研究生會(huì)會(huì)議管理制度一、制度背景

隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，研究生會(huì)作為研究生自我管理、自我服務(wù)、自我教育的重要組織，其在研究生群體中的地位和作用日益凸顯。為了加強(qiáng)研究生會(huì)的規(guī)范化建設(shè)，提高研究生會(huì)工作的效率和質(zhì)量，特制定本會(huì)議管理制度。

本制度旨在規(guī)范研究生會(huì)會(huì)議的組織、召開(kāi)、記錄和反饋等環(huán)節(jié)，確保會(huì)議的順利進(jìn)行，促進(jìn)研究生會(huì)各項(xiàng)工作的有效開(kāi)展。

二、會(huì)議類型及頻率

研究生會(huì)會(huì)議分為全體會(huì)議、部門會(huì)議和專題會(huì)議三種類型。

全體會(huì)議：由研究生會(huì)主席主持，全體成員參加，每月至少召開(kāi)一次。全體會(huì)議旨在討論和決定研究生會(huì)的重大事項(xiàng)，如年度工作計(jì)劃、重要活動(dòng)安排等。

部門會(huì)議：由各部門負(fù)責(zé)人主持，部門成員參加，每周至少召開(kāi)一次。部門會(huì)議用于討論本部門的具體工作計(jì)劃、執(zhí)行情況和問(wèn)題解決。

專題會(huì)議：根據(jù)工作需要，由研究生會(huì)主席或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人主持，相關(guān)成員參加，不定期召開(kāi)。專題會(huì)議針對(duì)特定問(wèn)題或項(xiàng)目進(jìn)行深入討論和決策。

會(huì)議頻率根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整，確保會(huì)議的時(shí)效性和針對(duì)性。

三、會(huì)議籌備與通知

會(huì)議籌備工作由研究生會(huì)秘書(shū)處負(fù)責(zé)，具體流程如下：

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)研究生會(huì)工作計(jì)劃和實(shí)際情況，秘書(shū)處提出會(huì)議主題建議，經(jīng)主席團(tuán)討論確定。

2.制定會(huì)議議程：秘書(shū)處根據(jù)會(huì)議主題，制定詳細(xì)的會(huì)議議程，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論事項(xiàng)等。

3.發(fā)布會(huì)議通知：通過(guò)研究生會(huì)官方渠道（如微信群、公告欄等）發(fā)布會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程及參會(huì)要求。

4.準(zhǔn)備會(huì)議資料：秘書(shū)處提前準(zhǔn)備會(huì)議所需的文件、資料和設(shè)備，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

5.確認(rèn)參會(huì)人員：提前與參會(huì)人員溝通，確認(rèn)其參會(huì)情況，確保會(huì)議參會(huì)人數(shù)。

6.會(huì)議場(chǎng)地布置：根據(jù)會(huì)議需求，提前布置會(huì)議場(chǎng)地，包括音響、投影儀等設(shè)備調(diào)試。

7.會(huì)議簽到：會(huì)議開(kāi)始前，由秘書(shū)處負(fù)責(zé)簽到工作，確保參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)參加。

會(huì)議通知和籌備工作應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前至少3個(gè)工作日完成，以便參會(huì)人員提前做好準(zhǔn)備。

四、會(huì)議記錄與存檔

會(huì)議記錄是會(huì)議內(nèi)容的重要載體，應(yīng)由秘書(shū)處指定專人負(fù)責(zé)，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。具體要求如下：

1.記錄內(nèi)容：記錄內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員名單、會(huì)議議程、討論內(nèi)容、表決結(jié)果、決議事項(xiàng)等。

2.記錄方式：會(huì)議記錄可采用文字記錄或錄音方式，文字記錄應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議發(fā)言要點(diǎn)和關(guān)鍵信息。

3.記錄審核：會(huì)議結(jié)束后，由記錄人整理會(huì)議記錄，經(jīng)主席或主持人審核無(wú)誤后，簽字確認(rèn)。

4.記錄存檔：會(huì)議記錄應(yīng)按照時(shí)間順序整理歸檔，存放在指定地點(diǎn)，方便查閱和保存。

5.電子文檔：會(huì)議記錄應(yīng)同時(shí)以電子文檔形式保存，以便于網(wǎng)絡(luò)傳輸和備份。

6.信息保密：會(huì)議記錄涉及敏感信息時(shí)，應(yīng)予以保密，未經(jīng)授權(quán)不得對(duì)外泄露。

會(huì)議記錄的存檔期限為五年，到期后可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行銷毀或繼續(xù)保存。

五、會(huì)議考勤與評(píng)價(jià)

為確保會(huì)議效率和質(zhì)量，實(shí)行會(huì)議考勤制度，并對(duì)會(huì)議參與情況進(jìn)行評(píng)價(jià)。

1.考勤制度：會(huì)議參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加，不得無(wú)故缺席?？记谟涗浻擅貢?shū)處負(fù)責(zé)，會(huì)議結(jié)束后及時(shí)公布。

