上海公章管理辦法總則目的為加強(qiáng)上海地區(qū)各公司/組織公章的管理，保障公章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司/組織的正常運(yùn)營(yíng)秩序，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于上海地區(qū)所有公司/組織及其下屬分支機(jī)構(gòu)、部門使用的各類公章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等?；驹瓌t1.依法依規(guī)原則：公章的刻制、使用、保管等必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和上海市相關(guān)規(guī)定。2.專人專管原則：明確專人負(fù)責(zé)公章的保管和使用，確保責(zé)任落實(shí)到人。3.審批規(guī)范原則：建立嚴(yán)格的審批流程，未經(jīng)審批不得擅自使用公章。4.安全保密原則：采取有效措施保障公章的安全，防止公章被盜用、冒用或遺失，對(duì)涉及公章的信息嚴(yán)格保密。公章的刻制刻制申請(qǐng)1.公司/組織因業(yè)務(wù)需要刻制公章時(shí)，由使用部門填寫《公章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明公章名稱、用途、刻制數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.《公章刻制申請(qǐng)表》提交至公司/組織的行政管理部門（或指定的公章管理部門），行政管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括申請(qǐng)的必要性、公章用途的合理性等。3.經(jīng)行政管理部門審核通過后，申請(qǐng)表提交至公司/組織的法定代表人或授權(quán)代表審批。審批通過后，行政管理部門負(fù)責(zé)聯(lián)系具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。刻制要求1.印章刻制單位必須具備公安機(jī)關(guān)頒發(fā)的《特種行業(yè)許可證》，并在其資質(zhì)范圍內(nèi)承接公章刻制業(yè)務(wù)。2.刻制的公章必須符合國(guó)家和上海市規(guī)定的印章標(biāo)準(zhǔn)，包括印章的規(guī)格、材質(zhì)、字體、圖案等。3.刻制完成后，印章刻制單位應(yīng)向公司/組織提供印章印模，并在公安機(jī)關(guān)進(jìn)行備案。公司/組織收到印章后，應(yīng)進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確保印章與印模一致，無質(zhì)量問題。公章的使用使用范圍1.公司公章主要用于以公司名義對(duì)外簽訂合同、協(xié)議、文件、信函等；證明公司身份、資質(zhì)、授權(quán)等事項(xiàng)；辦理公司相關(guān)的登記、備案、申報(bào)等手續(xù)；以及法律法規(guī)規(guī)定或公司/組織章程允許使用公章的其他事項(xiàng)。2.合同專用章用于專門簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)合同等。3.財(cái)務(wù)專用章用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。4.法定代表人章用于特定的財(cái)務(wù)審批、授權(quán)文件簽署等與法定代表人身份相關(guān)的業(yè)務(wù)。使用流程1.申請(qǐng)：使用部門或個(gè)人填寫《公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用章事項(xiàng)、用章內(nèi)容、用章時(shí)間、用章份數(shù)等信息，并附上相關(guān)文件或資料。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政管理部門（或指定的公章管理部門）。2.審核：行政管理部門對(duì)《公章使用申請(qǐng)表》及相關(guān)文件資料進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核用章事項(xiàng)的合法性、真實(shí)性、必要性，以及文件內(nèi)容是否符合公司/組織的規(guī)定和要求。對(duì)于涉及重大事項(xiàng)或金額較大的用章申請(qǐng)，還需提交公司/組織的高層領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)決策機(jī)構(gòu)進(jìn)行審批。3.審批：根據(jù)審核結(jié)果，按照公司/組織的審批權(quán)限進(jìn)行審批。一般事項(xiàng)由行政管理部門負(fù)責(zé)人審批；重大事項(xiàng)或金額較大的事項(xiàng)由公司/組織的法定代表人或授權(quán)代表審批。4.用章：經(jīng)審批通過后，公章保管人憑審批后的《公章使用申請(qǐng)表》在用章登記本上進(jìn)行登記，記錄用章時(shí)間、用章事項(xiàng)、用章人等信息，然后方可使用公章。用章時(shí)，公章保管人應(yīng)確保用章過程在其視線范圍內(nèi)，嚴(yán)格按照審批內(nèi)容使用公章，不得擅自更改用章內(nèi)容或擴(kuò)大用章范圍。5.蓋章：用章完成后，公章保管人應(yīng)在文件或資料上加蓋清晰、端正的公章，并在蓋章處注明“此章僅用于[具體用章事項(xiàng)]”字樣，以明確公章的使用范圍。同時(shí)，用章人應(yīng)對(duì)蓋章后的文件或資料進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確保無誤。使用限制1.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公章。