信息物質(zhì)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司信息物質(zhì)的管理，確保信息物質(zhì)的安全、有效、合理使用，保障公司業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及信息物質(zhì)的部門(mén)、崗位及人員，包括但不限于信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)通信、辦公軟件等相關(guān)信息資產(chǎn)所涉及的物質(zhì)資源。（三）定義1.信息物質(zhì)：指公司在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中涉及的各類電子設(shè)備、存儲(chǔ)介質(zhì)、軟件程序、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施以及相關(guān)的技術(shù)文檔、數(shù)據(jù)資料等，這些物質(zhì)承載或傳輸著公司的重要信息。2.信息資產(chǎn)：以信息物質(zhì)為載體的公司資產(chǎn)，包括但不限于知識(shí)產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密、客戶數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)流程等，具有經(jīng)濟(jì)價(jià)值和戰(zhàn)略意義。（四）管理原則1.合法性原則：信息物質(zhì)的管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司運(yùn)營(yíng)合法合規(guī)。2.安全性原則：保障信息物質(zhì)的物理安全、網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)安全，防止信息泄露、篡改或丟失。3.有效性原則：確保信息物質(zhì)能夠滿足公司業(yè)務(wù)需求，高效支持各項(xiàng)工作的開(kāi)展，提高工作效率和質(zhì)量。4.經(jīng)濟(jì)性原則：在滿足管理要求的前提下，合理控制信息物質(zhì)的采購(gòu)、使用和維護(hù)成本，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。5.可追溯性原則：對(duì)信息物質(zhì)的全生命周期進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便于查詢、審計(jì)和追蹤，確保信息的完整性和可追溯性。二、信息物質(zhì)的分類與標(biāo)識(shí)（一）分類1.硬件設(shè)備：包括服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、辦公設(shè)備（如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等）以及其他與信息處理相關(guān)的硬件設(shè)施。2.存儲(chǔ)介質(zhì)：如硬盤(pán)、光盤(pán)、U盤(pán)、磁帶等，用于存儲(chǔ)公司的各類數(shù)據(jù)和信息。3.軟件程序：涵蓋操作系統(tǒng)、辦公軟件、業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)等各類軟件。4.網(wǎng)絡(luò)設(shè)施：包括網(wǎng)絡(luò)線路、路由器、交換機(jī)、防火墻等網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備及相關(guān)設(shè)施。5.技術(shù)文檔：如系統(tǒng)設(shè)計(jì)文檔、操作手冊(cè)、維護(hù)手冊(cè)、技術(shù)規(guī)范等，記錄公司信息系統(tǒng)的架構(gòu)、功能、操作方法和維護(hù)要點(diǎn)。6.數(shù)據(jù)資料：公司在業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生、收集、整理的各類數(shù)據(jù)，包括客戶信息、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、市場(chǎng)數(shù)據(jù)等。（二）標(biāo)識(shí)1.對(duì)于硬件設(shè)備，應(yīng)在設(shè)備顯著位置粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽，注明設(shè)備名稱、型號(hào)、資產(chǎn)編號(hào)、所屬部門(mén)、購(gòu)置日期等信息。2.存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)在外包裝上標(biāo)明介質(zhì)類型、存儲(chǔ)內(nèi)容、所屬部門(mén)、密級(jí)等標(biāo)識(shí)。3.軟件程序應(yīng)在安裝介質(zhì)和軟件界面中注明軟件名稱、版本號(hào)、授權(quán)信息等。4.網(wǎng)絡(luò)設(shè)施應(yīng)在設(shè)備上標(biāo)記設(shè)備名稱、IP地址、所屬網(wǎng)絡(luò)區(qū)域等信息。5.技術(shù)文檔應(yīng)在文檔封面或首頁(yè)標(biāo)注文檔名稱、版本號(hào)、編寫(xiě)部門(mén)、日期等。6.數(shù)據(jù)資料應(yīng)按照公司數(shù)據(jù)分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類標(biāo)識(shí)，注明數(shù)據(jù)名稱、來(lái)源、用途、密級(jí)等。三、信息物質(zhì)的采購(gòu)與驗(yàn)收（一）采購(gòu)計(jì)劃1.各部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提前制定信息物質(zhì)采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)的物質(zhì)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算等內(nèi)容。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)提交至公司采購(gòu)管理部門(mén)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后納入公司年度采購(gòu)預(yù)算。（二）采購(gòu)流程1.采購(gòu)管理部門(mén)根據(jù)審核后的采購(gòu)計(jì)劃，按照公司采購(gòu)制度進(jìn)行采購(gòu)操作。