公司刻章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印章管理，規(guī)范印章刻制、使用、保管等行為，保障公司合法權(quán)益，維護(hù)公司正常運(yùn)營秩序，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)、子公司的各類印章管理。（三）印章種類1.公司公章：代表公司對外行使權(quán)力、承擔(dān)責(zé)任的具有最高效力的印章。2.法定代表人章：用于特定的財(cái)務(wù)、合同等業(yè)務(wù)場景，代表法定代表人的個(gè)人意志。3.財(cái)務(wù)專用章：專門用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算等相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。4.合同專用章：用于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同。5.部門章：各職能部門為履行職責(zé)而使用的印章，如行政章、人力資源章等。6.業(yè)務(wù)專用章：針對特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域設(shè)置的印章，如銷售專用章、采購專用章等。（四）管理原則1.合法性原則：印章的刻制、使用、保管等必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。2.安全性原則：確保印章存放安全，防止印章被盜用、冒用、丟失等情況發(fā)生。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格規(guī)范印章的使用流程和審批程序，確保印章使用的準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性。4.責(zé)任性原則：明確印章管理各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，對印章使用不當(dāng)造成的后果追究相應(yīng)責(zé)任。二、印章的刻制（一）刻制申請1.因工作需要刻制印章的部門或個(gè)人，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，涉及重要印章的還需報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）刻制流程1.經(jīng)審批同意后，由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)印章的刻制工作。行政部門應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)、信譽(yù)良好的印章制作單位進(jìn)行刻制。2.行政部門與印章制作單位簽訂委托刻制合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)，包括印章的規(guī)格、材質(zhì)、字體、顏色、制作工藝、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、保密條款等內(nèi)容。3.印章制作單位應(yīng)按照合同要求和相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定進(jìn)行印章刻制，并在交付印章時(shí)提供印章印模、材質(zhì)證明等相關(guān)資料。（三）印章備案1.新刻制的印章，行政部門應(yīng)及時(shí)到當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)進(jìn)行備案登記，確保印章的合法性和唯一性。2.備案所需材料包括：營業(yè)執(zhí)照副本原件及復(fù)印件、法定代表人身份證明、印章刻制申請表、印章印模等。行政部門應(yīng)按照公安機(jī)關(guān)的要求，準(zhǔn)確提供相關(guān)材料，并配合完成備案手續(xù)。（四）印章啟用1.印章刻制完成并備案后，由行政部門填寫《印章啟用申請表》，注明印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息。2.《印章啟用申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，方可啟用印章。3.行政部門應(yīng)將印章啟用的相關(guān)信息及時(shí)通知各相關(guān)部門和人員，并在公司內(nèi)部發(fā)布印章啟用公告。三、印章的使用（一）使用范圍1.公司公章：用于公司對外的各類文件、合同、協(xié)議、證明、信函等的簽署；代表公司出席各類會(huì)議、活動(dòng)；辦理公司相關(guān)的工商登記、稅務(wù)申報(bào)、銀行開戶等手續(xù)；其他需要以公司名義對外行使權(quán)力的事項(xiàng)。2.法定代表人章：用于公司特定的財(cái)務(wù)票據(jù)、合同等文件的簽署，如支票、匯票、借款合同、擔(dān)保合同等。3.財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算業(yè)務(wù)，如開具發(fā)票、收據(jù)、支票、匯票等；辦理銀行賬戶的收支業(yè)務(wù)；財(cái)務(wù)報(bào)表的蓋章確認(rèn)等。4.合同專用章：專門用于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同，包括買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。5.部門章：各職能部門在其職責(zé)范圍內(nèi)使用，如行政章用于發(fā)布部門內(nèi)部文件、通知、信函等；人力資源章用于員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利等相關(guān)文件的蓋章；其他部門章按照其特定的業(yè)務(wù)范圍使用。6.業(yè)務(wù)專用章：針對特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域使用，如銷售專用章用于銷售合同、銷售訂單、銷售發(fā)票等文件的蓋章；采購專用章用于采購合同、采購訂單、采購發(fā)票等文件的蓋章；其他業(yè)務(wù)專用章按照其業(yè)務(wù)特點(diǎn)和需求使用。（二）使用審批1.一般事項(xiàng)使用印章，由經(jīng)辦部門填寫《印章使用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，即可使用印章。2.重要事項(xiàng)使用印章，如涉及金額較大的合同簽訂、重大決策文件發(fā)布、對外擔(dān)保等，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，必要時(shí)還需報(bào)法定代表人審批。