公文擬定管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公文擬定管理，提高公文質(zhì)量和處理效率，確保公司各項(xiàng)工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)在公務(wù)活動(dòng)中形成、使用的各類公文，包括但不限于通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等。（三）基本原則1.合法性原則：公文擬定必須符合國(guó)家法律法規(guī)、方針政策以及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保公文內(nèi)容合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：公文表述應(yīng)準(zhǔn)確清晰，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免歧義，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，引用法律法規(guī)和政策依據(jù)準(zhǔn)確。3.規(guī)范性原則：公文格式應(yīng)符合國(guó)家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，語(yǔ)言表達(dá)規(guī)范、簡(jiǎn)潔、莊重，使用統(tǒng)一的公文模板和字體格式。4.時(shí)效性原則：公文應(yīng)及時(shí)擬定、傳遞和處理，確保信息傳遞的及時(shí)性和有效性，避免延誤工作。5.保密性原則：涉及公司機(jī)密的公文應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行處理，確保公司信息安全。二、公文種類及適用范圍（一）通知適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。（二）報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。（三）請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。（四）批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。（五）函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。（六）會(huì)議紀(jì)要適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。三、公文格式（一）一般格式公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼等組成。1.份號(hào)：公文印制份數(shù)的順序號(hào)。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。2.密級(jí)和保密期限：公文的秘密等級(jí)和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。3.緊急程度：公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。5.發(fā)文字號(hào)：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。6.簽發(fā)人：上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。7.標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。8.主送機(jī)關(guān)：公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。9.正文：公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容。10.附件說(shuō)明：公文附件的順序號(hào)和名稱。11.發(fā)文機(jī)關(guān)署名：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。12.成文日期：署會(huì)議通過(guò)或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。13.印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。14.附注：公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說(shuō)明的事項(xiàng)。15.附件：公文正文的說(shuō)明、補(bǔ)充或者參考資料。16.抄送機(jī)關(guān)：除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。17.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。18.頁(yè)碼：公文頁(yè)數(shù)順序號(hào)。（二）特定格式1.信函格式：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱，居中排布，上邊緣至上頁(yè)邊為30mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)標(biāo)志。2.命令（令）格式：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱加“命令”或“令”字組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為20mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。3.紀(jì)要格式：紀(jì)要標(biāo)志由“XXXXX紀(jì)要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。四、公文擬制（一）起草1.職責(zé)分工各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)職責(zé)范圍內(nèi)公文的起草工作。涉及多個(gè)部門(mén)的公文，由主辦部門(mén)牽頭，會(huì)同相關(guān)部門(mén)共同起草。重要公文可由公司辦公室或指定專人負(fù)責(zé)起草。2.起草要求公文起草應(yīng)深入調(diào)查研究，充分了解實(shí)際情況，廣泛收集相關(guān)資料，確保公文內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。公文內(nèi)容應(yīng)主題明確，條理清晰，邏輯嚴(yán)密，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了，文風(fēng)樸實(shí)莊重。起草公文應(yīng)符合公文格式要求，使用規(guī)范的漢字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和計(jì)量單位。（二）審核1.