合同用印管理辦法一、總則（一）目的為加強公司合同用印管理，規(guī)范合同用印行為，防范合同風險，維護公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、子公司在對外簽訂、履行合同過程中涉及的印章使用管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保合同用印行為合法合規(guī)。2.審慎用印原則：對合同內(nèi)容進行嚴格審核，確保合同條款合法、合規(guī)、完整、準確，在用印前必須經(jīng)過必要的審批流程。3.專人專管原則：明確印章管理責任人，實行專人專管，確保印章使用安全。4.登記備案原則：對合同用印情況進行詳細登記備案，便于查詢和追溯。二、印章種類及使用范圍（一）公司公章1.定義：公司公章是公司對外行使權(quán)力的象征，代表公司意志。2.使用范圍：適用于以公司名義簽訂的各類合同、協(xié)議、文件、證明等。（二）合同專用章1.定義：合同專用章專門用于簽訂合同，具有特定的法律效力。2.使用范圍：僅限于公司簽訂各類經(jīng)濟合同、業(yè)務(wù)合同等。（三）法定代表人章1.定義：法定代表人章代表公司法定代表人的個人意志。2.使用范圍：一般用于需要法定代表人簽字確認的合同、文件等。（四）部門章1.定義：部門章是公司內(nèi)部各部門為履行職責而使用的印章。2.使用范圍：僅限于在公司內(nèi)部使用，用于部門內(nèi)部的文件、通知、報表等，不得對外簽訂合同或具有對外法律效力的文件。三、印章管理（一）印章的刻制1.公司公章、合同專用章、法定代表人章由公司辦公室統(tǒng)一負責刻制，并報公安機關(guān)備案。2.部門章由各部門提出申請，經(jīng)公司辦公室審核，報公司領(lǐng)導批準后，由公司辦公室統(tǒng)一刻制。（二）印章的保管1.公司公章、合同專用章、法定代表人章由公司辦公室指定專人保管，實行專柜存放，確保印章安全。2.部門章由各部門指定專人保管，并將保管人員名單報公司辦公室備案。3.印章保管人員必須嚴格遵守印章保管制度，不得擅自將印章交他人保管或帶出辦公室。（三）印章的使用1.用印申請：凡需使用公司印章的，必須填寫《合同用印申請表》，詳細注明用印事項、合同名稱、合同編號、用印份數(shù)、用印日期等內(nèi)容，并經(jīng)相關(guān)部門負責人審核簽字。2.審批流程：一般合同：由合同承辦部門負責人審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導審批。重大合同：由合同承辦部門負責人審核簽字后，經(jīng)公司法律事務(wù)部門審查，報公司總經(jīng)理審批。3.用印登記：印章保管人員在用印前，必須對《合同用印申請表》及相關(guān)合同文本進行認真審核，確認無誤后，按照審批意見進行用印，并在《合同用印登記簿》上詳細登記用印日期、用印事項、合同名稱、合同編號、用印份數(shù)、審批人等信息。4.用印要求：用印位置應(yīng)準確、清晰，不得模糊、重疊。用印后，應(yīng)及時將印章歸還原位，妥善保管。（四）印章的停用與銷毀1.印章停用：因公司名稱變更、機構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要停用印章的，由印章保管部門填寫《印章停用申請表》，報公司辦公室審核，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，辦理印章停用手續(xù)。2.印章銷毀：停用的印章由公司辦公室統(tǒng)一組織銷毀，銷毀過程應(yīng)進行登記，并由監(jiān)銷人員簽字確認。四、合同用印流程（一）合同起草與審核1.合同承辦部門負責合同的起草工作，確保合同條款合法、合規(guī)、完整、準確。2.合同起草完成后，由合同承辦部門負責人組織相關(guān)人員進行審核，重點審核合同的合法性、風險防范措施、權(quán)利義務(wù)對等性等內(nèi)容。3.涉及重大合同或法律風險較高的合同，合同承辦部門應(yīng)提前與公司法律事務(wù)部門溝通，聽取法律意見。（二）合同審批1.合同承辦部門將審核通過的合同文本及《合同用印申請表》一并提交相關(guān)部門負責人審核簽字。2.根據(jù)合同性質(zhì)和金額大小，按照本辦法規(guī)定的審批流程，報公司分管領(lǐng)導或總經(jīng)理審批。（三）合同用印1.合同承辦部門將經(jīng)審批同意的《合同用印申請表》及合同文本提交印章保管人員。2.印章保管人員對《合同用印申請表》及合同文本進行再次審核，確認無誤后，按照審批意見進行用印，并在《合同用印登記簿》上詳細登記。（四）合同發(fā)放與歸檔1.合同用印后，合同承辦部門應(yīng)及時將合同文本發(fā)放給相關(guān)方，并要求對方簽字確認。2.合同履行完畢后，合同承辦部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)資料整理歸檔，妥善保管。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對合同用印管理情況進行審計監(jiān)督，檢查合同用印流程是否合規(guī)、印章使用是否規(guī)范、登記備案是否完整等。（二）日常檢查公司辦公室定期對印章保管情況進行檢查，確保印章安全。同時，不定期對合同用印情況進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（三）責任追究對違反本辦法規(guī)定，擅自使用印章、未按規(guī)定進行用印審批、用印登記不完整等行為，將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責