合作,并要求其限期整改。整改仍不合格的,取消其合格供應(yīng)商資格。(三)采購合同簽訂1.采購部門根據(jù)采購計劃,選擇合適的供應(yīng)商進行采購談判。談判內(nèi)容包括物資價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.談判達成一致后,采購部門起草采購合同,合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù),確保合同條款合法合規(guī)、嚴(yán)密準(zhǔn)確。3.采購合同經(jīng)采購部門負責(zé)人審核,報分管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。4.采購合同簽訂后,采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給質(zhì)量部門、倉庫管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門,以便各部門做好相應(yīng)的工作準(zhǔn)備。(四)采購執(zhí)行與跟蹤1.采購部門按照采購合同約定的交貨期,及時向供應(yīng)商發(fā)送《采購訂單》,明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、交貨地點、交貨時間等信息。2.采購部門跟蹤采購訂單執(zhí)行情況,定期與供應(yīng)商溝通,了解物資生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等。如遇供應(yīng)商無法按時交貨等異常情況,采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決,并將相關(guān)情況反饋至生產(chǎn)部門。3.物資到貨前,采購部門應(yīng)通知倉庫管理部門做好驗收準(zhǔn)備工作。四、驗收管理(一)驗收準(zhǔn)備1.倉庫管理部門在接到采購部門的到貨通知后,應(yīng)安排驗收人員,并準(zhǔn)備好驗收所需的工具、量具、檢驗記錄表格等。2.驗收人員應(yīng)熟悉備輔料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收要求,掌握驗收方法和流程。(二)驗收流程1.數(shù)量驗收驗收人員根據(jù)送貨單、采購訂單等憑證,對到貨備輔料的數(shù)量進行清點核對,確保數(shù)量準(zhǔn)確無誤。對于數(shù)量不符的情況,驗收人員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通,查明原因,并做好記錄。2.質(zhì)量驗收質(zhì)量部門按照制定的檢驗標(biāo)準(zhǔn)和檢驗流程,對到貨備輔料進行質(zhì)量檢驗。檢驗方式包括抽檢、全檢等。對于檢驗合格的備輔料,質(zhì)量部門在送貨單或檢驗報告上簽字確認;對于檢驗不合格的備輔料,質(zhì)量部門應(yīng)出具《不合格品檢驗報告》,明確不合格項目及原因,并及時通知采購部門和倉庫管理部門。3.驗收結(jié)果處理驗收合格的備輔料,倉庫管理部門辦理入庫手續(xù),填寫《入庫單》,并將物資存放至指定倉庫。驗收不合格的備輔料,采購部門負責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理,如退貨、換貨、補貨等。處理結(jié)果應(yīng)及時反饋至倉庫管理部門和質(zhì)量部門。五、儲存管理(一)倉庫規(guī)劃1.根據(jù)備輔料的性質(zhì)、用途、儲存條件等因素,對倉庫進行合理規(guī)劃,劃分不同的儲存區(qū)域,如原材料區(qū)、輔助材料區(qū)、包裝材料區(qū)、合格品區(qū)、不合格品區(qū)、待檢區(qū)等。2.倉庫應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識牌,標(biāo)明各儲存區(qū)域的名稱、物資類別等信息,便于物資的存放和查找。(二)儲存條件1.對于不同類型的備輔料,應(yīng)根據(jù)其特性提供相應(yīng)的儲存條件,如溫度、濕度、通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防爆等。2.倉庫應(yīng)配備必要的儲存設(shè)備和設(shè)施,如貨架、貨柜、溫濕度計、通風(fēng)設(shè)備、消防器材等,確保物資儲存安全。(三)庫存管理1.倉庫管理部門應(yīng)建立庫存臺賬,詳細記錄備輔料的出入庫日期、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息,做到賬物相符。2.定期對庫存?zhèn)漭o料進行盤點,盤點周期為[具體周期]。盤點結(jié)束后,編制《盤點報告》,如實反映庫存物資的數(shù)量、質(zhì)量、賬實相符情況等。3.對于盤盈、盤虧的備輔料,倉庫管理部門應(yīng)查明原因,提出處理意見,報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后進行處理。4.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)庫存情況,及時向采購部門反饋庫存預(yù)警信息,以便采購部門合理安排采購計劃。(四)物資保管1.倉庫管理人員應(yīng)按照規(guī)定的儲存條件和要求,妥善保管備輔料,確保物資質(zhì)量不受影響。2.對于易燃、易爆、有毒、有害等危險物品,應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和安全管理制度進行儲存和管理,設(shè)置專門的儲存區(qū)域,并配備相應(yīng)的安全防護設(shè)施。3.定期對倉庫進行巡查,檢查物資的儲存狀況、設(shè)備設(shè)施運行情況等,發(fā)現(xiàn)問題及時處理,并做好記錄。六、發(fā)放管理(一)發(fā)放原則1.按照“先進先出”的原則發(fā)放備輔料,確保物資在有效期內(nèi)使用。2.嚴(yán)格按照生產(chǎn)部門的領(lǐng)料單發(fā)放物資,不得擅自多發(fā)或少發(fā)。(二)領(lǐng)料流程1.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)需要,填寫《領(lǐng)料單》,注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等信息。2.《領(lǐng)料單》經(jīng)生產(chǎn)部門負責(zé)人審核簽字后,提交至倉庫管理部門。3.倉庫管理部門接到《領(lǐng)料單》后,核對物資庫存情況,如庫存充足,按照領(lǐng)料單要求發(fā)放物資,并在《領(lǐng)料單》上簽字確認;如庫存不足,倉庫管理部門應(yīng)及時通知采購部門補貨,并告知生產(chǎn)部門預(yù)計到貨時間。4.物資發(fā)放后,倉庫管理部門及時更新庫存臺賬,并將《領(lǐng)料單》定期交財務(wù)部門進行賬務(wù)處理。七、使用管理(一)使用計劃生產(chǎn)部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)任務(wù)和實際需求,合理制定備輔料使用計劃,避免浪費和積壓。(二)現(xiàn)場管理1.生產(chǎn)部門負責(zé)備輔料的現(xiàn)場管理,確保物資擺放整齊、標(biāo)識清晰,便于使用和管理。2.監(jiān)督員工正確使用備輔料,嚴(yán)格按照操作規(guī)程進行操作,避免因操作不當(dāng)造成物資浪費和損壞。3.對于剩余的備輔料,生產(chǎn)部門應(yīng)及時辦理退庫手續(xù),交倉庫管理部門妥善保管。(三)成本控制1.各部門應(yīng)樹立成本意識,在保證產(chǎn)品質(zhì)量的前提下,合理控制備輔料的使用量,降低生產(chǎn)成本。2.定期對備輔料的使用情況進行統(tǒng)計分析,查找浪費原因,采取有效措施進行改進。八、盤點管理(一)盤點計劃1.倉庫管理部門應(yīng)制定年度盤點計劃,明確盤點范圍、盤點時間、盤點人員等信息。2.盤點計劃需經(jīng)倉庫管理部門負責(zé)人審核,報分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。(二)盤點實施1.按照盤點計劃,組織相關(guān)人員對庫存?zhèn)漭o料進行全面盤點。盤點人員應(yīng)認真核對物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量狀況等信息,并做好記錄。2.對于盤點過程中發(fā)現(xiàn)的問題,如賬實不符、物資損壞等,應(yīng)及時查明原因,并進行詳細記錄。(三)盤點報告1.盤點結(jié)束后,盤點人員應(yīng)根
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