會務(wù)部門管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會務(wù)部門的管理，提高會務(wù)服務(wù)質(zhì)量和效率，確保各類會議、活動的順利進(jìn)行，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司會務(wù)部門及其工作人員，涵蓋公司內(nèi)部組織的各類會議、培訓(xùn)、商務(wù)活動等相關(guān)會務(wù)工作。（三）基本原則1.高效原則以提高會務(wù)工作效率為核心，優(yōu)化工作流程，合理安排資源，確保會議、活動按時、高質(zhì)量完成。2.規(guī)范原則嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定統(tǒng)一、規(guī)范的會務(wù)工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保會務(wù)工作的規(guī)范性和專業(yè)性。3.服務(wù)原則樹立服務(wù)意識，以滿足參會人員和主辦部門的需求為出發(fā)點，提供優(yōu)質(zhì)、周到的會務(wù)服務(wù)。4.安全原則加強(qiáng)會務(wù)活動中的安全管理，確保會議場所、設(shè)備設(shè)施及人員的安全，防止各類安全事故的發(fā)生。二、會務(wù)部門職責(zé)（一）會議策劃與組織1.根據(jù)主辦部門的需求，制定會議、活動的策劃方案，包括會議主題、時間、地點、議程、參會人員等。2.負(fù)責(zé)會議場地的預(yù)訂、布置，確保場地環(huán)境符合會議要求。3.組織會議資料的準(zhǔn)備與發(fā)放，如會議文件、資料袋、筆記本、筆等。4.協(xié)調(diào)安排會議期間的餐飲、住宿等后勤保障工作。（二）設(shè)備設(shè)施管理1.負(fù)責(zé)會議場所內(nèi)各類設(shè)備設(shè)施的配備、調(diào)試和維護(hù)，如音響設(shè)備、投影儀、燈光系統(tǒng)等。2.定期對設(shè)備設(shè)施進(jìn)行檢查和保養(yǎng)，確保其正常運行，及時處理設(shè)備故障。3.根據(jù)會議需求，合理安排設(shè)備設(shè)施的使用，提高設(shè)備利用率。（三）人員服務(wù)管理1.培訓(xùn)會務(wù)工作人員，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和服務(wù)水平，確保為參會人員提供專業(yè)、熱情的服務(wù)。2.安排會議期間的引導(dǎo)、簽到、茶水服務(wù)等工作人員，明確其職責(zé)和工作流程。3.及時處理參會人員的需求和投訴，不斷改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量。（四）會議記錄與歸檔1.安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，準(zhǔn)確記錄會議內(nèi)容、決議等。2.對會議資料進(jìn)行整理、歸檔，建立完善的會議檔案管理制度，便于查詢和使用。（五）費用管理1.負(fù)責(zé)會務(wù)活動的費用預(yù)算編制，嚴(yán)格控制費用支出。2.按照公司財務(wù)制度，辦理會務(wù)費用的報銷手續(xù)，確保費用支出合理、合規(guī)。三、會議策劃與組織流程（一）需求溝通1.會務(wù)部門主動與主辦部門溝通，了解會議、活動的目的、主題、規(guī)模、時間要求等詳細(xì)信息。2.對于重要會議或大型活動，組織召開籌備會議，與主辦部門共同商討策劃方案。（二）方案制定1.根據(jù)溝通結(jié)果，制定詳細(xì)的會議策劃方案，內(nèi)容包括但不限于：會議主題、目的、時間、地點。參會人員名單及座位安排。會議議程安排，包括各環(huán)節(jié)的時間分配。會議資料準(zhǔn)備清單。后勤保障安排，如餐飲、住宿、交通等。應(yīng)急預(yù)案。2.將策劃方案提交主辦部門審核，根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善，直至方案通過。（三）場地預(yù)訂1.根據(jù)會議規(guī)模和要求，選擇合適的會議場地?？紤]因素包括場地的地理位置、交通便利性、設(shè)施設(shè)備條件、容納人數(shù)等。2.與場地提供方簽訂租賃合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括場地使用時間、費用、服務(wù)內(nèi)容等。3.在會議前對場地進(jìn)行實地考察，確保場地環(huán)境符合要求，設(shè)備設(shè)施正常運行。（四）資料準(zhǔn)備1.根據(jù)會議議程和主題，準(zhǔn)備會議資料，如會議文件、報告、發(fā)言稿、演示文稿等。2.對資料進(jìn)行排版、印刷、裝訂，確保資料質(zhì)量。3.在會議前將資料發(fā)放至參會人員手中，或放置在會議桌上。（五）后勤保障安排1.