會展現(xiàn)場管理辦法一、總則（一）目的為了加強會展現(xiàn)場的規(guī)范化管理，確保會展活動順利進行，提升會展服務質量，保障參展商、觀眾及相關人員的合法權益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于在本公司/組織場地內舉辦的各類會展活動，包括但不限于貿易展會、文化展覽、學術會議等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家相關法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保會展活動合法合規(guī)開展。2.安全第一原則：把保障人員生命財產安全放在首位，落實各項安全措施，預防和減少安全事故的發(fā)生。3.服務至上原則：以參展商和觀眾需求為導向，提供優(yōu)質、高效、便捷的服務，提升會展活動的滿意度。4.統(tǒng)一管理原則：對會展現(xiàn)場進行統(tǒng)一規(guī)劃、組織、協(xié)調和監(jiān)督，確保各項工作有序進行。二、會展籌備管理（一）會展策劃1.成立會展策劃小組，負責制定會展活動的總體方案，明確活動主題、目標、內容、時間、地點、參展商范圍等。2.對會展市場進行調研，分析行業(yè)動態(tài)和競爭對手情況，為會展策劃提供參考依據。3.策劃方案應包括詳細的活動流程、場地布置規(guī)劃、宣傳推廣計劃、安全保障措施、應急預案等內容，并報上級領導審核批準。（二）參展商管理1.制定參展商招募標準和流程，明確參展商的資質要求、報名方式、審核程序等。2.與參展商簽訂參展合同，明確雙方的權利和義務，包括展位面積、位置、費用、展示要求、廣告宣傳規(guī)定等。3.向參展商提供會展活動的相關信息和服務指南，指導參展商做好參展準備工作。4.對參展商的展品運輸、展位搭建、布展等工作進行協(xié)調和監(jiān)督，確保符合會展要求。（三）觀眾組織1.制定觀眾組織方案，明確觀眾來源、邀請方式、門票銷售等措施。2.通過多種渠道進行宣傳推廣，吸引專業(yè)觀眾和普通觀眾參觀會展。宣傳渠道包括但不限于網絡媒體、社交媒體、行業(yè)雜志、短信群發(fā)等。3.設立觀眾報名登記系統(tǒng)，方便觀眾報名預約參觀，并及時處理觀眾的咨詢和投訴。4.在會展現(xiàn)場設置觀眾服務臺，為觀眾提供咨詢、引導、休息等服務。（四）場地準備1.根據會展活動的規(guī)模和需求，選擇合適的場地，并與場地所有者簽訂租賃協(xié)議。2.對場地進行實地勘察，制定場地布置方案，包括展位劃分、通道設置、標識系統(tǒng)、照明系統(tǒng)、音響系統(tǒng)、通風系統(tǒng)等。3.提前安排場地清潔、水電安裝、安全設施檢查等工作，確保場地符合會展活動要求。4.在會展活動前對場地進行預演，檢查各項設施設備的運行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。三、會展現(xiàn)場布局與布置管理（一）展位規(guī)劃1.根據參展商的行業(yè)類別、展品特點、規(guī)模大小等因素，合理劃分展位區(qū)域，確保展位布局科學合理、便于參觀和交流。2.制定展位分配原則和方法，按照公平、公正、公開的原則進行展位分配，并向參展商公布。3.在展位劃分圖上明確標注每個展位的位置、面積、編號等信息，為參展商提供清晰的展位指引。（二）標識系統(tǒng)1.設計制作統(tǒng)一的會展標識系統(tǒng)，包括會標、主題標識、展位編號、指示牌、導向標識等。2.標識系統(tǒng)應簡潔明了、易于識別，采用統(tǒng)一的顏色、字體和風格，與會展主題相協(xié)調。3.在會展現(xiàn)場的入口、通道、展位等位置合理設置標識牌，引導觀眾順利參觀會展。（三）場地裝飾1.根據會展活動的主題和風格，對場地進行整體裝飾，營造出良好的會展氛圍。2.裝飾材料應符合環(huán)保要求，避免使用易燃、易爆、有毒等危險材料。3.控制裝飾費用，確保在預算范圍內完成場地裝飾工作。（四）設施設備1.配備完善的會展設施設備，包括展架、展柜、桌椅、照明設備、音響設備、通風設備、監(jiān)控設備等。2.對設施設備進行定期檢查和維護，確保其正常運行，滿足會展活動的需求。