合同管理辦法分享一、總則（一）目的本合同管理辦法旨在規(guī)范公司/組織的合同管理行為，加強合同風險防控，維護公司/組織的合法權益，提高合同管理水平和經(jīng)濟效益。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織與自然人、法人及其他組織之間簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等行為應符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求。2.平等自愿原則：合同雙方應在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得強迫另一方簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害合同雙方的合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同管理機構及職責（一）合同管理委員會合同管理委員會是公司/組織合同管理的決策機構，負責審議重大合同事項，協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問題。合同管理委員會由公司/組織高層管理人員、相關部門負責人等組成，主任由公司/組織法定代表人擔任。（二）合同管理部門合同管理部門是公司/組織合同管理的歸口部門，負責合同的統(tǒng)一管理和指導。其主要職責包括：1.制定和完善合同管理制度和流程；2.參與合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)的管理；3.建立合同臺賬，對合同進行分類、編號、歸檔管理；4.定期對合同履行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行中存在的問題；5.負責合同糾紛的處理和訴訟工作；6.組織開展合同管理培訓和宣傳工作。（三）合同承辦部門合同承辦部門是合同的具體執(zhí)行部門，負責合同的起草、談判、簽訂、履行等工作。其主要職責包括：1.負責本部門合同的起草工作，確保合同條款符合本部門的業(yè)務需求和公司/組織的利益；2.組織合同的談判工作，與合同對方進行充分溝通和協(xié)商，爭取有利的合同條款；3.負責合同的簽訂工作，確保合同簽訂手續(xù)齊全、程序合法；4.負責合同的履行工作，按照合同約定及時履行義務，跟蹤合同履行情況，及時解決合同履行中出現(xiàn)的問題；5.負責合同變更、解除等事項的提出和辦理；6.配合合同管理部門做好合同管理的其他工作。（四）合同審核部門合同審核部門是對合同進行審核的部門，負責對合同的合法性、合規(guī)性、合理性等進行審核。其主要職責包括：1.制定合同審核標準和流程；2.對合同承辦部門起草的合同進行審核，提出審核意見；3.參與合同的談判和簽訂工作，從專業(yè)角度提供法律和業(yè)務方面的建議；4.對合同履行過程中的重大事項進行審核，確保合同履行符合法律法規(guī)和公司/組織的要求。三、合同簽訂管理（一）合同起草1.合同承辦部門應根據(jù)業(yè)務需求和法律法規(guī)的要求，起草合同文本。合同文本應包括合同雙方的基本信息、合同標的、數(shù)量、質量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法等主要條款。2.合同文本應使用規(guī)范的語言文字，表述清晰、準確、完整，避免使用模糊、歧義、容易引起爭議的條款。3.合同承辦部門在起草合同文本時，應充分考慮合同履行過程中可能出現(xiàn)的風險，并制定相應的防范措施。（二）合同審核1.合同承辦部門起草的合同文本應提交合同審核部門進行審核。合同審核部門應在規(guī)定的時間內(nèi)完成審核工作，并提出審核意見。2.合同審核部門應從合同的合法性、合規(guī)性、合理性、完整性等方面進行審核，重點審核合同條款是否符合法律法規(guī)的要求，是否存在風險漏洞，是否有利于維護公司/組織的合法權益。3.合同承辦部門應根據(jù)合同審核部門的審核意見，對合同文本進行修改和完善。如雙方對審核意見存在分歧，應及時溝通協(xié)商，必要時可提交合同管理委員會審議。（三）合同簽訂1.合同文本經(jīng)審核通過后，合同承辦部門應按照公司/組織的授權制度，辦理合同簽訂手續(xù)。合同簽訂人應具備相應的授權資格，簽字蓋章應齊全、有效。2.合同簽訂前，合同承辦部門應確保合同對方的主體資格合法有效，合同對方應提供營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明等相關證明文件。3.合同簽訂時，應注意合同的簽訂日期、生效日期等條款的約定，確保合同的生效時間符合法律法規(guī)和公司/組織的要求。四、合同履行管理（一）合同履行計劃1.合同承辦部門應根據(jù)合同約定，制定合同履行計劃，并明確合同履行的責任人、時間節(jié)點、工作要求等。2.