小學合同管理辦法一、總則（一）目的為加強小學合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護學校合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本校實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于學校與自然人、法人及其他組織簽訂的各類合同，包括但不限于采購合同、租賃合同、服務(wù)合同、建設(shè)工程合同等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：合同的簽訂、履行等活動必須遵守國家法律法規(guī)，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上協(xié)商一致，達成合同條款。3.公平公正原則：合同內(nèi)容應(yīng)體現(xiàn)公平公正，合理確定雙方權(quán)利義務(wù)。4.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，嚴格履行合同約定。（四）職責分工1.學校辦公室：作為合同管理的牽頭部門，負責合同管理制度的制定、修訂和解釋；指導、監(jiān)督合同的簽訂、履行等工作；參與重大合同的審核；負責合同文本的歸檔管理。2.各業(yè)務(wù)部門：負責本部門職責范圍內(nèi)合同的起草、談判、簽訂、履行、變更、終止等工作；配合學校辦公室做好合同管理相關(guān)工作；定期向?qū)W校辦公室報送合同簽訂、履行情況。3.財務(wù)部門：負責審核合同中的財務(wù)條款，監(jiān)督合同款項的收付；協(xié)助處理合同履行過程中的財務(wù)問題。4.法律顧問：為合同管理提供法律咨詢和法律意見，參與重大合同的審核，協(xié)助處理合同糾紛。二、合同的簽訂（一）合同訂立流程1.合同發(fā)起：各業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要，提出簽訂合同的申請，填寫《合同申請表》，詳細說明合同的名稱、對方當事人、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任等主要內(nèi)容，并附上相關(guān)背景資料。2.初步審核：學校辦公室收到《合同申請表》后，對申請事項進行初步審核，重點審核申請的必要性、合同條款的完整性等。對于不符合要求的申請，退回業(yè)務(wù)部門并說明理由。3.合同起草：經(jīng)初步審核通過后，由業(yè)務(wù)部門負責起草合同文本。合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，明確雙方的權(quán)利義務(wù)，避免模糊不清或歧義條款。涉及專業(yè)內(nèi)容的合同，可邀請相關(guān)專業(yè)人員參與起草。4.審核會簽：合同文本起草完成后，依次送學校辦公室、財務(wù)部門、法律顧問等進行審核會簽。各部門應(yīng)認真審查合同條款，提出修改意見和建議。業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見對合同文本進行修改完善。5.審批簽訂：經(jīng)審核會簽無異議的合同，報學校領(lǐng)導審批。學校領(lǐng)導根據(jù)合同的性質(zhì)、金額等因素進行審批。審批通過后，由法定代表人或其授權(quán)代表與對方當事人簽訂合同。（二）合同主體資格審查1.在簽訂合同前，必須對對方當事人的主體資格進行審查，確保其具有合法的經(jīng)營資格和履約能力。2.審查對方當事人的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、法定代表人身份證明等相關(guān)文件，核實其經(jīng)營范圍、經(jīng)營期限、資質(zhì)等級等信息。3.對于涉及重大項目或金額較大的合同，可通過信用查詢平臺、工商登記信息等渠道，了解對方當事人的信用狀況、經(jīng)營業(yè)績、涉訴情況等。（三）合同條款審查1.主要條款：合同應(yīng)具備以下主要條款：當事人的名稱或者姓名和住所；標的；數(shù)量；質(zhì)量；價款或者報酬；履行期限、地點和方式；違約責任；解決爭議的方法。2.質(zhì)量條款：明確約定標的的質(zhì)量標準，包括國家標準、行業(yè)標準、企業(yè)標準等。對于有特殊要求的標的，應(yīng)在合同中詳細描述質(zhì)量要求和驗收方法。3.價款或者報酬條款：明確約定價款或者報酬的金額、支付方式、支付時間等。涉及價格調(diào)整的，應(yīng)約定價格調(diào)整的條件和方式。4.履行期限、地點和方式條款：明確約定合同的履行期限，包括起始日期和截止日期；約定履行地點，確保雙方對履行地點有明確的認識；約定履行方式，如交付方式、運輸方式等。5.違約責任條款：明確約定雙方不履行或不當履行合同義務(wù)應(yīng)承擔的違約責任，包括違約金、賠償金等。違約責任的約定應(yīng)合理、明確，具有可操作性。6.爭議解決條款：明確約定雙方在履行合同過程中發(fā)生爭議時的解決方式，如協(xié)商、仲裁、訴訟等。