分類信息管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司分類信息的管理，規(guī)范信息的收集、整理、存儲、使用和共享等流程，確保信息的準確性、完整性和安全性，提高公司運營效率，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部各部門、各分支機構以及全體員工在工作過程中涉及的各類分類信息的管理。（三）基本原則1.合法性原則：分類信息管理應嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準，確保信息管理活動合法合規(guī)。2.準確性原則：信息的記錄和處理應準確無誤，如實反映業(yè)務實際情況，避免虛假或誤導性信息。3.完整性原則：全面收集和保存各類相關信息，確保信息的完整性，不遺漏重要內容。4.安全性原則：采取必要的安全措施，保護信息不被泄露、篡改或丟失，保障信息安全。5.及時性原則：信息的更新和處理應及時，以滿足公司決策和業(yè)務運營的需要。二、分類信息的定義與分類（一）定義本辦法所稱分類信息，是指公司在業(yè)務活動中產生或獲取的，具有一定價值和用途，按照特定標準進行分類的各類數據、文件、資料等。（二）分類1.業(yè)務信息市場信息：包括市場調研數據、競爭對手資料、行業(yè)動態(tài)等。銷售信息：客戶訂單、銷售合同、銷售業(yè)績統(tǒng)計等。采購信息：采購訂單、供應商資料、采購成本核算等。生產信息：生產計劃、生產進度、產品質量數據等。2.財務信息財務報表：資產負債表、利潤表、現金流量表等。預算信息：年度預算、項目預算等。成本核算信息：各項成本費用明細、成本分析報告等。3.人力資源信息員工檔案：個人基本信息、工作經歷、學歷證書、培訓記錄等?？记谛畔ⅲ撼銮谟涗洝⒄埣儆涗?、加班記錄等?？冃Э己诵畔ⅲ嚎冃гu估結果、績效獎金核算等。4.行政辦公信息文件資料：公司規(guī)章制度、會議紀要、通知公告等。辦公用品管理信息：辦公用品采購、領用記錄等。辦公設備信息：設備清單、設備維護記錄、設備采購合同等。5.客戶信息基本信息：客戶名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、地址等。交易記錄：與客戶的業(yè)務往來明細、交易金額、信用狀況等?？蛻舴答仯嚎蛻敉对V、建議、滿意度調查結果等。三、信息收集（一）收集渠道1.內部業(yè)務流程：各部門在日常工作中按照規(guī)定的流程產生和收集相關信息，如業(yè)務部門在銷售、采購、生產等環(huán)節(jié)記錄的各類數據。2.員工主動提供：員工根據工作需要主動提交與工作相關的信息，如市場調研報告、個人工作總結等。3.外部獲?。和ㄟ^市場調研、合作交流、網絡搜索等方式從外部獲取的信息，如行業(yè)研究報告、供應商報價等。（二）收集要求1.明確信息收集的責任人，確保信息收集工作落實到人。2.規(guī)定信息收集的時間節(jié)點，保證信息及時、準確收集。3.對于重要信息，應進行必要的審核和驗證，確保信息的真實性和可靠性。四、信息整理（一）整理原則1.按照分類標準對收集到的信息進行分類整理，確保信息歸類清晰、準確。2.對信息進行規(guī)范化處理，如統(tǒng)一格式、編碼規(guī)則等，提高信息的可讀性和可處理性。（二）整理方法1.數據清理：去除重復、無效或錯誤的數據，保證信息的質量。2.數據轉換：將不同格式的數據轉換為統(tǒng)一的格式，便于后續(xù)處理和分析。3.文件歸檔：對各類文件資料按照一定的順序進行編號、裝訂、存儲，便于查找和查閱。五、信息存儲（一）存儲方式1.電子存儲：利用公司內部的服務器、數據庫等電子設備存儲各類信息，建立電子檔案庫。2.紙質存儲：對于重要的文件資料，同時進行紙質備份存儲，存放在專門的檔案柜中。（二）存儲安全1.訪問控制：設置不同的用戶權限，只有經過授權的人員才能訪問相應的信息，防止信息泄露。2.數據備份：定期對電子信息進行備份，備份數據存儲在異地存儲設備上，以防止數據丟失。3.安全防護：安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護措施，防止病毒、黑客等攻擊，保障信息存儲安全。六、信息使用（一）使用權限1.根據工作需要，明確不同人員對各類信息的使用權限，確保信息只能被授權人員使用。2.對于涉及公司機密的信息，嚴格限制訪問范圍，實行專人專管。（二）使用規(guī)范1.使用信息時應遵循合法、合規(guī)、合理的原則，不得用于非法目的或泄露給無關人員。2.在使用信息進行決策、業(yè)務操作等活動時，應確保信息的準確性和及時性，避免因信息錯誤導致工作失誤。七、信息共享（一）共享范圍1.根據工作流程和業(yè)務需求，確定信息共享的部門和人員范圍，確保信息在必要的范圍內流通。2.對于跨部門的項目或業(yè)務活動，明確共享信息的內容和方式，促進部門間的協(xié)作。（二）共享流程1.信息共享申請：由需要共享信息的部門或人員填寫信息共享申請表，說明共享信息的內容、目的、共享對象等。2.審批：申請表提交給相關負責人進行審批，審批通過后才能進行信息共享。3.共享方式：根據信息的性質和共享需求，選擇合適的共享方式，如文件傳輸、數據庫共享、會議交流等。八、信息安全與保密（一）安全措施1.建立健全信息安全管理制度，明確信息安全責任，加強員工的信息安全意識培訓。2.對信息系統(tǒng)進行定期安全檢查和漏洞修復，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。3.加強對移動存儲設備、網絡接入等方面的管理，防止信息通過外部設備或網絡泄露。（二）保密規(guī)定1.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、客戶隱私等敏感信息，嚴格遵守保密制度，簽訂保密協(xié)議。2.未經授權，任何人員不得私自復制、傳播、泄露公司保密信息。3.在信息處理過程中，對保密信息采取加密、脫敏等措施，確保信息在傳輸和存儲過程中的安全性。九、信息維護與更新（一）維護責任明確各部門和人員對所負責信息的維護責任，確保信息的準確性和完整性。（二）更新頻率根據信息的時效性和業(yè)務變化情況，規(guī)定信息更新的頻率，及時對信息進行調整和補充。（三）更新流程1.信息更新申請：由信息維護責任人提出信息更新申請，說明更新的內容、原因等。2.審核：申請?zhí)峤唤o相關負責人進行審核，審核通過后進行信息更新。3.記錄：對信息更新的過程和結果進行記錄，以便追溯和查詢。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.建立信息管理監(jiān)督小組，定期對公司分類信息管理工作進行檢查和評估。2.檢查內容包括信息收集的完整性、整理的規(guī)范性、存儲的安全性、使用和共享的合規(guī)性等。（二）考核辦法1.將信息管理工作納入員工績