借閱檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在工作中涉及的檔案借閱活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案借閱活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)以及公司的相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案在借閱過(guò)程中的安全，防止檔案信息泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生。3.高效利用原則：在保證檔案安全的前提下，為借閱者提供便捷、高效的服務(wù)，滿足工作對(duì)檔案信息的需求。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案借閱管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的整理、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)等日常管理工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.負(fù)責(zé)審核檔案借閱申請(qǐng)，辦理檔案借閱手續(xù)，記錄檔案借閱情況。4.負(fù)責(zé)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案無(wú)損壞、丟失等情況。5.定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案利用情況。（二）借閱部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案借閱需求的提出，明確借閱目的、期限等信息。2.負(fù)責(zé)安排專人辦理檔案借閱手續(xù)，并督促借閱人員按時(shí)歸還檔案。3.負(fù)責(zé)對(duì)本部門借閱的檔案進(jìn)行妥善保管，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。（三）借閱人員職責(zé)1.遵守檔案借閱管理制度，按照規(guī)定的程序和要求辦理借閱手續(xù)。2.愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、拆卷等。3.按時(shí)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出公司指定場(chǎng)所。三、檔案借閱范圍（一）可供借閱的檔案類型1.公司規(guī)章制度、文件、通知等行政檔案。2.業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、項(xiàng)目資料等業(yè)務(wù)檔案。3.財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)檔案。4.人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等人事檔案。5.其他經(jīng)檔案管理部門審核同意借閱的檔案。（二）限制借閱的檔案類型1.涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密的檔案，如技術(shù)研發(fā)資料、市場(chǎng)戰(zhàn)略規(guī)劃、客戶信息等，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可借閱。2.正在進(jìn)行中的重要項(xiàng)目檔案，未經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人同意，不得借閱。3.法律法規(guī)規(guī)定限制公開(kāi)或借閱的檔案。四、檔案借閱流程（一）借閱申請(qǐng)1.借閱人員如需借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.將《檔案借閱申請(qǐng)表》提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作需要，對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審批，并簽署意見(jiàn)。（二）申請(qǐng)審批1.對(duì)于一般性檔案借閱申請(qǐng)，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.對(duì)于涉及機(jī)密、重要項(xiàng)目等限制借閱的檔案，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，檔案管理部門在《檔案借閱申請(qǐng)表》上加蓋“同意借閱”章，并注明批準(zhǔn)日期。（三）借閱登記1.檔案管理部門根據(jù)審批后的《檔案借閱申請(qǐng)表》，對(duì)借閱檔案進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括借閱日期、借閱人姓名、部門、檔案名稱、編號(hào)、預(yù)計(jì)歸還日期等。2.檔案管理人員按照登記信息，從檔案存儲(chǔ)處取出相應(yīng)檔案，交予借閱人員。（四）檔案借閱1.借閱人員在檔案管理人員的陪同下，當(dāng)面清點(diǎn)所借檔案的數(shù)量、內(nèi)容等，確認(rèn)無(wú)誤后，在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。2.借閱人員應(yīng)妥善保管所借檔案，不得擅自將檔案帶出公司指定場(chǎng)所。如需在公司外使用，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可帶出。（五）檔案歸還1.借閱人員應(yīng)在預(yù)計(jì)歸還日期前歸還檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門提出續(xù)借申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.歸還檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)將檔案整理整齊，交予檔案管理人員。檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔案無(wú)損壞、丟失、涂改等情況后，在《檔案借閱登記表》上注明歸還日期，并簽字確認(rèn)。3.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。五、檔案借閱期限（一）一般檔案借閱期限一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日。借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（二）特殊檔案借閱期限1.涉及機(jī)密、重要項(xiàng)目等限制借閱的檔案，借閱期限根據(jù)具體情況由審批領(lǐng)導(dǎo)確定，最長(zhǎng)不超過(guò)[X]個(gè)工作日。2.人事檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需查閱人事檔案中的特定內(nèi)容，應(yīng)按照人事檔案管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。六、檔案借閱權(quán)限（一）部門負(fù)責(zé)人借閱權(quán)限部門負(fù)責(zé)人可借閱本部門相關(guān)的檔案資料，借閱期限按照一般檔案借閱期限執(zhí)行。如需借閱其他部門檔案或限制借閱的檔案，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批。（二）普通員工借閱權(quán)限普通員工可借閱與本人工作相關(guān)的一般性檔案資料，借閱期限按照一般檔案借閱期限執(zhí)行。如需借閱重要檔案或限制借閱的檔案，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。（三）高層領(lǐng)導(dǎo)借閱權(quán)限高層領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)工作需要借閱公司各類檔案資料，不受借閱期限和權(quán)限限制，但應(yīng)在借閱后及時(shí)歸還檔案管理部門。七、檔案借閱的保密要求（一）借閱人員的保密義務(wù)1.借閱人員應(yīng)對(duì)所借檔案的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案信息。2.在使用檔案過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息被竊取、篡改等。3.不得擅自將檔案復(fù)印、拍照、傳播給他人，如需復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）檔案管理部門的保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)。2.檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備必要的安全保密設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，確保檔案的安全存儲(chǔ)。3.檔案管理人員在辦理檔案借閱手續(xù)時(shí)，應(yīng)對(duì)借閱人員的身份進(jìn)行核實(shí)，并提醒借閱人員遵守保密規(guī)定。4.定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。八、檔案借閱的監(jiān)督與檢查（一）定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括借閱手續(xù)是否齊全、檔案是否按時(shí)歸還、檔案是否有損壞等情況。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)督促借閱人員整改，并記錄在案。（二）不定期抽查公司內(nèi)部審計(jì)部門或其他相關(guān)部門應(yīng)不定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查檔案借閱的合規(guī)性、保密性等情況。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反檔案借閱管理制度的借閱人員，檔案管理部門應(yīng)視情節(jié)輕重給予警告、罰款、限制借閱等處理措施。2.對(duì)于因違規(guī)借閱導(dǎo)致檔案信息泄露、丟失、損壞等情況的，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任和經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。3.對(duì)于檔案管理部門工作人員在檔案借閱管理工作中存在的失職、瀆職等行