發(fā)票保管管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司發(fā)票保管管理，規(guī)范發(fā)票開具、使用、存儲等行為，確保發(fā)票安全完整，防止發(fā)票遺失、損毀、被盜用等情況發(fā)生，根據(jù)《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在涉及發(fā)票業(yè)務(wù)活動中的行為管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家稅收法律法規(guī)及發(fā)票管理相關(guān)規(guī)定，確保發(fā)票管理工作合法、合規(guī)、有序進(jìn)行。2.安全保密原則采取有效措施保障發(fā)票的安全存儲，防止發(fā)票信息泄露，維護(hù)公司財(cái)務(wù)信息安全。3.責(zé)任明確原則明確各部門及人員在發(fā)票管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保發(fā)票管理工作落實(shí)到位。二、發(fā)票的種類及適用范圍（一）發(fā)票種類1.增值稅專用發(fā)票適用于公司作為增值稅一般納稅人，銷售貨物或者提供應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)時開具給購買方用于抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額的發(fā)票。2.增值稅普通發(fā)票包括折疊票、卷票等形式，用于公司銷售貨物、提供應(yīng)稅勞務(wù)或服務(wù)時開具給非增值稅一般納稅人購買方，以及其他按規(guī)定不得開具增值稅專用發(fā)票的業(yè)務(wù)場景。3.機(jī)動車銷售統(tǒng)一發(fā)票專門用于公司銷售機(jī)動車時開具給購買方的發(fā)票。4.其他發(fā)票根據(jù)公司實(shí)際業(yè)務(wù)需要，涉及的其他特定行業(yè)或業(yè)務(wù)類型的發(fā)票，如通用機(jī)打發(fā)票、定額發(fā)票等。（二）適用范圍1.銷售業(yè)務(wù)公司銷售商品、提供勞務(wù)或服務(wù)，按照合同約定及稅務(wù)規(guī)定，向購買方開具相應(yīng)發(fā)票。2.采購業(yè)務(wù)公司采購貨物、接受勞務(wù)或服務(wù)時，從銷售方取得合法有效的發(fā)票，作為記賬憑證和稅務(wù)抵扣依據(jù)。3.費(fèi)用報(bào)銷員工因公務(wù)發(fā)生的各類費(fèi)用支出，如差旅費(fèi)、辦公用品費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等，憑合規(guī)發(fā)票進(jìn)行報(bào)銷。三、發(fā)票的領(lǐng)購（一）領(lǐng)購流程1.由公司財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)發(fā)票領(lǐng)購工作。領(lǐng)購人員應(yīng)熟悉發(fā)票管理規(guī)定，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。2.領(lǐng)購人員根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，提前向當(dāng)?shù)囟悇?wù)機(jī)關(guān)提出發(fā)票領(lǐng)購申請，填寫《發(fā)票領(lǐng)購申請表》，注明所需發(fā)票的種類、數(shù)量等信息，并加蓋公司公章。3.稅務(wù)機(jī)關(guān)審核通過后，領(lǐng)購人員持稅務(wù)機(jī)關(guān)核發(fā)的《發(fā)票領(lǐng)購簿》及相關(guān)證件，前往指定地點(diǎn)領(lǐng)購發(fā)票。領(lǐng)購時，應(yīng)仔細(xì)核對發(fā)票的種類、號碼、數(shù)量等信息，確保無誤后簽字確認(rèn)。（二）領(lǐng)購數(shù)量控制1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司近期業(yè)務(wù)量及發(fā)票使用情況，合理確定發(fā)票領(lǐng)購數(shù)量，避免發(fā)票積壓或短缺。2.對于用量較大的發(fā)票種類，可適當(dāng)增加領(lǐng)購數(shù)量，但應(yīng)確保在規(guī)定的保管期限內(nèi)能夠使用完畢，防止發(fā)票過期失效。3.領(lǐng)購人員領(lǐng)購發(fā)票后，應(yīng)及時將發(fā)票交予財(cái)務(wù)部門發(fā)票管理人員進(jìn)行登記和保管，不得擅自留存或轉(zhuǎn)借他人。四、發(fā)票的開具（一）開具要求1.發(fā)票開具人員應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識和技能，熟悉發(fā)票開具流程及相關(guān)規(guī)定。2.開具發(fā)票時，應(yīng)按照規(guī)定的時限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實(shí)開具，并加蓋發(fā)票專用章。發(fā)票專用章應(yīng)清晰、完整，不得壓線、錯格。3.填寫發(fā)票內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，與實(shí)際交易相符。購買方信息應(yīng)包括名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等；貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱應(yīng)詳細(xì)注明，規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤。4.對于增值稅專用發(fā)票，應(yīng)按照增值稅納稅義務(wù)發(fā)生時間開具，不得提前或滯后開具。