萬(wàn)科簽證管理辦法總則目的本辦法旨在規(guī)范萬(wàn)科集團(tuán)（以下簡(jiǎn)稱“集團(tuán)”）及各下屬公司（以下統(tǒng)稱“公司”）簽證管理工作，確保簽證辦理的合法性、合規(guī)性、高效性，保障公司業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展，維護(hù)公司及員工的合法權(quán)益。適用范圍本辦法適用于集團(tuán)總部及各下屬公司因業(yè)務(wù)需要派遣員工出國(guó)（境）進(jìn)行商務(wù)活動(dòng)、培訓(xùn)、會(huì)議、參展、項(xiàng)目考察等相關(guān)事宜所涉及的簽證申請(qǐng)、辦理、使用及管理等工作。基本原則1.合法性原則：簽證辦理必須嚴(yán)格遵守中華人民共和國(guó)及目的地國(guó)家（地區(qū)）的法律法規(guī)、政策規(guī)定。2.合規(guī)性原則：簽證申請(qǐng)及辦理過(guò)程應(yīng)符合公司內(nèi)部相關(guān)規(guī)定和流程，確保各項(xiàng)操作規(guī)范、透明。3.高效性原則：在保證簽證質(zhì)量的前提下，優(yōu)化簽證辦理流程，提高工作效率，避免因簽證問(wèn)題影響公司業(yè)務(wù)的正常進(jìn)行。4.風(fēng)險(xiǎn)可控原則：充分評(píng)估簽證辦理過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，采取有效措施進(jìn)行防范和控制，確保簽證申請(qǐng)的成功率，降低公司及員工的潛在風(fēng)險(xiǎn)。簽證申請(qǐng)與審批申請(qǐng)流程1.員工發(fā)起：因業(yè)務(wù)需要出國(guó)（境）的員工，應(yīng)提前向所在部門(mén)負(fù)責(zé)人提交《簽證申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明出國(guó)（境）事由、行程安排、預(yù)計(jì)停留時(shí)間等信息，并附上相關(guān)證明材料（如邀請(qǐng)函、會(huì)議通知、項(xiàng)目合作協(xié)議等）。2.部門(mén)審核：部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)員工的簽證申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查出國(guó)（境）事由是否與業(yè)務(wù)相關(guān)、行程安排是否合理、所需證明材料是否齊全真實(shí)等。審核通過(guò)后，在《簽證申請(qǐng)表》上簽署意見(jiàn)并提交至公司簽證管理部門(mén)。3.簽證管理部門(mén)初審：公司簽證管理部門(mén)收到員工的簽證申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行初審。初審內(nèi)容包括申請(qǐng)信息的完整性、準(zhǔn)確性，證明材料的有效性等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與員工溝通并要求補(bǔ)充或修正材料。初審?fù)ㄟ^(guò)后，將申請(qǐng)材料提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：公司分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)簽證申請(qǐng)進(jìn)行審批，重點(diǎn)關(guān)注出國(guó)（境）業(yè)務(wù)的必要性、對(duì)公司業(yè)務(wù)的影響等因素。審批通過(guò)后，在《簽證申請(qǐng)表》上簽署意見(jiàn)。審批權(quán)限1.一般簽證申請(qǐng)：?jiǎn)未纬鰢?guó)（境）停留時(shí)間不超過(guò)[X]天，或累計(jì)出國(guó)（境）停留時(shí)間不超過(guò)[X]天的簽證申請(qǐng)，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.重要簽證申請(qǐng)：?jiǎn)未纬鰢?guó)（境）停留時(shí)間超過(guò)[X]天，或累計(jì)出國(guó)（境）停留時(shí)間超過(guò)[X]天，或涉及重要業(yè)務(wù)、重大項(xiàng)目的簽證申請(qǐng)，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。特殊情況處理對(duì)于緊急情況下的簽證申請(qǐng)，可由員工所在部門(mén)負(fù)責(zé)人與簽證管理部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，簡(jiǎn)化審批流程，但事后需及時(shí)補(bǔ)辦相關(guān)審批手續(xù)。簽證辦理委托辦理公司統(tǒng)一委托具有合法資質(zhì)的專業(yè)簽證服務(wù)機(jī)構(gòu)（以下簡(jiǎn)稱“簽證代理機(jī)構(gòu)”）辦理簽證業(yè)務(wù)。