圖書歸檔管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司圖書資料的規(guī)范化管理，確保圖書資料的完整性、準(zhǔn)確性和可查性，提高圖書資料的利用效率，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有圖書資料的歸檔管理，包括但不限于紙質(zhì)圖書、電子圖書、期刊雜志、內(nèi)部資料等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：公司圖書資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的部門或人員負(fù)責(zé)歸檔、保管和維護(hù)。2.分類科學(xué)原則：按照圖書資料的學(xué)科、主題、類型等進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和管理。3.安全保密原則：確保圖書資料的安全，防止丟失、損壞和泄露，對涉及公司機(jī)密的圖書資料要嚴(yán)格保密。4.方便利用原則：在保證安全保密的前提下，充分考慮圖書資料的利用需求，提供便捷的查閱服務(wù)。二、管理職責(zé)（一）圖書管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善圖書歸檔管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)圖書資料的收集、整理、分類、編目、上架等歸檔工作。3.負(fù)責(zé)建立圖書資料數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)圖書資料的信息化管理。4.負(fù)責(zé)圖書資料的保管、維護(hù)和借閱服務(wù)，確保圖書資料的安全和完整。5.定期對圖書資料進(jìn)行盤點(diǎn)和清理，及時(shí)更新和補(bǔ)充圖書資料。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門圖書資料的收集、整理和移交工作，確保圖書資料的準(zhǔn)確性和完整性。2.配合圖書管理部門做好圖書資料的歸檔管理工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.根據(jù)工作需要，及時(shí)向圖書管理部門提出圖書資料的借閱申請，并妥善保管借閱的圖書資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守圖書歸檔管理制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.熟練掌握圖書資料的分類、編目、檢索等管理技能，確保圖書資料的管理工作規(guī)范、高效。3.負(fù)責(zé)圖書資料的日常管理工作，包括圖書資料的上架、下架、整理、清點(diǎn)等，保持圖書資料的整齊有序。4.負(fù)責(zé)圖書資料的借閱登記、催還、歸還等工作，及時(shí)處理借閱過程中出現(xiàn)的問題。5.定期對圖書資料進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施。三、圖書資料的收集與整理（一）收集范圍1.公司購買的各類紙質(zhì)圖書、電子圖書、期刊雜志等。2.公司內(nèi)部編輯、出版的各類資料，包括文件匯編、手冊、指南、報(bào)告等。3.員工個(gè)人捐贈的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的圖書資料。4.公司參加各類會議、培訓(xùn)、活動等獲得的圖書資料。（二）收集渠道1.采購部門在采購圖書資料時(shí)，應(yīng)及時(shí)將采購清單及圖書資料移交圖書管理部門。2.各部門在工作中形成的內(nèi)部資料，應(yīng)定期整理后移交圖書管理部門。3.鼓勵員工個(gè)人捐贈圖書資料，圖書管理部門應(yīng)做好登記和接收工作。4.對于公司參加各類會議、培訓(xùn)、活動等獲得的圖書資料，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)將資料移交圖書管理部門。（三）整理要求1.對收集到的圖書資料進(jìn)行分類整理，按照圖書資料的學(xué)科、主題、類型等進(jìn)行劃分，確定分類標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則。2.對每本圖書資料進(jìn)行編目，包括書名、作者、出版社、出版日期、ISBN號、頁數(shù)、價(jià)格等信息，并錄入圖書資料數(shù)據(jù)庫。3.對圖書資料進(jìn)行裝訂、修補(bǔ)等處理，確保圖書資料的完好無損。4.對電子圖書資料進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保電子圖書資料的可讀性和可查性。四、圖書資料的分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按學(xué)科分類：根據(jù)圖書資料的學(xué)科屬性，分為哲學(xué)、社會科學(xué)、自然科學(xué)、工程技術(shù)、醫(yī)學(xué)、農(nóng)業(yè)科學(xué)等大類。2.按主題分類：根據(jù)圖書資料的主題內(nèi)容，分為企業(yè)管理、市場營銷、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、信息技術(shù)等小類。3.按類型分類：根據(jù)圖書資料的類型，分為圖書、期刊、報(bào)紙、手冊、指南、報(bào)告等。（二）編號規(guī)則1.分類號：采用字母和數(shù)字相結(jié)合的方式，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編號，如A表示哲學(xué)，B表示社會科學(xué)，C表示自然科學(xué)等。2.書次號：采用流水號的方式，按照圖書資料的入館順序進(jìn)行編號，如001、002、003等。3.組合編號：將分類號和書次號組合在一起，形成圖書資料的唯一編號，如A001、B002、C003等。（三）標(biāo)識與標(biāo)簽1.在圖書資料的封面、封底或書脊上粘貼分類標(biāo)簽，標(biāo)明圖書資料的分類號和書次號。2.在圖書資料的數(shù)據(jù)庫中，為每本圖書資料添加分類標(biāo)識和編號信息，便于查詢和管理。