印信證管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印信證的管理，規(guī)范印信證的使用流程，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在工作中涉及印信證的相關(guān)管理活動(dòng)。（三）定義1.印信：指公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章等具有法律效力的印章。2.證：指公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書、許可證等各類證件。（四）基本原則1.依法依規(guī)原則：印信證的管理和使用必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.專人專管原則：明確專人負(fù)責(zé)印信證的保管和使用，確保責(zé)任落實(shí)到人。3.審批規(guī)范原則：印信證的使用必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，確保使用的合法性和合理性。4.安全保密原則：加強(qiáng)印信證的安全保管，防止遺失、被盜用或?yàn)E用，確保公司信息安全。二、印信管理（一）印信的刻制1.公司因工作需要刻制印信，需由相關(guān)部門提出申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政部門統(tǒng)一辦理刻制手續(xù)。2.刻制印信必須選擇具有合法資質(zhì)的印章刻制單位，并簽訂刻制合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.新刻制的印信必須在行政部門進(jìn)行備案，留存印模，并注明啟用日期、使用范圍等信息。（二）印信的保管1.公司設(shè)立專門的印信保管室，配備必要的安全設(shè)施，如保險(xiǎn)柜、監(jiān)控設(shè)備等，確保印信的安全存放。2.印信由專人負(fù)責(zé)保管，保管人員必須具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印信管理規(guī)定。3.印信保管人員不得擅自將印信轉(zhuǎn)借他人使用，不得在未經(jīng)授權(quán)的情況下攜帶印信外出。4.如遇印信保管人員請(qǐng)假、出差等情況，需提前辦理印信交接手續(xù)，由部門負(fù)責(zé)人指定臨時(shí)保管人員，并報(bào)行政部門備案。（三）印信的使用1.印信使用前，必須填寫《印信使用申請(qǐng)表》，注明使用日期、使用部門、使用內(nèi)容、使用份數(shù)等信息，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批簽字。2.審批流程如下：一般性文件蓋章，由部門負(fù)責(zé)人審批。重要合同、協(xié)議蓋章，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及公司重大事項(xiàng)或金額較大的文件蓋章，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。3.印信保管人員在審核《印信使用申請(qǐng)表》無(wú)誤后，方可使用印信，并在《印信使用登記表》上登記使用情況，包括使用日期、使用部門、使用內(nèi)容、使用份數(shù)、審批人等信息。4.印信使用必須在公司內(nèi)進(jìn)行，嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印信。如因工作需要確需在空白紙張上加蓋印信，必須在加蓋印信后注明用途，并由使用部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。5.蓋印時(shí)，應(yīng)確保印信清晰、端正，不得模糊、歪斜或遺漏。（四）印信的停用與銷毀1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、名稱變更、業(yè)務(wù)終止等原因，導(dǎo)致印信不再使用時(shí)，由行政部門及時(shí)通知相關(guān)部門，并收回印信。2.收回的印信應(yīng)進(jìn)行封存，并在行政部門備案。3.印信的銷毀必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序，由行政部門填寫《印信銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀原因、印信名稱、數(shù)量等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。4.印信銷毀應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行，確保印信無(wú)法恢復(fù)使用，并由行政部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過(guò)程，銷毀完畢后，在《印信銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。三、證管理（一）證的申領(lǐng)1.公司各部門因工作需要申領(lǐng)各類證件，需由部門負(fù)責(zé)人填寫《證申領(lǐng)申請(qǐng)表》，注明申領(lǐng)證件的名稱、用途、有效期等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.行政部門對(duì)《證申領(lǐng)申請(qǐng)表》及相關(guān)證明材料進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門負(fù)責(zé)辦理證件的申領(lǐng)手續(xù)，并及時(shí)將申領(lǐng)的證件交予相關(guān)部門使用。（二）證的保管1.公司設(shè)立專門的證件保管柜，用于存放各類證件。2.證件由專人負(fù)責(zé)保管，保管人員必須妥善保管證件，防止遺失、損壞或被盜用。3.如遇證件保管人員請(qǐng)假、出差等情況，需提前辦理證件交接手續(xù)，由部門負(fù)責(zé)人指定臨時(shí)保管人員，并報(bào)行政部門備案。（三）證的使用1.證件使用前，必須填寫《證使用申請(qǐng)表》，注明使用日期、使用部門、使用內(nèi)容、使用期限等信息，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批簽字。2.審批流程如下：一般性證件使用，由部門負(fù)責(zé)人審批。重要證件使用，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及公司重大事項(xiàng)或需要長(zhǎng)期使用的證件，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。3.證件保管人員在審核《證使用申請(qǐng)表》無(wú)誤后，方可將證件交予使用人員，并在《證使用登記表》上登記使用情況，包括使用日期、使用部門、使用內(nèi)容、使用期限、審批人等信息。4.使用人員必須按照批準(zhǔn)的用途和期限使用證件，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改或超期使用。如因工作需要確需延長(zhǎng)使用期限，需提前辦理延期手續(xù)。5.使用完畢后，使用人員應(yīng)及時(shí)將證件歸還保管人員，并在《證使用登記表》上注明歸還日期。（四）證的年檢與換證1.行政部門負(fù)責(zé)定期提醒相關(guān)部門辦理證件的年檢與換證手續(xù)，并提供必要的協(xié)助。2.各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)辦理證件的年檢與換證手續(xù)，確保證件的有效性。3.如因未及時(shí)辦理年檢或換證手續(xù)，導(dǎo)致證件失效，給公司造成損失的，由相關(guān)部門承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（五）證的遺失與補(bǔ)辦1.如發(fā)現(xiàn)證件遺失，使用人員應(yīng)立即向行政部門報(bào)告，并提交書面說(shuō)明。2.行政部門接到報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)采取措施，如在相關(guān)媒體上刊登遺失聲明等，防止證件被冒用。3.遺失證件的補(bǔ)辦手續(xù)按照證件申領(lǐng)的流程進(jìn)行辦理，使用人員需提交遺失聲明、補(bǔ)辦申請(qǐng)等相關(guān)材料。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司行政部門負(fù)責(zé)定期對(duì)印信證的管理和使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括印信證的保管是否安全、使用流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全等。2.各部門應(yīng)積極配合行政部門的檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。3.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，行政部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)接受上級(jí)主管部門、政府相關(guān)部門以及社會(huì)公眾的監(jiān)督，積極配合相關(guān)部門的檢查和審計(jì)工作。2.對(duì)于外部監(jiān)督中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，公司應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，及時(shí)整改，并將整改情況及時(shí)反饋給相關(guān)部門。五、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用印信證。2.在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印信。3.擅自將印信證轉(zhuǎn)借他人使用。4.未按照規(guī)定保管印信證，導(dǎo)致印信證遺失、被盜用或?yàn)E用。5.未按照規(guī)定辦理印信證的刻制、停用、銷毀等手續(xù)。6.未按照規(guī)定使用證件，擅自轉(zhuǎn)借、涂改或超期使用。7.未按照規(guī)定辦理證件的年檢與換證手續(xù)，導(dǎo)致證件失效。（二）責(zé)任追究1.對(duì)于違反印信證管理規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相關(guān)責(zé)