會(huì)展展位管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織在會(huì)展活動(dòng)中的展位管理，確保展位的合理使用、有序布置和高效運(yùn)營(yíng)，提升公司/組織在會(huì)展中的形象和展示效果，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織參與的各類會(huì)展活動(dòng)中所涉及的展位相關(guān)管理工作。（三）基本原則1.合法性原則：展位管理活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)以及會(huì)展舉辦地的相關(guān)規(guī)定。2.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照本辦法規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行展位的申請(qǐng)、布置、使用及撤離等操作。3.高效性原則：以提升展示效果和實(shí)現(xiàn)公司/組織參展目標(biāo)為核心，優(yōu)化展位管理流程，提高工作效率。4.安全性原則：確保展位布置、使用過(guò)程中的人員、財(cái)產(chǎn)及信息安全，防止發(fā)生各類安全事故。二、展位申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.市場(chǎng)部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)公司/組織的參展計(jì)劃和目標(biāo)，確定需要申請(qǐng)的展位類型、面積及位置等信息。2.填寫(xiě)《會(huì)展展位申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明申請(qǐng)展位的理由、預(yù)期展示內(nèi)容、展示形式、預(yù)算安排等內(nèi)容，并附上相關(guān)的參展方案或策劃書(shū)。3.將申請(qǐng)表提交至展會(huì)管理部門進(jìn)行初步審核。展會(huì)管理部門對(duì)申請(qǐng)信息的完整性、合理性進(jìn)行審查，對(duì)于不符合要求的申請(qǐng)及時(shí)反饋給申請(qǐng)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（二）審批權(quán)限1.對(duì)于一般性的會(huì)展活動(dòng)展位申請(qǐng)，由展會(huì)管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，申請(qǐng)部門按照審批意見(jiàn)進(jìn)行后續(xù)操作。2.對(duì)于重要展會(huì)或涉及較大展位面積、較高預(yù)算的申請(qǐng)，需提交至公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審批。高層領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體戰(zhàn)略、資源狀況及參展目標(biāo)等因素進(jìn)行綜合決策。（三）審批結(jié)果通知1.展會(huì)管理部門在完成審批流程后，及時(shí)將審批結(jié)果以書(shū)面形式通知申請(qǐng)部門。對(duì)于審批通過(guò)的申請(qǐng)，明確告知展位相關(guān)信息及后續(xù)操作要求。2.對(duì)于未通過(guò)審批的申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明未通過(guò)的原因，申請(qǐng)部門可根據(jù)反饋意見(jiàn)進(jìn)行調(diào)整后重新提交申請(qǐng)。三、展位布置與搭建（一）布置規(guī)劃1.申請(qǐng)部門根據(jù)審批通過(guò)的展位信息，結(jié)合參展方案和展示內(nèi)容，制定詳細(xì)的展位布置規(guī)劃。規(guī)劃內(nèi)容應(yīng)包括展位的布局設(shè)計(jì)、展品陳列方式、展示道具的選擇與擺放、燈光音效設(shè)計(jì)、人員接待區(qū)域設(shè)置等。2.展位布置規(guī)劃應(yīng)充分考慮展會(huì)的主題、風(fēng)格以及目標(biāo)受眾的特點(diǎn)，力求突出公司/組織的品牌形象和產(chǎn)品優(yōu)勢(shì)，吸引觀眾的注意力并便于觀眾參觀和交流。（二）搭建商選擇1.展會(huì)管理部門負(fù)責(zé)組織對(duì)搭建商進(jìn)行篩選和評(píng)估。搭建商應(yīng)具備相關(guān)的資質(zhì)證書(shū)、豐富的會(huì)展搭建經(jīng)驗(yàn)以及良好的信譽(yù)記錄。2.申請(qǐng)部門可根據(jù)展會(huì)管理部門提供的搭建商名單，結(jié)合自身需求和預(yù)算，選擇合適的搭建商。在選擇過(guò)程中，可通過(guò)查看搭建商過(guò)往作品、實(shí)地考察其施工場(chǎng)地、與其他參展商交流等方式，對(duì)搭建商的實(shí)力和服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行全面了解。3.確定搭建商后，申請(qǐng)部門與搭建商簽訂詳細(xì)的《展位搭建合同》，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、搭建要求、工期安排、費(fèi)用支付方式等條款。合同簽訂后，提交一份副本至展會(huì)管理部門備案。（三）搭建監(jiān)督1.展會(huì)管理部門負(fù)責(zé)對(duì)展位搭建過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)督。在搭建期間，定期到現(xiàn)場(chǎng)檢查搭建進(jìn)度、施工質(zhì)量以及安全措施落實(shí)情況等。2.申請(qǐng)部門應(yīng)安排專人與搭建商保持密切溝通，及時(shí)協(xié)調(diào)解決搭建過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。如發(fā)現(xiàn)搭建商存在違反合同約定或不符合安全規(guī)范等行為，應(yīng)立即要求其整改，并及時(shí)向展會(huì)管理部門報(bào)告。3.搭建完成后，申請(qǐng)部門會(huì)同展會(huì)管理部門對(duì)展位進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括展位布局是否符合規(guī)劃要求、展示道具安裝是否牢固、燈光音效是否正常、安全設(shè)施是否齊全等。驗(yàn)收合格后方可進(jìn)行展品陳列等后續(xù)工作。四、展位使用與管理（一）展品陳列1.