信息管理暫行辦法總則目的為了加強本公司/組織的信息管理，規(guī)范信息處理流程，確保信息的準確性、完整性、安全性和及時性，提高公司/組織的運營效率和決策科學性，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，制定本暫行辦法。適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)各部門、各崗位涉及信息管理的相關(guān)活動，包括但不限于信息的收集、存儲、傳輸、使用、共享、銷毀等環(huán)節(jié)。基本原則1.合法性原則：信息管理活動必須遵守國家法律法規(guī)，尊重知識產(chǎn)權(quán)，不得從事違法違規(guī)的信息處理行為。2.準確性原則：確保所管理的信息真實、準確、可靠，避免虛假或誤導性信息的傳播。3.完整性原則：全面收集和保存與公司/組織運營相關(guān)的各類信息，防止信息缺失或遺漏。4.安全性原則：采取必要的安全措施，保護信息不被泄露、篡改或丟失，保障信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。5.及時性原則：及時處理和更新信息，確保信息的時效性，以便為決策提供及時有效的支持。6.合規(guī)性原則：嚴格按照行業(yè)標準和規(guī)范進行信息管理，確保各項操作符合規(guī)定要求。信息管理職責分工信息管理部門職責1.負責制定和完善公司/組織信息管理的各項規(guī)章制度、流程和標準，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司/組織的信息資源，建立和維護信息管理系統(tǒng)，確保信息系統(tǒng)的正常運行。3.負責公司/組織內(nèi)外部信息的收集、整理、分析和存儲，為各部門提供信息支持和服務(wù)。4.組織開展信息安全管理工作，制定信息安全策略，實施安全防護措施，定期進行信息安全評估和審計。5.協(xié)調(diào)各部門之間的信息共享與交流，促進信息的有效利用，提高公司/組織的協(xié)同工作效率。6.負責對公司/組織員工進行信息管理相關(guān)知識和技能的培訓，提高員工的信息管理意識和能力。各部門信息管理職責1.負責本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)信息的收集、整理和初步分析，并及時提交給信息管理部門。2.按照公司/組織信息管理規(guī)定，規(guī)范本部門信息的使用和共享行為，確保信息安全。3.配合信息管理部門開展信息系統(tǒng)的建設(shè)、維護和優(yōu)化工作，提供必要的業(yè)務(wù)需求和反饋。4.負責本部門員工的信息管理培訓工作，提高員工對信息管理的重視程度和操作技能。5.對本部門信息管理工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向信息管理部門報告。員工信息管理職責1.遵守公司/組織信息管理的各項規(guī)章制度，正確使用和保護公司/組織的信息資源。2.及時、準確地提供個人工作中產(chǎn)生的各類信息，并確保信息的真實性和完整性。3.妥善保管個人賬號和密碼，不得泄露給他人，防止信息被非法獲取或使用。4.在信息使用和共享過程中，嚴格按照規(guī)定流程操作，不得擅自傳播或泄露公司/組織機密信息。5.發(fā)現(xiàn)信息安全問題或異常情況，及時向所在部門或信息管理部門報告，并配合采取相應(yīng)的措施。信息收集與整理信息收集渠道1.內(nèi)部業(yè)務(wù)系統(tǒng)：通過公司/組織內(nèi)部的各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如辦公自動化系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)等，收集業(yè)務(wù)操作過程中產(chǎn)生的信息。2.員工反饋：鼓勵員工主動反饋工作中的問題、建議和經(jīng)驗，通過定期的工作匯報、座談會、問卷調(diào)查等方式收集相關(guān)信息。3.外部市場調(diào)研：組織開展市場調(diào)研活動，收集行業(yè)動態(tài)、競爭對手信息、客戶需求等外部信息，可通過網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)報告、市場調(diào)研機構(gòu)數(shù)據(jù)等渠道獲取。