中介系統(tǒng)管理辦法一、總則（一）目的為加強公司中介系統(tǒng)的管理，規(guī)范中介業(yè)務操作流程，提高中介服務質(zhì)量和效率，保障公司及客戶的合法權(quán)益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及中介系統(tǒng)操作、管理、監(jiān)督等相關(guān)工作的所有部門及人員，以及與公司合作的各類中介機構(gòu)。（三）基本原則1.合法性原則：中介系統(tǒng)的管理與操作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保所有業(yè)務活動合法合規(guī)。2.規(guī)范性原則：建立健全中介系統(tǒng)的各項管理制度和操作流程，明確各部門及人員職責，規(guī)范業(yè)務操作行為。3.安全性原則：加強中介系統(tǒng)的安全防護措施，保障系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全、準確和完整，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失或被篡改。4.效率性原則：優(yōu)化中介系統(tǒng)的功能和流程，提高業(yè)務處理效率，減少不必要的環(huán)節(jié)和延誤，為客戶提供優(yōu)質(zhì)高效的服務。二、中介系統(tǒng)概述（一）定義中介系統(tǒng)是指公司為實現(xiàn)中介業(yè)務的信息化管理而建立的一套綜合業(yè)務處理平臺，涵蓋了客戶信息管理、業(yè)務流程管理、合同管理、財務管理、數(shù)據(jù)分析等功能模塊。（二）功能模塊1.客戶信息管理：集中存儲和管理中介業(yè)務涉及的各類客戶信息，包括基本資料、聯(lián)系方式、業(yè)務需求、信用記錄等，為業(yè)務開展提供全面準確的客戶數(shù)據(jù)支持。2.業(yè)務流程管理：對中介業(yè)務的各個環(huán)節(jié)進行流程化管理，包括業(yè)務受理、項目匹配、洽談協(xié)商、合同簽訂、服務執(zhí)行、成果交付等，實現(xiàn)業(yè)務流程的規(guī)范化、標準化和自動化。3.合同管理：負責中介業(yè)務合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等全過程管理，確保合同的合法性、有效性和完整性，保障公司及客戶的合同權(quán)益。4.財務管理：與中介業(yè)務相關(guān)的財務收支進行記錄、核算、統(tǒng)計和分析，包括費用收取、成本核算、利潤計算、資金管理等，為公司財務管理提供準確的數(shù)據(jù)支持。5.數(shù)據(jù)分析：對中介系統(tǒng)中的各類業(yè)務數(shù)據(jù)進行收集、整理、分析和挖掘，生成各類統(tǒng)計報表和分析報告，為公司決策提供數(shù)據(jù)依據(jù)和參考建議。三、中介機構(gòu)管理（一）中介機構(gòu)準入1.公司建立中介機構(gòu)準入機制，對擬合作的中介機構(gòu)進行嚴格的資質(zhì)審查和評估。審查內(nèi)容包括但不限于營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、專業(yè)資質(zhì)證書、信譽狀況、業(yè)績表現(xiàn)等。2.中介機構(gòu)應向公司提交書面申請，并提供相關(guān)證明材料。公司對申請材料進行審核，必要時可進行實地考察。經(jīng)審核通過的中介機構(gòu)，公司將與其簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務和合作內(nèi)容。（二）中介機構(gòu)考核1.公司建立中介機構(gòu)考核評價體系，定期對合作的中介機構(gòu)進行考核評估?？己酥笜税I(yè)務完成情況、服務質(zhì)量、客戶滿意度、合規(guī)經(jīng)營等方面。2.考核方式采用定量與定性相結(jié)合的方法，通過系統(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計、客戶反饋調(diào)查、實地檢查等方式獲取考核數(shù)據(jù)?？己私Y(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。3.對于考核優(yōu)秀的中介機構(gòu)，公司將給予表彰和獎勵，如增加合作機會、提高服務費用等；對于考核不合格的中介機構(gòu)，公司將視情況采取警告、限期整改、暫停合作、終止合作等措施。（三）中介機構(gòu)退出1.中介機構(gòu)如有下列情形之一，公司有權(quán)終止與其合作關(guān)系：嚴重違反國家法律法規(guī)或公司規(guī)章制度；連續(xù)兩次考核不合格；出現(xiàn)重大業(yè)務失誤或違規(guī)行為，給公司或客戶造成重大損失；其他嚴重影響公司利益或聲譽的情形。2.