國(guó)外發(fā)票管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司在國(guó)外業(yè)務(wù)活動(dòng)中的發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票開(kāi)具、取得、使用和保管行為，保障公司合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及國(guó)外業(yè)務(wù)所在國(guó)家或地區(qū)的稅收法規(guī)和財(cái)務(wù)制度，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在國(guó)外開(kāi)展業(yè)務(wù)涉及的各類發(fā)票管理活動(dòng)，包括但不限于與國(guó)外供應(yīng)商交易取得的發(fā)票、向國(guó)外客戶開(kāi)具的發(fā)票等。（三）基本原則1.合法性原則嚴(yán)格遵守中國(guó)及業(yè)務(wù)所在國(guó)家或地區(qū)的法律法規(guī)、稅收政策以及財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，確保發(fā)票管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則發(fā)票所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須真實(shí)發(fā)生，內(nèi)容與實(shí)際交易相符，不得虛開(kāi)發(fā)票。3.完整性原則發(fā)票的各項(xiàng)要素填寫(xiě)齊全、準(zhǔn)確，字跡清晰，印章齊全，確保發(fā)票的完整性和有效性。4.及時(shí)性原則按照業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間及時(shí)開(kāi)具或取得發(fā)票，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行處理和歸檔，不得拖延。二、發(fā)票的種類與要求（一）國(guó)外發(fā)票的種類1.商業(yè)發(fā)票（CommercialInvoice）是出口商應(yīng)進(jìn)口商的要求，將貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總值等開(kāi)立的一種非正式的參考性發(fā)票。它是進(jìn)出口雙方記賬的依據(jù)，也是進(jìn)口商報(bào)關(guān)交稅的總說(shuō)明。2.形式發(fā)票（ProformaInvoice）也稱預(yù)開(kāi)發(fā)票。出口商應(yīng)進(jìn)口商的要求，將準(zhǔn)備出口貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、估計(jì)總值等開(kāi)立的一種非正式的參考性發(fā)票。形式發(fā)票不是一種正式發(fā)票，不能用于托收和議付，它所列的單價(jià)等，也僅僅是出口商根據(jù)當(dāng)時(shí)情況所作的估計(jì)，對(duì)雙方都無(wú)最終的約束力，所以說(shuō)形式發(fā)票只是一種估價(jià)單，正式成交發(fā)貨后還要另外重新繕制商業(yè)發(fā)票。3.領(lǐng)事發(fā)票（ConsularInvoice）有些國(guó)家法令規(guī)定，進(jìn)口貨物必須要領(lǐng)取進(jìn)口國(guó)在出口國(guó)或其鄰近地區(qū)的領(lǐng)事簽證的發(fā)票，交進(jìn)口商作為有關(guān)貨物報(bào)關(guān)和繳納關(guān)稅的前提條件之一。領(lǐng)事發(fā)票和商業(yè)發(fā)票是平行的單據(jù)，領(lǐng)事發(fā)票是一份官方的單證，有些國(guó)家規(guī)定了領(lǐng)事發(fā)票的固定格式，這種格式可以從領(lǐng)事館獲得。4.海關(guān)發(fā)票（CustomsInvoice）是根據(jù)某些進(jìn)口國(guó)海關(guān)的規(guī)定，由出口商填制的一種特定格式的發(fā)票，它可供進(jìn)口商憑以向海關(guān)辦理進(jìn)口報(bào)關(guān)、納稅等手續(xù)。海關(guān)發(fā)票的主要作用是作為進(jìn)口國(guó)海關(guān)估價(jià)定稅的依據(jù)，核定貨物的原產(chǎn)地，查核進(jìn)口商品在出口國(guó)市場(chǎng)的銷售價(jià)格，確定出口商是否有低價(jià)傾銷行為，以便征收反傾銷稅，以及作為進(jìn)口國(guó)海關(guān)編制統(tǒng)計(jì)資料之用。（二）發(fā)票的基本要求1.內(nèi)容準(zhǔn)確發(fā)票應(yīng)清晰、準(zhǔn)確地反映交易雙方的信息，包括公司名稱、地址、聯(lián)系方式等；貨物或服務(wù)的詳細(xì)描述，如名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額等；交易日期、發(fā)票編號(hào)等關(guān)鍵信息。2.