外協(xié)資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司外協(xié)資料的管理，規(guī)范外協(xié)資料的收集、整理、歸檔、保管和使用等流程，確保外協(xié)資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，保障公司外協(xié)業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及外協(xié)業(yè)務(wù)的部門及相關(guān)人員，包括但不限于采購部門、技術(shù)部門、質(zhì)量部門、生產(chǎn)部門等與外協(xié)單位有業(yè)務(wù)往來的部門，以及參與外協(xié)項(xiàng)目的工作人員。（三）定義1.外協(xié)資料：指公司在開展外協(xié)業(yè)務(wù)過程中，與外協(xié)單位之間產(chǎn)生的各類文件、資料、數(shù)據(jù)等，包括但不限于合同協(xié)議、技術(shù)圖紙、工藝文件、檢驗(yàn)報(bào)告、往來信函、會(huì)議紀(jì)要等。2.外協(xié)單位：指與公司簽訂外協(xié)合同，承接公司部分產(chǎn)品生產(chǎn)、加工、服務(wù)等業(yè)務(wù)的外部單位。（四）管理原則1.合法性原則：外協(xié)資料的管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保公司的合法權(quán)益。2.完整性原則：全面收集、整理和保存外協(xié)業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的各類資料，保證資料的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：確保外協(xié)資料內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，避免因資料錯(cuò)誤導(dǎo)致業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。4.保密性原則：嚴(yán)格對外協(xié)資料中涉及的公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等進(jìn)行保密，防止信息泄露。5.便捷性原則：建立科學(xué)合理的資料管理體系，便于資料的查詢、使用和傳遞，提高工作效率。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)與外協(xié)單位簽訂外協(xié)合同，并確保合同中對外協(xié)資料的相關(guān)條款明確、合理。2.收集、整理外協(xié)合同執(zhí)行過程中的各類往來文件，如訂單、送貨單、發(fā)票等，并及時(shí)移交資料管理部門。3.協(xié)助資料管理部門對外協(xié)資料進(jìn)行審核，確保資料符合合同要求。（二）技術(shù)部門1.提供外協(xié)項(xiàng)目所需的技術(shù)圖紙、工藝文件、技術(shù)要求等資料，并對外協(xié)單位的技術(shù)疑問進(jìn)行解答。2.負(fù)責(zé)對外協(xié)產(chǎn)品的技術(shù)資料進(jìn)行審核，確保外協(xié)產(chǎn)品的技術(shù)指標(biāo)符合公司要求。3.參與外協(xié)資料的驗(yàn)收工作，對技術(shù)資料的準(zhǔn)確性和完整性進(jìn)行評估。（三）質(zhì)量部門1.制定外協(xié)產(chǎn)品的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程，并對外協(xié)產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)和測試。2.收集、整理外協(xié)產(chǎn)品的檢驗(yàn)報(bào)告、測試數(shù)據(jù)等質(zhì)量資料，并及時(shí)反饋給相關(guān)部門。3.對外協(xié)資料中的質(zhì)量相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行審核，確保質(zhì)量資料真實(shí)、有效。（四）生產(chǎn)部門1.根據(jù)外協(xié)合同和技術(shù)要求，安排生產(chǎn)任務(wù)，并協(xié)調(diào)與外協(xié)單位的生產(chǎn)進(jìn)度。2.收集、整理生產(chǎn)過程中與外協(xié)單位的溝通記錄、生產(chǎn)計(jì)劃調(diào)整等資料，并移交資料管理部門。3.參與外協(xié)資料的驗(yàn)收工作，對資料與生產(chǎn)實(shí)際情況的一致性進(jìn)行確認(rèn)。（五）資料管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善外協(xié)資料管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理公司的外協(xié)資料，建立資料檔案庫，對資料進(jìn)行分類、編號、存儲和保管。3.對外協(xié)資料的收集、整理、歸檔等工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保資料管理工作規(guī)范有序。4.負(fù)責(zé)外協(xié)資料的借閱、查閱和歸還登記工作，嚴(yán)格控制資料的使用范圍和權(quán)限。5.定期對公司的外協(xié)資料進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保資料的安全和完整。（六）其他部門其他部門應(yīng)根據(jù)各自職責(zé)，配合做好外協(xié)資料的相關(guān)管理工作，如提供必要的業(yè)務(wù)信息、協(xié)助審核資料等。三、外協(xié)資料的收集與整理（一）收集范圍1.外協(xié)合同及相關(guān)附件，包括合同文本、技術(shù)協(xié)議、質(zhì)量協(xié)議、保密協(xié)議等。2.技術(shù)資料，如設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)規(guī)范、技術(shù)變更通知等。3.質(zhì)量資料，如檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)報(bào)告、測試數(shù)據(jù)、不合格品處理記錄等。4.生產(chǎn)資料，如生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)進(jìn)度報(bào)告、物料清單、生產(chǎn)過程記錄等。5.商務(wù)資料，如訂單、送貨單、發(fā)票、付款憑證等。6.往來信函、傳真、電子郵件等溝通記錄。7.會(huì)議紀(jì)要、談判記錄等與外協(xié)業(yè)務(wù)相關(guān)的文件。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)外協(xié)資料的收集工作，確保資料的及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.收集的外協(xié)資料應(yīng)完整、清晰，內(nèi)容應(yīng)符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定的要求。3.對于電子資料，應(yīng)確保其格式規(guī)范、存儲安全，并進(jìn)行備份保存。（三）整理流程1.資料收集人員應(yīng)對收集到的外協(xié)資料進(jìn)行初步整理，去除重復(fù)、無效的資料，并按照資料類型進(jìn)行分類。2.對分類后的資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于資料的識別和查詢。3.編制資料目錄，目錄應(yīng)包含資料名稱、編號、日期、來源等信息，確保資料目錄與資料內(nèi)容一一對應(yīng)。4.對資料進(jìn)行裝訂、歸檔，確保資料整齊、美觀，便于長期保存。四、外協(xié)資料的歸檔與保管（一）歸檔要求1.資料管理部門應(yīng)定期接收各業(yè)務(wù)部門整理好的外協(xié)資料，并按照歸檔要求進(jìn)行審核。