因公出境管理辦法總則目的與依據(jù)為加強公司因公出境管理，規(guī)范因公出境行為，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。本辦法旨在確保公司因公出境活動合法、合規(guī)、有序進行，保障公司和員工的合法權(quán)益，促進公司對外交流與合作。適用范圍本辦法適用于公司全體員工因工作需要出境的管理。包括但不限于參加國際會議、商務(wù)洽談、培訓(xùn)學(xué)習(xí)、技術(shù)交流等活動?；驹瓌t1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)因公出境的法律法規(guī)和政策規(guī)定，確保出境活動合法合規(guī)。2.必要性原則：因公出境應(yīng)基于工作實際需要，不得隨意安排無關(guān)人員出境。3.效益原則：在確保工作順利開展的前提下，合理控制出境費用，提高出境活動的效益。4.審批管理原則：建立嚴格的審批制度，對因公出境申請進行全面審核，確保出境目的明確、行程合理。出境審批審批機構(gòu)公司設(shè)立因公出境審批領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司高層管理人員組成，負責審批重大因公出境事項。日常因公出境審批工作由公司外事管理部門負責。審批流程1.申請：員工因工作需要出境，應(yīng)提前填寫《因公出境申請表》，詳細說明出境事由、目的地、行程安排、費用預(yù)算等內(nèi)容，并提交相關(guān)證明材料。2.初審：所在部門負責人對申請進行初審，審核申請的必要性和真實性，簽署意見后報外事管理部門。3.審核：外事管理部門對申請進行全面審核，重點審核出境事由、行程安排、費用預(yù)算等是否符合規(guī)定，審核通過后報審批領(lǐng)導(dǎo)小組審批。4.審批：審批領(lǐng)導(dǎo)小組對重大因公出境事項進行審批，根據(jù)審核意見做出批準或不批準的決定。對于批準的申請，由外事管理部門發(fā)放《因公出境任務(wù)批件》。審批材料1.因公出境申請表：詳細填寫出境事由、目的地、行程安排、費用預(yù)算等內(nèi)容。2.邀請函或相關(guān)證明材料：如對方單位的邀請函、會議通知、合作協(xié)議等，證明出境活動的必要性和真實性。3.費用預(yù)算明細：包括交通、住宿、餐飲、會議注冊費等各項費用的預(yù)算。4.其他相關(guān)材料：根據(jù)具體情況要求提供的其他證明材料，如培訓(xùn)證書、技術(shù)交流方案等。護照與簽證管理護照申請1.員工獲得《因公出境任務(wù)批件》后，由外事管理部門統(tǒng)一辦理護照申請手續(xù)。2.申請護照時，應(yīng)提交《因公出境任務(wù)批件》、本人身份證等相關(guān)材料，按照公安機關(guān)出入境管理部門的要求填寫申請表。3.外事管理部門負責審核護照申請材料，確保材料齊全、真實有效，并及時提交公安機關(guān)出入境管理部門辦理。簽證申請1.根據(jù)出訪國家和地區(qū)的要求，外事管理部門指導(dǎo)員工準備簽證申請材料。2.簽證申請材料包括護照、《因公出境任務(wù)批件》、邀請函、簽證申請表、照片等。3.外事管理部門負責審核簽證申請材料，確保材料符合要求，并及時提交給相關(guān)國家駐華使領(lǐng)館辦理簽證。4.在簽證辦理過程中，如遇問題或需要補充材料，外事管理部門應(yīng)及時與員工溝通，并協(xié)助解決。護照與簽證保管1.護照和簽證辦理完成后，外事管理部門負責統(tǒng)一保管。2.員工如需使用護照和簽證，應(yīng)提前向外事管理部門申請，經(jīng)批準后領(lǐng)取，并在使用完畢后及時歸還。3.護照和簽證應(yīng)妥善保管，不得遺失、損壞或轉(zhuǎn)借他人。如發(fā)生遺失或損壞，應(yīng)及時向外事管理部門報告，并按照相關(guān)規(guī)定辦理掛失和補辦手續(xù)。行程安排與管理行程制定1.員工應(yīng)根據(jù)出境任務(wù)的要求，制定詳細的行程安排，包括交通、住宿、會議或活動安排等。2.行程安排應(yīng)合理、緊湊，充分考慮工作需要和時間安排，避免浪費時間和資源。3.外事管理部門負責審核行程安排，確保行程符合審批要求，不涉及敏感地區(qū)和違反法律法規(guī)的活動。交通安排1.因公出境交通方式應(yīng)根據(jù)實際情況選擇，優(yōu)先選擇經(jīng)濟、便捷、安全的交通方式。