格式規(guī)范不同國(guó)家或地區(qū)可能對(duì)發(fā)票格式有特定要求，應(yīng)按照當(dāng)?shù)匾?guī)定的格式進(jìn)行開(kāi)具或取得。發(fā)票上的文字、數(shù)字應(yīng)清晰可辨，不得涂改、刮擦或挖補(bǔ)。如有錯(cuò)誤，應(yīng)按照規(guī)定的方法進(jìn)行更正，并加蓋更正章或相關(guān)責(zé)任人簽字確認(rèn)。3.印章齊全發(fā)票必須加蓋公司公章、財(cái)務(wù)專用章或發(fā)票專用章等有效印章，印章應(yīng)清晰、完整，與公司在當(dāng)?shù)刈?cè)備案的印章一致。對(duì)于需要由稅務(wù)機(jī)關(guān)或其他相關(guān)部門(mén)監(jiān)制的發(fā)票，還應(yīng)加蓋相應(yīng)的監(jiān)制章。三、發(fā)票的開(kāi)具（一）開(kāi)具流程1.業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)起業(yè)務(wù)部門(mén)在與國(guó)外客戶簽訂合同或達(dá)成交易意向后，應(yīng)及時(shí)將交易信息傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)，包括交易內(nèi)容、金額、付款方式、客戶信息等。2.財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部門(mén)收到業(yè)務(wù)部門(mén)提供的信息后，對(duì)交易的真實(shí)性、合法性、完整性進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括合同條款、信用額度、付款條件等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通并協(xié)商解決。3.開(kāi)具發(fā)票經(jīng)審核無(wú)誤后，財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)信息和當(dāng)?shù)匕l(fā)票管理規(guī)定，開(kāi)具相應(yīng)的發(fā)票。發(fā)票開(kāi)具應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫(xiě)，確保信息準(zhǔn)確、完整。開(kāi)具完成后，應(yīng)加蓋發(fā)票專用章或其他有效印章。4.發(fā)票交付財(cái)務(wù)部門(mén)將開(kāi)具好的發(fā)票及時(shí)交付給業(yè)務(wù)部門(mén)，由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)將發(fā)票傳遞給國(guó)外客戶。交付方式可根據(jù)實(shí)際情況選擇郵寄、電子傳輸?shù)确绞?，并確保發(fā)票能夠安全、及時(shí)地送達(dá)客戶手中。（二）開(kāi)具要求1.發(fā)票語(yǔ)言根據(jù)業(yè)務(wù)所在國(guó)家或地區(qū)的要求，發(fā)票可使用中文、英文或當(dāng)?shù)毓俜秸Z(yǔ)言開(kāi)具。如使用多種語(yǔ)言，應(yīng)確保各語(yǔ)言版本的內(nèi)容一致。2.貨幣單位發(fā)票上應(yīng)明確注明交易使用的貨幣單位，并按照匯率換算成當(dāng)?shù)刎泿呕蛑付ㄘ泿盘顚?xiě)金額。匯率應(yīng)按照交易發(fā)生日或發(fā)票開(kāi)具日的市場(chǎng)匯率進(jìn)行換算，并在發(fā)票上注明匯率依據(jù)。3.稅務(wù)信息如業(yè)務(wù)所在國(guó)家或地區(qū)有稅務(wù)相關(guān)要求，發(fā)票上應(yīng)準(zhǔn)確填寫(xiě)稅務(wù)登記號(hào)、稅率、稅額等信息。對(duì)于需要繳納增值稅或其他稅費(fèi)的交易，應(yīng)按照規(guī)定計(jì)算并在發(fā)票上分別列示不含稅金額、稅額和含稅金額。四、發(fā)票的取得（一）取得流程1.業(yè)務(wù)經(jīng)辦業(yè)務(wù)部門(mén)在與國(guó)外供應(yīng)商進(jìn)行交易時(shí)，應(yīng)要求供應(yīng)商按照合同約定及時(shí)開(kāi)具發(fā)票。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)收集發(fā)票，并對(duì)發(fā)票的基本信息進(jìn)行初步審核，確保發(fā)票內(nèi)容與交易實(shí)際情況相符。2.財(cái)務(wù)審核業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員將收集到的發(fā)票提交給財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)發(fā)票進(jìn)行詳細(xì)審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性、格式規(guī)范性、印章齊全性等。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其更正或重新開(kāi)具發(fā)票。