單位會議管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范單位會議管理，提高會議效率和質(zhì)量，確保會議決策的科學性和執(zhí)行的有效性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于單位內(nèi)部組織召開的各類會議，包括但不限于工作例會、專題會議、研討會、座談會等。（三）會議管理原則1.精簡高效原則：嚴格控制會議數(shù)量、規(guī)模和時間，提高會議效率，避免形式主義。2.務實管用原則：會議內(nèi)容應緊密圍繞工作實際，注重解決問題，確保會議決策具有可操作性。3.分級負責原則：根據(jù)會議的性質(zhì)和重要程度，實行分級管理，明確各級組織和人員在會議管理中的職責。二、會議分類及組織（一）工作例會1.定義：工作例會是單位定期召開的總結(jié)工作、部署任務、溝通協(xié)調(diào)的會議。2.組織頻率：每周[X]次，具體時間根據(jù)單位實際情況確定。3.參會人員：單位領(lǐng)導班子成員、各部門負責人及相關(guān)工作人員。4.會議內(nèi)容：各部門匯報上周工作進展、存在問題及本周工作計劃。單位領(lǐng)導總結(jié)上周工作，對本周重點工作進行部署。協(xié)調(diào)解決工作中存在的問題和矛盾。5.組織部門：由單位辦公室負責組織，提前通知參會人員會議時間、地點和議題。（二）專題會議1.定義：專題會議是針對某項特定工作或問題召開的專門會議。2.組織頻率：根據(jù)工作需要適時召開。3.參會人員：與專題內(nèi)容相關(guān)的部門負責人及工作人員，必要時可邀請外部專家或相關(guān)人員參加。4.會議內(nèi)容：對特定工作或問題進行深入研究和討論。制定解決方案或措施。明確責任部門和責任人。5.組織部門：由相關(guān)業(yè)務部門負責組織，提前將會議方案報單位領(lǐng)導審批，經(jīng)批準后組織實施。（三）研討會1.定義：研討會是圍繞某一專業(yè)領(lǐng)域或?qū)W術(shù)問題進行深入探討和交流的會議。2.組織頻率：根據(jù)單位業(yè)務發(fā)展需要適時召開。3.參會人員：單位內(nèi)部相關(guān)專業(yè)人員，可邀請外部專家、學者參加。4.會議內(nèi)容：對專業(yè)領(lǐng)域或?qū)W術(shù)問題進行研討和交流。分享最新研究成果和實踐經(jīng)驗。提出創(chuàng)新性的觀點和建議。5.組織部門：由單位相關(guān)業(yè)務部門或?qū)W術(shù)委員會負責組織，提前發(fā)布研討會通知，明確研討主題、時間、地點和參會要求等。（四）座談會1.定義：座談會是為廣泛聽取意見、了解情況而召開的會議。2.組織頻率：根據(jù)工作需要適時召開。3.參會人員：根據(jù)座談會主題確定，包括單位內(nèi)部員工、服務對象、合作伙伴等。4.會議內(nèi)容：聽取參會人員對單位工作的意見和建議。了解工作中存在的問題和困難。溝通交流，增進相互理解和支持。5.組織部門：由單位辦公室或相關(guān)業(yè)務部門負責組織，提前確定座談會主題、參會人員范圍和會議議程等。三、會議籌備（一）會議計劃1.各部門應根據(jù)工作需要，提前制定本部門的會議計劃，明確會議名稱、時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容、組織部門等，并于每月[X]日前報單位辦公室匯總。2.單位辦公室對各部門的會議計劃進行審核，綜合平衡后編制單位年度會議計劃，報單位領(lǐng)導審批。（二）會議通知1.會議組織部門應根據(jù)會議計劃，提前[X]天發(fā)出會議通知。通知內(nèi)容應包括會議名稱、時間、地點、參會人員、會議議程、會議要求等。2.會議通知可采用書面通知、電子郵件、短信等方式發(fā)送。重要會議應同時電話確認參會人員是否收到通知。3.對于需要參會人員準備材料的會議，應在通知中明確要求，并提前[X]天提供相關(guān)材料。（三）會議材料準備1.會議組織部門應根據(jù)會議議程，準備相關(guān)會議材料，包括會議報告、工作方案、文件資料、數(shù)據(jù)報表等。2.會議材料應內(nèi)容準確、邏輯清晰、格式規(guī)范。重要會議材料應提前送單位領(lǐng)導審閱。3.會議組織部門應在會議召開前將會議材料發(fā)放給參會人員，確保參會人員有足夠時間熟悉材料內(nèi)容。（四）會議場地安排1.會議組織部門應根據(jù)會議規(guī)模和參會人員數(shù)量，選擇合適的會議場地。會議場地應具備良好的通風、采光、音響、投影等設施設備，確保會議順利進行。2.會議組織部門應提前對會議場地進行檢查和布置，確保會議桌椅擺放整齊、音響設備正常、會議資料齊全等。