伙食采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司伙食采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購食材的質(zhì)量安全，降低采購成本，提高公司伙食質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有食堂、餐廳等伙食采購活動。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保采購活動合法合規(guī)。2.質(zhì)量安全原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、安全衛(wèi)生的食材供應(yīng)商，保障員工飲食安全。3.成本效益原則：在保證食材質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略降低采購成本，提高經(jīng)濟效益。4.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、采購職責分工（一）采購部門職責1.負責制定伙食采購計劃，根據(jù)公司員工人數(shù)、用餐時間等因素，合理預(yù)估食材需求數(shù)量。2.廣泛收集食材供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進行評估和篩選。3.組織實施伙食采購工作，與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，確保采購活動順利進行。4.負責采購食材的驗收工作，確保食材質(zhì)量符合要求，并及時處理采購過程中的問題。5.定期對采購成本進行分析，提出降低成本的建議和措施。（二）質(zhì)量監(jiān)督部門職責1.負責對采購食材的質(zhì)量進行監(jiān)督檢查，制定質(zhì)量檢驗標準和流程。2.參與供應(yīng)商的評估和篩選工作，提供質(zhì)量方面的專業(yè)意見。3.對采購食材進行抽檢，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時通知采購部門處理，并跟蹤處理結(jié)果。（三）財務(wù)部門職責1.負責審核采購合同，確保合同條款符合公司財務(wù)規(guī)定。2.對采購資金進行管理和核算，確保采購款項的支付準確、及時。3.參與采購成本的分析和控制工作，提供財務(wù)方面的建議和支持。（四）使用部門職責1.及時向采購部門反饋員工對伙食的意見和建議，協(xié)助采購部門了解員工需求。2.配合采購部門進行食材驗收工作，對食材質(zhì)量進行初步檢驗。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)通過多種渠道收集食材供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、實地考察等。2.對收集到的供應(yīng)商進行初步篩選，篩選條件包括供應(yīng)商的資質(zhì)證明、經(jīng)營狀況、信譽口碑、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系等。3.組織相關(guān)部門對初步篩選合格的供應(yīng)商進行實地考察，考察內(nèi)容包括生產(chǎn)基地環(huán)境、加工流程、倉儲條件、物流配送等。4.根據(jù)實地考察結(jié)果，對供應(yīng)商進行綜合評估，評估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。選擇評估等級為優(yōu)秀或良好的供應(yīng)商作為合作對象。（二）供應(yīng)商評估1.建立供應(yīng)商評估制度，定期對供應(yīng)商進行評估。評估周期為每季度一次。2.評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的食材質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)、合同執(zhí)行情況等方面。3.采購部門負責收集供應(yīng)商評估所需的數(shù)據(jù)和信息，組織相關(guān)部門進行評估打分。4.根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理。對于評估等級為優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予一定的獎勵和優(yōu)惠政策；對于評估等級為不合格的供應(yīng)商，及時終止合作，并尋找新的供應(yīng)商替代。（三）供應(yīng)商檔案管理1.為每個合作供應(yīng)商建立檔案，檔案內(nèi)容包括供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)證明文件、評估報告、采購合同、交貨記錄、質(zhì)量檢驗報告等。2.采購部門負責供應(yīng)商檔案的建立、更新和維護工作，確保檔案信息的完整性和準確性。3.供應(yīng)商檔案應(yīng)妥善保管，以備查閱和審計。四、采購流程（一）采購計劃制定1.