印章科技管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印章科技管理，規(guī)范印章的刻制、使用、保管等行為，保障公司合法權(quán)益，維護(hù)公司正常運(yùn)營(yíng)秩序，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)、全資子公司、控股子公司等（以下統(tǒng)稱“公司”）涉及的各類印章管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：印章的管理和使用必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.審慎負(fù)責(zé)原則：印章使用應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格審批流程，確保印章使用的真實(shí)性、合法性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：加強(qiáng)印章保管，防止印章被盜用、冒用、丟失等情況發(fā)生，確保印章信息安全。二、印章分類及定義（一）公司公章公司公章是公司對(duì)外行使權(quán)力的象征，用于代表公司簽署各類重要文件、合同、協(xié)議等。（二）法定代表人章法定代表人章用于特定的公司事務(wù)，如辦理銀行結(jié)算、簽署涉及法定代表人個(gè)人的文件等。（三）財(cái)務(wù)專用章財(cái)務(wù)專用章用于公司財(cái)務(wù)核算、資金收付等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。（四）合同專用章合同專用章專門用于簽署各類合同文本，明確公司在合同中的權(quán)利和義務(wù)。（五）部門章部門章由各部門根據(jù)工作需要申請(qǐng)刻制，用于本部門內(nèi)部的文件往來、業(yè)務(wù)聯(lián)系等。（六）電子印章隨著科技發(fā)展，電子印章在公司業(yè)務(wù)中逐漸應(yīng)用，電子印章與實(shí)體印章具有同等法律效力，用于電子文檔的簽署和確認(rèn)。三、印章刻制（一）申請(qǐng)流程1.因工作需要刻制印章的部門或單位，應(yīng)填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格、材質(zhì)等信息。2.《印章刻制申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由公司綜合管理部門統(tǒng)一辦理印章刻制手續(xù)。（二）刻制要求1.印章刻制必須選擇具有合法資質(zhì)的印章制作單位，確保印章質(zhì)量符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.印章材質(zhì)應(yīng)根據(jù)實(shí)際使用需求和重要性進(jìn)行選擇，如公章一般采用銅質(zhì)或硬質(zhì)材料，以保證印章的耐久性和防偽性。3.印章樣式應(yīng)符合公司視覺識(shí)別系統(tǒng)要求，不得擅自更改印章字體、圖案、尺寸等。（三）備案登記1.印章刻制完成后，公司綜合管理部門應(yīng)及時(shí)將印章的相關(guān)信息進(jìn)行備案登記，包括印章名稱、編號(hào)、規(guī)格、材質(zhì)、刻制日期、啟用日期等。2.備案登記信息應(yīng)錄入公司印章管理系統(tǒng)，建立印章檔案，以便查詢和管理。四、印章使用（一）使用范圍1.公司公章：用于公司對(duì)外的各類正式文件、合同協(xié)議、授權(quán)委托書、資質(zhì)證書、財(cái)務(wù)報(bào)表等的簽署。2.法定代表人章：用于辦理銀行結(jié)算業(yè)務(wù)、簽署涉及法定代表人個(gè)人的文件、授權(quán)書等。3.財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)核算、資金收付、稅務(wù)申報(bào)、開具發(fā)票等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。4.合同專用章：專門用于簽署各類合同文本，包括但不限于采購(gòu)合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同等。5.部門章：用于本部門內(nèi)部的文件往來、業(yè)務(wù)聯(lián)系、工作安排等，不得對(duì)外使用。6.電子印章：用于電子文檔的簽署和確認(rèn)，包括但不限于電子合同、電子文件、電子報(bào)表等。（二）審批流程1.一般文件蓋章經(jīng)辦人員填寫《印章使用申請(qǐng)表》，注明文件名稱、文號(hào)、蓋章用途、蓋章份數(shù)等信息。將《印章使用申請(qǐng)表》連同待蓋章文件一并提交部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人審核通過后，簽字確認(rèn)并提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，經(jīng)辦人員持《印章使用申請(qǐng)表》到印章保管部門蓋章。2.重要合同蓋章經(jīng)辦人員填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明合同名稱、合同編號(hào)、合同金額、對(duì)方單位名稱、合同主要條款等信息。將《印章使用申請(qǐng)表》連同合同文本一并提交業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，簽字確認(rèn)并提交至公司法律合規(guī)部門進(jìn)行法律審查。法律合規(guī)部門審查通過后，出具法律意見并簽字，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，提交至公司法定代表人審批（如需）。審批通過后，經(jīng)辦人員持《印章使用申請(qǐng)表》到印章保管部門蓋章。3.緊急事項(xiàng)蓋章對(duì)于緊急事項(xiàng)需要蓋章的，經(jīng)辦人員可通過電話、郵件等方式向部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簡(jiǎn)要說明情況，經(jīng)同意后先蓋章，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。