4.合作伙伴提供：與供應(yīng)商、合作伙伴等進行信息共享與交流，獲取與業(yè)務(wù)合作相關(guān)的信息，如產(chǎn)品供應(yīng)信息、合作項目進展情況等。5.會議與活動：參加各類行業(yè)會議、研討會、培訓活動等，收集會議資料、交流信息，了解行業(yè)最新趨勢和技術(shù)發(fā)展動態(tài)。信息收集要求1.明確信息收集的目的和范圍，確保收集的信息與公司/組織的業(yè)務(wù)需求相關(guān)。2.制定信息收集計劃，規(guī)定收集的時間、方式、責任人等，確保信息收集工作有序進行。3.對于重要信息，應(yīng)進行多渠道驗證，確保信息的準確性和可靠性。4.收集的信息應(yīng)具有代表性和時效性，能夠反映公司/組織業(yè)務(wù)的實際情況和發(fā)展趨勢。信息整理規(guī)范1.對收集到的信息進行分類整理，可按照信息的性質(zhì)、來源、用途等維度進行分類，建立清晰的信息目錄和索引。2.對信息進行審核和篩選，剔除重復、無效或不準確的信息，確保信息的質(zhì)量。3.對整理后的信息進行編碼和標識，以便于存儲、檢索和使用。4.將整理好的信息及時錄入信息管理系統(tǒng)或存儲在指定的存儲介質(zhì)中，建立信息檔案庫。信息存儲與保管存儲方式與介質(zhì)1.根據(jù)信息的類型、重要性和使用頻率，選擇合適的存儲方式和介質(zhì)，如服務(wù)器存儲、磁盤陣列存儲、磁帶存儲、云存儲等。2.對于重要和敏感信息，應(yīng)采用多種存儲方式進行備份，如異地備份、磁帶備份等，以防止信息丟失。3.定期對存儲介質(zhì)進行檢查和維護，確保存儲設(shè)備的正常運行，避免因存儲介質(zhì)損壞導致信息丟失。存儲安全管理1.建立信息存儲安全管理制度，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對信息的訪問進行嚴格控制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)的信息。2.對存儲設(shè)備進行物理安全防護，如安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止未經(jīng)授權(quán)的人員接觸存儲設(shè)備。3.采用加密技術(shù)對重要信息進行加密存儲，確保信息在存儲過程中的保密性。4.定期對存儲的信息進行完整性檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時進行修復或恢復。信息保管期限1.根據(jù)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司/組織的業(yè)務(wù)特點，制定各類信息的保管期限。2.對于重要的業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議、財務(wù)報表等信息，應(yīng)按照規(guī)定的保管期限進行妥善保管，期滿后按照規(guī)定的程序進行銷毀。3.對已超過保管期限但仍有參考價值的信息，應(yīng)進行單獨標識和存儲，以備后續(xù)查詢和使用。信息傳輸與共享傳輸方式與渠道1.根據(jù)信息的緊急程度、重要性和敏感性，選擇合適的信息傳輸方式和渠道，如內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)傳輸、電子郵件、即時通訊工具、文件共享平臺等。2.對于重要和敏感信息，應(yīng)采用加密傳輸方式，確保信息在傳輸過程中的保密性和完整性。3.建立信息傳輸監(jiān)控機制，對信息傳輸過程進行實時監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)異常情況及時進行處理。信息共享原則與流程1.遵循合法、合規(guī)、必要、授權(quán)的原則進行信息共享，確保共享信息的安全性和合規(guī)性。2.明確信息共享的范圍、對象和目的，制定信息共享申請和審批流程，未經(jīng)授權(quán)不得擅自共享信息。3.在信息共享前，應(yīng)對共享信息進行脫敏處理，去除敏感信息，確保信息共享過程中的數(shù)據(jù)安全。4.