原料代碼管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司原料代碼管理，規(guī)范原料代碼的編制、使用和維護(hù)，確保原料信息的準(zhǔn)確性、一致性和可追溯性，提高公司運(yùn)營管理效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及原料采購、生產(chǎn)、倉儲、銷售等環(huán)節(jié)中原料代碼的管理工作。（三）基本原則1.唯一性原則：每種原料應(yīng)具有唯一的代碼，避免代碼重復(fù)或混淆。2.系統(tǒng)性原則：代碼編制應(yīng)遵循系統(tǒng)、科學(xué)的方法，便于分類、查詢和管理。3.穩(wěn)定性原則：代碼一經(jīng)確定，在一定時期內(nèi)保持相對穩(wěn)定，避免頻繁變動。4.可擴(kuò)展性原則：應(yīng)考慮到公司未來業(yè)務(wù)發(fā)展和原料種類增加的需要，預(yù)留一定的擴(kuò)展空間。二、原料代碼的編制規(guī)則（一）代碼結(jié)構(gòu)原料代碼采用[X]位數(shù)字編碼，具體結(jié)構(gòu)如下：1.前[X]位：表示原料所屬大類，根據(jù)公司主要原料類別進(jìn)行劃分，如[具體類別1]為[代碼區(qū)間1]，[具體類別2]為[代碼區(qū)間2]等。2.中間[X]位：表示原料所屬中類，在大類基礎(chǔ)上進(jìn)一步細(xì)分，如[大類1]下的[中類1]為[代碼區(qū)間3]，[中類2]為[代碼區(qū)間4]等。3.后[X]位：表示原料的具體編號，按照順序依次編排，用于區(qū)分同一中類下的不同原料。（二）編碼示例以某種化工原料為例，其代碼為[具體代碼]。其中，前[X]位“[大類代碼]”表示化工原料大類；中間[X]位“[中類代碼]”表示該化工原料所屬的中類，如有機(jī)化工原料類；后[X]位“[具體編號]”則是該有機(jī)化工原料在同類中的具體標(biāo)識。（三）編碼調(diào)整1.當(dāng)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要新增原料類別或?qū)ΜF(xiàn)有類別進(jìn)行調(diào)整時，由相關(guān)部門提出申請，經(jīng)公司管理層審批后，對原料代碼結(jié)構(gòu)進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。2.在調(diào)整代碼結(jié)構(gòu)時，應(yīng)提前通知各相關(guān)部門，確保代碼變更工作的順利進(jìn)行。同時，應(yīng)制定詳細(xì)的代碼轉(zhuǎn)換方案，對涉及的原料代碼進(jìn)行逐一轉(zhuǎn)換，并做好數(shù)據(jù)備份和核對工作，以保證原料信息的連續(xù)性和準(zhǔn)確性。三、原料代碼的申請與審批（一）申請流程1.新原料引入或現(xiàn)有原料信息變更需要編制或修改原料代碼時，由需求部門填寫《原料代碼申請表》，詳細(xì)說明原料名稱、規(guī)格、所屬類別、申請代碼原因等信息。2.將填寫完整的申請表提交至公司原料代碼管理部門（以下簡稱“管理部門”）。（二）審批流程1.管理部門收到申請表后，對申請信息進(jìn)行初步審核，檢查是否符合代碼編制規(guī)則和相關(guān)業(yè)務(wù)要求。2.對于審核通過的申請，管理部門提交至公司相關(guān)業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。領(lǐng)導(dǎo)審批時應(yīng)綜合考慮公司業(yè)務(wù)戰(zhàn)略、原料管理現(xiàn)狀等因素，確保代碼申請的合理性和必要性。3.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，管理部門根據(jù)審批意見為原料分配代碼，并在系統(tǒng)中進(jìn)行記錄。（三）特殊情況處理對于緊急情況下需要立即使用原料代碼的情況，可由需求部門先口頭向管理部門說明情況，經(jīng)管理部門負(fù)責(zé)人同意后先行使用代碼，但事后應(yīng)及時補(bǔ)辦正式的申請與審批手續(xù)。四、原料代碼的使用與維護(hù)（一）使用規(guī)范1.各部門在涉及原料采購、生產(chǎn)、倉儲、銷售等業(yè)務(wù)操作時，必須嚴(yán)格按照規(guī)定使用已分配的原料代碼，確保原料信息的準(zhǔn)確錄入和傳遞。2.在使用原料代碼過程中，應(yīng)避免隨意更改、刪除或重復(fù)使用代碼。如發(fā)現(xiàn)代碼使用錯誤或需要變更代碼信息，應(yīng)及時按照申請與審批流程進(jìn)行處理。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)1.管理部門負(fù)責(zé)定期對原料代碼數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，包括檢查代碼的準(zhǔn)確性、完整性，清理無效或過期的代碼等。2.當(dāng)原料信息發(fā)生變更時，如名稱、規(guī)格、供應(yīng)商等，相關(guān)部門應(yīng)及時通知管理部門進(jìn)行代碼數(shù)據(jù)更新，確保系統(tǒng)中原料信息與實際情況一致。（三）系統(tǒng)管理1.公司應(yīng)建立專門的原料代碼管理系統(tǒng)，用于存儲和管理原料代碼信息。各部門通過系統(tǒng)進(jìn)行原料代碼的查詢、使用和維護(hù)操作。2.系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)對系統(tǒng)進(jìn)行日常維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。同時，應(yīng)設(shè)置不同的用戶權(quán)限，保證只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能進(jìn)行相應(yīng)的操作，防止數(shù)據(jù)泄露和誤操作。五、原料代碼的培訓(xùn)與監(jiān)督（一）培訓(xùn)1.管理部門應(yīng)定期組織對涉及原料代碼使用的相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括原料代碼的編制規(guī)則、申請與審批流程、使用規(guī)范以及系統(tǒng)操作等。2.新員工入職時，應(yīng)安排專門的原料代碼培訓(xùn)課程，使其熟悉公司原料代碼管理辦法和相關(guān)業(yè)務(wù)流程，確保其能夠正確使用原料代碼開展工作。（二）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門定期對原料代碼的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括代碼的申請、審批、使用、維護(hù)等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定，以及系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性等。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。對違反本辦法規(guī)定的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。六、原料代碼的安全與保密（一）安全措施1.加強(qiáng)對原料代碼管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止外部非法入侵和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全的位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時能夠及時恢復(fù)。（二）保密要求1.涉及原料代碼管理的工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對原料代碼信息予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.在對外提供原料信息時，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行審批，確保信息的安全性和合規(guī)性