餐飲安排根據(jù)會議時間和參會人數(shù)，確定餐飲標(biāo)準(zhǔn)和形式，如自助餐、桌餐等。選擇合適的餐飲供應(yīng)商，簽訂餐飲服務(wù)合同，明確菜品質(zhì)量、服務(wù)要求等。在會議前與餐飲供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保餐飲供應(yīng)的準(zhǔn)時性和質(zhì)量。2.住宿安排對于需要安排住宿的參會人員，根據(jù)其需求預(yù)訂合適的酒店或住宿場所。與酒店或住宿場所溝通，明確入住時間、退房時間、房間安排等事項。為參會人員提供住宿指引和相關(guān)信息。3.交通安排根據(jù)參會人員的交通需求，安排接送車輛或提供交通指引。與租車公司或公共交通部門合作，確保交通服務(wù)的安全、準(zhǔn)時。（六）會議組織實施1.會議前準(zhǔn)備提前到達(dá)會議場地，檢查設(shè)備設(shè)施、資料擺放、餐飲準(zhǔn)備等情況，確保一切就緒。安排工作人員在會議入口處進(jìn)行簽到，引導(dǎo)參會人員就座。調(diào)試音響、燈光、投影儀等設(shè)備設(shè)施，確保正常運行。2.會議進(jìn)行中按照會議議程安排，有序推進(jìn)會議進(jìn)程，提醒主持人和發(fā)言人注意時間。及時為參會人員提供茶水、紙筆等服務(wù)。做好會議記錄，準(zhǔn)確記錄會議內(nèi)容、決議等。3.會議結(jié)束后組織參會人員有序離場，清理會議場地。對會議設(shè)備設(shè)施進(jìn)行檢查和關(guān)閉，妥善保管會議資料。與餐飲供應(yīng)商、酒店等結(jié)算費用。四、設(shè)備設(shè)施管理規(guī)定（一）設(shè)備設(shè)施配備標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)不同類型的會議、活動需求，配備相應(yīng)的音響設(shè)備、投影儀、燈光系統(tǒng)、麥克風(fēng)、桌椅等設(shè)備設(shè)施。2.確保設(shè)備設(shè)施的數(shù)量和質(zhì)量能夠滿足會議、活動的正常進(jìn)行，定期對設(shè)備設(shè)施進(jìn)行評估和更新。（二）設(shè)備設(shè)施維護(hù)保養(yǎng)1.建立設(shè)備設(shè)施維護(hù)保養(yǎng)檔案，記錄設(shè)備設(shè)施的型號、購買時間、維護(hù)保養(yǎng)情況等信息。2.制定設(shè)備設(shè)施維護(hù)保養(yǎng)計劃，定期對設(shè)備設(shè)施進(jìn)行檢查、清潔、調(diào)試、維修等保養(yǎng)工作。3.對于重要設(shè)備設(shè)施，如音響設(shè)備、投影儀等，定期邀請專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行全面檢測和維護(hù)。4.在每次會議、活動前，對設(shè)備設(shè)施進(jìn)行提前檢查和調(diào)試，確保其正常運行。（三）設(shè)備設(shè)施使用管理1.制定設(shè)備設(shè)施使用操作規(guī)程，明確設(shè)備設(shè)施的使用方法、注意事項等。2.會務(wù)工作人員在使用設(shè)備設(shè)施前，應(yīng)接受相關(guān)培訓(xùn)，熟悉操作規(guī)程。3.在設(shè)備設(shè)施使用過程中，嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，避免因操作不當(dāng)造成設(shè)備損壞。4.使用完畢后，及時關(guān)閉設(shè)備設(shè)施電源，清理設(shè)備設(shè)施表面，將設(shè)備設(shè)施歸位。（四）設(shè)備設(shè)施故障處理1.當(dāng)設(shè)備設(shè)施出現(xiàn)故障時，會務(wù)工作人員應(yīng)及時報告部門負(fù)責(zé)人。2.部門負(fù)責(zé)人根據(jù)故障情況，判斷是否能夠自行維修，如無法自行維修，應(yīng)及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。3.在設(shè)備設(shè)施維修期間，如影響會議、活動正常進(jìn)行，應(yīng)及時調(diào)整會議安排或采取臨時替代措施。4.對設(shè)備設(shè)施故障原因進(jìn)行分析總結(jié)，采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，防止類似故障再次發(fā)生。五、人員服務(wù)管理要求（一）人員招聘與培訓(xùn)1.根據(jù)會務(wù)工作需求，招聘具備良好溝通能力、服務(wù)意識和專業(yè)技能的工作人員。2.定期組織會務(wù)工作人員培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括服務(wù)禮儀、會議組織流程、設(shè)備設(shè)施操作、應(yīng)急處理等方面。3.