申請(qǐng)部門按照展位布置規(guī)劃，有序地進(jìn)行展品陳列。展品應(yīng)分類清晰、擺放整齊，并突出重點(diǎn)產(chǎn)品和特色產(chǎn)品。2.在展品陳列過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)展品的完整性和安全性，避免展品受到損壞或丟失。對(duì)于貴重展品或易損展品，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如設(shè)置專門的展示柜、配備防護(hù)墊等。（二）人員管理1.申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)安排合適的工作人員在展位上進(jìn)行接待、講解、演示等工作。工作人員應(yīng)具備良好的形象氣質(zhì)、專業(yè)的產(chǎn)品知識(shí)和溝通能力，能夠熱情、周到地為觀眾提供服務(wù)。2.展會(huì)管理部門對(duì)展位工作人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括展會(huì)基本情況、公司/組織參展目標(biāo)、產(chǎn)品知識(shí)、接待禮儀等。培訓(xùn)合格后方可上崗。3.展位工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守展會(huì)的各項(xiàng)規(guī)定和秩序，不得擅自離崗、串崗或從事與參展工作無(wú)關(guān)的事情。在工作期間，保持展位整潔衛(wèi)生，維護(hù)公司/組織的良好形象。（三）信息管理1.展位上應(yīng)設(shè)置清晰、醒目的公司/組織標(biāo)識(shí)、產(chǎn)品信息牌、宣傳資料架等，便于觀眾了解公司/組織及產(chǎn)品相關(guān)信息。2.申請(qǐng)部門可根據(jù)展會(huì)情況，適時(shí)收集觀眾的反饋信息，如對(duì)展品的意見(jiàn)、合作意向等，并及時(shí)整理反饋給相關(guān)部門，為公司/組織后續(xù)的市場(chǎng)決策提供參考依據(jù)。（四）安全管理1.展位內(nèi)應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如滅火器、疏散指示標(biāo)志、應(yīng)急照明設(shè)備等，并確保其處于良好的備用狀態(tài)。2.加強(qiáng)對(duì)展位用電、用火的管理，嚴(yán)禁私拉亂接電線、違規(guī)使用明火等行為。如需進(jìn)行電氣設(shè)備安裝或動(dòng)火作業(yè)，必須提前向展會(huì)管理部門申請(qǐng)，并按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，采取相應(yīng)的安全防范措施。3.展會(huì)期間，工作人員應(yīng)密切關(guān)注展位周邊的人員動(dòng)態(tài)和安全情況，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)報(bào)告展會(huì)管理部門，并協(xié)助做好應(yīng)急處置工作。五、展位費(fèi)用管理（一）費(fèi)用預(yù)算1.申請(qǐng)部門在申請(qǐng)展位時(shí)，應(yīng)同時(shí)編制展位費(fèi)用預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容包括展位租金、搭建費(fèi)用、展品運(yùn)輸費(fèi)用、人員費(fèi)用、宣傳資料制作費(fèi)用、水電費(fèi)等各項(xiàng)開(kāi)支。2.展位費(fèi)用預(yù)算應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織的財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行編制，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。在編制過(guò)程中，充分考慮展會(huì)的規(guī)模、檔次、展位位置等因素，避免出現(xiàn)預(yù)算不足或浪費(fèi)現(xiàn)象。（二）費(fèi)用支付1.展位費(fèi)用支付應(yīng)按照與展會(huì)主辦方、搭建商等簽訂的合同約定執(zhí)行。申請(qǐng)部門應(yīng)及時(shí)跟蹤費(fèi)用支付進(jìn)度，確保各項(xiàng)費(fèi)用按時(shí)足額支付，避免因費(fèi)用問(wèn)題影響參展工作的正常進(jìn)行。2.對(duì)于展位費(fèi)用的報(bào)銷，申請(qǐng)部門應(yīng)按照公司/組織的財(cái)務(wù)報(bào)銷制度辦理相關(guān)手續(xù)，提供真實(shí)、有效的發(fā)票及報(bào)銷憑證，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷。六、展位撤離與后續(xù)工作（一）撤離時(shí)間1.申請(qǐng)部門應(yīng)嚴(yán)格按照展會(huì)主辦方規(guī)定的展位撤離時(shí)間進(jìn)行展位拆除和清理工作。在撤離前，確保展位內(nèi)的展品、設(shè)備、道具等已全部妥善處理或撤離。2.如因特殊原因需要提前撤離展位，必須提前向展會(huì)主辦方提交書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。（二）撤離要求1.展位拆除工作應(yīng)由專業(yè)人員進(jìn)行操作，確保拆除過(guò)程中不對(duì)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)造成損壞。拆除后的展位材料應(yīng)分類整理、妥善保管，以便后續(xù)重復(fù)使用或回收處理。2.展位撤離完成后，申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)對(duì)展位區(qū)域進(jìn)行全面清理，恢復(fù)到參展前的狀態(tài)。清理內(nèi)容包括地面清掃、垃圾清運(yùn)、墻面清潔等，確保展位區(qū)域整潔衛(wèi)生。（三）總結(jié)評(píng)估1.展會(huì)結(jié)束后，申請(qǐng)部門應(yīng)及時(shí)對(duì)本次參展工作進(jìn)行總結(jié)評(píng)估。總結(jié)內(nèi)容包括展位展示效果、觀眾反饋、業(yè)務(wù)洽談成果、費(fèi)用支出情況等方面，并形成書(shū)面報(bào)告提交至展會(huì)管理部門。2.展會(huì)管理部門根據(jù)申請(qǐng)部門的總結(jié)報(bào)告，結(jié)合展會(huì)期間的實(shí)際情況，對(duì)本次參展工作進(jìn)行全面分析和評(píng)估?？?/p>