業(yè)務(wù)訂單管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司業(yè)務(wù)訂單管理，規(guī)范訂單處理流程，提高訂單執(zhí)行效率，確保公司業(yè)務(wù)的順利開展，保障公司和客戶的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有業(yè)務(wù)訂單的管理，包括但不限于銷售訂單、采購(gòu)訂單、服務(wù)訂單等。（三）基本原則1.合法性原則：業(yè)務(wù)訂單的簽訂、履行必須符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.準(zhǔn)確性原則：訂單信息應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致的訂單執(zhí)行問題。3.及時(shí)性原則：各部門應(yīng)及時(shí)處理訂單相關(guān)事宜，確保訂單按時(shí)交付和執(zhí)行。4.責(zé)任明確原則：明確各部門和人員在訂單管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、訂單的簽訂（一）訂單的發(fā)起1.銷售訂單：銷售人員根據(jù)與客戶達(dá)成的意向，在公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)中發(fā)起銷售訂單。訂單內(nèi)容應(yīng)包括客戶信息、產(chǎn)品或服務(wù)描述、數(shù)量、價(jià)格、交貨日期、交貨地點(diǎn)等。2.采購(gòu)訂單：采購(gòu)部門根據(jù)公司生產(chǎn)或業(yè)務(wù)需求，向供應(yīng)商發(fā)起采購(gòu)訂單。訂單內(nèi)容應(yīng)包括供應(yīng)商信息、采購(gòu)產(chǎn)品或服務(wù)描述、數(shù)量、價(jià)格、交貨日期、交貨地點(diǎn)等。3.服務(wù)訂單：服務(wù)部門根據(jù)客戶需求，在公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)中發(fā)起服務(wù)訂單。訂單內(nèi)容應(yīng)包括客戶信息、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、服務(wù)費(fèi)用等。（二）訂單的審核1.銷售訂單審核：銷售訂單發(fā)起后，由銷售部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核訂單的客戶信息、產(chǎn)品或服務(wù)描述、價(jià)格、交貨日期等是否準(zhǔn)確合理。初審?fù)ㄟ^后，提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行信用審核。財(cái)務(wù)部門根據(jù)客戶的信用狀況，確定是否給予信用額度及信用期限。信用審核通過后，銷售訂單提交給總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理審批通過后，銷售訂單正式生效。2.采購(gòu)訂單審核：采購(gòu)訂單發(fā)起后，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核訂單的供應(yīng)商信息、采購(gòu)產(chǎn)品或服務(wù)描述、價(jià)格、交貨日期等是否準(zhǔn)確合理。初審?fù)ㄟ^后，提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行預(yù)算審核。財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司預(yù)算安排，審核采購(gòu)訂單是否在預(yù)算范圍內(nèi)。預(yù)算審核通過后，采購(gòu)訂單提交給總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理審批通過后，采購(gòu)訂單正式生效。3.服務(wù)訂單審核：服務(wù)訂單發(fā)起后，由服務(wù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核訂單的客戶信息、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、服務(wù)費(fèi)用等是否準(zhǔn)確合理。初審?fù)ㄟ^后，提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行成本核算。財(cái)務(wù)部門根據(jù)服務(wù)成本，審核服務(wù)訂單的費(fèi)用是否合理。成本核算通過后，服務(wù)訂單提交給總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理審批通過后，服務(wù)訂單正式生效。（三）訂單的簽訂訂單審核通過后，由公司授權(quán)代表與客戶或供應(yīng)商簽訂書面訂單。訂單簽訂應(yīng)遵循以下要求：1.訂單格式：使用公司統(tǒng)一制定的訂單格式，確保訂單內(nèi)容完整、規(guī)范。2.簽字蓋章：訂單需由雙方授權(quán)代表簽字并加蓋公司公章或合同專用章。3.留存?zhèn)浞荩河唵魏炗喓?，雙方應(yīng)各自留存一份訂單原件，并妥善保管。三、訂單的執(zhí)行（一）生產(chǎn)安排1.銷售訂單生產(chǎn)安排：生產(chǎn)部門根據(jù)銷售訂單的交貨日期和產(chǎn)品數(shù)量，制定生產(chǎn)計(jì)劃。