中介機構(gòu)終止合作時，應按照公司要求辦理相關(guān)業(yè)務交接手續(xù)，包括客戶資料、業(yè)務檔案、合同文件等的移交，確保公司業(yè)務的正常開展不受影響。四、系統(tǒng)操作管理（一）用戶權(quán)限管理1.根據(jù)公司內(nèi)部各部門及人員的工作職責和業(yè)務需求，設定不同的系統(tǒng)操作權(quán)限。權(quán)限設置應遵循最小化原則，確保用戶僅擁有完成其工作職責所需的操作權(quán)限。2.用戶權(quán)限分為系統(tǒng)管理員、業(yè)務操作員、審核員、財務人員等不同角色，每個角色具有相應的系統(tǒng)操作菜單和功能權(quán)限。例如，系統(tǒng)管理員負責系統(tǒng)的整體維護和管理，包括用戶信息管理、權(quán)限設置、數(shù)據(jù)備份等；業(yè)務操作員負責客戶信息錄入、業(yè)務流程操作、合同起草等具體業(yè)務操作；審核員負責對業(yè)務操作進行審核把關(guān)；財務人員負責財務數(shù)據(jù)的錄入、核算和統(tǒng)計等工作。3.用戶權(quán)限的申請、變更和撤銷應按照公司規(guī)定的流程進行審批。用戶離職或崗位變動時，應及時調(diào)整其系統(tǒng)操作權(quán)限，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性。（二）業(yè)務流程操作1.中介業(yè)務應嚴格按照系統(tǒng)設定的業(yè)務流程進行操作。業(yè)務受理人員在接到客戶業(yè)務需求后，應及時將客戶信息錄入系統(tǒng)，并按照流程指引進行項目匹配、洽談協(xié)商等操作。2.在業(yè)務流程操作過程中，各環(huán)節(jié)操作人員應認真填寫相關(guān)業(yè)務記錄和表單，確保數(shù)據(jù)的真實性、準確性和完整性。業(yè)務記錄和表單應作為業(yè)務檔案進行保存，以備后續(xù)查詢和審計。3.對于涉及合同簽訂的業(yè)務，合同起草人員應根據(jù)業(yè)務洽談結(jié)果，在系統(tǒng)中起草合同文本，并提交審核員進行審核。審核通過后，方可打印合同并與客戶簽訂。合同簽訂后，應及時將合同信息錄入系統(tǒng)，并按照合同約定進行后續(xù)服務執(zhí)行和跟蹤。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護1.系統(tǒng)操作人員應按照規(guī)定的格式和要求，及時、準確地將各類業(yè)務數(shù)據(jù)錄入中介系統(tǒng)。數(shù)據(jù)錄入應進行雙人核對，確保數(shù)據(jù)的準確性。2.定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行維護和更新，包括客戶信息的補充完善、業(yè)務記錄的調(diào)整修正、合同狀態(tài)的跟蹤更新等。同時，應做好數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。數(shù)據(jù)備份應采用多種方式進行，如定期全量備份、實時增量備份等，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，異地存放。3.加強對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全管理，設置不同級別的用戶密碼，并定期更換。嚴禁將系統(tǒng)賬號和密碼泄露給他人，防止數(shù)據(jù)被非法訪問和篡改。五、系統(tǒng)安全管理（一）安全制度建設1.建立健全中介系統(tǒng)安全管理制度，明確系統(tǒng)安全管理的目標、原則、措施和責任。安全管理制度應包括但不限于系統(tǒng)訪問控制制度、數(shù)據(jù)備份與恢復制度、網(wǎng)絡安全防護制度、應急處理制度等。2.定期對系統(tǒng)安全管理制度進行評估和修訂，確保制度的有效性和適應性。同時，加強對制度執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查，確保各項安全措施得到有效落實。（二）網(wǎng)絡安全防護1.采用先進的網(wǎng)絡安全技術(shù)和設備，構(gòu)建多層次的網(wǎng)絡安全防護體系，包括防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等，防止外部網(wǎng)絡攻擊和惡意軟件入侵。2.對中介系統(tǒng)的網(wǎng)絡訪問進行嚴格控制，設置訪問權(quán)限和訪問策略，限制非授權(quán)用戶的訪問。同時，定期對網(wǎng)絡設備和系統(tǒng)進行漏洞掃描和安全評估，及時發(fā)現(xiàn)并修復安全隱患。3.加強對公司內(nèi)部網(wǎng)絡的管理，嚴禁員工在辦公網(wǎng)絡中使用未經(jīng)授權(quán)的移動存儲設備和網(wǎng)絡設備，防止病毒傳播和數(shù)據(jù)泄露。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.