公章歸檔管理辦法一、總則（一）目的為加強公司公章的歸檔管理，確保公章使用的規(guī)范性、安全性和可追溯性，維護公司的合法權益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機構的公章歸檔管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保公章管理活動合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施保障公章的安全，防止公章被盜用、冒用或濫用，對涉及公章的信息嚴格保密。3.規(guī)范有序原則：明確公章的使用流程、歸檔要求和保管責任，確保公章管理工作規(guī)范有序進行。4.可追溯原則：對公章的使用情況進行詳細記錄，以便在需要時能夠快速追溯和查詢。二、公章的種類及用途（一）公司公章公司公章是公司對外行使權力的重要標志，用于各類重要文件、合同、協(xié)議等的簽署。（二）法定代表人章法定代表人章用于特定的文件簽署或財務事務處理，代表公司法定代表人的意志。（三）財務專用章財務專用章用于公司財務結算、票據(jù)開具等財務相關業(yè)務。（四）合同專用章合同專用章專門用于公司各類合同的簽署，具有明確的合同簽署用途指向。（五）部門章部門章用于各部門內部文件的流轉、業(yè)務聯(lián)系等，不得對外簽署具有法律效力的文件。三、公章的刻制與啟用（一）刻制申請1.因工作需要刻制公章的部門或單位，應填寫《公章刻制申請表》，詳細說明公章的名稱、用途、規(guī)格等信息。2.申請表需經部門負責人審核簽字，并報公司分管領導審批。（二）刻制流程1.經審批通過后，由公司指定專人負責聯(lián)系具有資質的印章制作單位進行刻制。2.刻制過程中，應要求印章制作單位嚴格按照國家相關標準和公司要求進行制作，確保公章的質量和安全性。（三）啟用備案1.公章刻制完成后，需進行啟用備案。備案內容包括公章的名稱、規(guī)格、啟用日期、發(fā)放部門等。2.備案資料應提交公司辦公室存檔，并在公司內部進行公示。四、公章的保管（一）保管部門及人員1.公司公章由辦公室指定專人負責保管，法定代表人章由法定代表人或其授權的人員保管，財務專用章由財務部門指定專人保管，合同專用章由合同管理部門指定專人保管，部門章由各部門負責人指定專人保管。2.保管人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，熟悉公章管理規(guī)定，嚴格遵守保密制度。（二）保管要求1.公章應存放在安全可靠的保險柜或專門的印章保管箱內，確保公章的安全。2.保管人員不得擅自將公章轉借他人使用，如因工作需要臨時交接，應辦理交接手續(xù)，并記錄交接時間、交接人、接交人等信息。3.公章保管場所應保持清潔、干燥，防止公章受潮、損壞或丟失。五、公章的使用（一）使用范圍1.公司公章主要用于對外簽訂合同、協(xié)議、文件，對內發(fā)布重要通知、決議等具有法律效力或重要影響力的事項。2.法定代表人章用于特定的文件簽署或財務事務處理，如支票背書、銀行開戶等。3.財務專用章用于公司財務結算、票據(jù)開具等財務相關業(yè)務，如開具發(fā)票、支票、匯票等。4.合同專用章專門用于公司各類合同的簽署，確保合同的法律效力。5.部門章用于各部門內部文件的流轉、業(yè)務聯(lián)系等，不得對外簽署具有法律效力的文件。（二）使用流程1.申請：使用公章的部門或個人應填寫《公章使用申請表》，詳細說明用章事由、用章文件名稱、用章時間、用章份數(shù)等信息。2.審核：申請表需經部門負責人審核簽字，并根據(jù)用章事項的性質報公司分管領導或法定代表人審批。3.登記：公章保管人員在收到經審批的申請表后，應對用章情況進行詳細登記，包括用章時間、用章事由、用章文件名稱、用章份數(shù)、審批人等信息。4.用章：公章保管人員在用章時，應認真核對用章文件的內容與申請表一致，并在用章文件上加蓋公章。用章應清晰、端正，不得模糊、重疊。5.歸還：用章完畢后，公章保管人員應及時收回公章，并將用章文件存檔保管。同時，應對用章登記情況進行核對，確保登記信息準確無誤。（三）特殊情況用章1.如遇緊急情況或特殊原因無法提前辦理用章審批手續(xù)的，使用部門或個人應電話請示公司分管領導或法定代表人同意后先行用章，并在事后及時補辦審批手續(xù)。2.對于涉及重大事項或金額較大的合同、協(xié)議等文件，應經公司法律顧問審核后再行用章。六、公章的變更與廢止（一）變更1.因公司名稱變更、經營范圍調整、印章?lián)p壞等原因需要變更公章的，應按照公章刻制與啟用的相關規(guī)定進行辦理。2.變更后的公章啟用前，原公章應停止使用，并按照規(guī)定進行封存或銷毀。（二）廢止1.公章因磨損、遺失、被盜等原因需要廢止的，保管人員應及時報告公司辦公室，并按照規(guī)定進行掛失和補辦。2.廢止的公章應進行封存，并在公司內部進行公示，公示期為[X]個工作日。公示期滿后，由公司辦公室指定專人負責銷毀，并記錄銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息。七、公章的歸檔（一）歸檔范圍1.公章的刻制申請表、審批文件、備案資料等相關文件。2.公章的使用申請表、用章文件、登記記錄等資料。3.公章的變更與廢止相關文件，如變更申請表、廢止公告、銷毀記錄等。（二）歸檔要求1.歸檔資料應真實、完整、準確，不得擅自修改或偽造。2.歸檔資料應按照時間順序進行整理，分類裝訂成冊，并編制目錄。3.歸檔資料應妥善保管，存放于安全、干燥、通風的檔案柜中，便于查閱和管理。（三）查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱公章歸檔資料的，應填寫《公章歸檔資料查閱申請表》，經部門負責人審核簽字后，到公司辦公室查閱。2.查閱人員應在指定地點查閱資料，不得擅自將資料帶出辦公室或進行復印、拍照等操作。如需復印或拍照，應經公司辦公室同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。3.公司外部人員因特殊原因需要查閱公章歸檔資料的，應持有單位介紹信或相關證明文件，并經公司分管領導批準后，方可查閱。查閱過程中，應有公司辦公室人員陪同。4.因工作需要借閱公章歸檔資料的，應填寫《公章歸檔資料借閱申請表》，經部門負責人審核簽字，并報公司分管領導審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應妥善保管借閱的資料，不得轉借他人或擅自涂改、損壞。借閱期滿后，應及時歸還資料，公司辦公室應對歸還資料進行核對，確保資料完整無損。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司辦公室負責對公章的管理情況進行監(jiān)督檢查，定期或不定期對公章的保管、使用、歸檔等環(huán)節(jié)進行抽查。（二）檢查內容1.公章保管是否安全，保管制度是否落實。2.公章使用是否符合規(guī)定，審批手續(xù)是否齊全。3.公章歸檔是否及時、完整，歸檔資料是否規(guī)范。（三）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司辦公室應及時下達