生產(chǎn)計(jì)劃應(yīng)明確生產(chǎn)任務(wù)、生產(chǎn)進(jìn)度、生產(chǎn)責(zé)任人等。2.采購(gòu)訂單生產(chǎn)安排：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)訂單的交貨日期和采購(gòu)產(chǎn)品數(shù)量，與供應(yīng)商協(xié)商確定交貨時(shí)間，并跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度。3.服務(wù)訂單生產(chǎn)安排：服務(wù)部門根據(jù)服務(wù)訂單的服務(wù)期限和服務(wù)內(nèi)容，制定服務(wù)計(jì)劃。服務(wù)計(jì)劃應(yīng)明確服務(wù)任務(wù)、服務(wù)進(jìn)度、服務(wù)責(zé)任人等。（二）物料采購(gòu)1.采購(gòu)申請(qǐng)：生產(chǎn)部門或其他需求部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃或業(yè)務(wù)需求，填寫采購(gòu)申請(qǐng)單，注明采購(gòu)物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期等。2.采購(gòu)審批：采購(gòu)申請(qǐng)單提交給采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人根據(jù)庫(kù)存情況和采購(gòu)預(yù)算，審核采購(gòu)申請(qǐng)的合理性。審批通過后，采購(gòu)申請(qǐng)單提交給總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理審批通過后，采購(gòu)部門開始進(jìn)行采購(gòu)操作。3.采購(gòu)執(zhí)行：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)單，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)過程中，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確采購(gòu)產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨日期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。采購(gòu)部門應(yīng)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，確保物料按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。（三）生產(chǎn)過程控制1.生產(chǎn)計(jì)劃執(zhí)行：生產(chǎn)部門按照生產(chǎn)計(jì)劃組織生產(chǎn)，確保生產(chǎn)進(jìn)度符合訂單要求。生產(chǎn)過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制產(chǎn)品質(zhì)量，按照工藝要求進(jìn)行生產(chǎn)操作。2.質(zhì)量檢驗(yàn)：質(zhì)量檢驗(yàn)部門對(duì)生產(chǎn)過程中的產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。檢驗(yàn)合格的產(chǎn)品方可進(jìn)入下一工序或入庫(kù)。3.進(jìn)度跟蹤：生產(chǎn)部門應(yīng)定期跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度，及時(shí)解決生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題。如因特殊原因?qū)е律a(chǎn)進(jìn)度延誤，應(yīng)及時(shí)通知銷售部門或客戶，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行補(bǔ)救。（四）服務(wù)提供1.服務(wù)計(jì)劃執(zhí)行：服務(wù)部門按照服務(wù)計(jì)劃提供服務(wù)，確保服務(wù)質(zhì)量符合客戶要求。服務(wù)過程中，應(yīng)與客戶保持溝通，及時(shí)了解客戶需求和意見。2.服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督：服務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保服務(wù)質(zhì)量符合服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。如客戶對(duì)服務(wù)質(zhì)量不滿意，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行改進(jìn)。3.服務(wù)記錄：服務(wù)部門應(yīng)做好服務(wù)記錄，包括服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)時(shí)間、服務(wù)人員等信息。服務(wù)記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。