品質(zhì)記錄管理辦法一、總則（一）目的為加強公司品質(zhì)記錄的管理，確保品質(zhì)記錄真實、完整、有效，為公司產(chǎn)品質(zhì)量追溯、過程控制、數(shù)據(jù)分析等提供可靠依據(jù)，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有與品質(zhì)相關(guān)的記錄，包括但不限于原材料檢驗記錄、生產(chǎn)過程檢驗記錄、成品檢驗記錄、客戶投訴處理記錄、內(nèi)部審核記錄、管理評審記錄等。（三）職責1.品質(zhì)管理部門負責品質(zhì)記錄管理辦法的制定、修訂和監(jiān)督執(zhí)行。指導各部門正確填寫、收集、整理、保存品質(zhì)記錄。定期對品質(zhì)記錄進行檢查、分析和評估，確保記錄的質(zhì)量。2.各部門負責本部門品質(zhì)記錄的填寫、收集、整理、保存工作，確保記錄的及時、準確、完整。按照規(guī)定的期限和方式將品質(zhì)記錄移交品質(zhì)管理部門或其他相關(guān)部門。3.文件管理部門負責品質(zhì)記錄的歸檔和存儲管理，確保記錄的安全和可檢索性。二、品質(zhì)記錄的分類與編號（一）分類原則根據(jù)品質(zhì)記錄的來源、性質(zhì)、用途等因素進行分類，確保分類清晰、便于管理。（二）具體分類1.原材料檢驗記錄：包括原材料的進貨檢驗報告、供應(yīng)商評估記錄等。2.生產(chǎn)過程檢驗記錄：如首件檢驗記錄、巡檢記錄、工序檢驗記錄等。3.成品檢驗記錄：成品的最終檢驗報告、性能測試記錄等。4.客戶投訴處理記錄：客戶投訴的受理、處理過程及結(jié)果記錄。5.內(nèi)部審核記錄：內(nèi)部審核計劃、檢查表、審核報告等。6.管理評審記錄：管理評審會議記錄、評審報告等。7.其他品質(zhì)相關(guān)記錄：如質(zhì)量改進活動記錄、不合格品處理記錄等。（三）編號規(guī)則品質(zhì)記錄編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和查詢。編號規(guī)則如下：[公司簡稱][年份][記錄類別代碼][流水號]例如：ABC2023YJ001，其中“ABC”為公司簡稱，“2023”為年份，“YJ”為原材料檢驗記錄類別代碼，“001”為流水號。三、品質(zhì)記錄的填寫要求（一）基本要求1.品質(zhì)記錄應(yīng)使用鋼筆、中性筆或電腦打印填寫，不得使用鉛筆或褪色筆書寫。2.填寫內(nèi)容應(yīng)真實、準確、完整，不得隨意涂改、偽造或遺漏。3.如有填寫錯誤，應(yīng)在錯誤處劃一條橫線，在其上方填寫正確內(nèi)容，并加蓋填寫人的印章或簽名。（二）具體填寫規(guī)范1.記錄日期：填寫記錄發(fā)生的年、月、日。2.記錄編號：按照規(guī)定的編號規(guī)則填寫。3.記錄內(nèi)容：應(yīng)詳細、清晰地描述記錄的相關(guān)信息，如檢驗項目、檢驗結(jié)果、處理情況等。4.簽名：記錄填寫人、審核人、批準人等應(yīng)在相應(yīng)位置簽名，并注明日期。四、品質(zhì)記錄的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和頻率收集本部門的品質(zhì)記錄，確保記錄的及時性。2.收集的品質(zhì)記錄應(yīng)齊全、完整，不得有缺失或損壞。（二）整理要求1.對收集到的品質(zhì)記錄進行分類整理，按照編號順序排列，便于查找和管理。2.去除重復、無效的記錄，確保記錄的簡潔性。3.對記錄中的數(shù)據(jù)進行核對和驗證，確保數(shù)據(jù)的準確性。五、品質(zhì)記錄的保存與存儲（一）保存期限品質(zhì)記錄的保存期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標準和公司規(guī)定確定，一般不得少于[X]年。特殊情況下，如涉及產(chǎn)品質(zhì)量糾紛或法律法規(guī)要求的，應(yīng)按照要求延長保存期限。（二）保存方式1.品質(zhì)記錄應(yīng)采用紙質(zhì)或電子介質(zhì)保存，確保記錄的可讀性和可追溯性。2.紙質(zhì)記錄應(yīng)存放在干燥、通風、防火、防潮的地方，防止記錄損壞或丟失。3.電子記錄應(yīng)進行備份，并存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，定期進行數(shù)據(jù)維護和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）存儲管理1.文件管理部門應(yīng)建立品質(zhì)記錄存儲檔案，對品質(zhì)記錄進行分類、編號、登記，并注明保存期限和存放位置。2.定期對品質(zhì)記錄的存儲情況進行檢查，確保記錄的安全和可檢索性。3.當品質(zhì)記錄超過保存期限或已無保存價值時，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀處理，并做好銷毀記錄。六、品質(zhì)記錄的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱品質(zhì)記錄時，應(yīng)填寫《品質(zhì)記錄查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到文件管理部門查閱。2.外部人員（如客戶、供應(yīng)商、監(jiān)管部門等）查閱品質(zhì)記錄時，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)，經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準后，由專人陪同查閱，并對查閱過程進行監(jiān)督。（二）使用要求1.查閱和使用品質(zhì)記錄時，應(yīng)愛護記錄，不得隨意涂改、損壞或丟失。2.如需復印或復制品質(zhì)記錄，應(yīng)經(jīng)文件管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行操作。3.查閱和使用品質(zhì)記錄的人員應(yīng)對記錄內(nèi)容保密，不得泄露給無關(guān)人員。七、品質(zhì)記錄的分析與利用（一）數(shù)據(jù)分析1.品質(zhì)管理部門應(yīng)定期對品質(zhì)記錄進行分析，運用統(tǒng)計方法和工具，如直方圖、排列圖、因果圖等，找出影響產(chǎn)品質(zhì)量的關(guān)鍵因素和潛在問題。2.通過數(shù)據(jù)分析，評估質(zhì)量管理體系的有效性，為質(zhì)量改進提供依據(jù)。（二）結(jié)果利用1.根據(jù)品質(zhì)記錄分析結(jié)果，制定質(zhì)量改進措施，并跟蹤改進效果，不斷提高產(chǎn)品質(zhì)量和質(zhì)量管理水平。2.將品質(zhì)記錄分析結(jié)果作為管理決策的參考依據(jù)，如產(chǎn)品設(shè)計改進、工藝優(yōu)化、供應(yīng)商評價等。八、品質(zhì)記錄的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.品質(zhì)管理部門應(yīng)定期對各部門品質(zhì)記錄的管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括記錄的填寫、收集、整理、保存、查閱等方面。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知，要求責任部門限期整改。（二）考核評價1.將品質(zhì)記錄管理工作納入部門績效考核體系，對品質(zhì)記錄管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表彰和獎勵。2.對品質(zhì)記錄管理工作不符合要求的部門和個人，按照