2.如需乘坐國際航班，應(yīng)提前預(yù)訂機票，并按照航空公司的要求辦理相關(guān)手續(xù)。3.在境外交通安排中，應(yīng)遵守當?shù)亟煌ㄒ?guī)則，確保交通安全。住宿安排1.住宿安排應(yīng)根據(jù)工作需要和預(yù)算標準進行，選擇安全、舒適、便利的酒店或住宿場所。2.如需預(yù)訂境外酒店，應(yīng)提前與外事管理部門溝通，由外事管理部門統(tǒng)一安排或提供相關(guān)指導(dǎo)。3.在境外住宿期間，應(yīng)遵守酒店規(guī)定，愛護酒店設(shè)施，注意人身和財產(chǎn)安全?；顒庸芾?.員工在境外參加會議、商務(wù)洽談、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等活動時，應(yīng)遵守活動主辦方的規(guī)定，積極參與活動，完成工作任務(wù)。2.如需參加與工作無關(guān)的活動，應(yīng)提前向外事管理部門報告，經(jīng)批準后方可參加。3.在境外活動期間，應(yīng)注意維護公司形象，尊重當?shù)匚幕?xí)俗，避免發(fā)生不必要的糾紛。費用管理費用預(yù)算1.員工在申請因公出境時，應(yīng)根據(jù)行程安排和實際需要，編制詳細的費用預(yù)算，包括交通、住宿、餐飲、會議注冊費、簽證費、保險費等各項費用。2.費用預(yù)算應(yīng)合理、準確，不得虛報、多報費用。外事管理部門負責審核費用預(yù)算，確保預(yù)算符合規(guī)定標準。費用報銷1.因公出境費用報銷應(yīng)按照公司財務(wù)制度的規(guī)定執(zhí)行。員工在完成出境任務(wù)后，應(yīng)及時整理相關(guān)票據(jù)，填寫費用報銷單，并提交外事管理部門審核。2.外事管理部門負責審核費用報銷憑證的真實性、合法性和完整性，審核通過后報財務(wù)部門報銷。3.費用報銷應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成，逾期不予報銷。如因特殊原因需要延期報銷，應(yīng)提前向外事管理部門和財務(wù)部門說明情況。費用控制1.公司嚴格控制因公出境費用，確保費用支出合理、合規(guī)。外事管理部門應(yīng)定期對因公出境費用進行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。2.在費用報銷過程中，如發(fā)現(xiàn)費用超支或不符合規(guī)定的情況，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷，并要求相關(guān)人員說明原因。3.對于違反費用管理規(guī)定的行為，公司將按照相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理。外事紀律與安全管理外事紀律1.員工在因公出境期間，應(yīng)嚴格遵守外事紀律，遵守所在國家和地區(qū)的法律法規(guī)、風(fēng)俗習(xí)慣。2.不得從事與工作無關(guān)的活動，不得泄露國家機密和公司商業(yè)秘密。3.尊重當?shù)卣?、企業(yè)和人民，維護公司良好形象。安全管理1.外事管理部門應(yīng)加強對因公出境員工的安全教育，提高員工的安全意識和自我保護能力。2.員工在境外期間，應(yīng)注意人身和財產(chǎn)安全，妥善保管個人物品。如遇緊急情況，應(yīng)及時向外事管理部門報告，并按照應(yīng)急預(yù)案進行處理。3.公司為因公出境員工購買境外保險，以保障員工在境外期間的安全。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司建立健全因公出境監(jiān)督檢查制度，定期對外事管理工作進行檢查和評估。2.外事管理部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報因公出境工作情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。3.公司各部門應(yīng)積極配合外事管理部門的工作，對本部門員工的因公出境情況進行監(jiān)督和管理。外部監(jiān)督1.公司接受國家有關(guān)部門和行業(yè)協(xié)會的監(jiān)督檢查，積極