合同備案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同備案行為，保障公司合法權(quán)益，促進(jìn)公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須符合國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.全面管理原則：對(duì)合同從簽訂前的審查、簽訂過(guò)程的監(jiān)督、簽訂后的履行及備案等環(huán)節(jié)進(jìn)行全過(guò)程管理。3.防范風(fēng)險(xiǎn)原則：通過(guò)規(guī)范合同備案管理，有效防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司的合法權(quán)益。4.效率與效益原則：在確保合同合法合規(guī)的前提下，提高合同管理效率，降低管理成本，實(shí)現(xiàn)公司效益最大化。二、合同備案管理職責(zé)（一）合同管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司合同備案管理制度，并組織實(shí)施。2.對(duì)各部門提交的合同進(jìn)行合法性、合規(guī)性審查，提出審查意見(jiàn)。3.負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一編號(hào)、登記、歸檔及保管工作。4.定期對(duì)合同備案情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司決策提供參考依據(jù)。5.協(xié)調(diào)處理合同履行過(guò)程中的糾紛及問(wèn)題，參與重大合同糾紛的處理。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門合同的起草、談判、簽訂工作，并確保合同內(nèi)容符合本部門業(yè)務(wù)需求和公司利益。2.在合同簽訂前，將合同文本提交合同管理部門進(jìn)行審查，并根據(jù)審查意見(jiàn)進(jìn)行修改完善。3.負(fù)責(zé)合同的履行工作，及時(shí)向合同管理部門反饋合同履行情況。4.協(xié)助合同管理部門處理合同履行過(guò)程中的糾紛及問(wèn)題。（三）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核合同中的財(cái)務(wù)條款，確保合同涉及的財(cái)務(wù)事項(xiàng)符合公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)的要求。2.根據(jù)合同約定，負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付工作，并及時(shí)與業(yè)務(wù)部門核對(duì)款項(xiàng)收付情況。3.協(xié)助合同管理部門對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督和分析。（四）法務(wù)部門職責(zé)1.為合同管理提供法律咨詢和法律支持，參與重大合同的談判和起草工作。2.對(duì)合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，提出法律意見(jiàn)和建議。3.協(xié)助處理合同糾紛及法律事務(wù)，維護(hù)公司的合法權(quán)益。三、合同備案流程（一）合同起草1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草合同文本，合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任等主要條款。2.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，避免使用模糊、歧義或容易引起爭(zhēng)議的表述。（二）合同審查1.業(yè)務(wù)部門將起草好的合同文本提交合同管理部門進(jìn)行審查。合同管理部門應(yīng)在收到合同文本后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審查工作，并提出審查意見(jiàn)。2.合同管理部門主要從合同的合法性、合規(guī)性、完整性、可行性等方面進(jìn)行審查。對(duì)于涉及重大利益、復(fù)雜法律關(guān)系或金額較大的合同，合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審，并邀請(qǐng)法務(wù)部門參與。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同管理部門的審查意見(jiàn)對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善，確保合同內(nèi)容符合要求。修改后的合同文本應(yīng)再次提交合同管理部門進(jìn)行審核，直至通過(guò)審查。（三）合同簽訂1.經(jīng)審查通過(guò)的合同文本，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行談判，并簽訂合同。合同簽訂過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照合同文本約定的條款執(zhí)行，確保合同簽訂的真實(shí)性、合法性和有效性。2.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本提交合同管理部門進(jìn)行備案。合同管理部門應(yīng)在收到合同副本后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成備案登記工作，并對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)、歸檔。（四）合同履行1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的履行工作，應(yīng)按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等要求履行合同義務(wù)，并及時(shí)向?qū)Ψ疆?dāng)事人履行通知、協(xié)助、保密等附隨義務(wù)。2.在合同履行過(guò)程中，如發(fā)生合同變更、解除等情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。變更或解除后的合同文本應(yīng)按照合同備案流程進(jìn)行備案。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期向合同管理部門反饋合同履行情況，包括合同履行進(jìn)度、款項(xiàng)收付情況、存在的問(wèn)題及解決措施等。合同管理部門應(yīng)及時(shí)對(duì)業(yè)務(wù)部門反饋的合同履行情況進(jìn)行整理分析，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（五）合同結(jié)算1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定和業(yè)務(wù)部門提交的結(jié)算申請(qǐng)，對(duì)合同款項(xiàng)進(jìn)行審核。審核無(wú)誤后，按照合同約定的付款方式和時(shí)間支付合同款項(xiàng)。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同款項(xiàng)支付后及時(shí)與財(cái)務(wù)部門核對(duì)款項(xiàng)收付情況，并將相關(guān)憑證提交合同管理部門進(jìn)行歸檔。3.