初審公文起草完成后，由起草部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審內(nèi)容包括公文內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和政策要求，是否與公司相關(guān)規(guī)定一致，格式是否規(guī)范，語(yǔ)言表達(dá)是否準(zhǔn)確等。初審?fù)ㄟ^(guò)后，起草部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)在公文稿紙的“審核意見(jiàn)”欄簽署意見(jiàn)，并注明日期。2.復(fù)審初審?fù)ㄟ^(guò)的公文，送公司辦公室進(jìn)行復(fù)審。公司辦公室應(yīng)重點(diǎn)審核公文的必要性、可行性、合法性以及格式的規(guī)范性等。復(fù)審過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，公司辦公室應(yīng)及時(shí)與起草部門(mén)溝通，提出修改意見(jiàn)，起草部門(mén)應(yīng)根據(jù)意見(jiàn)進(jìn)行修改完善。復(fù)審?fù)ㄟ^(guò)后，公司辦公室負(fù)責(zé)人應(yīng)在公文稿紙的“審核意見(jiàn)”欄簽署意見(jiàn)，并注明日期。3.終審復(fù)審?fù)ㄟ^(guò)的公文，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司整體工作安排和決策要求，對(duì)公文內(nèi)容進(jìn)行全面審查，簽署終審意見(jiàn)。涉及重大事項(xiàng)、重要決策的公文，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究審定。（三）簽發(fā)1.簽發(fā)權(quán)限公司發(fā)布的公文，由公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。部門(mén)發(fā)布的公文，由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)；涉及多個(gè)部門(mén)的公文，由主辦部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)同相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)簽后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。上行文應(yīng)當(dāng)由機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。重要公文和上行文由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。2.簽發(fā)程序公文經(jīng)審核、修改完善后，由起草部門(mén)將公文稿紙及電子文檔一并送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審閱公文內(nèi)容，對(duì)公文的準(zhǔn)確性、規(guī)范性等進(jìn)行全面把關(guān)，確認(rèn)無(wú)誤后簽署簽發(fā)意見(jiàn)，并注明日期。五、公文辦理（一）收文辦理1.簽收公司辦公室負(fù)責(zé)公文的簽收工作。收到公文后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)公文的份數(shù)、密級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章等內(nèi)容，確認(rèn)無(wú)誤后在《公文簽收登記表》上簽字。對(duì)收到的涉密公文，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行登記和管理。2.登記公文簽收后，公司辦公室應(yīng)及時(shí)對(duì)公文進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括公文的收文日期、來(lái)文機(jī)關(guān)、發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、緊急程度、份數(shù)、承辦部門(mén)等。登記應(yīng)準(zhǔn)確、完整，便于公文的查詢和管理。3.初審公司辦公室對(duì)收到的公文進(jìn)行初審。初審內(nèi)容主要包括公文是否應(yīng)由本公司辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否正確，涉及其他地區(qū)或者部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽，是否符合公文起草的其他要求等。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回來(lái)文機(jī)關(guān)并說(shuō)明理由。4.承辦公司辦公室根據(jù)初審意見(jiàn)，將公文分送有關(guān)部門(mén)承辦。承辦部門(mén)收到公文后，應(yīng)及時(shí)安排專人辦理，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成承辦任務(wù)。承辦部門(mén)在辦理公文過(guò)程中，如有需要，可與其他部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，共同推進(jìn)工作。涉及多個(gè)部門(mén)的公文，主辦部門(mén)應(yīng)主動(dòng)牽頭，協(xié)辦部門(mén)應(yīng)積極配合。5.傳閱需傳閱的公文，公司辦公室應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容和工作需要，確定傳閱范圍和順序。傳閱公文應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍和順序進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大或縮小傳閱范圍。傳閱過(guò)程中，傳閱人員應(yīng)在《公文傳閱登記表》上簽字，注明傳閱日期，確保公文傳遞的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。6.催辦公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公文承辦情況進(jìn)行催辦。催辦應(yīng)明確承辦時(shí)限和要求，及時(shí)了解公文辦理進(jìn)展情況，對(duì)逾期未辦的公文進(jìn)行催辦。承辦部門(mén)應(yīng)按照催辦要求，及時(shí)反饋公文辦理情況，確保公文辦理工作按時(shí)完成。7.答復(fù)公文承辦部門(mén)應(yīng)根據(jù)來(lái)文要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地進(jìn)行答復(fù)。答復(fù)公文應(yīng)符合公文格式要求，內(nèi)容應(yīng)明確、具體，語(yǔ)氣應(yīng)恰當(dāng)、得體。答復(fù)公文應(yīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，送公司辦公室統(tǒng)一編號(hào)、蓋章，然后發(fā)送給來(lái)文機(jī)關(guān)。