鼓勵工作人員參加外部培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流活動，不斷提升業(yè)務(wù)素質(zhì)和服務(wù)水平。（二）服務(wù)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)1.制定會務(wù)工作人員服務(wù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，明確服務(wù)流程、服務(wù)用語、服務(wù)態(tài)度等要求。2.要求工作人員在會議、活動期間統(tǒng)一著裝，佩戴工作牌，保持良好的形象。3.工作人員應(yīng)熱情、主動地為參會人員提供服務(wù)，及時響應(yīng)參會人員的需求，做到有求必應(yīng)、有問必答。（三）服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督與考核1.建立服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督機(jī)制，通過現(xiàn)場檢查、問卷調(diào)查、參會人員反饋等方式，對會務(wù)工作人員的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督。2.定期對工作人員的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行考核，考核結(jié)果與績效掛鉤。3.對于服務(wù)質(zhì)量優(yōu)秀的工作人員，給予表彰和獎勵；對于服務(wù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的工作人員，進(jìn)行批評教育和相應(yīng)的處罰。六、會議記錄與歸檔制度（一）會議記錄要求1.會議記錄人員應(yīng)提前到達(dá)會議現(xiàn)場，準(zhǔn)備好記錄工具。2.記錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整，包括會議主題、時間、地點、參會人員、主持人、發(fā)言內(nèi)容、決議等。3.采用規(guī)范的記錄格式，如使用專用的會議記錄本，按照會議進(jìn)程順序記錄。4.對于重要發(fā)言和決議，應(yīng)逐字記錄或詳細(xì)摘要記錄。（二）會議記錄整理1.會議結(jié)束后，及時對會議記錄進(jìn)行整理，補(bǔ)充完善記錄內(nèi)容。2.將會議記錄整理成電子文檔和紙質(zhì)文檔，確保文檔格式規(guī)范、內(nèi)容清晰。（三）會議資料歸檔1.對會議過程中產(chǎn)生的各類資料，如會議文件、報告、發(fā)言稿、演示文稿、簽到表、照片等進(jìn)行收集整理。2.按照會議主題、時間順序等進(jìn)行分類歸檔，建立完善的會議檔案目錄。3.將會議檔案存放在專門的檔案柜或電子存儲設(shè)備中，便于查詢和使用。（四）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會議檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理人員的陪同下查閱。2.如需借閱會議檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管會議檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失，按時歸還檔案。七、費用管理辦法（一）費用預(yù)算編制1.會務(wù)部門根據(jù)會議、活動的策劃方案，編制詳細(xì)的費用預(yù)算，包括場地租賃費用、設(shè)備設(shè)施租賃費用、資料印刷費用、餐飲費用、住宿費用、交通費用、工作人員勞務(wù)費用等。2.費用預(yù)算應(yīng)明確各項費用的具體金額和計算依據(jù)，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。3.將費用預(yù)算提交公司財務(wù)部門審核，根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善，最終確定費用預(yù)算方案。（二）費用報銷流程1.會務(wù)活動結(jié)束后，會務(wù)部門應(yīng)及時整理費用報銷憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、合同等。2.按照公司財務(wù)制度的要求，填寫費用報銷申請表，注明費用支出的項目、金額、用途等，并附上相關(guān)報銷憑證。3.將費用報銷申請表提交部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)審核費用支出的合理性和真實性。4.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將費用報銷申請表提交公司財務(wù)部門進(jìn)行報銷審批。5.財務(wù)部門根據(jù)公司財務(wù)制度和費用預(yù)算方