合同履行計劃應報合同管理部門備案，合同管理部門應定期對合同履行計劃的執(zhí)行情況進行檢查和監(jiān)督。（二）合同履行跟蹤1.合同承辦部門應建立合同履行跟蹤機制，及時了解合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。2.合同承辦部門應定期向合同管理部門匯報合同履行情況，合同管理部門應定期對合同履行情況進行分析和總結，及時發(fā)現(xiàn)合同履行中存在的風險，并提出防范措施。（三）合同變更與解除1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，合同承辦部門應及時與合同對方協(xié)商，簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應符合法律法規(guī)的要求，明確變更的內(nèi)容、時間、雙方的權利義務等。2.合同履行過程中，如因不可抗力或其他原因需要解除合同的，合同承辦部門應及時與合同對方協(xié)商，簽訂合同解除協(xié)議。合同解除協(xié)議應符合法律法規(guī)的要求，明確解除的原因、時間、雙方的權利義務等。3.合同變更或解除后，合同承辦部門應及時將相關情況通知合同管理部門，并辦理合同變更或解除的備案手續(xù)。五、合同風險管理（一）風險識別與評估1.合同管理部門應定期組織開展合同風險識別與評估工作，對合同履行過程中可能出現(xiàn)的風險進行全面排查和分析。2.合同風險識別與評估應包括合同對方的信用風險、合同條款的法律風險、合同履行的操作風險、合同糾紛的訴訟風險等方面。3.合同管理部門應根據(jù)風險識別與評估的結果，制定相應的風險應對措施，降低合同風險。（二）風險應對措施1.對于合同對方的信用風險，合同承辦部門應在簽訂合同前對合同對方的信用狀況進行調(diào)查和評估，選擇信用良好的合同對方簽訂合同。在合同履行過程中，應密切關注合同對方的經(jīng)營狀況和信用變化情況，及時采取措施防范信用風險。2.對于合同條款的法律風險，合同審核部門應加強對合同條款的審核，確保合同條款符合法律法規(guī)的要求。合同承辦部門應在簽訂合同前對合同條款進行充分溝通和協(xié)商，避免因合同條款不明確或不合理而引發(fā)法律糾紛。3.對于合同履行的操作風險，合同承辦部門應建立健全合同履行管理制度和流程，明確合同履行的責任人、時間節(jié)點、工作要求等，確保合同履行過程規(guī)范有序。同時，應加強對合同履行人員的培訓和管理，提高合同履行人員的業(yè)務素質和風險意識。4.對于合同糾紛的訴訟風險，合同管理部門應建立合同糾紛預警機制，及時發(fā)現(xiàn)合同履行過程中可能出現(xiàn)的糾紛隱患，并采取措施加以解決。如發(fā)生合同糾紛，應及時組織相關部門進行研究和分析，制定合理的訴訟策略，維護公司/組織的合法權益。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同承辦部門應在合同簽訂生效后，及時將合同文本及相關資料提交合同管理部門進行歸檔。合同文本及相關資料應包括合同正本、副本、補充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議、合同對方的營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明、授權委托書、資質證書、業(yè)績證明等。2.合同管理部門應建立合同檔案收集清單，對合同承辦部門提交的合同文本及相關資料進行逐一核對和登記，確保檔案資料的完整性和準確性。（二）檔案整理1.合同管理部門應按照合同類別、簽訂時間、合同編號等進行分類整理，建立合同檔案目錄。合同檔案目錄應包括合同名稱、合同編號、簽訂時間、合同對方、合同標的、合同金額、合同期限、履行情況等基本信息。2.合同管理部門應將合同文本及相關資料按照檔案目錄進行裝訂成冊，并在每冊檔案上加蓋檔案章，注明檔案編號、檔案名稱、保管期限等信息。（三）檔案保管1.合同管理部門應設立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設備，確保合同檔案的安全保管。合同檔案室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度應符合檔案保管要求。2.合同管理部門應建立合同檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責和權限，定期對合同檔案進行檢查和盤點，確保合同檔案的安全完整。3.合同檔案的保管期限應根據(jù)合同的性質、重要程度等因素確定，一般分為短期、中期、長期和永久保管。合同檔案保管期限屆滿后，合同管理部門應按照國家有關規(guī)定進行鑒定和銷毀。（四）檔案查閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，到合同管理部門辦理查閱手續(xù)。合同管理部門應指定專人負責檔案查閱工作，并對查閱情況進行登記。2.查閱合同檔案時