（二）發(fā)文辦理1.復(fù)核公文正式印發(fā)前，公司辦公室應(yīng)對(duì)公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核無(wú)誤后，方可進(jìn)行印制。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通，進(jìn)行修改完善。2.登記公司辦公室對(duì)復(fù)核后的公文進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括公文的發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)日期、印發(fā)份數(shù)等。3.印制公文登記后，公司辦公室應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行印制。印制公文應(yīng)使用符合質(zhì)量要求的紙張和印刷設(shè)備，確保公文印制清晰、整齊、美觀。涉密公文應(yīng)在符合保密要求的場(chǎng)所印制，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。4.核發(fā)公文印制完成后，公司辦公室應(yīng)進(jìn)行核發(fā)。核發(fā)時(shí)，應(yīng)對(duì)公文的文字、格式、印刷質(zhì)量等進(jìn)行全面檢查，確認(rèn)無(wú)誤后加蓋公司印章或?qū)Ｓ谜?。?duì)需要套印公司印章的公文，應(yīng)嚴(yán)格按照印章管理規(guī)定進(jìn)行操作，確保印章使用的安全性和規(guī)范性。（三）歸檔1.歸檔范圍公司在公務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的公文，包括收文、發(fā)文、內(nèi)部文件、會(huì)議文件等，均應(yīng)進(jìn)行歸檔。歸檔公文應(yīng)齊全、完整，能夠準(zhǔn)確反映公司的工作歷程和業(yè)務(wù)活動(dòng)情況。2.歸檔要求公文辦理完畢后，承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)將公文整理歸檔。歸檔公文應(yīng)按照分類方案和編號(hào)順序進(jìn)行排列，確保歸檔文件的系統(tǒng)性和完整性。歸檔公文應(yīng)使用統(tǒng)一的檔案盒和標(biāo)簽，注明檔案名稱、年度、保管期限等信息。公司辦公室應(yīng)定期對(duì)歸檔公文進(jìn)行檢查和整理，確保檔案的質(zhì)量和安全。六、公文管理（一）保密管理1.涉密公文的確定：根據(jù)公文內(nèi)容涉及公司秘密的程度，按照國(guó)家保密規(guī)定，確定涉密公文的密級(jí)和保密期限。2.涉密公文的傳遞：涉密公文應(yīng)通過(guò)機(jī)要通信、專人遞送等符合保密要求的方式傳遞，嚴(yán)禁通過(guò)普通郵政、快遞等渠道傳遞。3.涉密公文的存儲(chǔ)：涉密公文應(yīng)存儲(chǔ)在符合保密要求的場(chǎng)所，配備必要的保密設(shè)施設(shè)備，如保險(xiǎn)柜、密碼鎖等。存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)實(shí)行專人管理，嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。4.涉密公文的使用：涉密公文的閱讀和使用應(yīng)在符合保密要求的場(chǎng)所進(jìn)行，閱讀和使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自擴(kuò)大知悉范圍，不得私自復(fù)制、摘抄、轉(zhuǎn)借涉密公文。5.涉密公文的銷毀：涉密公文不再使用或超過(guò)保密期限后，應(yīng)按照國(guó)家保密規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀涉密公文應(yīng)采用粉碎、焚燒等符合保密要求的方式，確保涉密信息無(wú)法恢復(fù)。（二）印章管理1.印章的刻制：公司印章由公司辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)刻制?？讨朴≌聭?yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，選擇具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。2.印章的保管：公司印章應(yīng)指定專人保管，保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守印章管理規(guī)定，確保印章安全。印章應(yīng)存放在保險(xiǎn)柜等安全設(shè)施內(nèi)，使用時(shí)應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)。3.印章的使用：使用公司印章應(yīng)填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》，注明使用事由、使用部門(mén)、使用人等信息，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可使用印章。印章使用應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，使用完畢后應(yīng)及時(shí)歸還保管人員。4.印章的停用與銷毀：因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、印章?lián)p壞等原因需要停用印章時(shí)，公司辦公室應(yīng)及時(shí)收回印章，并按照規(guī)定進(jìn)行封存或銷毀。印章銷毀應(yīng)填寫(xiě)《印章銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過(guò)程。（三）電子公文管理1.電子公文的生成：電子公文應(yīng)按照公文格式要求進(jìn)行生成，確保電子公文的格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確。電子公文應(yīng)使用電子簽名等安全技術(shù)手段，確保公文的真實(shí)性和完整性。2.電子公文的傳輸：電子公文應(yīng)通過(guò)公司內(nèi)部辦公網(wǎng)絡(luò)或安全的外部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，嚴(yán)禁通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)等不安全的網(wǎng)絡(luò)傳輸涉密電子公文。傳輸電子公文應(yīng)進(jìn)行加密處理，確保傳輸過(guò)程中的信息安全。3.電子公文的存儲(chǔ)：電子公文應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保電子公文數(shù)據(jù)的安全性和完整性。存儲(chǔ)電子公文的服務(wù)器應(yīng)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員訪問(wèn)。4.電子公文的使