外包到貨管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司外包到貨管理，確保外包貨物按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有外包項(xiàng)目的到貨管理，包括但不限于原材料、零部件、設(shè)備等的外包采購(gòu)。（三）職責(zé)分工1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)外包采購(gòu)合同的簽訂，明確到貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式等條款。跟蹤外包供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度，及時(shí)協(xié)調(diào)解決到貨過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。組織相關(guān)部門對(duì)到貨貨物進(jìn)行驗(yàn)收。2.質(zhì)量部門制定外包貨物的質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程。對(duì)到貨貨物進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，判定貨物是否符合質(zhì)量要求。對(duì)不合格貨物提出處理意見(jiàn)，并跟蹤處理結(jié)果。3.倉(cāng)庫(kù)管理部門負(fù)責(zé)到貨貨物的接收、入庫(kù)、存儲(chǔ)和保管。按照規(guī)定辦理貨物的出入庫(kù)手續(xù)，確保貨物數(shù)量準(zhǔn)確、賬目清晰。定期對(duì)庫(kù)存貨物進(jìn)行盤點(diǎn)，保證賬實(shí)相符。4.使用部門參與外包貨物的到貨驗(yàn)收工作，提出使用需求和質(zhì)量意見(jiàn)。負(fù)責(zé)對(duì)到貨貨物的試用和反饋，協(xié)助相關(guān)部門處理不合格貨物。二、外包到貨計(jì)劃管理（一）到貨計(jì)劃的制定1.采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)外包采購(gòu)合同和公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，提前制定外包到貨計(jì)劃。到貨計(jì)劃應(yīng)明確貨物名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、到貨時(shí)間、到貨地點(diǎn)等信息。2.到貨計(jì)劃應(yīng)提前通知相關(guān)部門，以便各部門做好接收準(zhǔn)備工作。通知方式可采用書面通知、電子郵件、內(nèi)部管理系統(tǒng)等。（二）到貨計(jì)劃的調(diào)整1.如因供應(yīng)商原因、不可抗力等因素導(dǎo)致到貨計(jì)劃需要調(diào)整，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，并重新制定到貨計(jì)劃。2.到貨計(jì)劃調(diào)整后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門，確保各部門了解到貨時(shí)間的變化。三、外包到貨驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.采購(gòu)部門在到貨前應(yīng)通知質(zhì)量部門、倉(cāng)庫(kù)管理部門和使用部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.質(zhì)量部門應(yīng)根據(jù)外包貨物的質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)備好檢驗(yàn)工具和文件。3.倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)安排好貨物的存放場(chǎng)地和接收人員。4.使用部門應(yīng)安排相關(guān)人員參與驗(yàn)收工作，并準(zhǔn)備好試用設(shè)備和場(chǎng)地。（二）驗(yàn)收流程1.到貨時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)首先核對(duì)貨物的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、外包裝等信息，確保與到貨計(jì)劃一致。2.質(zhì)量部門按照質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)貨物進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)內(nèi)容包括外觀、尺寸、性能、質(zhì)量證明文件等。3.使用部門對(duì)到貨貨物進(jìn)行試用，檢查貨物是否滿足使用要求。4.驗(yàn)收合格的貨物，倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的貨物，質(zhì)量部門應(yīng)出具不合格報(bào)告，并提出處理意見(jiàn)。（三）驗(yàn)收記錄1.驗(yàn)收過(guò)程中，各部門應(yīng)做好驗(yàn)收記錄，記錄內(nèi)容包括貨物名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、到貨時(shí)間、驗(yàn)收人員、驗(yàn)收結(jié)果等。2.驗(yàn)收記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和追溯。四、外包到貨不合格處理（一）不合格判定1.質(zhì)量部門按照質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)到貨貨物進(jìn)行檢驗(yàn)，判定貨物是否合格。2.如貨物存在以下情況之一，判定為不合格：外觀有嚴(yán)重缺陷、損壞、變形等。尺寸不符合標(biāo)準(zhǔn)要求。性能指標(biāo)達(dá)不到規(guī)定要求。質(zhì)量證明文件不全或不符合要求。其他不符合合同約定或質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的情況。（二）不合格處理方式1.退貨：對(duì)于嚴(yán)重不合格的貨物，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商辦理退貨手續(xù)，并承擔(dān)退貨產(chǎn)生的費(fèi)用。