網(wǎng)絡(luò)公司采購流程規(guī)章

一、總則1.目的為規(guī)范本網(wǎng)絡(luò)公司的采購行為，確保采購工作的高效、透明、合規(guī)，降低采購成本，提高采購質(zhì)量，保障公司各項業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本采購流程規(guī)章。2.適用范圍本規(guī)章適用于網(wǎng)絡(luò)公司全體員工涉及的所有采購活動，包括但不限于硬件設(shè)備采購、軟件采購、辦公用品采購、服務(wù)采購等。同時，對于與公司有業(yè)務(wù)往來的客戶，若涉及共同采購項目或?qū)Σ少徚鞒逃兄闄?quán)要求的，本規(guī)章部分內(nèi)容對其具有參考性說明作用。3.企業(yè)文化與設(shè)計理念體現(xiàn)本公司秉持“創(chuàng)新、協(xié)作、高效、共贏”的企業(yè)文化。在采購流程設(shè)計中，強調(diào)創(chuàng)新理念，鼓勵采購人員積極尋找新的供應(yīng)商和采購模式，以提升公司的競爭力；注重協(xié)作，各部門需緊密配合，共同完成采購任務(wù)；追求高效，優(yōu)化采購流程，減少不必要的環(huán)節(jié)和時間浪費；實現(xiàn)共贏，在與供應(yīng)商合作中，建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，共同發(fā)展。二、組織架構(gòu)與職責分工1.采購部門-負責制定和執(zhí)行公司的采購策略與計劃，統(tǒng)籌公司整體采購工作。-建立和維護供應(yīng)商資源庫，對供應(yīng)商進行評估、選擇、管理和淘汰。-組織采購談判，簽訂采購合同，跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，確保按時、按質(zhì)、按量到貨。-負責采購成本的控制與核算，分析采購數(shù)據(jù)，提出降低采購成本的建議和措施。2.需求部門-負責提出采購需求，明確采購物品或服務(wù)的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等詳細信息。-參與采購項目的技術(shù)評估和供應(yīng)商的考察，提供專業(yè)技術(shù)支持和意見。-負責采購物品或服務(wù)的驗收工作，確保所采購的物品或服務(wù)符合本部門的使用要求。3.財務(wù)部門-負責審核采購預(yù)算和采購合同的財務(wù)條款，確保采購資金的合理安排和使用。-對采購發(fā)票進行審核和賬務(wù)處理，協(xié)助采購部門進行采購成本的核算和分析。-監(jiān)督采購資金的支付，確保支付流程的合規(guī)性。4.法務(wù)部門-負責審核采購合同的法律條款，防范法律風險，確保采購合同的合法性和有效性。-為采購過程中涉及的法律問題提供咨詢和指導，處理采購過程中的法律糾紛。三、管理內(nèi)容與流程1.采購需求提出-需求部門根據(jù)工作需要，填寫《采購需求申請表》，詳細說明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預(yù)計使用時間等信息。-將《采購需求申請表》提交本部門負責人審批，部門負責人需根據(jù)部門預(yù)算和實際工作需求進行審核，確認無誤后簽字批準。2.采購預(yù)算審核-需求部門將經(jīng)部門負責人審批后的《采購需求申請表》提交給財務(wù)部門。-財務(wù)部門根據(jù)公司年度預(yù)算和資金狀況，對采購需求的預(yù)算進行審核，判斷是否在預(yù)算范圍內(nèi)。如超出預(yù)算，需說明原因并經(jīng)公司高層領(lǐng)導特批。3.供應(yīng)商選擇-采購部門收到經(jīng)財務(wù)審核后的《采購需求申請表》后，從供應(yīng)商資源庫中篩選出符合要求的供應(yīng)商，或通過市場調(diào)研、招標、詢價等方式尋找新的供應(yīng)商。-對潛在供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面?？赏ㄟ^實地考察、供應(yīng)商提供的樣品檢測、客戶評價等方式進行評估。-采購部門組織需求部門、技術(shù)部門等相關(guān)人員對評估合格的供應(yīng)商進行綜合評審，確定最終的供應(yīng)商。4.采購談判與合同簽訂-采購部門與選定的供應(yīng)商就采購價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)、付款方式等條款進行談判，爭取最有利的采購條件。-談判達成一致后，采購部門起草采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購物品或服務(wù)的詳細信息、價格、交貨期、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。