（二）開具流程1.銷售部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門在與購買方簽訂銷售合同或達(dá)成交易意向后，及時將開票信息傳遞給財(cái)務(wù)部門。開票信息應(yīng)包括購買方名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等詳細(xì)內(nèi)容。2.財(cái)務(wù)部門發(fā)票管理人員收到開票信息后，認(rèn)真核對信息的準(zhǔn)確性和完整性。如有疑問，及時與相關(guān)業(yè)務(wù)部門溝通核實(shí)。3.確認(rèn)開票信息無誤后，發(fā)票管理人員按照發(fā)票開具系統(tǒng)的操作流程，準(zhǔn)確錄入相關(guān)信息，開具發(fā)票。開具完成后，打印發(fā)票并加蓋發(fā)票專用章。4.發(fā)票開具人員將開具好的發(fā)票按照發(fā)票號碼順序整理，并登記發(fā)票開具臺賬，記錄發(fā)票號碼、開具日期、購買方名稱、金額、稅額等信息。5.發(fā)票開具人員將發(fā)票聯(lián)交予購買方，記賬聯(lián)留存作為記賬憑證，抵扣聯(lián)（適用于增值稅專用發(fā)票）交予購買方用于抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額（如購買方為增值稅一般納稅人）。（三）作廢與紅沖1.當(dāng)月開具的發(fā)票，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤等情形，收到退回的發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)符合作廢條件的，按作廢處理；開具時發(fā)現(xiàn)有誤的，可即時作廢。作廢發(fā)票應(yīng)在防偽稅控系統(tǒng)中將相應(yīng)的數(shù)據(jù)電文按“作廢”處理，在紙質(zhì)發(fā)票（含未打印的發(fā)票）各聯(lián)次上注明“作廢”字樣，全聯(lián)次留存。2.跨月的發(fā)票不得作廢，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形，應(yīng)按規(guī)定開具紅字發(fā)票進(jìn)行沖減。開具紅字發(fā)票時，應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求，填寫《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》或《開具紅字增值稅普通發(fā)票信息表》，經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)審核通過后，方可開具紅字發(fā)票。紅字發(fā)票應(yīng)與《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》或《開具紅字增值稅普通發(fā)票信息表》一一對應(yīng)。五、發(fā)票的取得（一）取得要求1.公司在購買貨物、接受勞務(wù)或服務(wù)時，應(yīng)向銷售方索取合法有效的發(fā)票。發(fā)票應(yīng)加蓋銷售方發(fā)票專用章，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際交易相符。2.取得的發(fā)票應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫完整，不得涂改、挖補(bǔ)。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票有誤，應(yīng)及時要求銷售方重新開具。3.對于增值稅專用發(fā)票，應(yīng)在規(guī)定的認(rèn)證期限內(nèi)進(jìn)行認(rèn)證抵扣。認(rèn)證期限為自發(fā)票開具之日起360日內(nèi)。（二）取得流程1.采購部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門在采購貨物、接受勞務(wù)或服務(wù)前，應(yīng)與銷售方明確發(fā)票開具要求，確保取得合規(guī)發(fā)票。2.業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在取得發(fā)票后，應(yīng)及時對發(fā)票進(jìn)行審核，檢查發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性。審核內(nèi)容包括發(fā)票的格式、內(nèi)容、印章、號碼等是否符合規(guī)定，發(fā)票與實(shí)際交易是否相符等。3.審核無誤后，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員將發(fā)票交予財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門發(fā)票管理人員再次對發(fā)票進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，辦理入賬手續(xù)。4.對于不符合規(guī)定的發(fā)票，財(cái)務(wù)部門應(yīng)拒絕接收，并及時通知采購部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門與銷售方協(xié)商解決。六、發(fā)票的保管（一）保管責(zé)任1.公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)發(fā)票的統(tǒng)一保管工作，指定專人負(fù)責(zé)發(fā)票的日常管理，包括發(fā)票的登記、存放、盤點(diǎn)等。2.發(fā)票管理人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，嚴(yán)格遵守發(fā)票保管規(guī)定，確保發(fā)票安全。