2.考勤方式：采用簽到表或電子考勤系統(tǒng)進(jìn)行考勤，簽到時(shí)間不得遲到或早退。

3.考勤結(jié)果：考勤結(jié)果作為評(píng)價(jià)個(gè)人參會(huì)情況的重要依據(jù)，定期在研究生會(huì)內(nèi)部公布。

4.評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)：評(píng)價(jià)內(nèi)容包括參會(huì)率、發(fā)言質(zhì)量、討論積極性等。

5.評(píng)價(jià)實(shí)施：由研究生會(huì)主席團(tuán)負(fù)責(zé)評(píng)價(jià)工作的實(shí)施，根據(jù)考勤記錄和會(huì)議表現(xiàn)進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。

6.評(píng)價(jià)反饋：評(píng)價(jià)結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給參會(huì)人員，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀者給予表?yè)P(yáng)，對(duì)表現(xiàn)不佳者進(jìn)行提醒或指導(dǎo)。

7.評(píng)價(jià)應(yīng)用：評(píng)價(jià)結(jié)果將作為評(píng)選優(yōu)秀研究生會(huì)成員、評(píng)優(yōu)評(píng)先的重要參考。

六、會(huì)議紀(jì)律與規(guī)范

為確保會(huì)議秩序和效率，所有參會(huì)人員需遵守以下紀(jì)律與規(guī)范：

1.準(zhǔn)時(shí)出席：會(huì)議開(kāi)始前10分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，簽到后即坐定，不得遲到或缺席。

2.嚴(yán)肅認(rèn)真：會(huì)議期間保持專注，認(rèn)真聽(tīng)取發(fā)言，不得隨意走動(dòng)或做與會(huì)議無(wú)關(guān)的事。

3.積極發(fā)言：鼓勵(lì)參會(huì)人員積極發(fā)表意見(jiàn)，但發(fā)言應(yīng)圍繞主題，遵守會(huì)議議程，尊重他人發(fā)言。

4.服從決議：會(huì)議形成的決議和表決結(jié)果，所有參會(huì)人員應(yīng)予遵守和執(zhí)行。

5.保密原則：會(huì)議內(nèi)容涉及保密信息時(shí)，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得隨意泄露。

6.會(huì)后反饋：會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)及時(shí)將會(huì)議精神和決議內(nèi)容傳達(dá)至所在部門或團(tuán)隊(duì)，確保信息暢通。

7.言行規(guī)范：會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持文明禮貌，不得進(jìn)行爭(zhēng)吵、辱罵等不文明行為。

8.設(shè)備使用：使用會(huì)議設(shè)備時(shí)，應(yīng)遵守操作規(guī)程，愛(ài)護(hù)公物，不得隨意操作或損壞設(shè)備。

9.環(huán)境保護(hù)：保持會(huì)場(chǎng)環(huán)境整潔，不亂扔垃圾，尊重工作人員的勞動(dòng)成果。

10.臨時(shí)調(diào)整：遇有特殊情況需要調(diào)整會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)或議程，秘書(shū)處將提前通知，參會(huì)人員應(yīng)予以配合。

七、會(huì)議反饋與改進(jìn)

為了持續(xù)提升會(huì)議質(zhì)量和效果，會(huì)議結(jié)束后應(yīng)進(jìn)行以下反饋與改進(jìn)工作：

1.收集反饋：通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、個(gè)別訪談等方式，收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議的組織、流程、內(nèi)容等方面的意見(jiàn)和建議。

2.反饋渠道：設(shè)立專門的反饋渠道，如意見(jiàn)箱、郵箱等，確保反饋信息的及時(shí)性和私密性。

3.分析反饋：對(duì)收集到的反饋信息進(jìn)行整理和分析，找出會(huì)議中存在的問(wèn)題和不足。

4.制定改進(jìn)措施：根據(jù)反饋分析結(jié)果，制定針對(duì)性的改進(jìn)措施，如優(yōu)化會(huì)議議程、調(diào)整會(huì)議時(shí)間、改進(jìn)會(huì)議記錄方式等。

5.實(shí)施改進(jìn)：將改進(jìn)措施納入后續(xù)會(huì)議的籌備和執(zhí)行過(guò)程中，確保會(huì)議質(zhì)量的持續(xù)提升。

6.跟蹤執(zhí)行：對(duì)改進(jìn)措施的實(shí)施情況進(jìn)行跟蹤，確保各項(xiàng)改進(jìn)措施得到有效執(zhí)行。

7.定期評(píng)估：定期對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，包括參會(huì)滿意度、會(huì)議效率、決議執(zhí)行情況等，以評(píng)估改進(jìn)措施的實(shí)際效果。