采購部門應(yīng)根據(jù)公司員工人數(shù)、用餐時間、菜品安排等因素，每月制定伙食采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購食材的種類、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求、采購時間等內(nèi)容。3.采購計劃制定后，應(yīng)提交給相關(guān)部門審核，審核通過后執(zhí)行。（二）供應(yīng)商選擇與采購訂單下達1.根據(jù)采購計劃，采購部門從合格供應(yīng)商名單中選擇合適的供應(yīng)商，并向其發(fā)送采購訂單。2.采購訂單應(yīng)明確采購食材的詳細信息、交貨時間、交貨地點、付款方式等條款。3.供應(yīng)商收到采購訂單后，應(yīng)確認訂單內(nèi)容，并在規(guī)定時間內(nèi)回復采購部門。（三）食材驗收1.采購的食材到貨前，采購部門應(yīng)通知質(zhì)量監(jiān)督部門和使用部門做好驗收準備。2.食材到貨時，采購部門、質(zhì)量監(jiān)督部門和使用部門共同對食材進行驗收。驗收內(nèi)容包括食材的品種、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、包裝等方面。3.質(zhì)量監(jiān)督部門應(yīng)按照質(zhì)量檢驗標準對食材進行抽檢，抽檢合格后方可入庫或使用。4.如發(fā)現(xiàn)食材存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符等情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商更換或補貨。如供應(yīng)商拒絕處理，采購部門應(yīng)采取相應(yīng)的措施，如扣除貨款、追究違約責任等。（四）采購付款1.采購食材驗收合格后，采購部門應(yīng)及時整理相關(guān)票據(jù)，提交給財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門審核無誤后，按照采購合同約定的付款方式和時間支付貨款。3.采購部門應(yīng)定期與財務(wù)部門核對采購款項的支付情況，確保付款準確、及時。五、采購成本控制（一）成本預(yù)算編制1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購計劃和市場價格行情，編制伙食采購成本預(yù)算。2.采購成本預(yù)算應(yīng)包括食材采購成本、運輸成本、倉儲成本、損耗成本等方面。3.采購成本預(yù)算編制后，應(yīng)提交給相關(guān)部門審核，審核通過后作為采購成本控制的依據(jù)。（二）成本控制措施1.采購部門應(yīng)通過與供應(yīng)商談判、招標、詢價等方式，爭取更優(yōu)惠的采購價格。2.優(yōu)化采購批量，根據(jù)市場需求和庫存情況，合理確定采購數(shù)量，降低采購成本。3.加強運輸管理，選擇合適的運輸方式和運輸路線，降低運輸成本。4.做好食材倉儲管理，減少食材損耗，降低損耗成本。5.定期對采購成本進行分析和比較，及時發(fā)現(xiàn)成本控制中存在的問題，并采取相應(yīng)的措施加以解決。六、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門應(yīng)識別伙食采購過程中可能存在的風險，包括市場風險、質(zhì)量風險、供應(yīng)商風險、合同風險、法律風險等。2.對識別出的風險進行評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度。（二）風險應(yīng)對措施1.針對市場風險，采購部門應(yīng)密切關(guān)注市場價格波動，及時調(diào)整采購策略，采取套期保值等措施降低價格風險。2.針對質(zhì)量風險，加強對食材供應(yīng)商的管理和質(zhì)量監(jiān)督，嚴格執(zhí)行質(zhì)量檢驗標準，確保采購食材的質(zhì)量安全。3.針對供應(yīng)商風險，建立供應(yīng)商評估和淘汰機制，選擇信譽良好、實力雄厚的供應(yīng)商合作，并加強與供應(yīng)商的溝通和協(xié)調(diào)，降低供應(yīng)商違約風險。4.針對合同風險，加強采購合同管理，簽訂詳細、明確、合法的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免合同糾紛。5.針對法律風險，采購部門應(yīng)加強法律法規(guī)學習，確保采購活動合法合規(guī)，避免因違法違規(guī)行為導致的法律風險。七、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部設(shè)立伙食采購監(jiān)督小組，成員包括采購部門、質(zhì)量監(jiān)督部門、財務(wù)部門、使用部門等相關(guān)人員。2.監(jiān)督小組負責對伙食采購活動進行定期檢查和不定期抽查，檢查內(nèi)容包括采購流程執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理情況、采購成本控制情況、食材質(zhì)量情況等。3.監(jiān)督小組應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)采購過程中存在的問題，并提出整改意見，督促相關(guān)部門進行整改。（二）考核機制1.建立伙食采購考核制度，對采購部門和相關(guān)人員的工作進行考核。2.考核指標包括采購成本控制、食材