對(duì)于合同款項(xiàng)的收付情況，財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，并向合同管理部門提供相關(guān)數(shù)據(jù)，以便合同管理部門對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行全面監(jiān)控。（六）合同終止1.合同履行完畢或因其他原因終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知合同管理部門。合同管理部門應(yīng)在收到通知后的[X]個(gè)工作日內(nèi)對(duì)合同終止情況進(jìn)行核實(shí)，并辦理合同終止備案手續(xù)。2.合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定，將合同相關(guān)資料整理歸檔，妥善保管。合同管理部門應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查和清理，確保合同檔案的完整性和安全性。四、合同備案的內(nèi)容及要求（一）備案內(nèi)容1.合同基本信息：包括合同名稱、合同編號(hào)、簽訂日期、簽訂雙方名稱、合同標(biāo)的、合同金額等。2.合同條款：包括合同主要條款、雙方權(quán)利義務(wù)、履行期限、違約責(zé)任等。3.合同履行情況：包括合同履行進(jìn)度、款項(xiàng)收付情況、存在的問(wèn)題及解決措施等。4.其他相關(guān)資料：如合同變更協(xié)議、解除協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議等。（二）備案要求1.合同備案應(yīng)提交紙質(zhì)版和電子版合同文本及相關(guān)資料。紙質(zhì)版合同文本應(yīng)加蓋雙方公章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字；電子版合同文本應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容完整。2.合同備案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得隱瞞或虛報(bào)合同相關(guān)信息。3.合同管理部門應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容要求對(duì)合同備案資料進(jìn)行整理歸檔，并建立合同備案臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同備案情況。4.合同備案資料應(yīng)妥善保管，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。五、合同備案的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)合同備案管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同備案制度的執(zhí)行情況、合同簽訂及履行的合法性、合規(guī)性等。2.合同管理部門應(yīng)定期對(duì)合同備案情況進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正合同備案管理中存在的問(wèn)題，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)自查情況。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等的監(jiān)督檢查，積極配合提供合同備案相關(guān)資料。2.對(duì)于政府相關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等提出的整改意見(jiàn)，公司應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)部門進(jìn)行整改，并將整改情況及時(shí)反饋。六、合同備案的信息化管理（一）建立合同管理信息系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立合同管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同從起草、審查、簽訂、履行、備案到終止等全過(guò)程的信息化管理。2.合同管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備合同模板管理、合同審查流程管理、合同簽訂管理、合同履行跟蹤、合同備案管理、合同檔案管理等功能模塊，提高合同管理效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)將合同基本信息、合同條款等錄入合同管理信息系統(tǒng)，并及時(shí)更新合同履行情況等相關(guān)數(shù)據(jù)。2.合同管理部門負(fù)責(zé)對(duì)錄入的合同信息進(jìn)行審核和維護(hù)，確保合同信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)將合同款項(xiàng)收付情況等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)及時(shí)錄入合同管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同信息與財(cái)務(wù)信息的共享。（三）信息查詢與統(tǒng)計(jì)分析1.公司各部門可通過(guò)合同管理信息系統(tǒng)查詢合同相關(guān)信息，了解合同執(zhí)行情況，為工作決策提供支持。2.合同管理部門應(yīng)利用合同管理信息系統(tǒng)對(duì)合同備案情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為公司領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)。七、合同備案的風(fēng)險(xiǎn)防范（一）法律風(fēng)險(xiǎn)防范1.加強(qiáng)合同審查環(huán)節(jié)的法律把關(guān)，確保合同條款符合法律法規(guī)的要求，避免合同因違法違規(guī)而無(wú)效或被撤銷。2.定期組織員工進(jìn)行法律法規(guī)培訓(xùn)，提高員工的法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力，確保員工在合同簽訂、履行過(guò)程中能夠依法依規(guī)操作。3.對(duì)于重大合同或涉及復(fù)雜法律關(guān)系的合同，應(yīng)及時(shí)咨詢法務(wù)部門或聘請(qǐng)法律顧問(wèn)，確保合同的合法性和有效性。（二）信用風(fēng)險(xiǎn)防范1.在簽訂合同前，對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、信用狀況等進(jìn)行調(diào)查了解，避免與信用不良或無(wú)履約能力的當(dāng)事人簽訂合同。2.建立對(duì)方當(dāng)事人信用檔案，記錄其信用狀況、合同履行情況等信息，為后續(xù)合同簽訂和合作提供參考依據(jù)。3.在合同履行過(guò)程中，密切關(guān)注對(duì)方當(dāng)事人的履約情況，如發(fā)現(xiàn)對(duì)方存在違約行為或信用狀況惡化等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施，防范信用風(fēng)險(xiǎn)。（三）財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范1.加強(qiáng)合同財(cái)務(wù)條款的審核，確保合同款項(xiàng)收付方式、時(shí)間、金額等明確合理，避免因財(cái)務(wù)條款不清而