記實(shí)式管理辦法一、總則（一）目的本記實(shí)式管理辦法旨在通過全面、準(zhǔn)確、及時(shí)地記錄公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)及員工工作表現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)公司運(yùn)營狀況的有效監(jiān)控、對(duì)員工績效的客觀評(píng)估，促進(jìn)公司管理的規(guī)范化、科學(xué)化，提升整體運(yùn)營效率和競爭力，確保公司/組織目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)全體員工及各部門、各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的管理活動(dòng)記錄與管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：記錄內(nèi)容必須真實(shí)、客觀地反映實(shí)際發(fā)生的情況，不得虛構(gòu)、篡改。2.全面性原則：涵蓋公司運(yùn)營的各個(gè)方面，包括但不限于業(yè)務(wù)流程、決策過程、員工工作任務(wù)執(zhí)行情況等，確保無遺漏。3.及時(shí)性原則：在事件發(fā)生或工作完成后及時(shí)進(jìn)行記錄，保證信息的時(shí)效性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密及員工個(gè)人隱私的記錄嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、記實(shí)內(nèi)容與要求（一）業(yè)務(wù)流程記實(shí)1.流程概述詳細(xì)記錄公司各項(xiàng)主要業(yè)務(wù)的操作流程，包括從業(yè)務(wù)發(fā)起、審批、執(zhí)行到結(jié)束的全過程。明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體、工作內(nèi)容、時(shí)間節(jié)點(diǎn)及交付成果。2.記錄方式采用流程圖與文字說明相結(jié)合的方式。流程圖應(yīng)清晰展示業(yè)務(wù)流程的走向和邏輯關(guān)系，文字說明對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)的具體操作要求、注意事項(xiàng)等進(jìn)行詳細(xì)闡述。3.更新與維護(hù)隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和變化，及時(shí)對(duì)業(yè)務(wù)流程記實(shí)進(jìn)行更新和完善。確保流程記實(shí)與實(shí)際業(yè)務(wù)操作保持一致，為員工提供準(zhǔn)確的工作指導(dǎo)。（二）決策過程記實(shí)1.決策事項(xiàng)描述記錄公司重大決策事項(xiàng)的背景、目的、涉及范圍等基本信息。2.決策依據(jù)詳細(xì)說明做出決策所依據(jù)的政策法規(guī)、市場數(shù)據(jù)、公司戰(zhàn)略規(guī)劃、內(nèi)部報(bào)告等相關(guān)資料。3.決策過程記錄包括決策過程中參與討論的人員、各階段的意見和建議、決策方案的形成過程及最終決策結(jié)果。通過會(huì)議紀(jì)要、討論記錄、決策文件等形式進(jìn)行全面記錄。4.決策執(zhí)行與跟蹤記錄決策執(zhí)行過程中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、執(zhí)行情況及遇到的問題和解決方案。對(duì)決策效果進(jìn)行跟蹤評(píng)估，為后續(xù)決策提供參考。（三）員工工作記實(shí)1.工作任務(wù)分配記錄員工日常工作任務(wù)的分配情況，包括任務(wù)名稱、任務(wù)目標(biāo)、完成時(shí)間要求等。2.工作過程記錄員工應(yīng)定期記錄自己的工作進(jìn)展、遇到的困難及解決方法。可以采用工作日志、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告等形式進(jìn)行記錄。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期對(duì)員工的工作過程進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，并記錄相關(guān)情況。3.工作成果提交員工完成工作任務(wù)后，及時(shí)提交工作成果，并附上相關(guān)說明。工作成果應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和提交，確保內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。4.績效評(píng)估相關(guān)記實(shí)收集與員工績效評(píng)估相關(guān)的各類信息，如工作任務(wù)完成情況、工作質(zhì)量、工作態(tài)度、團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力等方面的記錄。