（三）用印要求1.印章使用必須在公司指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將印章攜帶外出使用。如因特殊情況確需外出用印的，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由印章保管人員陪同前往。2.印章保管人員在用印前，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)《印章使用申請(qǐng)表》及待蓋章文件的內(nèi)容，確保文件內(nèi)容真實(shí)、合法、合規(guī)，與審批意見一致。3.用印時(shí)，應(yīng)使用紅色印泥，確保印章清晰、完整、端正，不得模糊、重疊或顛倒。4.印章使用完畢后，印章保管人員應(yīng)及時(shí)在《印章使用登記表》上登記用印日期、文件名稱、文號(hào)、蓋章份數(shù)、審批人等信息，并將《印章使用申請(qǐng)表》存檔保管。五、印章保管（一）保管人員職責(zé)1.公司公章、法定代表人章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章等重要印章應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)。2.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章存放安全，防止印章被盜用、冒用、丟失等情況發(fā)生。3.印章保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照印章使用審批流程進(jìn)行用印操作，不得擅自超越權(quán)限使用印章。4.定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并申請(qǐng)更換。（二）保管方式1.實(shí)體印章應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或印章保管箱內(nèi)，并設(shè)置密碼鎖或鑰匙鎖，確保安全。2.保險(xiǎn)柜或印章保管箱應(yīng)存放在公司指定的安全地點(diǎn)，如辦公室、檔案室等，不得隨意放置。3.電子印章應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的電子存儲(chǔ)設(shè)備中，并設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限和密碼保護(hù)措施，防止電子印章信息泄露。（三）交接與掛失1.印章保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章交接清單》，詳細(xì)記錄印章名稱、編號(hào)、規(guī)格、材質(zhì)、數(shù)量等信息，并經(jīng)交接雙方及監(jiān)交人簽字確認(rèn)。2.交接完成后，原印章保管人員應(yīng)將印章及相關(guān)資料移交給新的保管人員，并協(xié)助新保管人員熟悉印章管理流程和注意事項(xiàng)。3.如發(fā)現(xiàn)印章丟失或被盜用，印章保管人員應(yīng)立即向公司綜合管理部門報(bào)告，并采取相應(yīng)的掛失措施，如在報(bào)紙上刊登掛失聲明、向公安機(jī)關(guān)報(bào)案等。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、印章廢止與銷毀（一）廢止情形1.公司名稱變更、重組、注銷等原因?qū)е掠≌虏辉偈褂谩?.印章?lián)p壞、變形、磨損等無法正常使用。3.因法律法規(guī)、政策調(diào)整或公司內(nèi)部管理規(guī)定變化，印章失去使用依據(jù)。（二）廢止流程1.印章使用部門或單位發(fā)現(xiàn)印章需要廢止時(shí)，應(yīng)填寫《印章廢止申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章廢止原因、廢止日期等信息。2.《印章廢止申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司綜合管理部門審核。3.公司綜合管理部門審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.審批通過后，公司綜合管理部門負(fù)責(zé)通知印章保管人員將廢止印章交回，并在印章管理系統(tǒng)中進(jìn)行廢止登記。（三）銷毀方式1.對(duì)于廢止的實(shí)體印章，應(yīng)采用粉碎、熔化等方式進(jìn)行銷毀，確保印章無法恢復(fù)使用。2.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、銷毀方式等信息，并由銷毀人員簽字確認(rèn)。3.對(duì)于廢止的電子印章，應(yīng)按照公司電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行刪除或銷毀處理，確保電子印章信息徹底清除。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)公司印章管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查印章管理制度的執(zhí)行情況、印章使用審批流程的合規(guī)性、印章保管的安全性等。2.公司綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)印章使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，檢查印章使用是否符合規(guī)定用途，是否存在超范圍、超權(quán)限使用印章的情況。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)印章管理資料和信息。2.對(duì)于涉及重大事項(xiàng)的印章使用，主動(dòng)接受外部審計(jì)、法律等專業(yè)機(jī)構(gòu)的審查和監(jiān)督。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處罰，并責(zé)令其立即改