如因特殊情況確需先加蓋公章的，必須經(jīng)公司/組織的法定代表人或授權(quán)代表批準(zhǔn)，并在蓋章后及時(shí)填寫相關(guān)內(nèi)容，確保用章安全。2.未經(jīng)公司/組織書面授權(quán)，任何部門或個(gè)人不得擅自將公章攜帶外出使用。如因業(yè)務(wù)需要必須攜帶公章外出的，應(yīng)填寫《公章外出使用申請(qǐng)表》，經(jīng)嚴(yán)格審批后，由兩人以上共同攜帶，并采取必要的安全措施，確保公章安全。3.禁止將公章借給其他單位或個(gè)人使用，嚴(yán)禁私刻、偽造、變?cè)旃?組織公章。公章的保管保管人員1.公司/組織應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)公章的保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉公章管理規(guī)定，嚴(yán)格遵守保密制度。2.公章保管人員不得兼任涉及公章使用審批的相關(guān)工作，以確保公章保管與使用審批相互分離，形成有效的監(jiān)督制約機(jī)制。保管場(chǎng)所1.公章應(yīng)存放在安全可靠的場(chǎng)所，配備必要的安全設(shè)施，如保險(xiǎn)柜、防盜門窗等，確保公章的安全存放。2.公章存放場(chǎng)所應(yīng)保持整潔、干燥，防止公章受潮、損壞或丟失。保管要求1.公章保管人員應(yīng)妥善保管公章，不得隨意放置或交予他人代管。下班時(shí)，公章必須存放于保險(xiǎn)柜內(nèi)，并將保險(xiǎn)柜鎖好。2.公章保管人員應(yīng)建立公章保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄公章的領(lǐng)取、使用、歸還等情況，確保臺(tái)賬記錄與實(shí)際情況相符。臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和清理，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。3.公章保管人員應(yīng)定期對(duì)公章進(jìn)行檢查，查看公章是否有損壞、變形等情況，如有問題應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。4.如公章發(fā)生遺失、被盜用、冒用等情況，公章保管人員應(yīng)立即向公司/組織的行政管理部門報(bào)告，并及時(shí)采取掛失、報(bào)案等措施，防止造成更大的損失。同時(shí)，應(yīng)配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理，如實(shí)提供有關(guān)情況。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織的行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)公章的使用和保管情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。檢查內(nèi)容包括公章使用審批流程是否規(guī)范、用章登記本記錄是否完整準(zhǔn)確、公章保管是否安全等。2.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門或個(gè)人限期整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。3.公司/組織應(yīng)建立健全公章管理的內(nèi)部審計(jì)制度，定期對(duì)公章管理情況進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)審查公章使用的合法性、合規(guī)性以及公章保管的安全性等方面。審計(jì)結(jié)果應(yīng)向公司/組織的高層領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)決策機(jī)構(gòu)報(bào)告，并作為考核相關(guān)部門和人員工作的重要依據(jù)。外部監(jiān)督1.公司/組織應(yīng)接受上級(jí)主管部門、政府相關(guān)部門以及社會(huì)公眾的監(jiān)督，積極配合有關(guān)部門的檢查和審計(jì)工作。2.對(duì)于涉及公章使用的重大事項(xiàng)或存在爭(zhēng)議的問題，公司/組織應(yīng)主動(dòng)向有關(guān)部門咨詢，確保公章管理工作符合法律法規(guī)和政策要求。責(zé)任追究違規(guī)責(zé)任1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定，擅自使用公章、私刻公章、偽造公章、變?cè)旃?、將公章借給他人使用或因保管不善導(dǎo)致公章遺失、被盜用、冒用等行為，給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，將依法追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。2.責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任包括但不限于賠償公司/組織的經(jīng)濟(jì)損失、消除不良影響、接受公司/組織的紀(jì)律處分等；構(gòu)成犯罪的，將依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。賠償責(zé)任1.因公章使用不當(dāng)或保管不善給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)任人應(yīng)按照損失金額承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠償金額可根據(jù)實(shí)際損失情況確定，包括但不限于直接經(jīng)濟(jì)損失、因糾紛產(chǎn)生的訴訟費(fèi)用、律師費(fèi)用等。2.公司/組織可從責(zé)任人的