衛(wèi)生病例管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司衛(wèi)生病例管理，規(guī)范病例信息收集、整理、存儲(chǔ)、使用及銷毀等流程，確保病例資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，保障員工健康權(quán)益，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及員工衛(wèi)生病例的管理活動(dòng)，包括但不限于職業(yè)健康檢查病例、疾病診斷病例、治療記錄等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家關(guān)于衛(wèi)生病例管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確完整原則：保證病例信息的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)記錄員工健康狀況及相關(guān)醫(yī)療信息。3.安全保密原則：采取有效措施保護(hù)病例資料的安全，防止信息泄露，維護(hù)員工隱私。4.便捷高效原則：優(yōu)化管理流程，提高工作效率，方便員工查詢和使用病例資料。二、病例信息收集（一）職業(yè)健康檢查病例收集1.公司應(yīng)按照國(guó)家規(guī)定定期組織員工進(jìn)行職業(yè)健康檢查，并與具備資質(zhì)的職業(yè)健康檢查機(jī)構(gòu)簽訂服務(wù)協(xié)議。2.職業(yè)健康檢查機(jī)構(gòu)應(yīng)在檢查結(jié)束后及時(shí)向公司提供員工的職業(yè)健康檢查報(bào)告，公司負(fù)責(zé)收集并整理相關(guān)病例資料。3.收集的職業(yè)健康檢查病例應(yīng)包括檢查申請(qǐng)表、各項(xiàng)檢查結(jié)果報(bào)告、診斷結(jié)論等，確保資料齊全。（二）疾病診斷病例收集1.員工因患病就醫(yī)時(shí)，應(yīng)及時(shí)將醫(yī)療機(jī)構(gòu)出具的疾病診斷證明、病歷等資料提交至公司人力資源部門或相關(guān)管理部門。2.對(duì)于涉及工傷、職業(yè)病等特殊情況的疾病診斷病例，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定和工傷保險(xiǎn)部門要求進(jìn)行收集和整理。3.收集過程中，應(yīng)確保病例資料的真實(shí)性和有效性，對(duì)不符合要求的資料及時(shí)與員工溝通，要求其補(bǔ)充或更正。三、病例整理與存儲(chǔ)（一）整理要求1.對(duì)收集到的病例資料進(jìn)行分類整理，按照職業(yè)健康檢查病例、疾病診斷病例等類別分別存放。2.每份病例應(yīng)建立獨(dú)立的檔案，檔案內(nèi)容應(yīng)包括病例首頁(yè)、檢查報(bào)告、診斷證明、治療記錄等相關(guān)資料，并按照時(shí)間順序進(jìn)行排列。3.對(duì)病例資料中的關(guān)鍵信息進(jìn)行標(biāo)注，如診斷結(jié)論、治療方案、病情變化等，以便于快速查閱和分析。（二）存儲(chǔ)方式1.設(shè)立專門的病例檔案室或存儲(chǔ)區(qū)域，確保存儲(chǔ)環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)良好，防止病例資料受潮、發(fā)霉、損壞等。2.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的存儲(chǔ)方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)妥善裝訂成冊(cè)，存放于檔案柜中，并建立檔案索引目錄，便于查找；電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。3.電子檔案應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，確保文件名能夠準(zhǔn)確反映病例的基本信息，如員工姓名、檢查日期、疾病名稱等。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子病例進(jìn)行分類管理和檢索，方便查詢和使用。四、病例使用管理（一）內(nèi)部使用1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱員工病例資料時(shí)，應(yīng)填寫《病例查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱范圍等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至人力資源部門或相關(guān)管理部門。2.人力資源部門或相關(guān)管理部門在收到申請(qǐng)表后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供相應(yīng)的病例資料，并做好查閱記錄，記錄內(nèi)容包括查閱日期、查閱人、查閱目的、查閱內(nèi)容等。3.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播病例資料，如需使用病例資料進(jìn)行分析或統(tǒng)計(jì)等工作，應(yīng)在規(guī)定的范圍內(nèi)使用，并確保資料的安全。（二）外部提供1.因法律法規(guī)要求或其他特殊原因需要向外部機(jī)構(gòu)提供員工病例資料時(shí)，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，并與接收方簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.提供病例資料時(shí)，應(yīng)確保提供的資料準(zhǔn)確、完整，并按照接收方的要求進(jìn)行整理和包裝。同時(shí)，應(yīng)做好提供記錄，記錄內(nèi)容包括提供日期、接收方名稱、提供內(nèi)容等。3.對(duì)于涉及員工隱私和敏感信息的病例資料，應(yīng)進(jìn)行必要的脫敏處理后再提供給外部機(jī)構(gòu)，確保員工信息安全。五、病例保密與安全（一）保密措施1.公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)病例資料的保密管理，制定保密制度，明確保密責(zé)任和保密要求。2.對(duì)涉及病例資料管理的工作人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，簽訂保密承諾書，確保其嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。3.在病例資料的存儲(chǔ)、傳輸、使用等過程中，采取加密、訪問控制等技術(shù)手段，防止信息泄露。同時(shí)，對(duì)存儲(chǔ)病例資料的場(chǎng)所和設(shè)備進(jìn)行安全管理，設(shè)置必要的安全防護(hù)設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等。（二）安全管理1.定期對(duì)病例檔案室或存儲(chǔ)區(qū)域進(jìn)行安全檢查，確保存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠，防止火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等事故發(fā)生。2.對(duì)電子病例數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。3.加強(qiáng)對(duì)病例資料存儲(chǔ)介質(zhì)的管理，定期對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行清理和更新，確保存儲(chǔ)介質(zhì)的性能和安全性。對(duì)于廢棄的存儲(chǔ)介質(zhì)，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，防止數(shù)據(jù)泄露。六、病例銷毀管理（一）銷毀條件1.病例資料超過保存期限且已無(wú)使用價(jià)值的，可按照本辦法進(jìn)行銷毀。2.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，不再需要保留的病例資料，經(jīng)審批后可進(jìn)行銷毀。3.對(duì)于涉及法律糾紛或其他特殊情況的病例資料，應(yīng)按照法律法規(guī)要求進(jìn)行妥善保管，不得擅自銷毀。（二）銷毀流程1.由人力資源部門或相關(guān)管理部門提出病例銷毀申請(qǐng)，填寫《病例銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀原因、銷毀范圍、銷毀時(shí)間等信息，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，由人力資源部門或相關(guān)管理部門組織實(shí)施病例銷毀工作。銷毀過程應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。3.對(duì)于紙質(zhì)病例資料，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀；對(duì)于電子病例數(shù)據(jù)，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等技術(shù)手段進(jìn)行銷毀，并確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀工作完成后，應(yīng)填寫《病例銷毀記錄》，記錄銷毀時(shí)間、銷毀方式、銷毀數(shù)量等信息，并由監(jiān)督人員和實(shí)施人員簽字確認(rèn)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)衛(wèi)生病例管理工作進(jìn)行檢查，確保管理活動(dòng)符合本辦法及相關(guān)法律法規(guī)要求。2.人力資源部門或相關(guān)管理部門應(yīng)定期對(duì)病例資料的收集、整理、存儲(chǔ)、使用及銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并形成自查報(bào)告。3.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)衛(wèi)生病例管理工作進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查管理流程的合規(guī)性、資料的完整性和安全性等方面，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出審計(jì)意見和建議。（二）外部檢查1.積極配合政府相關(guān)部門對(duì)公司衛(wèi)