3.各部門在各自業(yè)務(wù)范圍內(nèi)涉及發(fā)票的，應(yīng)協(xié)助財(cái)務(wù)部門做好發(fā)票保管工作，不得擅自留存、銷毀發(fā)票。（二）保管場所1.應(yīng)設(shè)置專門的發(fā)票保管場所，確保場所安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施。2.發(fā)票保管場所應(yīng)與其他辦公區(qū)域相對獨(dú)立，避免無關(guān)人員進(jìn)入。場所內(nèi)不得存放易燃、易爆、易腐蝕等物品。（三）保管方式1.發(fā)票應(yīng)按照種類、號碼順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。對于增值稅專用發(fā)票，應(yīng)單獨(dú)存放，并建立專用發(fā)票臺賬，詳細(xì)記錄發(fā)票的領(lǐng)購、開具、使用、作廢、紅沖等情況。2.發(fā)票應(yīng)存放在專用的保險(xiǎn)柜或文件柜中，保險(xiǎn)柜或文件柜應(yīng)具備必要的安全防護(hù)措施，如密碼鎖、防盜鎖等。3.電子發(fā)票應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)安全可靠，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。備份存儲的電子發(fā)票應(yīng)與紙質(zhì)發(fā)票內(nèi)容一致，并按照紙質(zhì)發(fā)票的保管要求進(jìn)行管理。（四）保管期限1.發(fā)票的保管期限按照國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿的保存期限為5年。2.在保管期限內(nèi)，發(fā)票管理人員應(yīng)妥善保管發(fā)票，不得擅自銷毀。保管期滿后，經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)后銷毀。（五）盤點(diǎn)與清查1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對發(fā)票進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期至少為每月一次，盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)記錄在案。2.盤點(diǎn)時，應(yīng)核對發(fā)票的種類、號碼、數(shù)量等信息與發(fā)票臺賬記錄是否一致，檢查發(fā)票的存放是否安全、完整。3.如發(fā)現(xiàn)發(fā)票短缺、遺失、損毀等情況，應(yīng)及時查明原因，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。同時，應(yīng)向上級領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，如登報(bào)聲明作廢、向稅務(wù)機(jī)關(guān)報(bào)備等。七、發(fā)票的使用與監(jiān)督（一）使用規(guī)范1.公司應(yīng)嚴(yán)格按照發(fā)票的使用范圍開具和使用發(fā)票，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開發(fā)票，不得虛開發(fā)票。2.發(fā)票僅限于本公司在規(guī)定的經(jīng)營范圍內(nèi)使用，不得用于其他非法目的。3.員工在使用發(fā)票過程中，應(yīng)遵守公司的財(cái)務(wù)制度和發(fā)票管理規(guī)定，不得擅自涂改、偽造發(fā)票。（二）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對發(fā)票管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查發(fā)票的領(lǐng)購、開具、取得、保管等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.稅務(wù)機(jī)關(guān)有權(quán)對公司發(fā)票管理情況進(jìn)行檢查，公司應(yīng)積極配合，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。對于稅務(wù)機(jī)關(guān)提出的整改要求，應(yīng)及時落實(shí)到位。3.公司應(yīng)建立發(fā)票管理舉報(bào)制度，鼓勵員工對發(fā)票管理中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)。對于經(jīng)查實(shí)的違規(guī)行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。八、罰則（一）對違反本辦法規(guī)定的部門或個人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：1.對于未按規(guī)定領(lǐng)購、開具、取得、保管發(fā)票的，責(zé)令限期改正，并處以罰款。情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究法律責(zé)任。2.對于轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開發(fā)票，虛開發(fā)票等違法行為，除依法給予行政處罰外，構(gòu)成犯罪的，移送司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。3.因發(fā)票管理不善，導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟(jì)損失或稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的