8.持續(xù)優(yōu)化：根據(jù)評(píng)估結(jié)果，不斷調(diào)整和優(yōu)化會(huì)議管理制度，形成良性循環(huán)，不斷提升研究生會(huì)會(huì)議的整體水平。

八、會(huì)議檔案管理

會(huì)議檔案是研究生會(huì)工作的重要?dú)v史記錄，應(yīng)建立健全檔案管理制度，確保檔案的完整性和安全性。

1.檔案分類：按照會(huì)議類型、時(shí)間順序?qū)?huì)議檔案進(jìn)行分類，包括全體會(huì)議檔案、部門會(huì)議檔案和專題會(huì)議檔案。

2.檔案內(nèi)容：檔案應(yīng)包含會(huì)議通知、會(huì)議記錄、會(huì)議決議、參會(huì)人員名單、相關(guān)文件等。

3.檔案整理：秘書(shū)處負(fù)責(zé)會(huì)議檔案的整理工作，確保檔案的整潔、有序。

4.檔案歸檔：會(huì)議結(jié)束后，秘書(shū)處將整理好的檔案及時(shí)歸檔，并存放在指定的檔案柜中。

5.檔案保管：檔案保管應(yīng)遵循保密原則，非相關(guān)人員不得隨意查閱。

6.檔案借閱：如需借閱檔案，需提前向秘書(shū)處提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可借閱，并做好借閱記錄。

7.檔案更新：隨著研究生會(huì)工作的不斷發(fā)展，檔案內(nèi)容應(yīng)定期進(jìn)行更新和補(bǔ)充。

8.檔案銷毀：檔案存檔期滿后，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀，確保檔案信息的安全。

9.檔案信息化：逐步實(shí)現(xiàn)會(huì)議檔案的電子化管理，提高檔案的檢索和利用效率。

10.檔案培訓(xùn)：對(duì)秘書(shū)處及相關(guān)人員定期進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理水平和意識(shí)。

九、會(huì)議監(jiān)督與問(wèn)責(zé)

為確保會(huì)議管理制度的有效執(zhí)行，實(shí)施以下監(jiān)督與問(wèn)責(zé)機(jī)制：

1.監(jiān)督機(jī)構(gòu)：設(shè)立專門的監(jiān)督小組，由研究生會(huì)主席團(tuán)成員或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議管理制度執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督。

2.監(jiān)督內(nèi)容：監(jiān)督小組負(fù)責(zé)監(jiān)督會(huì)議的籌備、召開(kāi)、記錄、考勤、紀(jì)律遵守等各個(gè)環(huán)節(jié)。

3.監(jiān)督方式：通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)觀察、查閱記錄、聽(tīng)取反饋等方式，對(duì)會(huì)議管理進(jìn)行監(jiān)督。

4.問(wèn)責(zé)機(jī)制：對(duì)違反會(huì)議管理制度的行為，監(jiān)督小組有權(quán)提出批評(píng)、警告或建議采取相應(yīng)措施。

5.問(wèn)責(zé)對(duì)象：?jiǎn)栘?zé)對(duì)象包括所有參會(huì)人員及會(huì)議籌備、組織、記錄等相關(guān)工作人員。

6.問(wèn)責(zé)結(jié)果：?jiǎn)栘?zé)結(jié)果將作為個(gè)人考核和獎(jiǎng)懲的依據(jù)，并予以公開(kāi)。

7.申訴程序：對(duì)于受到問(wèn)責(zé)的個(gè)人或單位，有權(quán)向監(jiān)督小組提出申訴，監(jiān)督小組將進(jìn)行核實(shí)并作出相應(yīng)處理。

8.定期檢查：監(jiān)督小組定期對(duì)會(huì)議管理制度執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，確保制度得到有效執(zhí)行。

9.持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)監(jiān)督結(jié)果和問(wèn)責(zé)反饋，研究生會(huì)將對(duì)會(huì)議管理制度進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)，以適應(yīng)工作需求的變化。

10.透明公開(kāi)：會(huì)議監(jiān)督和問(wèn)責(zé)過(guò)程應(yīng)保持透明公開(kāi)，接受全體研究生會(huì)的監(jiān)督，確保會(huì)議管理制度的公正性和權(quán)威性。

十、附則

1.本制度適用于所有研究生會(huì)會(huì)議，包括常規(guī)會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。

2.本制度由研究生會(huì)主席團(tuán)負(fù)責(zé)解釋和修訂。

3.本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準(zhǔn)。

4.研究生會(huì)各成員單位應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行本制度，確保會(huì)議管理工作的規(guī)范化和高效性。

5.本制度如有未盡事宜，可由研究生會(huì)主席團(tuán)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行補(bǔ)充和解釋。

6.研究生會(huì)成員有義務(wù)遵守本制度，如有違反，將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)