3.發(fā)票入賬經(jīng)審核無(wú)誤的發(fā)票，財(cái)務(wù)部門(mén)按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行入賬處理。將發(fā)票作為記賬憑證的附件，按照會(huì)計(jì)核算要求進(jìn)行賬務(wù)記錄，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（二）取得要求1.發(fā)票真實(shí)性驗(yàn)證財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)通過(guò)多種方式對(duì)取得的國(guó)外發(fā)票進(jìn)行真實(shí)性驗(yàn)證，如與供應(yīng)商進(jìn)行函證、查詢當(dāng)?shù)囟悇?wù)機(jī)關(guān)網(wǎng)站或相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)等。對(duì)于存在疑問(wèn)的發(fā)票，應(yīng)進(jìn)一步核實(shí)交易的真實(shí)性，必要時(shí)可要求供應(yīng)商提供相關(guān)證明材料。2.發(fā)票合規(guī)性審核嚴(yán)格審核發(fā)票是否符合業(yè)務(wù)所在國(guó)家或地區(qū)的稅收法規(guī)和財(cái)務(wù)制度要求。關(guān)注發(fā)票的格式、內(nèi)容、印章等是否符合規(guī)定，以及是否存在應(yīng)繳納的稅費(fèi)未正確計(jì)算或繳納等問(wèn)題。對(duì)于不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為記賬憑證入賬，應(yīng)及時(shí)要求供應(yīng)商更正或重新開(kāi)具。3.發(fā)票翻譯與存檔如取得的發(fā)票為外文版本，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)需要進(jìn)行專業(yè)翻譯，并將翻譯件與原始發(fā)票一并存檔。翻譯件應(yīng)注明翻譯機(jī)構(gòu)或翻譯人員信息，并加蓋翻譯專用章或翻譯人員簽字確認(rèn)，確保翻譯內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。五、發(fā)票的使用與保管（一）發(fā)票的使用1.用途說(shuō)明公司取得的國(guó)外發(fā)票主要用于財(cái)務(wù)核算、稅務(wù)申報(bào)、進(jìn)出口報(bào)關(guān)等業(yè)務(wù)活動(dòng)。作為證明交易真實(shí)性和金額準(zhǔn)確性的有效憑證，應(yīng)妥善保存并按照規(guī)定用途使用。2.使用規(guī)范在使用發(fā)票時(shí)，應(yīng)確保發(fā)票內(nèi)容與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，不得擅自更改發(fā)票信息。如需對(duì)發(fā)票進(jìn)行復(fù)印、掃描等操作，應(yīng)保證復(fù)印件或掃描件清晰、完整，與原件一致，并注明用途和使用日期。（二）發(fā)票的保管1.保管責(zé)任公司應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)發(fā)票的保管工作，明確保管人員的職責(zé)和權(quán)限。保管人員應(yīng)妥善保管發(fā)票，確保發(fā)票的安全、完整，防止發(fā)票丟失、損毀或被盜用。2.保管方式發(fā)票應(yīng)按照類別、時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，并裝訂成冊(cè)。對(duì)于電子發(fā)票，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立電子檔案管理系統(tǒng)，確保電子發(fā)票的可查詢和可追溯性。發(fā)票保管期限應(yīng)按照中國(guó)及業(yè)務(wù)所在國(guó)家或地區(qū)的法律法規(guī)要求執(zhí)行，一般不得少于規(guī)定年限。3.保管環(huán)境發(fā)票保管場(chǎng)所應(yīng)具備安全、防潮、防火、防蟲(chóng)等條件，確保發(fā)票不受損壞。對(duì)于重要發(fā)票或涉及金額較大的發(fā)票，應(yīng)采取額外的安全措施，如存放在保險(xiǎn)柜中或進(jìn)行加密存儲(chǔ)。六、發(fā)票的核銷與歸檔（一）發(fā)票的核銷1.核銷流程財(cái)務(wù)部門(mén)在完成發(fā)票入賬后，應(yīng)按照規(guī)定的核銷流程對(duì)發(fā)票進(jìn)行核銷。核銷時(shí)，應(yīng)核對(duì)發(fā)票號(hào)碼、金額、業(yè)務(wù)內(nèi)容等信息與記賬憑證是否一致，并在發(fā)票上加蓋“已核銷”章或進(jìn)行相應(yīng)標(biāo)記。2.