企業(yè)座機管理辦法一、總則（一）目的為加強公司企業(yè)座機的規(guī)范管理，確保通訊暢通，提高工作效率，節(jié)約通訊費用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內所有部門及員工使用的企業(yè)座機。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司企業(yè)座機由行政部門統(tǒng)一負責管理、調配和維護。2.規(guī)范使用原則：員工應按照規(guī)定正確使用企業(yè)座機，不得擅自改變用途或外借。3.節(jié)約高效原則：在保證通訊需求的前提下，合理控制通訊費用，提高通訊效率。二、座機配置與使用（一）座機配置1.根據(jù)各部門工作需要，由行政部門統(tǒng)一配置企業(yè)座機，并負責安裝、調試及開通相關功能。2.座機號碼的分配應遵循便于記憶、符合公司業(yè)務特點及管理要求的原則，確保與公司各部門職能相對應。（二）使用規(guī)定1.座機僅限公司員工在工作時間內用于公務聯(lián)系，不得用于私人事務。2.員工應保持座機通訊暢通，不得隨意關機、停機或設置呼叫轉移等影響正常通訊的功能。如因特殊原因需要暫時停機或設置呼叫轉移，應提前向部門負責人報備，并告知行政部門。3.接聽座機應禮貌、熱情，使用規(guī)范的語言和文明用語，及時準確地傳達信息。對于重要來電，應做好記錄，并及時向相關領導或部門匯報。4.禁止利用企業(yè)座機撥打與工作無關的長途電話、聲訊臺電話或進行其他違規(guī)通話行為。如因工作需要撥打長途電話，應提前填寫《長途電話申請表》，經(jīng)部門負責人審批后，交行政部門備案。三、費用管理（一）費用標準1.行政部門根據(jù)公司實際情況，制定企業(yè)座機的通訊費用標準，包括本地通話費、長途通話費、月租費等。費用標準應定期進行評估和調整，確保合理、公平。2.各部門應嚴格按照費用標準控制通訊費用支出，不得超出預算。如因業(yè)務發(fā)展需要增加通訊費用，應提前向行政部門提出申請，經(jīng)公司領導審批后執(zhí)行。（二）費用核算與報銷1.行政部門每月定期對企業(yè)座機的通訊費用進行統(tǒng)計和核算，生成費用清單。費用清單應詳細記錄每部座機的通話時長、通話費用、費用明細等信息。2.員工應在每月規(guī)定時間內將個人使用的企業(yè)座機費用報銷憑證提交給部門負責人審核。部門負責人應認真審核報銷憑證的真實性、合法性和合理性，確保費用支出符合公司規(guī)定。3.審核通過后的報銷憑證交財務部門進行報銷。財務部門應嚴格按照公司財務制度進行審核和支付，確保通訊費用的準確報銷。（三）費用控制與監(jiān)督1.行政部門應定期對企業(yè)座機的通訊費用進行分析和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)異常情況并采取措施進行處理。如發(fā)現(xiàn)某部座機通訊費用過高，應及時與相關部門或員工溝通，了解原因，必要時進行調整或限制。2.公司審計部門應對企業(yè)座機的通訊費用進行定期審計，檢查費用支出的合規(guī)性和合理性。對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應按照公司相關規(guī)定進行嚴肅處理。四、維護與維修（一）日常維護1.行政部門負責企業(yè)座機的日常維護工作，包括定期檢查座機設備的運行情況、清潔設備表面、更換耗材等。2.員工在使用過程中如發(fā)現(xiàn)座機出現(xiàn)故障或異常情況，應及時向行政部門報修。行政部門應及時安排維修人員進行維修，并記錄維修情況。（二）維修管理1.對于一般性故障，維修人員應在接到報修后[X]小時內進行維修，確保座機盡快恢復正常使用。2.對于較為復雜的故障或需要更換零部件的情況，維修人員應及時向行政部門匯報，并根據(jù)實際情況安排維修時間。維修完成后，應填寫《座機維修記錄單》，詳細記錄維修內容、更換零部件情況、維修時間等信息。3.如因維修需要暫時停用座機，行政部門應提前通知相關部門和員工，并協(xié)調解決通訊問題。（三）設備更新與報廢1.隨著公司業(yè)務的發(fā)展和技術的進步，行政部門應根據(jù)實際情況，適時對企業(yè)座機設備進行更新?lián)Q代。更新設備應遵循性能先進、功能適用、經(jīng)濟合理的原則。2.對于已損壞且無法修復或已達到報廢年限的座機設備，由行政部門填寫《座機報廢申請表》，經(jīng)公司領導審批后進行報廢處理。報廢設備應妥善保管，按照公司固定資產管理規(guī)定進行處置。五、安全管理（一）信息安全1.員工在使用企業(yè)座機過程中，應嚴格遵守公司信息安全規(guī)定，不得泄露公司機密信息。嚴禁通過座機傳輸涉及公司商業(yè)秘密、客戶信息、財務數(shù)據(jù)等敏感信息。2.對于涉及公司重要業(yè)務的通話，應采取必要的保密措施，如使用加密通訊工具或進行語音加密等。（二）設備安全1.行政部門應加強對企業(yè)座機設備的安全管理，確保設備存放安全，防止被盜、被損壞或丟失。2.員工應妥善保管好自己使用的座機設備，不得隨意拆卸、改裝或轉借他人。如發(fā)現(xiàn)設備丟失或被盜，應及時向行政部門報告，并協(xié)助進行調查處理。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準擅自使用企業(yè)座機撥打私人電話或進行其他違規(guī)通話行為。2.故意損壞企業(yè)座機設備或擅自改變設備用途。3.未按規(guī)定辦理長途電話申請手續(xù)，私自撥打長途電話。4.泄露公司機密信息或利用座機進行其他違法違規(guī)活動。（二）處理措施1.對于首次發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為的員工，行政部門將給予口頭警告，并責令其立即改正。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的員工，公司將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分，包括但不限于通報批評、罰款、降職、辭退等。3.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，員工應承擔相應的賠償責任。七、附則（一）解釋權本辦法由公司行政部門負責解釋。