區(qū)縣檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強區(qū)縣檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在區(qū)縣各項工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本區(qū)縣實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本區(qū)縣行政區(qū)域內(nèi)各級黨政機關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他社會組織的檔案管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則：區(qū)縣檔案管理工作在區(qū)縣黨委、政府的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行，實行集中統(tǒng)一管理。2.分級負(fù)責(zé)原則：各單位按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、利用等工作，并接受區(qū)縣檔案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)。3.依法管理原則：檔案管理工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，依法進(jìn)行檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等活動。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)充分考慮利用需求，優(yōu)化檔案整理和保管方式，確保檔案能夠及時、準(zhǔn)確地提供利用。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）區(qū)縣檔案行政管理部門1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本區(qū)縣檔案工作規(guī)章制度并組織實施。2.對本區(qū)縣各單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，依法查處檔案違法行為。3.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育，提高檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和社會檔案意識。4.負(fù)責(zé)本區(qū)縣檔案資源的統(tǒng)籌規(guī)劃和整合，指導(dǎo)重點檔案的搶救和保護(hù)工作。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案信息資源共享利用。（二）各單位檔案管理部門1.貫徹執(zhí)行國家和本區(qū)縣有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)、方針政策及規(guī)章制度，建立健全本單位檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管本單位在各項工作活動中形成的各種門類和載體的檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.積極開展檔案利用工作，為單位各項工作提供檔案信息支持，依法依規(guī)做好檔案查閱、借閱等服務(wù)。4.定期對本單位檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定做好檔案銷毀工作。5.負(fù)責(zé)本單位檔案信息化建設(shè)，將檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。6.組織本單位檔案工作人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.本單位在職能活動中形成的各種文件材料，包括收文、發(fā)文、會議文件、工作計劃與總結(jié)、統(tǒng)計報表、財務(wù)憑證、合同協(xié)議、技術(shù)資料、人事檔案等。2.本單位機構(gòu)設(shè)立、變更、撤銷等過程中形成的文件材料。3.本單位舉辦重要活動、重大項目等形成的具有保存價值的文件材料。4.本單位工作人員在工作中形成的反映個人業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績等方面的文件材料。5.本單位接收和征集的與本單位職能相關(guān)的具有保存價值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料及時、完整地收集歸檔。2.對收集到的文件材料應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保其真實性、準(zhǔn)確性和完整性。3.對于重要文件材料，應(yīng)實行雙套制歸檔，即同時保存紙質(zhì)檔案和電子檔案。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合國家和行業(yè)有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事管理類、財務(wù)管理類、聲像檔案類、實物檔案類等。2.編號：對每一類檔案編制唯一的編號，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號、頁數(shù)等信息，便于快速檢索檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、防盜報警裝置等設(shè)施設(shè)備。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放安全、整齊。2.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時更換。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。2.確定檔案保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度、形成規(guī)律和利用價值等因素綜合考慮，嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）檔案清點與核對1.各單位應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點和核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。2.每年應(yīng)對檔案進(jìn)行一次全面清查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好清查記錄。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立由檔案管理人員、業(yè)務(wù)人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本單位實際情況，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對已超過保管期限且確無保存價值的檔案進(jìn)行鑒定銷毀。3.對涉及國家機密、商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)按照相關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行鑒定和處理。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。2.對鑒定意見進(jìn)行集體研究，形成鑒定報告。3.經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，編制檔案銷毀清冊。（四）銷毀方法1.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，由檔案管理人員、監(jiān)銷人員等共同簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄在案。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和本單位檔案管理制度。2.服務(wù)為本原則：以滿足單位工作和社會利用需求為出發(fā)點，提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，確保檔案信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱：單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案應(yīng)在指定地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制：根據(jù)利用者需求，可提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用內(nèi)容、歸還時間等信息，以便于統(tǒng)計和查詢。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立覆蓋本區(qū)縣各單位的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡(luò)化傳輸和共享利用。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為單位各項工作提供及時、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對本區(qū)縣各單位保存的重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本區(qū)縣檔案管理工作的信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計等功能的信息化管理。3.檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)：建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫等，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整和安全。4.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：搭建檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)檔案管理部門與各單位之間的互聯(lián)互通，便于檔案信息的傳輸和共享。（三）安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強對檔案信息系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲設(shè)備等的安全防護(hù)。2.采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制、防火墻等技術(shù)措施，確保檔案信息安全。3.定期對檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體區(qū)縣檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對本區(qū)縣各單位檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案安全管理情況。（三）檢查方式1.定期檢查：每年對各單位檔案管理工作進(jìn)行一次全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分單位檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查。3.專項檢查：針對檔案管理工作中的重點問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項檢查。（