四、訂單的變更（一）變更申請(qǐng)1.客戶變更：客戶因各種原因需要變更訂單內(nèi)容，應(yīng)填寫訂單變更申請(qǐng)單，注明變更的內(nèi)容、原因、變更日期等。2.公司內(nèi)部變更：公司內(nèi)部因生產(chǎn)計(jì)劃調(diào)整、物料供應(yīng)變化等原因需要變更訂單內(nèi)容，由相關(guān)部門填寫訂單變更申請(qǐng)單，注明變更的內(nèi)容、原因、變更日期等。（二）變更審核1.銷售訂單變更審核：銷售訂單變更申請(qǐng)單提交給銷售部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核變更的原因、內(nèi)容是否合理，是否會(huì)對(duì)公司利益造成影響。初審?fù)ㄟ^后，提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行成本核算。財(cái)務(wù)部門根據(jù)變更內(nèi)容，核算變更后的成本和價(jià)格。成本核算通過后，銷售訂單變更申請(qǐng)單提交給總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理審批通過后，銷售訂單變更正式生效。2.采購(gòu)訂單變更審核：采購(gòu)訂單變更申請(qǐng)單提交給采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核變更的原因、內(nèi)容是否合理，是否會(huì)對(duì)采購(gòu)成本造成影響。初審?fù)ㄟ^后，提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。財(cái)務(wù)部門根據(jù)變更內(nèi)容，調(diào)整采購(gòu)預(yù)算。預(yù)算調(diào)整通過后，采購(gòu)訂單變更申請(qǐng)單提交給總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理審批通過后，采購(gòu)訂單變更正式生效。3.服務(wù)訂單變更審核：服務(wù)訂單變更申請(qǐng)單提交給服務(wù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核變更的原因、內(nèi)容是否合理，是否會(huì)對(duì)服務(wù)成本造成影響。初審?fù)ㄟ^后，提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行成本核算。財(cái)務(wù)部門根據(jù)變更內(nèi)容，核算變更后的服務(wù)費(fèi)用。成本核算通過后，服務(wù)訂單變更申請(qǐng)單提交給總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理審批通過后，服務(wù)訂單變更正式生效。（三）變更執(zhí)行訂單變更審核通過后，相關(guān)部門應(yīng)按照變更后的訂單內(nèi)容進(jìn)行執(zhí)行。如因訂單變更導(dǎo)致交貨日期、價(jià)格等發(fā)生變化，應(yīng)及時(shí)通知客戶或供應(yīng)商，并重新簽訂相關(guān)協(xié)議。五、訂單的交付（一）交付準(zhǔn)備1.產(chǎn)品交付準(zhǔn)備：生產(chǎn)部門在產(chǎn)品生產(chǎn)完成后，應(yīng)進(jìn)行產(chǎn)品檢驗(yàn)、包裝等交付準(zhǔn)備工作。確保產(chǎn)品質(zhì)量合格，包裝完好。2.服務(wù)交付準(zhǔn)備：服務(wù)部門在服務(wù)提供前，應(yīng)做好服務(wù)準(zhǔn)備工作，包括服務(wù)人員安排、服務(wù)設(shè)備調(diào)試等。確保服務(wù)能夠按時(shí)、順利提供。（二）交付通知1.產(chǎn)品交付通知：生產(chǎn)部門在產(chǎn)品交付前，應(yīng)提前通知銷售部門。銷售部門根據(jù)訂單交貨日期，提前通知客戶產(chǎn)品交付時(shí)間、地點(diǎn)等信息。2.服務(wù)交付通知：服務(wù)部門在服務(wù)交付前，應(yīng)提前通知客戶服務(wù)時(shí)間、地點(diǎn)等信息。（三）交付執(zhí)行1.產(chǎn)品交付執(zhí)行：生產(chǎn)部門按照銷售部門通知的交付時(shí)間和地點(diǎn)，將產(chǎn)品交付給客戶。交付過程中，應(yīng)要求客戶在送貨單上簽字確認(rèn)。2.服務(wù)交付執(zhí)行：服務(wù)部門按照通知的服務(wù)時(shí)間和地點(diǎn)，為客戶提供服務(wù)。服務(wù)完成后，應(yīng)要求客戶在服務(wù)確認(rèn)單上簽字確認(rèn)。六、訂單的驗(yàn)收（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.產(chǎn)品驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：產(chǎn)品驗(yàn)收應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。如合同未約定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)通用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。2.服務(wù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：服務(wù)驗(yàn)收應(yīng)按照合同約定的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。