簽證代理機(jī)構(gòu)應(yīng)具備豐富的簽證辦理經(jīng)驗(yàn)，熟悉目的地國(guó)家（地區(qū)）的簽證政策和流程，能夠?yàn)楣咎峁﹥?yōu)質(zhì)、高效的簽證辦理服務(wù)。辦理流程1.材料準(zhǔn)備：簽證管理部門(mén)根據(jù)簽證代理機(jī)構(gòu)的要求，指導(dǎo)員工準(zhǔn)備齊全所需的簽證申請(qǐng)材料。材料內(nèi)容應(yīng)包括但不限于護(hù)照、簽證申請(qǐng)表、照片、身份證明、在職證明、資產(chǎn)證明、行程安排等。2.材料提交：簽證管理部門(mén)將審核通過(guò)的簽證申請(qǐng)材料整理齊全后提交給簽證代理機(jī)構(gòu)。簽證代理機(jī)構(gòu)在收到材料后，應(yīng)及時(shí)對(duì)材料進(jìn)行核對(duì)，并按照目的地國(guó)家（地區(qū)）駐華使領(lǐng)館的要求進(jìn)行翻譯、整理、裝訂等工作。3.申請(qǐng)遞交：簽證代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)將整理好的簽證申請(qǐng)材料遞交至目的地國(guó)家（地區(qū)）駐華使領(lǐng)館，并按照使領(lǐng)館的要求進(jìn)行預(yù)約面談（如有需要）。4.跟蹤反饋：簽證管理部門(mén)應(yīng)定期與簽證代理機(jī)構(gòu)溝通，了解簽證辦理進(jìn)度。簽證代理機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)向簽證管理部門(mén)反饋簽證申請(qǐng)的受理情況、面談結(jié)果、簽證審批進(jìn)度等信息。如遇問(wèn)題或需要補(bǔ)充材料，應(yīng)及時(shí)通知簽證管理部門(mén)和員工進(jìn)行處理。5.簽證領(lǐng)取：簽證代理機(jī)構(gòu)在收到簽證后，應(yīng)及時(shí)通知簽證管理部門(mén)領(lǐng)取。簽證管理部門(mén)在領(lǐng)取簽證后，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)簽證信息，確保簽證內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與簽證代理機(jī)構(gòu)和使領(lǐng)館溝通解決。辦理費(fèi)用簽證辦理費(fèi)用由公司統(tǒng)一支付給簽證代理機(jī)構(gòu)。簽證代理機(jī)構(gòu)應(yīng)提供詳細(xì)的費(fèi)用清單，明確各項(xiàng)費(fèi)用的標(biāo)準(zhǔn)和金額。公司簽證管理部門(mén)應(yīng)對(duì)費(fèi)用清單進(jìn)行審核，確保費(fèi)用合理、合規(guī)。簽證使用與管理簽證使用1.嚴(yán)格按照簽證規(guī)定使用：?jiǎn)T工應(yīng)嚴(yán)格按照簽證上注明的有效期、停留期、入境次數(shù)等信息使用簽證，不得擅自更改簽證內(nèi)容或逾期停留。2.妥善保管簽證：?jiǎn)T工在獲得簽證后，應(yīng)妥善保管簽證原件，避免簽證丟失、損壞或被盜。如遇簽證丟失或被盜，應(yīng)及時(shí)向當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)報(bào)案，并向公司簽證管理部門(mén)報(bào)告。公司簽證管理部門(mén)應(yīng)協(xié)助員工辦理補(bǔ)辦簽證等相關(guān)手續(xù)。3.遵守目的地國(guó)家（地區(qū)）法律法規(guī)：?jiǎn)T工在國(guó)外（境）期間，應(yīng)遵守目的地國(guó)家（地區(qū)）的法律法規(guī)、風(fēng)俗習(xí)慣，尊重當(dāng)?shù)厝嗣竦淖诮绦叛龊臀幕瘋鹘y(tǒng)，維護(hù)公司和國(guó)家的形象。簽證延期與變更1.延期申請(qǐng)：如因業(yè)務(wù)需要確需延長(zhǎng)簽證停留期限的，員工應(yīng)提前向公司簽證管理部門(mén)提交《簽證延期申請(qǐng)表》，說(shuō)明延期理由、預(yù)計(jì)延期停留時(shí)間等信息，并附上相關(guān)證明材料（如業(yè)務(wù)進(jìn)展情況說(shuō)明、邀請(qǐng)函等）。公司簽證管理部門(mén)按照簽證申請(qǐng)與審批流程進(jìn)行審核和審批。審核通過(guò)后，由簽證代理機(jī)構(gòu)辦理簽證延期手續(xù)。2.變更申請(qǐng)：如因行程變更需要更改簽證入境時(shí)間、地點(diǎn)、行程安排等信息的，員工應(yīng)提前向公司簽證管理部門(mén)提交《簽證變更申請(qǐng)表》，說(shuō)明變更理由、變更后的具體信息等，并附上相關(guān)證明材料（如行程變更通知、邀請(qǐng)函等）。公司簽證管理部門(mén)按照簽證申請(qǐng)與審批流程進(jìn)行審核和審批。