選擇合格的供應(yīng)商，通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)、談判等方式確定采購(gòu)價(jià)格和合同條款。2.與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。（三）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.硬件設(shè)備的驗(yàn)收應(yīng)按照合同要求和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，檢查設(shè)備的外觀、性能、配置等是否符合要求。2.存儲(chǔ)介質(zhì)的驗(yàn)收主要檢查介質(zhì)的容量、讀寫(xiě)性能、完整性等指標(biāo)。3.軟件程序的驗(yàn)收應(yīng)確保軟件功能完整、運(yùn)行穩(wěn)定，符合公司業(yè)務(wù)需求，同時(shí)檢查軟件的授權(quán)合法性。4.網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的驗(yàn)收需測(cè)試網(wǎng)絡(luò)連通性、帶寬、安全性等性能指標(biāo)。5.技術(shù)文檔的驗(yàn)收主要檢查文檔的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，是否與實(shí)際系統(tǒng)或業(yè)務(wù)相符。6.數(shù)據(jù)資料的驗(yàn)收應(yīng)檢查數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、一致性，確保數(shù)據(jù)符合公司數(shù)據(jù)質(zhì)量管理要求。（四）驗(yàn)收流程1.采購(gòu)的信息物質(zhì)到貨后，采購(gòu)管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知使用部門(mén)和質(zhì)量管理部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收。2.使用部門(mén)和質(zhì)量管理部門(mén)組成驗(yàn)收小組，按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)信息物質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)收。3.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收小組應(yīng)填寫(xiě)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，經(jīng)相關(guān)人員簽字確認(rèn)后，信息物質(zhì)方可投入使用。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，直至達(dá)到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。四、信息物質(zhì)的使用與維護(hù)（一）使用規(guī)范1.員工應(yīng)按照公司規(guī)定的操作流程和使用權(quán)限使用信息物質(zhì)，不得擅自更改設(shè)備配置、軟件設(shè)置或數(shù)據(jù)內(nèi)容。2.嚴(yán)禁在公司信息物質(zhì)上安裝未經(jīng)授權(quán)的軟件或進(jìn)行非法操作，防止病毒感染、惡意攻擊等安全事件發(fā)生。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密信息的信息物質(zhì)，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，采取加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等措施，確保信息安全。4.在使用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)信息物質(zhì)出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告相關(guān)部門(mén)進(jìn)行處理，不得自行拆卸、維修或丟棄。（二）維護(hù)管理1.公司應(yīng)建立信息物質(zhì)維護(hù)管理制度，明確維護(hù)責(zé)任部門(mén)和維護(hù)流程。2.定期對(duì)硬件設(shè)備進(jìn)行巡檢、保養(yǎng)和維修，確保設(shè)備正常運(yùn)行。對(duì)于關(guān)鍵設(shè)備，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，以應(yīng)對(duì)突發(fā)故障。3.及時(shí)更新軟件程序的補(bǔ)丁和版本，確保軟件的安全性和穩(wěn)定性。同時(shí)，定期對(duì)軟件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行定期備份和清理，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。同時(shí)，注意存儲(chǔ)介質(zhì)的存儲(chǔ)環(huán)境，防止介質(zhì)損壞。5.網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的維護(hù)應(yīng)包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的配置管理、故障排除、性能優(yōu)化等工作，確保網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定運(yùn)行和信息傳輸安全。6.定期對(duì)技術(shù)文檔進(jìn)行更新和整理，確保文檔與實(shí)際系統(tǒng)或業(yè)務(wù)保持一致，為公司的技術(shù)支持和業(yè)務(wù)發(fā)展提供有力保障。7.數(shù)據(jù)資料的維護(hù)應(yīng)包括數(shù)據(jù)的備份、恢復(fù)、清理、存儲(chǔ)優(yōu)化等工作，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和可用性。同時(shí)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)質(zhì)量管理，防止數(shù)據(jù)錯(cuò)誤和重復(fù)。五、信息物質(zhì)的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)環(huán)境1.