核銷記錄建立發(fā)票核銷臺(tái)賬，詳細(xì)記錄發(fā)票的核銷日期、發(fā)票號(hào)碼、業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、核銷人員等信息。核銷臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和清理，確保賬實(shí)相符。（二）發(fā)票的歸檔1.歸檔要求發(fā)票核銷后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔。歸檔資料應(yīng)包括發(fā)票原件、記賬憑證、發(fā)票核銷臺(tái)賬等相關(guān)資料。歸檔資料應(yīng)按照類別、時(shí)間順序進(jìn)行整理，確保資料的完整性和可查閱性。2.歸檔期限發(fā)票歸檔期限應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般不得少于規(guī)定年限。在歸檔期限內(nèi)，應(yīng)妥善保管發(fā)票檔案，防止檔案丟失、損壞或擅自銷毀。七、發(fā)票的檢查與監(jiān)督（一）內(nèi)部檢查1.定期檢查公司財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)發(fā)票管理情況進(jìn)行內(nèi)部檢查，檢查內(nèi)容包括發(fā)票的開(kāi)具、取得、使用、保管、核銷、歸檔等環(huán)節(jié)。檢查頻率一般為每年至少一次，對(duì)于發(fā)票管理風(fēng)險(xiǎn)較高的業(yè)務(wù)或部門(mén)，應(yīng)適當(dāng)增加檢查次數(shù)。2.專項(xiàng)檢查根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要或稅務(wù)機(jī)關(guān)等相關(guān)部門(mén)的要求，可開(kāi)展發(fā)票管理專項(xiàng)檢查。專項(xiàng)檢查應(yīng)針對(duì)特定的發(fā)票管理問(wèn)題或業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行深入調(diào)查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。（二）外部監(jiān)督1.稅務(wù)檢查積極配合當(dāng)?shù)囟悇?wù)機(jī)關(guān)的發(fā)票檢查工作，按照要求提供相關(guān)發(fā)票資料和信息。對(duì)于稅務(wù)機(jī)關(guān)提出的問(wèn)題和整改要求，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況反饋給稅務(wù)機(jī)關(guān)。2.審計(jì)監(jiān)督接受公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)或外部審計(jì)機(jī)構(gòu)的審計(jì)監(jiān)督，對(duì)發(fā)票管理情況進(jìn)行審計(jì)評(píng)價(jià)。對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)制定整改措施，限期整改，并將整改結(jié)果向?qū)徲?jì)部門(mén)報(bào)告。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.虛開(kāi)發(fā)票，包括為他人、為自己開(kāi)具與實(shí)際經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)情況不符的發(fā)票，讓他人為自己開(kāi)具與實(shí)際經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)情況不符的發(fā)票，介紹他人開(kāi)具與實(shí)際經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)情況不符的發(fā)票等。2.未按照規(guī)定開(kāi)具發(fā)票，如發(fā)票內(nèi)容填寫(xiě)不完整、不準(zhǔn)確，未加蓋有效印章，未按照規(guī)定的格式開(kāi)具發(fā)票等。3.未按照規(guī)定取得發(fā)票，如取得的發(fā)票不符合真實(shí)性、合法性、完整性要求，未按照規(guī)定進(jìn)行發(fā)票驗(yàn)證和審核等。4.擅自銷毀發(fā)票或發(fā)票存根聯(lián)以及發(fā)票登記簿，未按照規(guī)定保管發(fā)票，導(dǎo)致發(fā)票丟失、損毀或被盜用等。5.其他違反發(fā)票管理規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的發(fā)票違規(guī)行為，應(yīng)立即責(zé)令相關(guān)責(zé)任人停止違規(guī)行為，并采取措施進(jìn)行糾正。如要求重新開(kāi)具發(fā)票、補(bǔ)充完整發(fā)票信息、追回丟失或被盜用的發(fā)票等。2.根據(jù)違規(guī)行為的情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、降職、辭