口述檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強本公司/組織口述檔案的管理，有效保護和利用口述檔案資源，充分發(fā)揮口述檔案在公司/組織發(fā)展、文化傳承等方面的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)各部門及所屬單位在各項工作活動中形成的口述檔案的管理。（三）定義本辦法所稱口述檔案，是指公司/組織內(nèi)部人員或與公司/組織相關的外部人員，通過講述、回憶等方式，以錄音、錄像等視聽形式記錄下來的，反映公司/組織歷史變遷、業(yè)務發(fā)展、重要事件、人物事跡等具有保存價值的資料。（四）管理原則1.真實性原則：口述檔案應如實反映歷史事實，確保內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集與公司/組織相關的口述資料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：遵循統(tǒng)一的管理標準和流程，對口述檔案進行規(guī)范整理和保管。4.保密性原則：對口述檔案中涉及的商業(yè)秘密、個人隱私等信息嚴格保密。5.方便利用原則：建立科學合理的檢索體系，便于對口述檔案進行查詢和利用。二、口述檔案的收集（一）收集范圍1.公司/組織發(fā)展歷程中的重大事件、重要決策、關鍵人物等相關的口述資料。2.各部門業(yè)務工作中的典型案例、創(chuàng)新經(jīng)驗、技術突破等方面的口述記錄。3.公司/組織文化建設、團隊故事、員工風采等內(nèi)容的口述檔案。4.與公司/組織有合作關系的合作伙伴、客戶等對合作項目、合作過程的口述回憶。5.反映公司/組織所處行業(yè)發(fā)展變化、市場動態(tài)等方面的口述信息。（二）收集渠道1.設立專門的訪談小組，主動深入各部門、各崗位，對相關人員進行訪談，收集口述檔案。2.鼓勵員工主動提供個人所經(jīng)歷的與公司/組織相關的有價值的口述內(nèi)容。3.對于離職員工，在離職前進行離職訪談，收集其在職期間的相關口述資料。4.關注公司/組織內(nèi)部的會議、活動、培訓等場合，及時捕捉有價值的口述信息。5.與外部相關機構、人員建立聯(lián)系，通過合作、交流等方式獲取涉及公司/組織的口述檔案。（三）收集要求1.訪談人員應具備一定的專業(yè)知識和溝通能力，熟悉訪談主題和內(nèi)容，能夠引導被訪談者準確、清晰地表達相關信息。2.訪談前應制定詳細的訪談提綱，明確訪談目的、內(nèi)容、問題等，確保訪談的針對性和有效性。3.訪談過程中，應使用規(guī)范的錄音、錄像設備進行記錄，保證記錄的完整性和準確性。同時，要尊重被訪談者的意愿，不得強迫或誘導其提供不實信息。4.對于收集到的口述檔案素材，應及時進行整理和初步審核，確保內(nèi)容真實、完整、有價值。三、口述檔案的整理（一）分類1.按照公司/組織的業(yè)務板塊、發(fā)展階段、事件類型等進行分類。例如，可分為公司戰(zhàn)略發(fā)展類、業(yè)務運營類、文化建設類、人物事跡類等。2.在每一大類下，再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分，形成清晰的分類體系。（二）編號為每一份口述檔案賦予唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于管理和查詢。編號可采用年份+類別代碼+順序號的形式。（三）文字轉(zhuǎn)錄1.對錄音、錄像資料進行文字轉(zhuǎn)錄，確保轉(zhuǎn)錄內(nèi)容準確無誤。2.轉(zhuǎn)錄過程中，應按照規(guī)范的語言表達和格式要求進行整理，對口語化、不規(guī)范的表述進行適當調(diào)整。3.對于轉(zhuǎn)錄后的文字資料，要進行認真校對，確保內(nèi)容的準確性和一致性。（四）著錄1.建立口述檔案著錄卡片，著錄項目應包括編號、題名、訪談時間、訪談地點、訪談人、被訪談人、主題內(nèi)容摘要、關鍵詞等。2.著錄信息應準確、完整，能夠全面反映口述檔案的基本情況和主要內(nèi)容。（五）裝訂與編目1.將整理好的文字資料、著錄卡片等進行裝訂，形成規(guī)范的檔案冊。2.編制口述檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期等信息，方便用戶查詢和利用。四、口述檔案的保管（一）保管場所1.設立專門的口述檔案保管庫，保管庫應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全防護設施。2.保管庫內(nèi)要保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）存儲介質(zhì)1.