這些記實(shí)將作為績效評(píng)估的重要依據(jù)。三、記實(shí)方法與工具（一）記實(shí)方法1.書面記錄使用統(tǒng)一格式的表格、文檔等進(jìn)行書面記錄。如業(yè)務(wù)流程表、決策記錄單、員工工作日志模板等。書面記錄應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、便于查閱和存檔。2.電子記錄利用公司內(nèi)部的管理信息系統(tǒng)、辦公軟件等進(jìn)行電子記錄。如在項(xiàng)目管理系統(tǒng)中記錄項(xiàng)目進(jìn)度、在人力資源管理系統(tǒng)中記錄員工績效信息等。電子記錄應(yīng)定期備份，確保數(shù)據(jù)安全。3.影像記錄對(duì)于一些重要的會(huì)議、活動(dòng)、業(yè)務(wù)操作現(xiàn)場等，可以采用影像記錄的方式進(jìn)行補(bǔ)充。影像資料應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等關(guān)鍵信息，并妥善保存。（二）記實(shí)工具1.工作日志模板為員工提供統(tǒng)一的工作日志模板，明確記錄內(nèi)容和格式要求。工作日志應(yīng)包括日期、工作內(nèi)容、工作進(jìn)展、遇到的問題及解決方法、明日工作計(jì)劃等部分。2.項(xiàng)目管理軟件使用專業(yè)的項(xiàng)目管理軟件，對(duì)公司的各類項(xiàng)目進(jìn)行全過程管理。軟件應(yīng)具備任務(wù)分配、進(jìn)度跟蹤、文檔管理、溝通協(xié)作等功能，方便項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員實(shí)時(shí)記錄和共享項(xiàng)目信息。3.會(huì)議管理系統(tǒng)利用會(huì)議管理系統(tǒng)，對(duì)公司的會(huì)議進(jìn)行安排、記錄和跟蹤。會(huì)議管理系統(tǒng)應(yīng)能夠自動(dòng)生成會(huì)議紀(jì)要，記錄參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容、決議事項(xiàng)等信息，并及時(shí)發(fā)送給相關(guān)人員。四、記實(shí)資料的收集與整理（一）收集渠道1.員工主動(dòng)提交員工按照規(guī)定的時(shí)間和要求，主動(dòng)提交自己的工作記實(shí)資料，如工作日志、項(xiàng)目報(bào)告等。2.部門定期匯總各部門定期對(duì)本部門員工的記實(shí)資料進(jìn)行匯總整理，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.系統(tǒng)自動(dòng)采集通過公司內(nèi)部管理信息系統(tǒng)，自動(dòng)采集相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和員工工作信息，如考勤記錄、業(yè)務(wù)流程執(zhí)行數(shù)據(jù)等。（二）整理要求1.分類整理按照業(yè)務(wù)類別、時(shí)間順序等對(duì)記實(shí)資料進(jìn)行分類整理。例如，將業(yè)務(wù)流程記實(shí)、決策過程記實(shí)、員工工作記實(shí)等分別歸類，便于查找和分析。2.編號(hào)管理為每份記實(shí)資料賦予唯一的編號(hào)，以便于標(biāo)識(shí)和管理。編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)資料的類別、年份、順序等信息。3.建立索引建立記實(shí)資料索引目錄，注明資料的編號(hào)、名稱、日期、保管地點(diǎn)等信息，方便快速查閱。五、記實(shí)資料的分析與利用（一）數(shù)據(jù)分析1.定期分析公司定期對(duì)記實(shí)資料進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，如每月、每季度或每年進(jìn)行一次全面分析。分析內(nèi)容包括業(yè)務(wù)流程效率、決策效果評(píng)估、員工績效趨勢等方面。2.專項(xiàng)分析針對(duì)公司特定的業(yè)務(wù)問題或管理需求，開展專項(xiàng)數(shù)據(jù)分析。例如，對(duì)某個(gè)項(xiàng)目的成本效益進(jìn)行分析、對(duì)員工流失率與工作環(huán)境的關(guān)系進(jìn)行分析等。3.數(shù)據(jù)分析方法運(yùn)用統(tǒng)計(jì)學(xué)方法、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等對(duì)記實(shí)資料進(jìn)行分析。通過數(shù)據(jù)對(duì)比、趨勢分析、相關(guān)性分析等手段，揭示數(shù)據(jù)背后的規(guī)律和問題。（二）結(jié)果利用1.