發(fā)文文件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司發(fā)文文件的管理，確保文件的制定、審批、印發(fā)、存檔等環(huán)節(jié)規(guī)范有序，提高工作效率，保證公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門制發(fā)的各類文件，包括但不限于通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、決定、規(guī)定、制度等。（三）基本原則1.合法性原則：發(fā)文文件必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，不得與法律法規(guī)相抵觸。2.準(zhǔn)確性原則：文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，表述清晰，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免產(chǎn)生歧義。3.規(guī)范性原則：文件格式、字體、排版等應(yīng)符合公司統(tǒng)一規(guī)定，確保文件的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。4.時(shí)效性原則：文件應(yīng)及時(shí)制定、審批和印發(fā)，確保其時(shí)效性，能夠有效指導(dǎo)工作開展。5.保密性原則：對(duì)于涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、發(fā)文流程（一）文件起草1.職責(zé)分工各部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)文件的起草工作。文件起草人應(yīng)熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)，具備較強(qiáng)的文字表達(dá)能力和邏輯思維能力。涉及多個(gè)部門的文件，由主辦部門負(fù)責(zé)牽頭起草，相關(guān)部門配合提供資料和意見。2.起草要求起草文件應(yīng)明確文件的主題、目的、依據(jù)、范圍、主要內(nèi)容、執(zhí)行要求等要素。內(nèi)容應(yīng)具體、可操作，避免空洞、抽象的表述。引用法律法規(guī)、政策文件等應(yīng)準(zhǔn)確注明出處。文件語言應(yīng)簡潔明了，通俗易懂，避免使用生僻詞匯和復(fù)雜句式。（二）文件審核1.初審文件起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審內(nèi)容包括文件內(nèi)容是否符合部門職責(zé)和工作實(shí)際，格式是否規(guī)范，語言是否準(zhǔn)確等。初審?fù)ㄟ^后，起草部門負(fù)責(zé)人在文件首頁簽署初審意見并簽字。2.會(huì)簽涉及多個(gè)部門的文件，需進(jìn)行會(huì)簽。主辦部門將文件送相關(guān)部門會(huì)簽，會(huì)簽部門應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，提出修改意見，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋給主辦部門。主辦部門根據(jù)會(huì)簽意見對(duì)文件進(jìn)行修改完善，形成送審稿。3.審核送審稿提交至公司綜合管理部門進(jìn)行審核。綜合管理部門審核人員應(yīng)從文件的合法性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、完整性等方面進(jìn)行全面審核。審核通過的文件，由綜合管理部門審核人員在文件首頁簽署審核意見并簽字；審核不通過的文件，返回起草部門重新修改。（三）文件審批1.審批權(quán)限公司一般性文件，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及公司重大決策、重要事項(xiàng)、規(guī)章制度等文件，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。2.審批流程綜合管理部門將審核通過的文件送呈相應(yīng)審批領(lǐng)導(dǎo)。審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真閱讀文件內(nèi)容，對(duì)文件進(jìn)行全面審查，并簽署審批意見和簽字。審批通過的文件，進(jìn)入發(fā)文印發(fā)環(huán)節(jié)；審批不通過的文件，返回起草部門或綜合管理部門進(jìn)一步修改完善。（四）文件印發(fā)1.編號(hào)登記文件經(jīng)審批通過后，由綜合管理部門進(jìn)行編號(hào)登記。編號(hào)應(yīng)按照公司文件編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編制，確保文件編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。登記內(nèi)容包括文件名稱、文號(hào)、起草部門、審批領(lǐng)導(dǎo)、印發(fā)日期、印發(fā)份數(shù)等。2.排版印刷綜合管理部門根據(jù)文件審批意見和公司文件格式要求進(jìn)行排版印刷。排版應(yīng)整齊美觀，字體、字號(hào)、行距等符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。印刷份數(shù)應(yīng)根據(jù)文件發(fā)送范圍和實(shí)際需要確定，避免浪費(fèi)。3.蓋章分發(fā)文件印刷完成后，加蓋公司公章。蓋章應(yīng)清晰、端正，位置符合規(guī)定要求。綜合管理部門按照文件發(fā)送清單將文件分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并做好分發(fā)記錄。（五）文件存檔1.歸檔要求文件印發(fā)后，綜合管理部門應(yīng)及時(shí)將文件原件及相關(guān)附件進(jìn)行歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全完整，包括文件的起草稿、審核稿、審批稿、印發(fā)稿等。歸檔文件應(yīng)按照年度、類別、保管期限等進(jìn)行分類整理，編制歸檔目錄，便于查詢和利用。2.保管期限文件保管期限分為永久、長期和短期。具體保管期限根據(jù)文件的重要性和性質(zhì)確定，參照國家檔案管理相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。永久保管的文件主要包括公司重大決策、重要規(guī)章制度、年度工作報(bào)告等；長期保管的文件一般為涉及公司重要業(yè)務(wù)和一定時(shí)期內(nèi)有參考價(jià)值的文件；短期保管的文件為一般性業(yè)務(wù)文件，保管期限屆滿后可按規(guī)定進(jìn)行銷毀。3.查閱利用公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文件，應(yīng)填寫文件查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門查閱。查閱文件應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將文件帶出或復(fù)制。