建立信息共享記錄機制，對信息共享的時間、內(nèi)容、對象、審批情況等進行詳細記錄，以便追溯和審計。跨部門信息共享協(xié)調(diào)1.信息管理部門負責協(xié)調(diào)各部門之間的信息共享工作，解決信息共享過程中出現(xiàn)的問題和矛盾。2.各部門在信息共享過程中應(yīng)積極配合，提供必要的支持和協(xié)助，確保信息共享工作的順利進行。3.定期召開信息共享協(xié)調(diào)會議，總結(jié)信息共享工作經(jīng)驗，分析存在的問題，提出改進措施和建議。信息使用與維護信息使用權(quán)限管理1.根據(jù)員工的工作職責和崗位需求，設(shè)定不同的信息使用權(quán)限，確保員工只能訪問和使用與其工作相關(guān)的信息。2.對涉及公司/組織機密信息的使用，應(yīng)進行嚴格的審批和授權(quán)，明確使用范圍和期限。3.定期對員工的信息使用權(quán)限進行審查和調(diào)整，確保權(quán)限設(shè)置與員工的工作職責相匹配。信息維護與更新1.建立信息維護機制，定期對信息進行檢查和更新，確保信息的準確性和時效性。2.對于業(yè)務(wù)流程發(fā)生變化或信息內(nèi)容需要調(diào)整的情況，應(yīng)及時對相關(guān)信息進行修改和維護。3.鼓勵員工對發(fā)現(xiàn)的信息錯誤或不準確之處及時反饋，以便及時進行糾正和更新。信息分析與利用1.利用信息管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)分析工具，對收集到的信息進行深入分析，挖掘信息背后的價值和規(guī)律，為公司/組織的決策提供支持。2.定期開展信息分析報告工作，向管理層和相關(guān)部門提供有針對性的信息分析成果，為業(yè)務(wù)決策、戰(zhàn)略規(guī)劃等提供參考依據(jù)。3.推動信息分析成果在公司/組織內(nèi)部的共享和應(yīng)用，促進各部門之間的協(xié)同工作和業(yè)務(wù)創(chuàng)新。信息安全管理安全策略與制度1.制定完善的信息安全策略和制度，明確信息安全管理的目標、原則、措施和流程。2.定期對信息安全策略和制度進行評估和修訂，確保其符合法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，適應(yīng)公司/組織業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。3.加強對信息安全策略和制度的宣傳和培訓，提高員工的信息安全意識和遵守制度的自覺性。安全技術(shù)措施1.采用先進的信息安全技術(shù)，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件、加密技術(shù)等，構(gòu)建多層次的信息安全防護體系。2.定期對信息系統(tǒng)進行安全漏洞掃描和修復，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.建立應(yīng)急響應(yīng)機制，制定信息安全應(yīng)急預(yù)案，定期進行應(yīng)急演練，確保在發(fā)生信息安全事件時能夠快速響應(yīng)和處理。人員安全管理1.加強對員工的信息安全培訓，提高員工的安全意識和操作技能，使其了解信息安全風險和防范措施。2.與員工簽訂信息安全保密協(xié)議，明確員工在信息安全方面的權(quán)利和義務(wù)，規(guī)范員工的信息安全行為。3.對涉及信息安全的關(guān)鍵崗位人員進行背景審查和定期考核，確保人員具備必要的安全素養(yǎng)和技能。安全審計與監(jiān)督1.建立信息安全審計機制，定期對信息系統(tǒng)和信息管理活動進行安全審計，檢查安全策略和制度的執(zhí)行情況。2.對審計發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。3.加強對信息安全工作的監(jiān)督檢查，對違反信息安全規(guī)定的行為進行嚴肅處理，追究相關(guān)人員的責任。信息銷毀與處置銷毀范圍與標準1.明確需要銷毀的信息范圍，包括已超過保管期限的信息、不再使用的信息、涉及敏感信息的廢棄載體等。2.根據(jù)信息的性質(zhì)和敏感程度，制定相應(yīng)的銷毀標準，確保銷毀后的信息無法恢復。銷毀方式與流程1.選擇合適的信息銷毀方式，如物理粉碎、