2.審核通過的外協(xié)資料應(yīng)及時(shí)歸檔，存入資料檔案庫。歸檔時(shí)應(yīng)按照資料類別和時(shí)間順序進(jìn)行排列，確保資料存放有序。3.對于重要的外協(xié)資料，應(yīng)進(jìn)行雙備份或多備份，分別存儲在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，以防止資料丟失或損壞。（二）保管方式1.資料檔案庫應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保資料的安全存儲。2.資料應(yīng)按照紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種形式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或其他存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。3.建立資料保管臺賬，詳細(xì)記錄資料的歸檔日期、保管期限、存放位置等信息，便于查詢和管理。（三）保管期限1.外協(xié)資料的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司相關(guān)規(guī)定確定。一般情況下，重要的外協(xié)合同、技術(shù)資料等應(yīng)長期保存；一般性的商務(wù)資料、生產(chǎn)資料等保管期限為[X]年。2.保管期限屆滿后，資料管理部門應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。對于需要繼續(xù)保存的資料，應(yīng)辦理延長保管期限的手續(xù)。五、外協(xié)資料的使用與借閱（一）使用權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要使用外協(xié)資料時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行申請。2.采購部門、技術(shù)部門、質(zhì)量部門、生產(chǎn)部門等相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員可查閱、使用與其業(yè)務(wù)相關(guān)的外協(xié)資料；其他部門人員如需查閱、使用外協(xié)資料，應(yīng)經(jīng)資料管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要資料的使用，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)公司保密管理部門批準(zhǔn)后方可使用。（二）借閱流程1.借閱人應(yīng)填寫《外協(xié)資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.《外協(xié)資料借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交資料管理部門審核。3.資料管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)借閱人權(quán)限和資料保管情況進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。4.借閱人憑《外協(xié)資料借閱申請表》到資料管理部門領(lǐng)取資料，并在《外協(xié)資料借閱登記冊》上簽字確認(rèn)。5.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還資料，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）使用要求1.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的外協(xié)資料，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。2.使用外協(xié)資料時(shí)應(yīng)注意保密，不得泄露資料中的敏感信息。使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還資料管理部門。3.資料管理部門應(yīng)對借閱的外協(xié)資料進(jìn)行跟蹤管理，定期檢查資料的歸還情況，如發(fā)現(xiàn)逾期未還或資料損壞等情況，應(yīng)及時(shí)催還并追究借閱人的責(zé)任。六、外協(xié)資料的變更與處置（一）變更管理1.在外協(xié)業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中，如因技術(shù)變更、合同變更、質(zhì)量問題等原因?qū)е峦鈪f(xié)資料需要變更，相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知資料管理部門。2.變更提出部門應(yīng)填寫《外協(xié)資料變更申請表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、涉及的資料等信息，并附上相關(guān)的變更文件。3.《外協(xié)資料變更申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字、技術(shù)部門審核、質(zhì)量部門確認(rèn)后，提交資料管理部門進(jìn)行變更處理。4.資料管理部門應(yīng)根據(jù)變更申請表對相應(yīng)的外協(xié)資料進(jìn)行修改、補(bǔ)充或更換，并及時(shí)更新資料檔案庫中的相關(guān)信息。5.變更后的外協(xié)資料應(yīng)按照本辦法的規(guī)定進(jìn)行重新整理、歸檔和保管，確保資料的一致性和完整性。（二）處置管理1.對于已不再使用或保管期限屆滿的外協(xié)資料，資料管理部門應(yīng)定期進(jìn)行清理和處置。2.處置前，資料管理部門應(yīng)填寫《外協(xié)資料處置申請表》，說明處置資料的名稱、編號、數(shù)量、處置原因等信息，并提交公司相關(guān)部門審核。3.審核通過后，資料管理部門應(yīng)按照公司規(guī)定的方式對資料進(jìn)行處置，如銷毀、出售等。對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要資料，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的銷毀處理，確保信息安全。4.處置過程中應(yīng)做好記錄，包括處置時(shí)間、處置方式、處置人員等信息，并將相關(guān)記錄存檔保存。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司建立外協(xié)資料管理監(jiān)督機(jī)制，定期對外協(xié)資料的管理情況進(jìn)行檢查和評估。2.資料管理部門負(fù)責(zé)對各業(yè)務(wù)部門的外協(xié)資料收集、整理、歸檔等工作進(jìn)行日常監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。3.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對外協(xié)資料管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查資料管理是否符合本辦法及公司相關(guān)規(guī)定的要求，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時(shí)提出整改意見，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）檢查內(nèi)容1.外協(xié)資料的收集是否完整、及時(shí)，整理是否規(guī)范、準(zhǔn)確。2.資料的歸檔是否符合要求，保管是否安全、有序。3.資料的使用和借閱是否按照規(guī)定的權(quán)限和流程進(jìn)行，是否存在違規(guī)使用或泄露資料的情況。4.外協(xié)資料的變更和處置是否及時(shí)、合規(guī)，相關(guān)記錄是否完整