對口述檔案的原始錄音、錄像資料，應采用多種存儲介質(zhì)進行備份，如磁帶、光盤、硬盤等，并分別存儲在不同的地點。2.定期對存儲介質(zhì)進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）保管期限1.根據(jù)口述檔案的重要性、價值等因素，確定保管期限。一般分為短期、中期和長期。2.短期保管期限為15年，中期保管期限為510年，長期保管期限為10年以上。3.對于具有重要歷史價值、文化價值或?qū)?組織發(fā)展有重大影響的口述檔案，應永久保存。（四）檔案清查1.定期對口述檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、存儲狀況、保管期限等，確保檔案的完整和安全。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理，并做好記錄。五、口述檔案的利用（一）利用方式1.提供查閱服務：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可按照規(guī)定的程序申請查閱口述檔案。2.舉辦展覽展示活動：選取具有代表性的口述檔案，舉辦展覽或展示活動，向員工、客戶等展示公司/組織的歷史和文化。3.開展研究與編研工作：組織專業(yè)人員對口述檔案進行研究，編寫相關的研究報告、專題資料等，為公司/組織的決策提供參考依據(jù)。4.用于文化宣傳：將口述檔案中的優(yōu)秀內(nèi)容整理成宣傳資料，通過內(nèi)部刊物、網(wǎng)站、社交媒體等渠道進行宣傳，提升公司/組織的文化影響力。（二）利用流程1.利用者填寫利用申請表，注明利用目的、利用內(nèi)容等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人審核同意后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對利用申請進行審批，根據(jù)利用目的和檔案的保密級別等情況，確定是否提供利用以及提供利用的范圍和方式。4.經(jīng)審批同意后，檔案管理部門按照規(guī)定的程序為利用者提供口述檔案，并做好利用記錄。利用記錄應包括利用者姓名、部門、利用時間、利用內(nèi)容、歸還時間等信息。（三）利用限制1.涉及公司/組織商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的口述檔案，未經(jīng)授權不得對外提供利用。2.利用口述檔案時，不得對檔案內(nèi)容進行篡改、刪節(jié)、損壞等行為。3.如需復制口述檔案，應按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)，并注明復制用途和復制份數(shù)。六、口述檔案的數(shù)字化（一）數(shù)字化目的提高口述檔案的利用效率，便于長期保存和共享，適應信息化發(fā)展的需要。（二）數(shù)字化流程1.掃描：對紙質(zhì)的口述檔案文字資料進行掃描，掃描分辨率應不低于300dpi，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理：對掃描圖像進行去噪、去污、裁剪等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化后的圖像數(shù)據(jù)與對應的著錄信息進行掛接，建立準確的索引關系。4.存儲：將數(shù)字化后的口述檔案數(shù)據(jù)存儲在專門的電子存儲設備中，并進行定期備份。（三）數(shù)字化管理1.建立數(shù)字化口述檔案數(shù)據(jù)庫，對數(shù)據(jù)庫進行安全管理，設置不同的用戶權限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.定期對數(shù)字化口述檔案進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司/組織內(nèi)部設立檔案管理監(jiān)督小組，定期對口述檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應包括檔案管理部門人員、內(nèi)部審計人員、相關業(yè)務部門代表等，確保監(jiān)督的全面性和公正性。（二）檢查內(nèi)容1.口述檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.檔案管理設施設備是否正常運行，安全防護措施是否到位。3.檔案管理人員的工作是否規(guī)范，是否履行了相應的職責。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通