選擇仲裁方式的，應(yīng)明確仲裁機構(gòu)的名稱。三、合同的履行（一）履行要求1.合同雙方應(yīng)嚴格按照合同約定履行各自的義務(wù)，確保合同的順利履行。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行臺賬，詳細記錄合同的履行情況，包括合同簽訂時間、履行期限、履行進度、款項收付等信息。3.在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)對方當事人有違約行為或可能影響合同履行的情況，應(yīng)及時采取措施，并向?qū)W校辦公室報告。（二）合同變更1.合同履行過程中，如需變更合同內(nèi)容，應(yīng)由合同一方提出書面申請，填寫《合同變更申請表》，說明變更的原因、內(nèi)容等，并附上相關(guān)證明材料。2.合同變更申請經(jīng)學校辦公室審核后，送相關(guān)部門進行會簽。經(jīng)會簽無異議的，報學校領(lǐng)導審批。審批通過后，雙方簽訂合同變更協(xié)議。3.合同變更協(xié)議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。（三）合同終止1.合同履行完畢，雙方的權(quán)利義務(wù)即告終止。合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時清理合同履行過程中的相關(guān)文件和資料，并向?qū)W校辦公室歸檔。2.合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的終止情形，合同一方應(yīng)及時通知對方，并辦理合同終止手續(xù)。3.合同終止后，雙方應(yīng)按照合同約定或法律規(guī)定，進行結(jié)算和清理，妥善處理善后事宜。四、合同的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.學校辦公室負責對合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進行定期監(jiān)督檢查，確保合同管理工作規(guī)范有序。2.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)配合學校辦公室的監(jiān)督檢查工作，如實提供合同相關(guān)資料和信息。（二）檢查內(nèi)容1.合同簽訂程序是否合規(guī)，合同文本是否符合要求。2.合同履行情況是否良好，是否存在違約行為。3.合同變更、終止手續(xù)是否齊全，是否符合規(guī)定。4.合同檔案管理是否規(guī)范，資料是否完整。（三）問題處理1.在監(jiān)督檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)合同管理存在問題，學校辦公室應(yīng)及時發(fā)出整改通知，要求責任部門限期整改。2.責任部門應(yīng)針對存在的問題，制定整改措施，認真進行整改，并將整改情況及時反饋給學校辦公室。3.對因合同管理不善給學校造成損失的，應(yīng)追究相關(guān)部門和人員的責任。五、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.加強合同管理，嚴格履行合同約定，從源頭上預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。2.在合同簽訂前，充分了解對方當事人的情況，對合同條款進行認真審查，避免合同漏洞。3.在合同履行過程中，保持與對方當事人的溝通協(xié)調(diào)，及時解決出現(xiàn)的問題，避免矛盾激化。（二）糾紛處理程序1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向?qū)W校辦公室報告，并提供相關(guān)證據(jù)材料。2.學校辦公室會同法律顧問對糾紛情況進行分析研究，制定糾紛處理方案。3.根據(jù)糾紛處理方案，與對方當事人進行協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可根據(jù)合同約定或法律規(guī)定，選擇仲裁或訴訟方式解決。4.在糾紛處理過程中，應(yīng)及時收集、整理相關(guān)證據(jù)材料，維護學校的合法權(quán)益。六、合同檔案管理（一）檔案范圍合同檔案包括合同文本、合同申請表、審核會簽意見、審批文件、補充協(xié)議、變更協(xié)議、終止協(xié)議、往來函件、糾紛處理文件等與合同相關(guān)的資料。（二）歸檔要求1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同檔案整理成冊，移交學校辦公室歸檔。2.合同檔案應(yīng)按照年度、類別等進行分類歸檔，便于查找和管理。3.歸檔的合同檔案應(yīng)保持完整、清晰，不得擅自涂改、銷毀。（三）查閱利用1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)學校辦