議事室管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司議事室的使用，提高會(huì)議室的使用效率，確保各類會(huì)議、活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)在公司范圍內(nèi)使用議事室的相關(guān)管理活動(dòng)。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司議事室由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理和調(diào)配，確保資源的合理利用。2.先申請(qǐng)先使用原則：根據(jù)申請(qǐng)時(shí)間先后順序安排議事室的使用，特殊情況除外。3.高效利用原則：鼓勵(lì)充分利用現(xiàn)有資源，提高議事室的使用效率，避免資源閑置。二、議事室分類及使用范圍（一）分類公司議事室分為大型會(huì)議室、中型會(huì)議室和小型會(huì)議室。（二）使用范圍1.大型會(huì)議室：可容納[X]人，適用于公司級(jí)重要會(huì)議、大型培訓(xùn)、對(duì)外接待等活動(dòng)。2.中型會(huì)議室：可容納[X]人，適用于部門級(jí)會(huì)議、中型培訓(xùn)、項(xiàng)目討論等。3.小型會(huì)議室：可容納[X]人，適用于小組討論、內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)等小型活動(dòng)。三、使用申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.填寫申請(qǐng)表：使用部門需提前[X]個(gè)工作日填寫《議事室使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明使用時(shí)間、時(shí)長、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議主題等信息。2.提交申請(qǐng)：將申請(qǐng)表提交至行政部門。行政部門可通過線上系統(tǒng)或指定郵箱接收申請(qǐng)。（二）審批權(quán)限1.小型會(huì)議室：由部門負(fù)責(zé)人審批。2.中型會(huì)議室：由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.大型會(huì)議室：由總經(jīng)理審批。（三）審批結(jié)果通知行政部門在收到申請(qǐng)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并將審批結(jié)果以郵件或電話形式通知申請(qǐng)部門。如申請(qǐng)通過，告知具體的使用時(shí)間和會(huì)議室安排；如申請(qǐng)未通過，說明原因。四、使用安排與調(diào)整（一）使用安排行政部門根據(jù)審批結(jié)果，按照先申請(qǐng)先使用的原則，對(duì)議事室進(jìn)行統(tǒng)一安排，并提前[X]個(gè)小時(shí)通知申請(qǐng)部門做好準(zhǔn)備。（二）使用調(diào)整如因特殊情況需要調(diào)整使用時(shí)間或會(huì)議室，申請(qǐng)部門需提前[X]個(gè)小時(shí)通知行政部門，并重新提交調(diào)整申請(qǐng)，按照審批流程進(jìn)行審批。五、使用規(guī)范（一）使用時(shí)間1.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的時(shí)間使用議事室，如需延長使用時(shí)間，需提前[X]個(gè)小時(shí)向行政部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。2.議事室使用時(shí)間為工作日的[具體時(shí)間段]，非工作時(shí)間如需使用，需提前向行政部門提出特殊申請(qǐng)，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）使用人數(shù)使用人數(shù)應(yīng)嚴(yán)格按照申請(qǐng)表中填寫的人數(shù)執(zhí)行，不得擅自增加。如因特殊情況需要增加人數(shù)，需提前向行政部門說明，經(jīng)同意后方可安排。（三）環(huán)境衛(wèi)生1.使用部門應(yīng)保持議事室內(nèi)環(huán)境整潔，會(huì)議結(jié)束后及時(shí)清理垃圾，將桌椅擺放整齊。2.禁止在議事室內(nèi)吸煙、吐痰、亂扔雜物等不文明行為。（四）設(shè)備使用1.使用部門應(yīng)愛護(hù)議事室內(nèi)的設(shè)備設(shè)施，如投影儀、音響、電腦等，如有損壞應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告。2.使用設(shè)備前應(yīng)熟悉操作方法，如因操作不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備損壞，使用部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（五）安全管理1.進(jìn)入議事室的人員應(yīng)遵守公司安全規(guī)定，不得攜帶易燃易爆等危險(xiǎn)物品。2.使用完畢后，應(yīng)關(guān)閉所有電器設(shè)備、門窗等，確保安全。六、資源維護(hù)與管理（一）設(shè)施維護(hù)1.行政部門定期對(duì)議事室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備存在故障或損壞，應(yīng)及時(shí)安排維修人員進(jìn)行維修，并做好記錄。（二）物品管理1.議事室內(nèi)配備的文具、飲用水等物品由行政部門統(tǒng)一管理和補(bǔ)充。2.使用部門如需使用額外的物品，可向行政部門申請(qǐng)領(lǐng)取。（三）鑰匙管理1.議事室鑰匙由行政部門統(tǒng)一保管，使用部門如需借用鑰匙，需填寫《鑰匙借用申請(qǐng)表》，經(jīng)批準(zhǔn)后領(lǐng)取。2.使用完畢后應(yīng)及時(shí)歸還鑰匙，不得私自留存或轉(zhuǎn)借他人。七、費(fèi)用管理（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.公司內(nèi)部使用議事室不收取費(fèi)用。2.如因?qū)ν饨哟忍厥馇闆r使用議事室，涉及的場地布置、設(shè)備租賃等費(fèi)用由相關(guān)部門承擔(dān)，具體費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）費(fèi)用結(jié)算1.對(duì)外接待等產(chǎn)生的費(fèi)用，由使用部門按照規(guī)定流程進(jìn)行報(bào)銷。2.行政部門定期對(duì)議事室使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，確保費(fèi)用結(jié)算準(zhǔn)確無誤。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門定期對(duì)議事室的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，包括使用時(shí)間、環(huán)境衛(wèi)生、設(shè)備使用等方面。2.如發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用情況，行政部門有權(quán)責(zé)令其立即整改，并記錄在案。（二）考核機(jī)制1.將議事室使用情況納入部門績效考核體系，對(duì)使用規(guī)范、效率高的部門進(jìn)行表揚(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)違規(guī)使用、造成資源浪費(fèi)等情況的部門進(jìn)行批評(píng)教育，并視情節(jié)