3.涉及多個(gè)部門的事項(xiàng)使用印章，由主辦部門負(fù)責(zé)填寫《印章使用申請表》，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門會(huì)簽后，按照審批流程進(jìn)行審批。（三）使用流程1.印章使用申請人應(yīng)將填寫完整并經(jīng)審批的《印章使用申請表》連同需蓋章的文件一并提交給印章保管人。2.印章保管人應(yīng)對申請表和文件進(jìn)行認(rèn)真審核，確認(rèn)申請事項(xiàng)符合印章使用范圍和審批程序后，方可蓋章。3.蓋章時(shí)，印章保管人應(yīng)確保印章清晰、端正，不得在空白紙張、介紹信、合同等文件上預(yù)先蓋章。4.印章使用完畢后，印章保管人應(yīng)在《印章使用登記表》上詳細(xì)記錄印章使用日期、申請人、申請事項(xiàng)、蓋章文件名稱及份數(shù)等信息，并由申請人簽字確認(rèn)。（四）特殊情況使用1.因緊急情況無法事先履行審批手續(xù)的，印章使用人應(yīng)電話請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后先行蓋章，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.異地使用印章的，可通過傳真、掃描等方式將《印章使用申請表》及需蓋章的文件發(fā)送給印章保管人，經(jīng)審核批準(zhǔn)后，由印章保管人在異地指定人員監(jiān)督下蓋章，并將蓋章后的文件及時(shí)寄回公司。四、印章的保管（一）保管責(zé)任1.公司公章、法定代表人章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章由行政部門指定專人負(fù)責(zé)保管；部門章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管；業(yè)務(wù)專用章由相關(guān)業(yè)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)保管。2.印章保管人應(yīng)與公司簽訂《印章保管責(zé)任書》，明確保管人的職責(zé)和義務(wù)，確保印章安全保管。（二）保管方式1.印章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，并設(shè)置密碼或鑰匙進(jìn)行雙重管理。2.保險(xiǎn)柜或保管箱應(yīng)放置在公司內(nèi)部安全區(qū)域，不得隨意帶出公司或存放在不安全的地方。3.印章保管人應(yīng)妥善保管密碼和鑰匙，不得將密碼告知他人，鑰匙應(yīng)隨身攜帶，不得隨意交予他人代管。（三）保管要求1.印章保管人應(yīng)定期對印章進(jìn)行檢查，確保印章完好無損、清晰可辨。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形、模糊等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，并按照規(guī)定進(jìn)行更換。2.印章保管人應(yīng)嚴(yán)格遵守印章使用登記制度，對印章使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，做到日清月結(jié)。每月末，印章保管人應(yīng)將當(dāng)月印章使用登記表報(bào)送行政部門存檔。3.印章保管人在節(jié)假日或離職時(shí)，應(yīng)將印章移交指定的臨時(shí)保管人員，并辦理交接手續(xù)。臨時(shí)保管人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將印章交回原保管人。（四）印章遺失處理1.如印章不慎遺失，印章保管人應(yīng)立即向行政部門報(bào)告，并采取緊急措施，如登報(bào)聲明作廢、向公安機(jī)關(guān)報(bào)案等，以防止印章被冒用。2.行政部門應(yīng)及時(shí)通知各相關(guān)部門和人員，停止使用遺失的印章，并重新按照印章刻制流程進(jìn)行刻制和備案。3.對因印章遺失造成的損失，公司將追究印章保管人的責(zé)任，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。五、印章的停用與銷毀（一）停用情形1.公司名稱變更、重組、分立、合并等原因，原印章不再使用。2.印章?lián)p壞、磨損嚴(yán)重，無法正常使用。3.因業(yè)務(wù)調(diào)整或其他原因，印章已不再具有使用價(jià)值。（二）停用流程1.印章保管人發(fā)現(xiàn)印章需要停用時(shí)，應(yīng)填寫《印章停用申請表》，詳細(xì)說明停用原因、停用日期等信息。2.《印章停用申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報(bào)行政部門備案。3.行政部門應(yīng)及時(shí)通知各相關(guān)部門和人員印章停用事宜，并收回停用的印章。（三）銷毀流程1.對于停用的印章，行政部門應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。銷毀前，行政部門應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，注明印章名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《印章銷毀申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報(bào)法定代表人審批。3.經(jīng)審批同意后，行政部門應(yīng)選擇具有資質(zhì)的銷毀單位進(jìn)行印章銷毀，并在銷毀過程中進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督。4.銷毀完成后，行政部門應(yīng)要求銷毀單位出具銷毀證明，并將銷毀證明與《印章銷毀申請表》一并存檔。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負(fù)責(zé)對印章管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期對印章使用情況、保管情況等進(jìn)行抽查和核實(shí)。（二）檢查內(nèi)容1.印章的刻制、啟用、停用、銷毀等手續(xù)是否齊全、合規(guī)。2.印章的使用是否符合審批程序和使用范圍，是否存在違規(guī)使用印章的情況。3.印章的保管是否安全、規(guī)范，是否存在印章被盜用、冒用、丟失等風(fēng)險(xiǎn)。4.印章使用登記記錄是否完整、準(zhǔn)確，是否與實(shí)際使用情況相符。（三）違規(guī)處理1.對于發(fā)現(xiàn)的印章管理違規(guī)行為，行政部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。2.對違規(guī)使用印章造成公司經(jīng)