五、圖書資料的歸檔與存儲（一）歸檔流程1.圖書管理部門對整理好的圖書資料進(jìn)行審核，確保圖書資料的分類、編目、編號等信息準(zhǔn)確無誤。2.將審核通過的圖書資料按照分類順序進(jìn)行上架存儲，建立圖書資料的存放位置索引。3.在圖書資料數(shù)據(jù)庫中錄入圖書資料的歸檔信息，包括圖書資料的編號、分類號、書次號、書名、作者、出版社、出版日期、存放位置等。（二）存儲方式1.紙質(zhì)圖書存儲：采用書架存放的方式，按照分類順序排列圖書資料，便于查找和管理。書架應(yīng)定期進(jìn)行清潔和整理，保持圖書資料的整齊有序。2.電子圖書存儲：采用服務(wù)器存儲的方式，將電子圖書資料按照分類目錄進(jìn)行存儲，并建立索引文件，便于查詢和檢索。服務(wù)器應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保電子圖書資料的安全。3.期刊雜志存儲：采用裝訂成冊的方式，按照年度或季度進(jìn)行裝訂，然后按照分類順序上架存儲。期刊雜志應(yīng)定期進(jìn)行盤點(diǎn)和清理，及時(shí)更新和補(bǔ)充。（三）存儲環(huán)境要求1.圖書資料存儲場所應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，溫度和濕度應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.圖書資料存儲場所應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保圖書資料的安全。3.圖書資料存儲場所應(yīng)設(shè)置專門的管理人員，負(fù)責(zé)圖書資料的日常管理和維護(hù)工作。六、圖書資料的借閱與歸還（一）借閱范圍公司員工因工作需要，可以借閱公司圖書資料。（二）借閱流程1.員工填寫圖書借閱申請表，注明借閱圖書資料的名稱、編號、借閱期限等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，將申請表提交圖書管理部門。3.圖書管理部門根據(jù)申請表進(jìn)行查詢和借閱登記，將借閱的圖書資料交給借閱人，并告知借閱期限和歸還要求。（三）借閱期限1.一般圖書資料的借閱期限為[X]天，特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向圖書管理部門申請。2.期刊雜志的借閱期限為[X]天，不得逾期不還。（四）歸還要求1.借閱人應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還圖書資料，如需續(xù)借，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還的圖書資料應(yīng)保持完好無損，如有損壞或丟失，借閱人應(yīng)照價(jià)賠償。3.圖書管理部門在收到歸還的圖書資料后，應(yīng)進(jìn)行檢查和驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與借閱人溝通解決。七、圖書資料的盤點(diǎn)與清查（一）盤點(diǎn)周期1.每年定期對圖書資料進(jìn)行全面盤點(diǎn)，確保圖書資料的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.在特殊情況下，如公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、圖書資料管理系統(tǒng)升級等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行盤點(diǎn)和清查。（二）盤點(diǎn)內(nèi)容1.核對圖書資料的數(shù)量與圖書資料數(shù)據(jù)庫中的記錄是否一致。2.檢查圖書資料的質(zhì)量，包括圖書資料的完整性、破損情況等。3.核實(shí)圖書資料的存放位置，確保圖書資料擺放整齊、有序。（三）清查結(jié)果處理1.對盤點(diǎn)和清查中發(fā)現(xiàn)的問題，如圖書資料丟失、損壞、錯放等，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。2.根據(jù)盤點(diǎn)和清查結(jié)果，對圖書資料數(shù)據(jù)庫進(jìn)行更新和維護(hù)，確保圖書資料信息的準(zhǔn)確性和完整性。八、圖書資料的維護(hù)與更新（一）維護(hù)內(nèi)容1.定期對圖書資料進(jìn)行清潔、消毒、修補(bǔ)等維護(hù)工作，確保圖書資料的完好無損。2.對電子圖書資料進(jìn)行定期備份和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.對圖書資料存儲場所進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保存儲環(huán)境符合要求。（二）更新原則1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和員工需求，及時(shí)更新和補(bǔ)充圖書資料。2.關(guān)注圖書市場動態(tài)和行業(yè)發(fā)展趨勢，及時(shí)采購新的圖書資料。3.對陳舊、過時(shí)的圖書資料進(jìn)行清理和淘汰，確保圖書資料的時(shí)效性和實(shí)用性。（三）更新流程1.圖書管理部門定期收集員工對圖書資料的需求信息，結(jié)合公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，制定圖書資料更新計(jì)劃。2.根據(jù)更新計(jì)劃，采購新的圖書資料，并按照圖書資料的歸檔流程進(jìn)行整理、分類、編目和上架存儲。3.在圖書資料數(shù)據(jù)庫中錄入新采購圖書資料的相關(guān)信息，更新圖書資料目錄。九、圖書資料的安全與保密（一）安全管理1.建立健全圖書資料安全管理制度，加強(qiáng)對圖書資料存儲場所和管理人員的安全管理。2.配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保圖書資料的安全。3.定期對圖書資料進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。（二）保密管理1.對涉及公司機(jī)密的圖書資料，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行