2.換貨：對(duì)于一般不合格的貨物，采購(gòu)部門可要求供應(yīng)商更換合格貨物，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)到貨。3.補(bǔ)貨：對(duì)于數(shù)量短缺的貨物，采購(gòu)部門應(yīng)要求供應(yīng)商及時(shí)補(bǔ)貨。4.降價(jià)處理：對(duì)于因質(zhì)量問(wèn)題導(dǎo)致貨物價(jià)值降低的情況，采購(gòu)部門可與供應(yīng)商協(xié)商降價(jià)處理。5.讓步接收：在特殊情況下，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)，可對(duì)不合格貨物進(jìn)行讓步接收，但應(yīng)明確讓步接收的條件和后續(xù)處理措施。（三）不合格處理流程1.質(zhì)量部門出具不合格報(bào)告后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，提出不合格處理意見(jiàn)。2.供應(yīng)商對(duì)不合格處理意見(jiàn)如有異議，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出申訴，雙方協(xié)商解決。3.采購(gòu)部門根據(jù)協(xié)商結(jié)果，組織相關(guān)部門實(shí)施不合格處理措施。4.不合格處理完成后，質(zhì)量部門應(yīng)對(duì)處理結(jié)果進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證，確保問(wèn)題得到徹底解決。五、外包到貨交付管理（一）交付通知1.采購(gòu)部門在到貨驗(yàn)收合格后，應(yīng)及時(shí)通知倉(cāng)庫(kù)管理部門辦理入庫(kù)手續(xù)，并通知使用部門領(lǐng)取貨物。2.交付通知應(yīng)明確貨物名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交付時(shí)間、交付地點(diǎn)等信息。（二）交付流程1.使用部門憑交付通知到倉(cāng)庫(kù)管理部門領(lǐng)取貨物，倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)核對(duì)領(lǐng)取人員身份和貨物信息，辦理貨物交接手續(xù)。2.貨物交接過(guò)程中，雙方應(yīng)在交接清單上簽字確認(rèn)，確保貨物數(shù)量準(zhǔn)確、狀態(tài)良好。3.如使用部門在領(lǐng)取貨物時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與倉(cāng)庫(kù)管理部門溝通，由倉(cāng)庫(kù)管理部門協(xié)調(diào)解決。六、外包到貨風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)外包到貨過(guò)程進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約、貨物質(zhì)量問(wèn)題、運(yùn)輸延誤等。2.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別應(yīng)采用多種方法，如問(wèn)卷調(diào)查、現(xiàn)場(chǎng)檢查、數(shù)據(jù)分析等，確保風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的全面性和準(zhǔn)確性。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.采購(gòu)部門根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別結(jié)果，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估可采用定性評(píng)估和定量評(píng)估相結(jié)合的方法，如風(fēng)險(xiǎn)矩陣、層次分析法等。3.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，采購(gòu)部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)因素，采購(gòu)部門應(yīng)采取重點(diǎn)監(jiān)控、加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)、增加備用供應(yīng)商等措施，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.對(duì)于中風(fēng)險(xiǎn)因素，采購(gòu)部門應(yīng)采取適當(dāng)?shù)谋O(jiān)控措施，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題，防止風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大。3.對(duì)于低風(fēng)險(xiǎn)因素，采購(gòu)部門可采取常規(guī)管理措施，定期進(jìn)行檢查和評(píng)估。七、外包到貨信息管理（一）信息收集1.采購(gòu)部門應(yīng)收集外包到貨過(guò)程中的各類信息，包括采購(gòu)合同、到貨計(jì)劃、驗(yàn)收記錄、不合格處理報(bào)告、交付通知等。2.信息收集應(yīng)確保及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，為后續(xù)的數(shù)據(jù)分析和決策提供支持。（二）信息整理與分析1.采購(gòu)部門應(yīng)對(duì)收集到的信息進(jìn)行整理和分類，建立外包到貨信息檔案。2.定期對(duì)外包到貨信息進(jìn)行分析，總結(jié)到貨管理中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題和不足，提出改進(jìn)措施和建議。（三）信息共享1.采購(gòu)部門應(yīng)將外包到貨信息及時(shí)共享給相關(guān)部門，實(shí)現(xiàn)信息的互聯(lián)互通和協(xié)同工作。2.信息共享可通過(guò)內(nèi)部管理系統(tǒng)、電子郵件、會(huì)議等方式進(jìn)行，