公用印章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織公用印章的管理，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，規(guī)范印章使用行為，確保印章使用的安全性、合法性和嚴(yán)肅性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有公用印章的管理，包括但不限于公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：印章的刻制、使用、保管等必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.分級(jí)管理原則：根據(jù)印章的重要性和使用范圍，實(shí)行分級(jí)管理，明確各級(jí)管理職責(zé)。3.專人負(fù)責(zé)原則：指定專人負(fù)責(zé)印章的保管和使用，確保印章管理責(zé)任落實(shí)到人。4.審批規(guī)范原則：印章使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，未經(jīng)審批不得使用。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.因工作需要刻制公用印章時(shí)，由需求部門填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、規(guī)格、用途、使用范圍等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，由行政管理部門統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位進(jìn)行刻制。刻章單位必須具備合法資質(zhì)，確保印章的質(zhì)量和安全性。3.印章刻制完成后，行政管理部門應(yīng)及時(shí)將印章移交印章保管人，并辦理交接手續(xù)。交接時(shí)，雙方應(yīng)在《印章交接登記表》上簽字確認(rèn)，注明印章名稱、數(shù)量、啟用日期等信息。（二）印章啟用1.新印章啟用前，行政管理部門應(yīng)在公司/組織內(nèi)部發(fā)布《印章啟用通知》，明確印章的名稱、啟用日期、使用范圍、審批流程等內(nèi)容，確保全體員工知曉。2.印章保管人應(yīng)在《印章使用登記簿》上記錄印章啟用的相關(guān)信息，包括啟用日期、啟用人、印章名稱等。三、印章的保管（一）保管人員職責(zé)1.印章保管人必須具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守印章管理規(guī)定，確保印章安全。2.負(fù)責(zé)印章的日常保管，妥善存放印章，防止印章被盜、遺失或損壞。3.按照規(guī)定的審批程序使用印章，對印章使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，并定期向行政管理部門匯報(bào)。4.發(fā)現(xiàn)印章丟失、被盜或損壞時(shí)，應(yīng)立即向行政管理部門報(bào)告，并采取相應(yīng)的緊急措施，如掛失、報(bào)警等，以減少損失。（二）保管方式1.公用印章應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或印章箱內(nèi)，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。2.保險(xiǎn)柜或印章箱的鑰匙應(yīng)由印章保管人妥善保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。如有特殊情況需要委托他人代管，必須經(jīng)過公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。3.印章保管人應(yīng)定期對印章進(jìn)行檢查，確保印章的完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞或磨損情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政管理部門，并申請更換印章。（三）保管地點(diǎn)1.公章、合同專用章等重要印章應(yīng)存放在公司/組織的機(jī)要室或?qū)ｉT的印章保管室，實(shí)行雙人保管制度。2.財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等印章應(yīng)存放在財(cái)務(wù)部門的保險(xiǎn)柜內(nèi)，由財(cái)務(wù)人員專人保管。四、印章的使用（一）使用范圍1.公章：用于公司/組織對外的正式文件、信函、合同、協(xié)議等的簽署，以及其他需要代表公司/組織行使權(quán)力的事項(xiàng)。2.合同專用章：用于公司/組織簽訂各類合同、協(xié)議等法律文件。3.財(cái)務(wù)專用章：用于公司/組織的財(cái)務(wù)收支、銀行結(jié)算、稅務(wù)申報(bào)等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。4.法定代表人章：用于公司/組織法定代表人授權(quán)的特定事項(xiàng)，如簽署授權(quán)委托書、辦理銀行開戶手續(xù)等。（二）使用流程1.用印申請人填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.根據(jù)用印事項(xiàng)的性質(zhì)和審批權(quán)限，報(bào)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，在《印章使用申請表》上簽署審批意見。3.用印申請人將《印章使用申請表》連同用印文件一并提交給印章保管人。印章保管人對用印申請進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，在用印文件上加蓋印章，并在《印章使用登記簿》上記錄用印情況，包括用印日期、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印申請人、審批人等信息。4.用印完畢后，印章保管人應(yīng)將印章妥善保管，并將《印章使用申請表》存檔備查。（三）審批權(quán)限1.一般事項(xiàng)用印：由部門負(fù)責(zé)人審批。2.重要事項(xiàng)用印：由公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.涉及財(cái)務(wù)、合同等重大事項(xiàng)用?。盒杞?jīng)財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門審核后，報(bào)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）特殊情況用印1.緊急情況下需使用印章，但無法及時(shí)辦理審批手續(xù)的，用印申請人應(yīng)電話請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，先行用印，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.異地用?。阂蚬ぷ餍枰诋惖厥褂糜≌碌?，應(yīng)提前與行政管理部門溝通協(xié)調(diào)，并按照當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)規(guī)定辦理用印手續(xù)。五、印章的停用與銷毀（一）停用1.因公司/組織機(jī)構(gòu)變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，需要停用公用印章時(shí)，由行政管理部門填寫《印章停用申請表》，詳細(xì)說明停用原因、停用日期等內(nèi)容，并經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，行政管理部門應(yīng)及時(shí)發(fā)布《印章停用通知》，告知全體員工印章停用的相關(guān)信息。3.印章保管人應(yīng)在收到《印章停用申請表》后，將停用的印章交回行政管理部門，并辦理交接手續(xù)。交接時(shí)，雙方應(yīng)在《印章交接登記表》上簽字確認(rèn)，注明印章名稱、數(shù)量、停用日期等信息。（二）銷毀1.停用的印章由行政管理部門統(tǒng)一保管，定期進(jìn)行清理。對于不再使用且無保留價(jià)值的印章，由行政管理部門填寫《印章銷毀申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容，并經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，行政管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)印章的銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行全程監(jiān)督，并在《印章銷毀登記表》上記錄銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息。3.印章銷毀方式可采用粉碎、熔化等物理方法，確保印章無法恢復(fù)使用。銷毀后的印章殘骸應(yīng)妥善處理，防止信息泄露。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政管理部門負(fù)責(zé)定期對公用印章的管理情況進(jìn)行檢查，包括印章的保管、使用、審批等環(huán)節(jié)，確保印章管理規(guī)范。2.審計(jì)部門負(fù)責(zé)對公用印章的使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查印章使用是否符合規(guī)定，有無違規(guī)用印行為。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、政府相關(guān)部門等的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)資料和信息。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)整改，并將整改情況報(bào)告相關(guān)部門。七、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自使用印章。2.超越審批權(quán)限使用印章。3.在空白文件、紙張上加蓋印章。4.印章保管不善，導(dǎo)致印章被盜、遺失或損壞。5.其他違反印章管理規(guī)定的行為。（二）責(zé)任追究措施1.對于違規(guī)使用印章的行為，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處罰。2.因違規(guī)用印給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，依法追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。3.印章保管人因保管不善導(dǎo)致印章丟失、被盜或損壞的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)