3.在會展現(xiàn)場設置設施設備維修服務點，及時處理設施設備故障和損壞問題。四、會展現(xiàn)場運營管理（一）開幕式與閉幕式1.制定開幕式和閉幕式的活動方案，明確活動流程、主持人、表演節(jié)目、嘉賓致辭等內容。2.提前組織排練開幕式和閉幕式的表演節(jié)目，確保節(jié)目質量和效果。3.在開幕式和閉幕式現(xiàn)場安排專人負責秩序維護、安全保障、音響燈光控制等工作，確?；顒禹樌M行。（二）展會期間活動1.根據會展活動的主題和內容，策劃組織各類配套活動，如研討會、論壇、新品發(fā)布會、簽約儀式、頒獎典禮等。2.提前向參展商和觀眾發(fā)布活動信息，吸引他們積極參與。3.對活動現(xiàn)場進行精心布置和組織，確保活動的順利開展，并做好活動記錄和宣傳報道工作。（三）現(xiàn)場服務1.在會展現(xiàn)場設立綜合服務臺，為參展商和觀眾提供一站式服務，包括咨詢解答、資料發(fā)放、證件辦理、物品寄存、失物招領等。2.安排志愿者在會展現(xiàn)場提供引導、協(xié)助等服務，提高服務質量和效率。3.及時收集參展商和觀眾的意見和建議，不斷改進服務工作。（四）餐飲與住宿1.如果會展活動需要提供餐飲服務，應選擇具有資質的餐飲供應商，并簽訂餐飲服務合同。2.對餐飲供應商的食品衛(wèi)生、質量、價格等進行監(jiān)督管理，確保提供安全、可口的餐飲服務。3.根據參展商和觀眾的需求，合理安排住宿地點，并提供相關的預訂服務。（五）物流與運輸1.為參展商提供展品運輸服務，制定展品運輸方案，明確運輸方式、運輸時間、運輸路線等。2.對展品運輸過程進行全程跟蹤和監(jiān)控，確保展品安全、及時送達會展現(xiàn)場。3.在會展現(xiàn)場設置展品存放區(qū)域，安排專人負責展品的保管和發(fā)放工作。五、會展現(xiàn)場安全管理（一）安全制度1.建立健全會展現(xiàn)場安全管理制度，明確安全責任，制定安全操作規(guī)程。2.與參展商、服務商等簽訂安全責任書，要求其遵守會展現(xiàn)場安全規(guī)定。3.定期組織安全培訓和演練，提高員工和參展商的安全意識和應急處置能力。（二）消防安全1.按照消防法規(guī)要求，配備充足的消防設施設備，如滅火器、消火栓、自動噴水滅火系統(tǒng)、火災報警系統(tǒng)等，并確保其完好有效。2.合理設置疏散通道和安全出口，保持通道暢通無阻。3.組織開展消防安全檢查，及時消除火災隱患。在會展活動期間，加強對重點區(qū)域的消防安全巡查。（三）人員安全1.在會展現(xiàn)場設置明顯的安全警示標識，提醒人員注意安全。2.對會展現(xiàn)場的電氣設備、機械設備等進行定期檢查和維護，確保其安全運行。3.加強對會展現(xiàn)場人員的管理，防止發(fā)生擁擠踩踏、摔倒等事故。在人員密集區(qū)域安排專人負責疏導和秩序維護。（四）應急管理1.制定會展現(xiàn)場應急預案，包括火災、地震、恐怖襲擊、突發(fā)疾病等各類突發(fā)事件的應急處置措施。2.成立應急救援小組，明確小組成員的職責和分工。定期組織應急演練，檢驗應急預案的可行性和有效性。3.在會展現(xiàn)場配備必要的應急救援物資和設備，如急救藥品、擔架、對講機等，并確保其處于備用狀態(tài)。六、會展現(xiàn)場衛(wèi)生管理（一）環(huán)境衛(wèi)生1.安排專人負責會展現(xiàn)場的環(huán)境衛(wèi)生清掃工作，保持場地整潔干凈。2.及時清理垃圾和廢棄物，定期對垃圾桶進行清理和消毒。3.加強對公共區(qū)域的衛(wèi)生管理，如衛(wèi)生間、休息區(qū)等，確保其衛(wèi)生狀況良好。（二）食品衛(wèi)生1.對會展現(xiàn)場的餐飲服務進行嚴格的食品衛(wèi)生監(jiān)督管理，要求餐飲供應商遵守食品衛(wèi)生法規(guī)和標準。2.檢查餐飲供應商的食品采購渠道、加工制作過程、餐具消毒等情況，確保食品安全。3.設立食品衛(wèi)生投訴舉報渠道，及時處理食品衛(wèi)生問題的投訴和舉報。七、會展現(xiàn)場秩序管理（一）人員管理1.對進入會展現(xiàn)場的人員進行身份驗證和證件檢查，防止無關人員進入。2.