硬件設(shè)備應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、溫度適宜的環(huán)境中，避免設(shè)備受潮、受熱、灰塵堆積等影響設(shè)備性能。2.存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)存放在專門(mén)的存儲(chǔ)柜中，按照介質(zhì)類型、密級(jí)等進(jìn)行分類存放，并做好防潮、防火、防盜等措施。3.網(wǎng)絡(luò)設(shè)施應(yīng)安裝在安全的機(jī)房?jī)?nèi)，機(jī)房應(yīng)具備防火、防水、防雷、防靜電、空調(diào)等設(shè)施，確保設(shè)備運(yùn)行環(huán)境安全穩(wěn)定。（二）保管責(zé)任1.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)信息物質(zhì)的日常保管工作，指定專人負(fù)責(zé)信息物質(zhì)的登記、保管和維護(hù)。2.信息物質(zhì)保管人員應(yīng)定期對(duì)所保管的信息物質(zhì)進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)和檢查，確保信息物質(zhì)的數(shù)量、狀態(tài)與記錄一致。3.對(duì)于重要信息物質(zhì)，應(yīng)實(shí)行雙人保管制度，相互監(jiān)督，防止信息泄露或丟失。（三）存儲(chǔ)期限1.硬件設(shè)備的存儲(chǔ)期限應(yīng)根據(jù)設(shè)備的使用壽命和公司業(yè)務(wù)需求確定，對(duì)于已淘汰或不再使用的設(shè)備，應(yīng)按照公司資產(chǎn)處置流程進(jìn)行處理。2.存儲(chǔ)介質(zhì)的存儲(chǔ)期限應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)的重要性和保留期限要求確定，對(duì)于過(guò)期或不再需要的數(shù)據(jù)，應(yīng)進(jìn)行安全刪除或銷毀。3.軟件程序的存儲(chǔ)期限應(yīng)根據(jù)軟件的授權(quán)期限和公司業(yè)務(wù)需求確定，對(duì)于已過(guò)期或不再使用的軟件，應(yīng)及時(shí)卸載或進(jìn)行相應(yīng)處理。4.技術(shù)文檔的存儲(chǔ)期限應(yīng)根據(jù)文檔的重要性和保留期限要求確定，對(duì)于過(guò)期或不再需要的文檔，應(yīng)進(jìn)行整理歸檔或銷毀。5.數(shù)據(jù)資料的存儲(chǔ)期限應(yīng)根據(jù)公司數(shù)據(jù)管理制度和法律法規(guī)要求確定，對(duì)于過(guò)期或不再需要的數(shù)據(jù)，應(yīng)按照數(shù)據(jù)清理流程進(jìn)行處理。六、信息物質(zhì)的流轉(zhuǎn)與交接（一）流轉(zhuǎn)流程1.信息物質(zhì)在公司內(nèi)部各部門(mén)之間流轉(zhuǎn)時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《信息物質(zhì)流轉(zhuǎn)申請(qǐng)表》，注明流轉(zhuǎn)原因、流轉(zhuǎn)信息物質(zhì)的名稱、數(shù)量、規(guī)格等內(nèi)容，并經(jīng)轉(zhuǎn)出部門(mén)和轉(zhuǎn)入部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.申請(qǐng)表提交至公司信息物質(zhì)管理部門(mén)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，信息物質(zhì)管理部門(mén)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)辦理流轉(zhuǎn)手續(xù)，確保信息物質(zhì)的交接準(zhǔn)確無(wú)誤。3.流轉(zhuǎn)過(guò)程中，應(yīng)做好信息物質(zhì)的標(biāo)識(shí)轉(zhuǎn)移和相關(guān)資料的交接工作，確保接收部門(mén)能夠正確使用和管理信息物質(zhì)。（二）交接手續(xù)1.員工離職、崗位調(diào)動(dòng)或部門(mén)調(diào)整時(shí)，應(yīng)辦理信息物質(zhì)的交接手續(xù)。交接人員應(yīng)填寫(xiě)《信息物質(zhì)交接清單》，詳細(xì)列出所交接的信息物質(zhì)名稱、數(shù)量、狀態(tài)、相關(guān)資料等內(nèi)容。2.交接雙方應(yīng)在交接清單上簽字確認(rèn)，如有疑問(wèn)或爭(zhēng)議，應(yīng)及時(shí)報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或信息物質(zhì)管理部門(mén)進(jìn)行協(xié)調(diào)解決。3.信息物質(zhì)管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)交接情況進(jìn)行監(jiān)督和審核，確保交接手續(xù)完整、規(guī)范。交接手續(xù)未辦理完畢的，不得辦理離職或崗位調(diào)動(dòng)手續(xù)。七、信息物質(zhì)的安全與保密（一）安全管理1.公司應(yīng)建立信息物質(zhì)安全管理制度，加強(qiáng)信息物質(zhì)的安全防護(hù)措施，防止信息物質(zhì)受到物理?yè)p壞、網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染等安全威脅。2.安裝必要的安全軟件和設(shè)備，如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、防病毒軟件等，定期進(jìn)行安全檢測(cè)和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。3.對(duì)信息物質(zhì)的訪問(wèn)進(jìn)行嚴(yán)格控制，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問(wèn)相應(yīng)的信息物質(zhì)。同時(shí)，定期對(duì)用戶賬號(hào)進(jìn)行清理和權(quán)限審計(jì)，防止非法訪問(wèn)。4.制定信息物質(zhì)安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工，定期進(jìn)行應(yīng)急演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。（二）保密管理1.嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)和公司保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密信息的信息物質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.