印章管理辦法江蘇總則目的為加強(qiáng)公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于江蘇地區(qū)本公司及下屬各部門、分支機(jī)構(gòu)、子公司等所有印章的管理。印章種類1.公司公章：代表公司對外行使權(quán)力、承擔(dān)責(zé)任的具有最高效力的印章。2.法定代表人章：用于特定的與法定代表人相關(guān)的業(yè)務(wù)活動。3.財務(wù)專用章：專門用于公司財務(wù)結(jié)算等財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。4.合同專用章：在簽訂各類合同、協(xié)議等文件時使用。5.部門章：各部門根據(jù)工作需要刻制的印章，用于本部門內(nèi)部相關(guān)業(yè)務(wù)。6.分支機(jī)構(gòu)章：下屬分支機(jī)構(gòu)使用的印章，用于其特定區(qū)域內(nèi)的業(yè)務(wù)活動。7.其他專用章：根據(jù)公司特殊業(yè)務(wù)需求刻制的印章，如發(fā)票專用章等。印章的刻制申請1.因工作需要刻制印章的部門或分支機(jī)構(gòu)，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、刻制數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.申請表提交至公司綜合管理部門，綜合管理部門審核申請的必要性和合理性后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)申請情況進(jìn)行審批，審批通過后，綜合管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一安排印章的刻制工作?？讨凭C合管理部門選擇具有資質(zhì)、信譽(yù)良好的印章刻制單位進(jìn)行刻制。刻制單位應(yīng)按照公安部門規(guī)定的印章規(guī)格、材質(zhì)、字體等要求進(jìn)行制作，并在印章刻制完成后，向綜合管理部門提供印章印模及相關(guān)備案資料。備案綜合管理部門將新刻制印章的印模、刻制單位信息、使用范圍等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，并按照公安部門要求及時辦理印章備案手續(xù)。印章的保管保管原則1.實行專人專管制度，每枚印章必須指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識。2.印章保管應(yīng)安全可靠，確保印章存放地點具備防盜、防火、防潮、防蟲等條件。保管職責(zé)1.公司公章：由公司法定代表人或其授權(quán)的專人保管。2.法定代表人章：由法定代表人本人或其授權(quán)的專人保管。3.財務(wù)專用章：由公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)人或其指定的專人保管。4.合同專用章：由公司合同管理部門負(fù)責(zé)人或其指定的專人保管。5.部門章：由各部門負(fù)責(zé)人或其指定的專人保管。6.分支機(jī)構(gòu)章：由分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或其指定的專人保管。7.其他專用章：根據(jù)其用途由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或指定專人保管。保管要求1.保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得隨意放置，確保印章隨時處于可控狀態(tài)。2.印章應(yīng)存放在專門的保險柜或安全箱內(nèi)，鑰匙由保管人員專人負(fù)責(zé)保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。3.如遇保管人員請假、出差等情況，應(yīng)提前辦理印章交接手續(xù)，由公司指定的臨時保管人員負(fù)責(zé)保管，交接過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄。印章的使用使用范圍1.公司公章：用于公司對外的重要文件、合同、協(xié)議、信函等的簽署；代表公司參加各類會議、活動等；辦理公司相關(guān)的工商登記、稅務(wù)申報、銀行開戶等重要事務(wù)。2.法定代表人章：用于辦理與法定代表人個人相關(guān)的特定業(yè)務(wù)，如法定代表人授權(quán)書、個人借款合同等。3.財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)收支、資金結(jié)算、開具發(fā)票等財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。4.合同專用章：專門用于簽訂各類合同、協(xié)議等具有法律效力的文件。5.部門章：用于本部門內(nèi)部的文件、通知、報表等的蓋章確認(rèn)，以及與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的其他事項。6.分支機(jī)構(gòu)章：用于分支機(jī)構(gòu)在其特定區(qū)域內(nèi)開展業(yè)務(wù)活動時的文件簽署、合同簽訂等。7.其他專用章：按照其特定用途使用，如發(fā)票專用章用于開具發(fā)票等。使用流程1.申請：使用印章的部門或個人應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項、文件名稱、文號、用印份數(shù)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審核：申請表提交至印章保管部門，保管部門對用印事項進(jìn)行審核，確保用印內(nèi)容符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批：公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)申請情況進(jìn)行審批，審批通過后方可用印。對于涉及重大事項或金額較大的用印申請，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)集體研究決定。4.用?。河≌卤９苋藛T憑經(jīng)審批的《印章使用申請表》在用印文件上加蓋印章，并在《印章使用登記表》上進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括用印日期、用印部門、用印事項、文件名稱、文號、用印份數(shù)、審批人等信息。5.留存：用印完成后，《印章使用申請表》和用印文件原件由印章保管部門留存歸檔，以備查閱。使用限制1.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。2.如因特殊情況需要在空白紙張上加蓋印章，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)書面批準(zhǔn)，并在蓋章后對空白紙張的用途進(jìn)行嚴(yán)格控制和跟蹤。3.印章使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍和流程進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或超越審批權(quán)限用印。印章的停用與銷毀停用1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章的，由印章保管部門填寫《印章停用申請表》，說明停用原因，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報公司綜合管理部門審核。2.綜合管理部門審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由綜合管理部門負(fù)責(zé)發(fā)布印章停用通知，并收回停用印章。銷毀1.對于停用的印章，由綜合管理部門統(tǒng)一組織銷毀。銷毀前，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄印章名稱、數(shù)量、停用時間等信息。2.銷毀方式可采用粉碎、熔化等物理方法，確保印章無法恢復(fù)使用。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并由參與銷毀的人員簽字確認(rèn)。3.銷毀完成后，綜合管理部門應(yīng)將銷毀情況進(jìn)行總結(jié)報告，并存檔備案。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機(jī)制1.公司建立印章管理監(jiān)督機(jī)制，由綜合管理部門負(fù)責(zé)定期對印章的保管、使用情況進(jìn)行檢查。2.審計部門負(fù)責(zé)對印章管理情況進(jìn)行不定期審計，重點檢查印章使用的合規(guī)性、審批流程的執(zhí)行情況等。檢查內(nèi)容1.印章保管是否安全，存放地點是否符合要求。2.印章使用是否按照規(guī)定的范圍和流程進(jìn)行，審批手續(xù)是否齊全。3.《印章使用登記表》等相關(guān)記錄是否完整、準(zhǔn)確。4.印章停用與銷毀是否及時、規(guī)范。問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檢查部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對問題制定整改措施，明確整改責(zé)任人，確保問題得到有效解決。3.整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)向檢查部門提交整改報告，檢查部門對整改情況進(jìn)行復(fù)查，確保問題徹底整改到位。法律責(zé)任違規(guī)責(zé)任1.對于違反本辦法規(guī)定，擅自刻制、使用、保管印章的部門或個人，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，將依法解除勞動合同，并追究其法律責(zé)任。2.因印章管理不善給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。法律風(fēng)險防范1.公司各部門應(yīng)加強(qiáng)對印章管理相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，提高法律意識，確保印章管理工作合法合規(guī)。2.在簽訂合同、協(xié)議等重要文件時，應(yīng)嚴(yán)格審查對方主體資格、合同條款等內(nèi)容，避免因印章使用不當(dāng)引發(fā)法