加強對會展現(xiàn)場工作人員的管理，要求其遵守工作紀律，履行工作職責。3.對參展商和觀眾的行為進行規(guī)范，禁止在會展現(xiàn)場吸煙、隨地吐痰、大聲喧嘩、亂扔垃圾等不文明行為。（二）車輛管理1.規(guī)劃會展現(xiàn)場的車輛停放區(qū)域，設置明顯的停車標識。2.安排專人負責車輛停放的引導和管理，確保車輛停放有序，不妨礙交通。3.對進出會展現(xiàn)場的車輛進行檢查和登記，防止未經許可的車輛進入。（三）知識產權保護1.加強對會展現(xiàn)場知識產權的保護，要求參展商不得侵犯他人的知識產權。2.設立知識產權投訴舉報渠道，及時處理知識產權侵權行為的投訴和舉報。3.配合相關部門對會展現(xiàn)場的知識產權情況進行檢查和監(jiān)督。八、會展現(xiàn)場信息管理（一）信息發(fā)布1.建立會展現(xiàn)場信息發(fā)布平臺，通過電子顯示屏、廣播、宣傳資料等多種方式，及時發(fā)布會展活動的相關信息，如活動安排、參展商信息、展品介紹、行業(yè)動態(tài)等。2.確保信息發(fā)布的準確性、及時性和完整性，避免虛假信息和誤導性信息的傳播。（二）數(shù)據統(tǒng)計與分析1.收集會展活動期間的相關數(shù)據，如參展商數(shù)量、觀眾人數(shù)、展品銷售情況、觀眾滿意度等。2.對數(shù)據進行統(tǒng)計和分析，為會展活動的總結評估和后續(xù)改進提供依據。（三）信息保密1.加強對會展活動中涉及的商業(yè)秘密、技術秘密、個人隱私等信息的保密管理。2.與相關人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。3.采取必要的技術措施和管理措施，防止信息泄露。九、會展現(xiàn)場溝通與協(xié)調管理（一）內部溝通1.建立會展現(xiàn)場內部溝通機制，加強各部門之間的信息交流和協(xié)作配合。2.定期召開現(xiàn)場工作會議，及時通報工作進展情況，協(xié)調解決工作中出現(xiàn)的問題。3.利用內部通訊工具、工作群等平臺，實現(xiàn)信息的快速傳遞和共享。（二）與參展商溝通1.安排專人與參展商保持密切溝通，及時了解參展商的需求和意見，為其提供必要的幫助和支持。2.定期組織參展商座談會，聽取參展商對會展活動組織、服務質量等方面的建議和意見，并及時反饋和改進。（三）與觀眾溝通1.通過多種方式與觀眾進行溝通，如設置意見箱、開展問卷調查、在線互動等，了解觀眾的參觀體驗和需求。2.及時處理觀眾的投訴和建議，對觀眾關心的問題進行解答和反饋，提高觀眾的滿意度。（四）與相關部門協(xié)調1.加強與政府相關部門、行業(yè)協(xié)會、合作伙伴等的溝通協(xié)調，爭取各方的支持和配合。2.及時了解和掌握相關政策法規(guī)的變化，確保會展活動符合要求。3.協(xié)調解決會展活動中涉及的外部問題，如交通管制、環(huán)境衛(wèi)生、治安維護等。十、會展現(xiàn)場監(jiān)督與檢查管理（一）監(jiān)督檢查制度1.建立會展現(xiàn)場監(jiān)督檢查制度，明確監(jiān)督檢查的內容、方式、頻率等。2.成立監(jiān)督檢查小組，負責對會展現(xiàn)場的各項工作進行定期和不定期的監(jiān)督檢查。（二）檢查內容1.展位布置是否符合要求，展品展示是否規(guī)范。2.設施設備運行是否正常，安全設施是否到位。3.服務質量是否達標，工作人員是否履行職責。4.環(huán)境衛(wèi)生是否良好，食品衛(wèi)生是否安全。5.現(xiàn)場秩序是否井然，人員和車輛管理是否規(guī)范。6.信息發(fā)布是否準確及時，數(shù)據統(tǒng)計是否真實可靠。（三）問題整改1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知書，要求責任單位限期整改。2.跟蹤整改情況，對整改不到位的單位進行嚴肅處理。3.將監(jiān)督檢查結果作為參展商和服務商評價考核的重要依據。十一、會展現(xiàn)場總結與評估管理（一）總結報告1.會展活動結束后，及時組織相關人員對活動進行全面總結，撰寫總結報告。2.總結報告應包括會展活動的基本情況、主要成效、存在問題、經驗教訓等