審核通過(guò)后，由簽證代理機(jī)構(gòu)辦理簽證變更手續(xù)。簽證注銷1.按時(shí)注銷：?jiǎn)T工完成出國(guó)（境）任務(wù)后，應(yīng)及時(shí)將簽證原件交回公司簽證管理部門(mén)。公司簽證管理部門(mén)在確認(rèn)員工已按時(shí)回國(guó)且簽證已使用完畢后，負(fù)責(zé)辦理簽證注銷手續(xù)。2.特殊情況注銷：如因員工離職、簽證過(guò)期未使用等特殊情況需要注銷簽證的，公司簽證管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理相關(guān)注銷手續(xù)。簽證信息管理信息收集公司簽證管理部門(mén)應(yīng)建立健全簽證信息收集制度，及時(shí)收集員工的簽證申請(qǐng)信息、辦理進(jìn)度信息、簽證使用情況信息等，并進(jìn)行分類整理和歸檔。信息存儲(chǔ)簽證信息應(yīng)采用電子和紙質(zhì)兩種方式進(jìn)行存儲(chǔ)。電子信息應(yīng)存儲(chǔ)在公司內(nèi)部的安全服務(wù)器上，并定期進(jìn)行備份，確保信息的安全性和完整性。紙質(zhì)信息應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理、裝訂、歸檔，妥善保管。信息查詢與使用1.查詢權(quán)限：公司內(nèi)部相關(guān)人員因工作需要查詢簽證信息的，應(yīng)按照公司規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行查詢。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自查詢簽證信息。2.使用范圍：簽證信息僅用于公司內(nèi)部的簽證管理工作，不得用于其他任何目的。如需對(duì)外提供簽證信息，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，并確保信息的安全性和保密性。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.定期檢查：公司審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)簽證管理工作進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查簽證申請(qǐng)流程的合規(guī)性、審批手續(xù)的完整性、簽證辦理費(fèi)用的合理性等。2.不定期抽查：公司簽證管理部門(mén)應(yīng)不定期對(duì)簽證辦理情況進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決簽證辦理過(guò)程中存在的問(wèn)題。外部監(jiān)督1.接受使領(lǐng)館監(jiān)督：公司應(yīng)積極配合目的地國(guó)家（地區(qū)）駐華使領(lǐng)館的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供簽證申請(qǐng)材料和相關(guān)信息。2.接受政府部門(mén)監(jiān)督：公司應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)簽證管理的法律法規(guī)和政策規(guī)定，接受政府相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督檢查。如因違反規(guī)定受到處罰，公司應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。責(zé)任追究員工責(zé)任1.如員工因提供虛假材料、隱瞞真實(shí)情況等原因?qū)е潞炞C申請(qǐng)被拒簽或產(chǎn)生其他不良后果的，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、記過(guò)、降職、撤職等。2.如員工因擅自更改簽證內(nèi)容、逾期停留、違反目的地國(guó)家（地區(qū)）法律法規(guī)等原因?qū)е鹿驹馐軗p失的，員工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。簽證代理機(jī)構(gòu)責(zé)任1.如簽證代理機(jī)構(gòu)因工作失誤、違規(guī)操作等原因?qū)е潞炞C申請(qǐng)被拒簽、延誤或產(chǎn)生其他不良后果的，公司將視情節(jié)輕重扣除相應(yīng)的服務(wù)費(fèi)用，并要求簽證代理機(jī)構(gòu)承擔(dān)賠償責(zé)任。2.如簽證代理機(jī)構(gòu)違反法律法規(guī)或合同約定，泄露公司簽證信息或利用公司簽證信息謀取私利的，公司將依法追究其法律責(zé)任，并解除與簽證代理機(jī)構(gòu)的合作關(guān)系。管理人員責(zé)任如公司管理人員在簽證管理工作中存在濫用職權(quán)、玩忽職守、徇私舞弊等行為，導(dǎo)致簽證管理工作出現(xiàn)重大失誤或給公司造成