-將采購合同提交給法務(wù)部門進行法律審核，法務(wù)部門審核通過后，由采購部門負責人、公司授權(quán)代表簽字蓋章，正式簽訂合同。5.采購訂單執(zhí)行-采購部門根據(jù)簽訂的采購合同，向供應(yīng)商下達采購訂單，明確采購物品或服務(wù)的詳細信息、交貨時間、交貨地點等要求。-采購部門跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通，了解生產(chǎn)進度、運輸情況等，確保按時到貨。如出現(xiàn)問題，及時協(xié)調(diào)解決。6.驗收環(huán)節(jié)-物品或服務(wù)到貨前，采購部門通知需求部門做好驗收準備工作。-需求部門按照合同約定的質(zhì)量標準、規(guī)格型號等要求對采購物品或服務(wù)進行驗收?？刹捎脵z驗、測試、試用等方式進行驗收。-驗收合格后，需求部門填寫《驗收報告》，由驗收人員簽字確認。如驗收不合格，采購部門負責與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補貨、降價等。7.付款流程-采購部門根據(jù)合同約定和驗收情況，整理相關(guān)付款資料，如采購合同、發(fā)票、驗收報告等，提交給財務(wù)部門。-財務(wù)部門對付款資料進行審核，審核無誤后按照公司的財務(wù)制度安排付款。付款方式可根據(jù)合同約定采用支票、轉(zhuǎn)賬、電匯等方式。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-有權(quán)提出合理的采購需求，以滿足工作開展的需要。-對采購流程和采購結(jié)果有知情權(quán)，可向采購部門咨詢相關(guān)信息。-對采購過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為有權(quán)進行舉報。2.員工義務(wù)-嚴格按照本規(guī)章規(guī)定的流程提出采購需求，提供準確、詳細的采購信息。-積極配合采購部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門的工作，參與采購項目的評估、驗收等環(huán)節(jié)。3.供應(yīng)商權(quán)利-有權(quán)獲得公平、公正的采購機會，參與公司的采購項目競爭。-按照合同約定獲得相應(yīng)的貨款或服務(wù)費用。4.供應(yīng)商義務(wù)-按照合同約定的質(zhì)量標準、交貨期、價格等條款提供合格的物品或服務(wù)。-對公司提供的商業(yè)機密、技術(shù)秘密等信息予以保密。五、監(jiān)督與考核機制1.內(nèi)部監(jiān)督-公司設(shè)立專門的采購監(jiān)督小組，成員包括公司高層領(lǐng)導、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員。監(jiān)督小組負責對采購過程進行全程監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況等。-定期對采購部門的工作進行審計，審查采購項目的預(yù)算執(zhí)行情況、采購成本控制情況、供應(yīng)商管理情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.績效考核-建立采購部門績效考核制度，考核指標包括采購成本降低率、采購物品或服務(wù)的質(zhì)量合格率、交貨及時率、供應(yīng)商滿意度等。根據(jù)考核結(jié)果對采購人員進行獎懲。-對需求部門的采購需求提出準確性、及時性等方面進行考核，促使需求部門合理提出采購需求，提高采購效率。3.違規(guī)處理-對在采購過程中存在違規(guī)行為的員工，如收受賄賂、泄露商業(yè)機密、違規(guī)操作等，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處罰；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。-對違反合同約定的供應(yīng)商，采購部門有權(quán)根據(jù)合同條款追究其違約責任，情節(jié)嚴重的取消其供應(yīng)商資格，并依法追究法律責任。六、附則1.本規(guī)章自發(fā)布之日起生效實施，如有未盡事宜或與國家法律法規(guī)相抵觸的條款，以國家法律法規(guī)為準。2.本規(guī)章由公司采購部門負責解釋和修訂，根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和實際執(zhí)行情況，適時對規(guī)章進行調(diào)整和完善。3.公司鼓勵全體員工積極提出關(guān)于采購流程優(yōu)化的建議和意見，共同推動公司采購管理工作的不斷提升。在符合公司整體利益和采購原則的前提下，對有效建議給予相應(yīng)的獎勵。通過不斷完善采購流程，更好地實現(xiàn)公司的社會效益，在保障公司業(yè)務(wù)