3.對于重要會議，應安排專人負責會議簽到、引導、茶水服務等工作。四、會議召開（一）會議簽到1.參會人員應提前[X]分鐘到達會議地點，在會議簽到表上簽到。2.會議組織部門應安排專人負責會議簽到工作，對遲到、早退、缺席人員進行記錄，并及時向會議主持人報告。（二）會議主持1.會議主持人應提前熟悉會議議程和會議材料，確保會議順利進行。2.會議主持人應引導參會人員圍繞會議主題進行發(fā)言和討論，控制會議節(jié)奏和時間，避免出現(xiàn)跑題、冗長發(fā)言等情況。3.會議主持人應對會議討論情況進行總結(jié)和歸納，形成會議決議或結(jié)論。（三）會議發(fā)言1.參會人員應按照會議議程安排，有序發(fā)言。發(fā)言內(nèi)容應簡潔明了、重點突出，避免冗長和無關(guān)內(nèi)容。2.參會人員應尊重他人發(fā)言，不得打斷他人講話。如有不同意見，應在他人發(fā)言結(jié)束后再進行闡述。3.會議組織部門應安排專人負責會議記錄，記錄會議發(fā)言要點、討論情況、會議決議等內(nèi)容。會議記錄應準確、完整、清晰，會后及時整理歸檔。（四）會議討論1.會議主持人應引導參會人員圍繞會議主題進行充分討論，鼓勵不同觀點的交流和碰撞。2.討論過程中，參會人員應積極發(fā)言，提出建設性的意見和建議，共同尋求解決問題的最佳方案。3.會議組織部門應根據(jù)會議討論情況，及時調(diào)整會議議程和時間安排，確保會議討論的有效性和高效性。（五）會議決議1.會議主持人應根據(jù)會議討論情況，對會議議題進行總結(jié)和歸納，形成會議決議或結(jié)論。2.會議決議應明確責任部門、責任人、完成時間和工作要求等內(nèi)容，確保會議決策具有可操作性。3.會議組織部門應及時將會議決議以書面形式印發(fā)給參會人員，并督促責任部門和責任人按照會議決議要求認真組織實施。五、會議記錄與紀要（一）會議記錄1.會議組織部門應安排專人負責會議記錄，記錄會議發(fā)言要點、討論情況、會議決議等內(nèi)容。會議記錄應準確、完整、清晰，會后及時整理歸檔。2.會議記錄可采用紙質(zhì)記錄或電子記錄方式。紙質(zhì)記錄應使用統(tǒng)一格式的會議記錄簿，電子記錄應使用單位指定的辦公軟件進行記錄，并及時備份。3.會議記錄人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露會議內(nèi)容。（二）會議紀要1.會議組織部門應在會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，根據(jù)會議記錄整理形成會議紀要。會議紀要應突出會議重點，概括會議主要內(nèi)容和決議，語言簡潔明了。2.會議紀要經(jīng)會議主持人審核后，印發(fā)給參會人員和相關(guān)部門。重要會議紀要應報單位領(lǐng)導審閱。3.會議紀要應作為單位工作文件存檔，作為檢查工作落實情況的依據(jù)。六、會議跟蹤與反饋（一）會議決議跟蹤1.責任部門和責任人應按照會議決議要求，認真組織實施，并定期向會議組織部門反饋工作進展情況。2.會議組織部門應建立會議決議跟蹤臺賬，對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促責任部門和責任人整改落實。3.對于涉及多個部門的會議決議，會議組織部門應加強協(xié)調(diào)溝通，確保各部門之間密切配合，共同推進工作落實。（二）會議效果評估1.單位辦公室應定期對會議效果進行評估，了解參會人員對會議組織、會議內(nèi)容、會議決議等方面的滿意度。2.會議效果評估可采用問卷調(diào)查、座談會、個別訪談等方式進行。評估結(jié)果應作為改進會議管理工作的重要依據(jù)。3.根據(jù)會議效果評估結(jié)果，單位辦公室應及時總結(jié)經(jīng)驗教訓，針對存在的問題提出改進措施，不斷提高會議管理水平。七、會議紀律與監(jiān)督（一）會議紀律1.參會人員應按時參加會議，不得遲到、早退、缺席。如有特殊情況不能參加會議，應提前向會議主持人請假。2.參會人員應遵守會議秩序，關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會議期間接聽電話、收發(fā)短信、隨意走動、交頭接耳等。3.參會人員應認真聽取會議內(nèi)容，積極發(fā)言，不得在會議期間從事與會議無關(guān)的事情。4.會議組織部門應加強會議紀律管理，對違反會議紀律的行為進行批評教育，并記錄在案。（二）會議監(jiān)督1.單位辦公室負責對會議管理工作進行監(jiān)督檢查，定期對各部門會議計劃執(zhí)行情況、會議組織情況、會議紀律等進行檢查。2.對違反本辦法規(guī)定的部門和個