對(duì)信息物質(zhì)的存儲(chǔ)、傳輸、處理等環(huán)節(jié)采取加密措施，確保信息在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的保密性。3.限制涉密信息物質(zhì)的使用范圍，嚴(yán)禁在非保密環(huán)境中使用涉密信息物質(zhì)。如需在非保密環(huán)境中處理涉密信息，應(yīng)采取必要的保密措施，如使用加密設(shè)備、進(jìn)行物理隔離等。4.加強(qiáng)對(duì)員工的保密教育和培訓(xùn)，提高員工的保密意識(shí)和技能，防止因員工疏忽或違規(guī)操作導(dǎo)致信息泄露。八、信息物質(zhì)的審計(jì)與監(jiān)督（一）審計(jì)制度1.公司應(yīng)建立信息物質(zhì)審計(jì)制度，定期對(duì)信息物質(zhì)的采購(gòu)、使用、維護(hù)、存儲(chǔ)、流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)進(jìn)行審計(jì)。2.審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)制定審計(jì)計(jì)劃和審計(jì)方案，對(duì)信息物質(zhì)管理情況進(jìn)行全面審計(jì)，檢查是否符合公司相關(guān)制度和法律法規(guī)要求。3.審計(jì)過(guò)程中，應(yīng)收集相關(guān)證據(jù)，如采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用記錄、維護(hù)日志、盤(pán)點(diǎn)清單等，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。（二）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立信息物質(zhì)管理監(jiān)督小組，由公司高層管理人員、信息物質(zhì)管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、內(nèi)部審計(jì)人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)信息物質(zhì)管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對(duì)信息物質(zhì)管理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)責(zé)令相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改。對(duì)違反信息物質(zhì)管理規(guī)定的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)制度進(jìn)行嚴(yán)肅處理。3.鼓勵(lì)員工對(duì)信息物質(zhì)管理過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，公司對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)，并對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅查處。九、信息物質(zhì)的處置（一）處置原則1.信息物質(zhì)的處置應(yīng)遵循安全、環(huán)保、經(jīng)濟(jì)的原則，確保處置過(guò)程符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.對(duì)于已淘汰、損壞或不再使用的信息物質(zhì)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處置，防止信息泄露和資源浪費(fèi)。（二）處置方式1.硬件設(shè)備的處置方式包括報(bào)廢、捐贈(zèng)、出售等。對(duì)于報(bào)廢設(shè)備，應(yīng)按照公司資產(chǎn)處置流程進(jìn)行審批和處理，確保設(shè)備中的信息得到安全清除。對(duì)于捐贈(zèng)或出售的設(shè)備，應(yīng)確保設(shè)備的使用符合相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，防止信息泄露。2.存儲(chǔ)介質(zhì)的處置方式包括格式化、銷毀等。對(duì)于存儲(chǔ)有重要信息的介質(zhì)，應(yīng)采用專業(yè)的銷毀設(shè)備進(jìn)行銷毀，確保信息無(wú)法恢復(fù)。對(duì)于已格式化的介質(zhì)，應(yīng)進(jìn)行多次覆蓋寫(xiě)入操作，以確保數(shù)據(jù)徹底清除。3.軟件程序的處置方式包括卸載、刪除等。對(duì)于已過(guò)期或不再使用的軟件，應(yīng)及時(shí)卸載或刪除，確保軟件授權(quán)合法合規(guī)。4.網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的處置方式包括報(bào)廢、拆除等。對(duì)于報(bào)廢的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，應(yīng)按照公司資產(chǎn)處置流程進(jìn)行處理，確保設(shè)備中的信息得到安全清除。對(duì)于拆除的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，應(yīng)妥善保管相關(guān)設(shè)備和資料，以備后續(xù)查詢和審計(jì)。5.技術(shù)文檔的處置方式包括歸檔、銷毀等。對(duì)于已過(guò)期或不再使用的技術(shù)文檔，應(yīng)按照公司檔案管理制度進(jìn)行整理歸檔或銷毀。6.數(shù)據(jù)資料的處置方式包括備份存儲(chǔ)、清理刪除等。對(duì)于已過(guò)期或不再需要的數(shù)據(jù)資料，應(yīng)按照公司數(shù)據(jù)管理制度進(jìn)行備份存儲(chǔ)或清理刪除，確保數(shù)據(jù)的安全性和可追溯性。（三）處置流程1.各部門(mén)提出信息物質(zhì)處置申請(qǐng)，填寫(xiě)《信息物質(zhì)處置申請(qǐng)表》，注明處置原因、信息物質(zhì)名稱、數(shù)量、規(guī)格等內(nèi)容，并提交相關(guān)證明材料。2.申請(qǐng)表提交至公司信息物質(zhì)管理部門(mén)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，信息物質(zhì)管理部門(mén)