企業(yè)詢價管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范企業(yè)詢價管理工作，確保采購活動的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保障企業(yè)利益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于企業(yè)內部各部門涉及物資采購、服務采購等各類詢價活動的管理。（三）基本原則1.合法性原則：詢價活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：對待所有參與詢價的供應商應一視同仁，不得有歧視或偏袒行為，保證詢價過程和結果的公正性。3.公開透明原則：詢價信息應在規(guī)定范圍內公開，接受企業(yè)內部監(jiān)督，確保采購過程透明。4.效益原則：在保證采購質量的前提下，通過合理詢價，降低采購成本，提高企業(yè)經濟效益。二、詢價管理職責分工（一）采購部門1.負責制定詢價計劃，明確詢價項目的需求、規(guī)格、數(shù)量等詳細信息。2.組織實施詢價活動，包括選擇詢價對象、發(fā)放詢價文件、收集報價等。3.對供應商的報價進行初步評審，篩選出符合要求的供應商，并提交給評審小組。4.與選定的供應商進行商務談判，簽訂采購合同。（二）需求部門1.提出物資或服務的采購需求，確保需求信息準確、完整。2.協(xié)助采購部門制定詢價文件，提供技術支持和專業(yè)意見。3.參與對供應商報價的評審工作，對采購物資或服務的質量、性能等方面進行評估。（三）評審小組1.由采購部門、需求部門、財務部門、審計部門等相關人員組成。2.負責對供應商的報價進行綜合評審，根據(jù)評審標準確定成交供應商。3.對詢價過程和結果進行監(jiān)督，確保評審工作公正、公平。（四）財務部門1.參與詢價文件的審核，對采購預算進行把關。2.對供應商的報價進行財務分析，評估采購成本的合理性。3.負責采購款項的支付審核和賬務處理。（五）審計部門1.對詢價活動進行審計監(jiān)督，檢查詢價過程是否合規(guī)。2.對采購合同的簽訂、執(zhí)行等情況進行審計，防范采購風險。三、詢價流程（一）詢價準備1.需求確認需求部門根據(jù)企業(yè)生產經營需要，填寫《采購需求申請表》，詳細說明采購物資或服務的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質量要求、交貨時間、交貨地點等信息，并提交給采購部門。2.采購預算編制財務部門根據(jù)采購需求，結合企業(yè)財務狀況，編制采購預算，明確采購資金的來源和金額上限。采購預算應報企業(yè)管理層審批后執(zhí)行。3.詢價文件編制采購部門根據(jù)需求部門提供的信息和采購預算，編制詢價文件。詢價文件應包括詢價邀請函、采購需求明細、報價要求、合同條款、評審標準等內容。詢價文件應確保內容清晰、準確，避免產生歧義。（二）詢價發(fā)布1.供應商選擇采購部門根據(jù)采購項目的特點和要求，通過企業(yè)供應商庫、行業(yè)網站、招標平臺等渠道，選擇潛在供應商。選擇的供應商應具備良好的信譽、生產經營能力和產品質量保證能力。2.詢價文件發(fā)放采購部門向選定的供應商發(fā)放詢價文件，并要求供應商在規(guī)定時間內提交報價文件。詢價文件發(fā)放可以采用書面送達、電子郵件、傳真等方式進行。（三）報價接收1.報價文件提交供應商應按照詢價文件的要求，在規(guī)定時間內提交報價文件。報價文件應包括報價單、技術方案、售后服務承諾、資質證明文件等內容。2.報價文件審核采購部門對供應商提交的報價文件進行初步審核，檢查報價文件的完整性、符合性和有效性。對于不符合要求的報價文件，采購部門應及時通知供應商進行補充或修改。（四）評審1.評審小組組建采購部門組織成立評審小組，成員應包括采購部門、需求部門、財務部門、審計部門等相關人員。評審小組應明確分工，確保評審工作的順利進行。2.評審標準制定評審小組根據(jù)采購項目的特點和要求，制定評審標準。評審標準應包括價格、質量、技術方案、售后服務、信譽等方面的內容，并明確各項評審因素的權重。3.報價評審評審小組對供應商的報價進行評審，按照評審標準對各供應商的報價文件進行綜合評估。評審過程中，評審小組可以要求供應商對報價文件進行澄清或說明。4.確定成交供應商評審小組根據(jù)評審結果，按照得分高低或綜合評估情況，確定成交供應商。評審結果應形成書面報告，報企業(yè)管理層審批。（五）合同簽訂1.合同起草采購部門根據(jù)評審結果，與成交供應商起草采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括物資或服務的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、售后服務等內容。2.合同審核采購合同起草完成后，應提交給財務部門、審計部門等相關部門進行審核。審核內容包括合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性，采購價格的合理性，付款方式的安全性等。3.合同簽訂采購合同經審核通過后，由企業(yè)法定代表人或其授權代表與成交供應商簽訂合同。合同簽訂后，采購部門應將合同副本分發(fā)給需求部門、財務部門、審計部門等相關部門備案。四、詢價文件編制規(guī)范（一）基本要求1.