如需復(fù)制文件，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。涉及公司機(jī)密的文件，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露文件內(nèi)容。三、文件格式規(guī)范（一）頁面設(shè)置1.紙張規(guī)格：一般采用A4紙（210mm×297mm）。2.頁邊距：上、下頁邊距為2.54cm，左、右頁邊距為3.17cm。3.頁眉頁腳：頁眉一般為公司名稱，字體為宋體，字號(hào)為小五，居中顯示；頁腳一般為頁碼，宋體，小五，居右顯示。（二）字體字號(hào)1.標(biāo)題：一般采用宋體，二號(hào)字，加粗，居中顯示。2.一級(jí)標(biāo)題：宋體，三號(hào)字，加粗。3.二級(jí)標(biāo)題：宋體，小三號(hào)字，加粗。4.正文：宋體，小四號(hào)字。5.附件標(biāo)題：宋體，四號(hào)字，加粗。6.頁碼：宋體，小五。（三）段落格式1.行距：一般為1.5倍行距。2.縮進(jìn)：首行縮進(jìn)2個(gè)字符。（四）文號(hào)格式文號(hào)一般由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)組成，如“[公司代字]〔年份〕序號(hào)號(hào)”。年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入；序號(hào)不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。（五）落款格式文件落款應(yīng)注明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，并加蓋公章。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱，公章應(yīng)端正、清晰地蓋在落款處。四、文件分類管理（一）行政類文件1.定義：主要包括公司行政事務(wù)管理方面的文件，如通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.管理要求行政類文件應(yīng)明確行政事項(xiàng)的內(nèi)容、要求、執(zhí)行部門和時(shí)間等。涉及公司重要行政決策的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照決策程序進(jìn)行制定和審批。加強(qiáng)行政類文件的跟蹤落實(shí)，確保行政事項(xiàng)得到有效執(zhí)行。（二）業(yè)務(wù)類文件1.定義：涵蓋公司各業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件，如業(yè)務(wù)流程規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程等。2.管理要求業(yè)務(wù)類文件應(yīng)緊密結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際，具有較強(qiáng)的針對(duì)性和可操作性。定期對(duì)業(yè)務(wù)類文件進(jìn)行評(píng)估和修訂，確保其與業(yè)務(wù)發(fā)展和行業(yè)變化相適應(yīng)。加強(qiáng)業(yè)務(wù)類文件的培訓(xùn)和宣貫，使相關(guān)人員熟悉業(yè)務(wù)要求，規(guī)范業(yè)務(wù)操作。（三）制度類文件1.定義：公司各項(xiàng)規(guī)章制度的文件，如人事制度、財(cái)務(wù)制度、采購制度等。2.管理要求制度類文件應(yīng)全面涵蓋公司管理的各個(gè)方面，明確各項(xiàng)工作的流程、標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任。制度制定應(yīng)充分征求相關(guān)部門和人員的意見，確保制度的科學(xué)性和合理性。嚴(yán)格執(zhí)行制度類文件，對(duì)違反制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理，維護(hù)制度的嚴(yán)肅性。（四）會(huì)議類文件1.定義：與公司各類會(huì)議相關(guān)的文件，如會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要、決議等。2.管理要求會(huì)議類文件應(yīng)準(zhǔn)確傳達(dá)會(huì)議精神和要求，明確會(huì)議決策事項(xiàng)的執(zhí)行部門和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)客觀、準(zhǔn)確地記錄會(huì)議內(nèi)容，經(jīng)會(huì)議主持人審核后印發(fā)。加強(qiáng)對(duì)會(huì)議決策事項(xiàng)的跟蹤督辦，確保會(huì)議精神得到有效落實(shí)。五、文件保密管理（一）保密制度1.公司建立健全文件保密制度，明確文件保密責(zé)任和保密措施。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。（二）保密措施1.文件存儲(chǔ)：涉密文件應(yīng)存儲(chǔ)在專門的保密設(shè)備中，如加密硬盤、保密柜等，并設(shè)置訪問權(quán)限。2.文件傳遞：涉密文件應(yīng)通過加密網(wǎng)絡(luò)或?qū)Ｈ藗鬟f，傳遞過程中應(yīng)采取保密措施，防止文件泄露。3.文件閱讀：涉密文件應(yīng)在指定的保密場(chǎng)所閱讀，閱讀人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自擴(kuò)大閱讀范圍。4.文件銷毀：對(duì)于不再需要的涉密文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行登記和監(jiān)督，確保文件信息徹底消除。（三）保密監(jiān)督1.公司綜合管理部門負(fù)責(zé)對(duì)文件保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期對(duì)保密制度執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估。2.對(duì)違反文件保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、文件修訂與廢止（一）修訂原則1.文件修訂應(yīng)遵循必要性、可行性、科學(xué)性原則，根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、法律法規(guī)變化等情況及時(shí)進(jìn)行修訂。2.修訂后的文件應(yīng)更加完善、合理，具有更強(qiáng)的針對(duì)性和可操作性。（二）修訂程序1.提出修訂建議：各部門在工作中發(fā)現(xiàn)文件存在問題或需要修訂時(shí)，應(yīng)及時(shí)向綜合管理部門提出修訂建議。2.審核修訂：綜合管理部門對(duì)修訂建議進(jìn)行審核，組織相關(guān)部門和人員對(duì)文件進(jìn)行修訂。修訂后的文件按照發(fā)文流程進(jìn)行審核、審批和印發(fā)。3.發(fā)布實(shí)施：修訂后的文件印發(fā)后，應(yīng)及時(shí)在公司內(nèi)部進(jìn)行宣貫，確保相關(guān)人員了解和掌握修訂內(nèi)容。（三）廢止程序1.文件廢止原因：文件因適用