業(yè)務(wù)決策支持根據(jù)記實(shí)資料分析結(jié)果，為公司的業(yè)務(wù)決策提供數(shù)據(jù)支持和參考依據(jù)。幫助管理層了解公司運(yùn)營狀況，發(fā)現(xiàn)潛在問題，制定科學(xué)合理的決策方案。2.員工績效評(píng)估將記實(shí)資料作為員工績效評(píng)估的重要依據(jù)，客觀、公正地評(píng)價(jià)員工的工作表現(xiàn)。通過績效評(píng)估結(jié)果，激勵(lì)員工提高工作績效，為員工的晉升、獎(jiǎng)勵(lì)、培訓(xùn)等提供參考。3.流程優(yōu)化改進(jìn)依據(jù)業(yè)務(wù)流程記實(shí)和分析結(jié)果，發(fā)現(xiàn)流程中存在的問題和瓶頸，及時(shí)進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)。不斷完善公司的業(yè)務(wù)流程，提高運(yùn)營效率和質(zhì)量。六、記實(shí)資料的保管與保密（一）保管責(zé)任1.部門保管各部門負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生的記實(shí)資料的保管工作。指定專人負(fù)責(zé)資料的收集、整理、歸檔和保管，確保資料的安全和完整。2.檔案管理部門統(tǒng)籌公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門的記實(shí)資料進(jìn)行統(tǒng)籌管理和監(jiān)督指導(dǎo)。制定統(tǒng)一的檔案管理制度，規(guī)范資料的保管流程和標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管期限1.短期保管對(duì)于一些時(shí)效性較強(qiáng)、僅作為短期參考的記實(shí)資料，保管期限為[X]年。到期后，經(jīng)檔案管理部門審核批準(zhǔn)，可以進(jìn)行銷毀。2.長期保管涉及公司重要業(yè)務(wù)、決策過程、員工長期績效等具有重要價(jià)值的記實(shí)資料，保管期限為[X]年以上或永久保管。具體保管期限根據(jù)資料的性質(zhì)和公司規(guī)定確定。（三）保密措施1.訪問權(quán)限控制對(duì)記實(shí)資料的訪問設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限控制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱和使用相關(guān)資料。根據(jù)員工的工作職責(zé)和崗位需求，分配相應(yīng)的訪問權(quán)限。2.存儲(chǔ)安全保障采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)環(huán)境，對(duì)記實(shí)資料進(jìn)行存儲(chǔ)。定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.保密協(xié)議約束與涉及記實(shí)資料管理和使用的員工簽訂保密協(xié)議，明確員工的保密義務(wù)和責(zé)任。對(duì)違反保密協(xié)議的行為，依法追究法律責(zé)任。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)記實(shí)式管理辦法的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。檢查記實(shí)資料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性，以及資料的收集、整理、分析、利用和保管等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求。2.管理部門日常檢查各業(yè)務(wù)管理部門在日常工作中，對(duì)本部門及下屬單位的記實(shí)工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)。及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正記實(shí)工作中存在的問題，確保記實(shí)工作的規(guī)范開展。（二）考核辦法1.對(duì)員工的考核將員工的記實(shí)工作表現(xiàn)納入績效考核體系?？己藘?nèi)容包括記實(shí)資料的提交及時(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性等方面。對(duì)記實(shí)工作表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)未按要求完成記實(shí)工作的員工進(jìn)行相應(yīng)的處罰。2.對(duì)部門的考核對(duì)各部門的記實(shí)管理工作進(jìn)行綜合考核。考核指標(biāo)包括部門記實(shí)資料的管理水平、資料分析利用效果、對(duì)公司決策支持的貢獻(xiàn)等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在問題的部門提