詢價文件應符合國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準的要求，確保采購活動合法合規(guī)。2.詢價文件應明確采購項目的需求、規(guī)格、數(shù)量等詳細信息，避免產生歧義。3.詢價文件應包括報價要求、合同條款、評審標準等內容，為供應商報價和評審小組評審提供明確的依據(jù)。（二）內容構成1.詢價邀請函項目名稱、編號、采購內容、采購預算等基本信息。詢價文件的獲取方式、獲取時間、報價截止時間、開標時間、開標地點等信息。對供應商的資質要求、業(yè)績要求、信譽要求等。2.采購需求明細采購物資或服務的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質量要求、技術參數(shù)等詳細信息。交貨時間、交貨地點、包裝要求、運輸方式等要求。3.報價要求報價方式，如總價報價、單價報價等。報價包含的內容，如物資價格、運輸費、裝卸費、稅費、售后服務費等。報價有效期。4.合同條款合同標的、數(shù)量、價格、付款方式、交貨時間、交貨地點等主要條款。質量保證條款，包括質量標準、驗收方式、質量保證金等。售后服務條款，包括售后服務內容、售后服務期限、售后服務響應時間等。違約責任條款，明確雙方在合同履行過程中如出現(xiàn)違約行為應承擔的責任。5.評審標準價格評審因素及權重，如報價得分計算方法。質量評審因素及權重，如產品質量、技術方案等方面的評審標準。售后服務評審因素及權重，如售后服務承諾、售后服務能力等方面的評審標準。信譽評審因素及權重，如供應商的信譽等級、業(yè)績情況等方面的評審標準。（三）編制注意事項1.詢價文件的語言應簡潔明了、準確規(guī)范，避免使用模糊、歧義的詞匯和語句。2.詢價文件的格式應統(tǒng)一、規(guī)范，便于供應商閱讀和理解。3.詢價文件的內容應完整、全面，不得遺漏重要信息。4.詢價文件的評審標準應科學合理，能夠客觀、公正地評價供應商的報價和綜合實力。五、供應商管理（一）供應商選擇1.供應商庫建立采購部門應建立企業(yè)供應商庫，收錄符合企業(yè)采購要求的供應商信息。供應商庫應包括供應商的基本信息、資質證明文件、業(yè)績情況、信譽評價等內容。2.供應商篩選采購部門根據(jù)采購項目的特點和要求，從供應商庫中篩選出潛在供應商。篩選過程中，應考慮供應商的生產經營能力、產品質量保證能力、信譽狀況、價格水平等因素。3.供應商考察對于重要采購項目或新合作的供應商，采購部門應組織相關人員對供應商進行實地考察?？疾靸热莅ü痰纳a經營場所、生產設備、質量管理體系、售后服務能力等方面。（二）供應商評價1.評價指標設定采購部門應建立供應商評價指標體系，對供應商的產品質量、交貨期、價格、售后服務、信譽等方面進行評價。評價指標應根據(jù)采購項目的特點和要求進行設定，并明確各項指標的權重。2.評價周期采購部門應定期對供應商進行評價，評價周期可以根據(jù)采購項目的實際情況確定，一般為半年或一年。3.評價方式采購部門可以通過問卷調查、實地考察、數(shù)據(jù)分析、供應商自評等方式對供應商進行評價。評價結果應形成書面報告，作為供應商管理的重要依據(jù)。（三）供應商激勵與約束1.激勵措施對于評價結果優(yōu)秀的供應商，采購部門可以給予以下激勵措施：增加采購份額，優(yōu)先選擇合作。給予價格優(yōu)惠或其他商務優(yōu)惠。頒發(fā)優(yōu)秀供應商證書或獎牌。提供培訓、技術支持等服務。2.約束措施對于評價結果不合格的供應商，采購部門可以采取以下約束措施：減少采購份額或暫停合作。要求供應商整改，整改合格后再恢復合作。將供應商列入黑名單，禁止其參與企業(yè)的采購活動。六、詢價過程監(jiān)督與風險管理（一）監(jiān)督機制1.內部監(jiān)督企業(yè)內部審計部門應定期對詢價活動進行審計監(jiān)督，檢查詢價過程是否合規(guī)，評審結果是否公正。審計部門可以通過查閱詢價文件、報價文件、評審記錄等資料，對詢價活動進行全過程監(jiān)督。2.外部監(jiān)督對于涉及重大采購項目或社會關注度較高的詢價活動，企業(yè)可以邀請外部審計機構或監(jiān)管部門進行監(jiān)督，確保詢價活動的公開、公平、公正。（二）風險識別與評估1.風險識別采購部門應識別詢價過程中可能存在的風險，如供應商串通報價、報價文件泄露、評審不公等風險。2.風險評估采購部門應對識別出的風險進行評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度。風險評估結果應作為制定風險應對措施的依據(jù)。（三）風險應對措施1.預防措施采購部門應采取以下預防措施，降低詢價過程中的風險：加強對詢價文件的管理，確保文件的保密性。嚴格審查供應商的資質和信譽，防止供應商串通報價。規(guī)范評審流程，確保評審工作公正、公平。2.應急措施對于發(fā)生的風險事件，采購部門應及時采取應急措施，減少損失。應急措施包括重新組織詢價、更換評審小組、追究相關人員責任等。七、詢價檔案管理（一）檔案內容詢價檔案應包括以下內容：1.采購需求申請表、采購預算審批表等相關文件。2.詢價文件、報價文件、評審記錄、成交供應商確定文件等。3.采購合同、合同履行記錄、驗收報告等。4.供應商評價報告、供應商管理檔案等。5.審計報告、監(jiān)督檢查記錄等相關資料。（二）檔案整理與歸檔采購部門應指定專人負責詢