對中介系統(tǒng)中的各類數(shù)據(jù)進行分類分級管理，根據(jù)數(shù)據(jù)的敏感程度和重要性，采取不同的數(shù)據(jù)安全保護措施。例如，對于客戶敏感信息，應進行加密存儲和傳輸，并嚴格限制訪問權(quán)限。2.建立數(shù)據(jù)安全審計機制，對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的訪問、操作、修改等行為進行記錄和審計。審計記錄應保存一定期限，以便進行安全事件追溯和調(diào)查。3.加強對數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)的管理，定期對存儲介質(zhì)進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，對廢棄的存儲介質(zhì)應進行安全處理，確保數(shù)據(jù)無法恢復。（四）應急處理1.制定中介系統(tǒng)應急預案，明確應急處理的組織機構(gòu)、職責分工、應急響應流程、應急處置措施等內(nèi)容。應急預案應定期進行演練和修訂，確保其有效性和可操作性。2.建立應急處理團隊，配備必要的應急處理設備和物資。在發(fā)生系統(tǒng)安全事件時，應急處理團隊應及時響應，采取有效的應急處置措施，盡快恢復系統(tǒng)正常運行，減少損失和影響。3.及時向上級主管部門和相關(guān)監(jiān)管機構(gòu)報告系統(tǒng)安全事件，并配合有關(guān)部門進行調(diào)查和處理。同時，對安全事件進行總結(jié)分析，采取針對性的改進措施，防止類似事件再次發(fā)生。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部設立專門的監(jiān)督檢查部門或崗位，負責對中介系統(tǒng)的管理和操作進行定期監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括系統(tǒng)操作流程的執(zhí)行情況、數(shù)據(jù)錄入與維護的準確性、用戶權(quán)限的合規(guī)性、系統(tǒng)安全防護措施的落實情況等。2.監(jiān)督檢查部門應制定詳細的監(jiān)督檢查計劃，明確檢查周期、檢查內(nèi)容、檢查方法等。檢查方式可采用現(xiàn)場檢查、非現(xiàn)場檢查、數(shù)據(jù)分析等多種形式。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門或人員限期整改。整改完成后，監(jiān)督檢查部門應進行復查，確保問題得到徹底解決。（二）外部審計1.定期聘請具有資質(zhì)的外部審計機構(gòu)對公司中介系統(tǒng)進行審計。審計內(nèi)容包括系統(tǒng)內(nèi)部控制制度的有效性、業(yè)務操作的合規(guī)性、財務數(shù)據(jù)的真實性等方面。2.外部審計機構(gòu)應出具詳細的審計報告，對審計中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議。公司應根據(jù)審計報告和整改建議，及時進行整改，并將整改情況反饋給外部審計機構(gòu)。3.將外部審計結(jié)果作為公司改進中介系統(tǒng)管理的重要參考依據(jù)，不斷完善系統(tǒng)管理制度和操作流程，提高系統(tǒng)管理水平。七、培訓與宣傳（一）培訓管理1.制定中介系統(tǒng)培訓計劃，根據(jù)公司內(nèi)部各部門及人員的業(yè)務需求和系統(tǒng)操作水平，有針對性地開展培訓工作。培訓內(nèi)容包括系統(tǒng)操作技能、業(yè)務流程規(guī)范、安全管理制度等方面。2.培訓方式可采用集中培訓、在線培訓、現(xiàn)場指導等多種形式。定期組織系統(tǒng)操作人員進行集中培訓，邀請系統(tǒng)開發(fā)人員或?qū)I(yè)講師進行授課；同時，建立在線培訓平臺，提供系統(tǒng)操作手冊、視頻教程等學習資源，方便員工隨時學習；對于新入職員工或業(yè)務操作不熟練的員工，安排專人進行現(xiàn)場指導。3.加強對培訓效果的評估和考核，通過考試、實際操作、問卷調(diào)查等方式了解員工對培訓內(nèi)容的掌握程度和應用能力。對培訓考核合格的員工頒發(fā)培訓證書，并將培訓成績作為員工績效考核和晉升的參考依據(jù)。（二）宣傳推廣1.加強對中介系統(tǒng)的宣傳推廣工作，提高公司內(nèi)部員工對系統(tǒng)的認知度和使用積極性。通過內(nèi)部會議、宣傳欄、郵件等方式，向員工宣傳中介系統(tǒng)的功能優(yōu)勢、操作流程和使用方法。2.向客戶宣傳公司中介系統(tǒng)的便捷性和安全性，展示公司通過信息化手段為客戶提供優(yōu)質(zhì)服務的能力。在與客戶溝通洽談過程中，主動介紹中介系統(tǒng)的相關(guān)功能和優(yōu)勢，引導客戶使用系統(tǒng)辦理業(yè)務。3.收集客戶對中介系統(tǒng)的反饋意見和建議，及時