如合同未約定服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)按照客戶要求和行業(yè)規(guī)范進(jìn)行驗(yàn)收。（二）驗(yàn)收程序1.產(chǎn)品驗(yàn)收程序：客戶在收到產(chǎn)品后，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行驗(yàn)收。如發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)通知銷售部門。銷售部門組織生產(chǎn)部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等相關(guān)人員進(jìn)行調(diào)查處理。如確實(shí)存在質(zhì)量問題，生產(chǎn)部門應(yīng)負(fù)責(zé)更換或維修產(chǎn)品，直至客戶滿意。2.服務(wù)驗(yàn)收程序：客戶在服務(wù)完成后，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行驗(yàn)收。如對(duì)服務(wù)質(zhì)量不滿意，應(yīng)及時(shí)通知服務(wù)部門。服務(wù)部門組織相關(guān)人員進(jìn)行調(diào)查處理。如確實(shí)存在服務(wù)質(zhì)量問題，服務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)改進(jìn)服務(wù)，直至客戶滿意。（三）驗(yàn)收?qǐng)?bào)告驗(yàn)收完成后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，注明驗(yàn)收結(jié)果、存在的問題及處理情況等。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)，并提交給相關(guān)部門存檔。七、訂單的結(jié)算（一）結(jié)算方式1.銷售訂單結(jié)算方式：銷售訂單的結(jié)算方式應(yīng)在訂單中明確約定，常見的結(jié)算方式包括現(xiàn)金結(jié)算、銀行轉(zhuǎn)賬、支票結(jié)算等。2.采購(gòu)訂單結(jié)算方式：采購(gòu)訂單的結(jié)算方式應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商確定，常見的結(jié)算方式包括貨到付款、月結(jié)、預(yù)付款等。3.服務(wù)訂單結(jié)算方式：服務(wù)訂單的結(jié)算方式應(yīng)在訂單中明確約定，常見的結(jié)算方式包括一次性付款、分期支付等。（二）結(jié)算流程1.銷售訂單結(jié)算流程：銷售部門在訂單交付并驗(yàn)收合格后，根據(jù)訂單約定的結(jié)算方式，向客戶開具發(fā)票?？蛻粼谑盏桨l(fā)票后，按照約定的時(shí)間和方式進(jìn)行付款。財(cái)務(wù)部門收到客戶付款后，進(jìn)行賬務(wù)處理，并與銷售部門核對(duì)訂單結(jié)算情況。2.采購(gòu)訂單結(jié)算流程：采購(gòu)部門在收到供應(yīng)商的貨物并驗(yàn)收合格后，根據(jù)訂單約定的結(jié)算方式，向供應(yīng)商支付貨款。財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)部門提供的付款申請(qǐng)，進(jìn)行審核并支付貨款。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門與采購(gòu)部門核對(duì)訂單結(jié)算情況。3.服務(wù)訂單結(jié)算流程：服務(wù)部門在服務(wù)完成并驗(yàn)收合格后，根據(jù)訂單約定的結(jié)算方式，向客戶開具發(fā)票?？蛻粼谑盏桨l(fā)票后，按照約定的時(shí)間和方式進(jìn)行付款。財(cái)務(wù)部門收到客戶付款后，進(jìn)行賬務(wù)處理，并與服務(wù)部門核對(duì)訂單結(jié)算情況。（三）結(jié)算記錄財(cái)務(wù)部門應(yīng)做好訂單結(jié)算記錄，包括訂單號(hào)、結(jié)算日期、結(jié)算金額、結(jié)算方式等信息。結(jié)算記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。八、訂單的歸檔與保管（一）歸檔范圍公司所有業(yè)務(wù)訂單，包括訂單原件、訂單變更申請(qǐng)單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)算記錄等相關(guān)資料。（二）歸檔要求1.資料整理：各部門在訂單執(zhí)行完畢后，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料進(jìn)行整理，確保資料完整、準(zhǔn)確。2.歸檔時(shí)間：訂單相關(guān)資料應(yīng)在訂單執(zhí)行完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。3.歸檔方式：訂單相關(guān)資料應(yīng)按照類別、時(shí)間順序進(jìn)行歸檔，并存放在公司指定的檔案存儲(chǔ)地點(diǎn)。（三）保管期限訂單相關(guān)資料的保管期